با MIS کارها آسان می‌شود، اگر …
این مقاله به بررسی چالش ها، مشكلات و موانع پیش روی چاپخانه ها، در استقرار و پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعات مدیریت یکپارچه (MIS) می‌پردازد. چرا كه استفاده سنجیده و آگاهانه از فناوری های اطلاعاتی مدرن به ویژه MIS در چاپخانه‌ها می‌تواند راه توسعه، پیشرفت و ترقی را هموارتر سازد.
امروزه رشد روز افزون فناوری اطلاعات و تاثیر آن در افزایش بهره‌وری چاپخانه ها در سطح جهان و رویکرد جهانی به سمت بهره‌گیری از انواع مختلف سیستم‌های اطلاعاتی به‌ویژه سیستم اطلاعات مدیریت MIS، موجب شده است كه چاپخانه های ما نیز در مسیر آن قرار گیرند. این رویکرد در داخل كشور با تحولات، موفقیت‌ها، شكست‌ها، چالش‌ها و مقاومت‌های فراوانی مواجه است.
شماری از چاپخانه های دولتی و خصوصی از MIS به عنوان یك ابزار خوب مدیریتی و مؤثر در امر تصمیم‌گیری بهره‌مند شده‌اند و چاپخانه های بیشتری هم از مزایای آن بی‌بهره مانده‌اند.
در عصر حاضر، مدیران نیاز پیدا كرده‌اند كه اطلاعات مربوط به اموری را كه با آن سروكار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل كنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه، اطلاعات را مبادله كنند.
اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان، دانش و آگاهی آن سیستم را تشكیل می‌دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره‌های مختلف داده و تبدیل آنها به اطلاعات پدید آمده است.
رمز موفقیت هر مدیر و نظام مدیریت در هر چاپخانه این است كه بتواند گام به گام داده های جدید را با داشته‌های پیشین چاپخانه پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده‌سازی اطلاعات جدیدتر را فراهم آورد؛ بكوشد تا به فراخور وضع مجموعه و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن چاپخانه، توان دریافت اطلاعات جدید را در چاپخانه بالا ببرد.
فقر و ضعف اطلاعات موجب می‌شود كه مدیریت چاپخانه نه تنها تصویر درست و كاملی از آینده نداشته باشد، بلكه حتی نتواند نقاط قوت و ضعف وضع گذشته و موجود چاپخانه را به‌درستی بشناسد. در نتیجه نه می‌تواند هدف‌گذاری صحیح انجام دهد و نه قادر است فعالیت‌های مناسبی را برای چاپخانه طراحی کند. پس از منابع چاپخانه استفاده بهینه نخواهد كرد.
لذا می‌توان یكی از عمده ترین دلایل ناکارآمدی چاپخانه ها را تصمیم گیری ضعیف مدیریت چاپخانه به علت نداشتن اطلاعات كافی و مناسب دانست و این می‌تواند به دلیل اهمیت كافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نكردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید، سازماندهی، ذخیره سازی و پردازش و کاربرد اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام و كامل باشد.
پردازش اطلاعات نیز بایستی به گونه‌ای باشد كه سیستم بتواند اطلاعات ضروری، به هنگام و در عین حال كافی و مناسب برای تصمیم گیری را فراهم آورد و به تصمیم گیرندگان ارایه دهد. چرا كه از یك طرف داشتن اطلاعات اضافی و غیر ضرور، صرف نظر از اتلاف وقت و هدر دادن منابع، خطر درگیر شدن مدیران با انبوهی از اطلاعات مربوط به جزییات غیر لازم را پیش می آورد و سردرگمی وی را، به دنبال دارد.
شكاف بین سیستم‌های اطلاعاتی ثابت و محیط و ساختارهای سازمانی متغیر به ویژه در چاپخانه‌های پویا، نیز مشكل بنیادی دیگری است كه موجبات ضعف اطلاعاتی را فراهم می سازد زیرا هر تغییری در ساختار چاپخانه، تغییراتی را در مشاغل، مسئولیت‌‌ها، حیطه اختیارات، سلسله مراتب مدیریت و… به وجود می آورد و این تغییرات به نوبه خود موجب بروز نیازهای اطلاعاتی جدیدی می‌شود كه به طور معمول سیستم‌های ثابت اطلاعاتی موجود فاقد آن هستند برای مثال چاپخانه افستی که ماشین چاپ لیبل نصب می‌کند، باید اطلاعات جدیدی درباره طیف مشتریان این محصول در صنایع غذایی، دارویی و صنایع مختلف کسب کند و منابع تأمین موادمصرفی این کار جدید را به فهرست تأمین‌کنندگان خود اضافه کند.
همچنین روش محاسبه هزینه چاپ را برای کارهایی که با رول کم‌عرض چاپ می‌کند، تغییر دهد.
فراهم كردن موجبات دسترسی مدیریت به یك مجموعه اطلاعاتی منظم، كامل، صحیح و قابل انعطاف در گرو تهیه مجموعه ای جامع، كامل و به هم پیوسته از سیستم ها و ساز و كارهایی است كه به آن سیستم اطلاعات مدیریت گفته می‌شود.
سیستم اطلاعات مدیریت، سامانه سازمان یافته و ابزار مناسبی است كه اطلاعات به هنگام، صحیح و خلاصه شده را در موقع مناسب در اختیار تصمیم گیرندگان سازمان ارایه دهد و امكان تصمیم گیری صحیح و دقیق را برای مدیران سازمان فراهم سازد.
نیروی انسانی مهم‌ترین عامل در MIS
برای سیستم‌های اطلاعاتی تعاریف مختلفی ارایه شده است. در اكثر این تعاریف سیستم‌های اطلاعاتی را مجموعه ای از: افراد (كاربران، راهبران، طراحان)، داده‌ها، روش‌ها، نرم افزارها، سخت افزارها و ابزارها . . . می دانند.
بر اساس این تعریف افراد و به تعبیری انسان ركن اصلی و اساسی در سیستم‌های اطلاعاتی محسوب می‌شود. در صورتی كه این عامل اصلی، نقش و وظیفه خود را به خوبی ایفا نکند، به طور قطع در كارآیی و بهره‌وری سیستم‌های اطلاعاتی باید شك کرد. به این لحاظ و به دلیل اهمیتی كه عامل انسانی در هر یك از مراحل فرایند ایجاد و به‌كارگیری سیستم‌های اطلاعاتی دارد (یعنی مراحل مطالعات امكان سنجی، برنامه ریزی، تجزیه و تحلیل نیازها، طراحی، برنامه نویسی و ساخت، استقرار و پیاده سازی و نگهداری و توسعه)، بررسی این موضوع به ویژه در كشور ما مفید به نظر می‌رسد.
البته پرداختن به موضوع انسان و موانع انسانی كه بر سر راه ایجاد و بكارگیری سیستم‌های اطلاعاتی وجود دارد به معنای نبود موانع دیگر در این راه نیست. چرا كه نیروی انسانی، یكی از چندین مانع موجود بر سر راه بكارگیری سیستم اطلاعات مدیریت در كشور ماست. لیكن از میان موانعی همچون موانع انسانی، موانع نرم افزاری، موانع سخت افزاری، موانع ساختاری و سازمانی، موانع ارتباطاتی، موانع مربوط به طراحی های نامناسب و غیره، انسان به عنوان اصلی‌ترین عامل در بهره گیری مناسب از سیستم‌های اطلاعات مدیریت شناخته شده است. به ویژه آنكه جای پای انسان در سایر مسایل و مشكلات و موانع و بكارگیری مناسب و صحیح از سیستم‌های اطلاعات مدیریتی، به وضوح دیده می‌شود و بررسی این موضوع خود می‌تواند كمكی در شناخت هرچه بهتر این سیستم‌ها باشد. چرا كه در فرایند طراحی، پیاده‌سازی و به‌كارگیری سیستم‌های اطلاعات مدیریت به طور معمول سه گروه از انسانها را شامل:
- بكارگیرندگان اصلی سیستم كه همان مدیران هستند.
- طراحان، برنامه نویسان و سازندگان سیستم.
- راهبران (كه همان متصدیان و دست اندركاران ارسال، گردآوری، آماده سازی و تغذیه اطلاعات به سیستم و اپراتورها و متصدیان و مدیران عملیات راهبری، ارایه خدمات اطلاعاتی و نگهداری سیستم هستند)، نقش اساسی را ایفا کنند. و علاوه بر ویژگی‌ها و خصوصیات فردی هریك از این سه دسته در افزایش بهره‌وری سیستم مؤثر است.
سیستم‌های اطلاعاتی در چاپخانه ها، موجبات تسهیل در بكارگیری بهینه دو عامل اساسی یعنی انسان و اطلاعات را در چاپخانه فراهم می آورند. ضمن آنكه از سایر عواملی كه در سازمان ها مورد استفاده قرار می گیرند، یعنی مواد اولیه، پول، خدمات، انرژی، ماشین آلات، تجهیزات، ابزار، ساختمان و … نیز به طور بهینه بهره‌برداری می‌شوند.
چرا به MIS نیاز داریم؟
عمده دلایلی كه مدیران چاپخانه ها به سیستم‌های اطلاعات مدیریت نیاز دارند، عبارتند از:
- بروز پدیده انفجار اطلاعات و در دسترس نبودن اطلاعات مناسب و مورد نیاز برای تصمیم گیری
- محیط متحول و متغیر شرایط کار چاپخانه ها و رشد سریع تغییرات
- افزایش پیچیدگی مدیریت
- استقلال واحدهای مختلف چاپخانه‌ها
- بهبود و افزایش بهره‌وری (كارآیی و اثربخشی) فعالیت‌های چاپخانه
- بروز پدیده قدرت اطلاعاتی در كاركنان و مدیران سطوح پایین تر در چاپخانه
- مشغله زیاد مدیران و كمبود وقت
- وجود گردش کار نامناسب در چاپخانه
- نبود نظام های كنترلی مناسب در چاپخانه
- ضرورت افزایش سرعت در تصمیم گیری ها
- كمبود منابع مالی و مشکل مدیریت هزینه‌ها
MIS دو نقش اساسی را در تصمیم گیری مدیران بازی می كند: اول آنكه به مدیران كمك می كند تا بر اساس اطلاعاتی كه فراهم آورده و در اختیار آنان قرار می‌دهد، تصمیم گیری کنند. دوم آنكه در شرایطی كه الگوی تصمیم‌گیری و تصمیمات ثابت می‌مانند و فقط داده‌های ورودی آن تغییر کند، به عنوان تكرار كننده مناسب جهت پشتیبانی انواع تصمیمات مدیران خواهد بود. برای مثال، تنظیمات کاری که تجدید چاپ می‌شود از قبل ذخیره شده و قابل استفاده مجدد است. یا روش محاسبه هزینه یک سفارش مشابه نمونه قبلی به راحتی صورت می‌گیرد. یعنی MIS ابزاری است كه به عنوان یك منبع اطلاعات سازمانی، اطلاعات مورد نیاز مدیران را آماده کرده و برای تصمیم گیری آنها مهیا می‌سازد.
ویژگی‌های یک سیستم‌های اطلاعات مدیریت خوب و مناسب:
– اطلاعات را با ویژگی‌های مناسب از نظر محتوی، زمان و شكل برای مدیر فراهم آورد.
– اهداف و نیازهای اطلاعاتی مدیر را به طور كامل پاسخگو باشد و بتواند در حل مسایل و تصمیم‌گیری، وی را یاری رساند.
-قابلیت توسعه و بهبود در آینده را داشته باشد، چرا كه نیازهای اطلاعاتی مدیران در طول زمان تغییر می‌کند.
– مورد پذیرش و قبول كاركنان (راهبران و كاربران) آن قرار گیرد و جنبه های انسانی در آن خوب لحاظ شود.
– هزینه طراحی، استقرار، بهره برداری ونگهداری آن از نظر اقتصادی مقرون به صرفه باشد.
– طرز كار با سیستم ساده باشد.
– سیستم با كاربر آن ارتباط خوبی برقرار كند و راهنمایی‌های لازم ر ا در مواقع لازم به كاربر ارایه دهد و كاربر پسند باشد.
– دارای سرعت كافی و مناسب در پردازش داده ها و ارایه گزارش های مورد نیاز مدیر در كوتاه‌ترین زمان ممكن باشد.
– مدیر را دچار زیادی اطلاعات و آلودگی اطلاعات نکند.
– سیستم انعطاف پذیر باشد و بتواند همراه با تغییرات سازمان، تغییر و بهبود یابد.
