اين روزها بهره‌گيري از مفاهيم توليد ناب در همه صنايع در حال رشد است. در دنيا نيز صاحبان صنايع چاپ با پي بردن به اهميت و نتيجه به کارگيري اين شيوه توليد به سمت آن گرايش پيدا مي‌کنند. اما چاپخانه‌داران ايراني با اين مفهوم آشنايي کم‌تري دارند. توليد ناب از ابزارهايي تشکيل شده است که با انجام آنها بهره‌وري مورد نظر محقق ميشود. در شماره‌هاي پيشين مطالبي در خصوص اين شيوه توليد و ابزارهاي آن آورده شد. در اين شماره قصد داريم به معرفي ابزار کايزن که يکي از ابزارهاي مفيد اما داراي اثربخشي زياد است بپردازيم.
کايزن ترکيبي دو کلمه‌اي از يک مفهوم ژاپني است که تعريف آن تغيير به سمت بهتر شدن يا بهبود مستمر و تدريجي است. در واقع کايزن بر اين فلسفه استوار است که براي ايجاد بهبود در سازمان‌ها لازم نيست به دنبال تغييرات انفجاري يا ناگهاني باشيم، بلکه هر نوع بهبود يا اصلاح به شرط آنکه پيوسته و مداوم باشد، ارتقاي بهره‌وري را در سازمان‌ها به ارمغان خواهد آورد. به عبارت ديگر کايزن يعني بهبود مستمر و تدريجي با بهره‌گيري از مشارکت کارکنان. در نگاه کايزني براي تحقق بهبود تدريجي و مستمر در سازمان‌ها بايد سه اقدام اساسي زير صورت بگيرد :
۱) کليه فعاليت‌هايي که هزينه‌زا هستند ولي ارزشي توليد نمي‌کنند (Muda) بايد حذف شوند.
۲) فعاليت‌هايي که به شکلي در جاي ديگري به صورت موازي انجام مي‌شوند (Muri) با يکديگر تلفيق شوند.
۳) آن دسته از فعاليت‌هايي که براي تکميل و بهبود سطح کيفي خدمات لازمند(Mura) به فعاليت‌هاي سازمان افزوده شوند. اين حرکت يا نهضت 3MU اساس اقدامات کارگاه آموزشي گمبا کايزن (کايزن عملي) را تشکيل مي‌دهد.
مراحل اجراي کايزن عملي
۱) ناحيه نمونه را انتخاب کنيد.
۲) گروه بهبود (تيم کايزن) را ايجاد و سازماندهي کنيد.
۳) داده‌هاي آماري مورد نياز را در ناحيه نمونه با کمک اعضاي گروه گردآوري کنيد.
۴) اعضاي شرکت‌کننده را در کارگاه آموزشي با مفاهيم و ابزارهاي بهبود آشنا کنيد.
۵) نظام آراستگي (s5) را آغاز کنيد. (در شماره ۴۱۲ ماهنامه اين ابزار به تفصيل بيان شده است.)
۶) مودا (اتلاف)ها را شناسايي و فهرستي از آنها تهيه کنيد.
۷) تحليل علل رويداد اتلاف را در ناحيه نمونه انجام دهيد و راه‌حل‌هايي را با استفاده از کار گروهي بيابيد.
۸) راه‌حل‌هايي را که عملي‌ترند انتخاب کنيد.
۹) هر نوع تغيير فيزيکي در آرايش ناحيه نمونه را بدون فوت وقت انجام دهيد.
۱۰) بهبود انجام گرفته را به صورت استاندارد درآوريد.
۱۱) موفقيت حاصله را به اطلاع ساير همکارانتان برسانيد.
۱۲) نتايج به دست آمده را ارزيابي کنيد تا در مراحل بعدي مورد استفاده قرار گيرند.
۱۳) به سراغ مشکل بعدي برويد.
اصول بيست‌گانه مديريت در کايزن:
۱) نگوييد چرا اين کار انجام نمي‌شود. فکر کنيد چگونه مي‌توانيد آن را انجام دهيد.
۲) در مورد مشکل به وجود آمده نگراني به خود راه ندهيد. همين الان براي رفع آن اقدام کنيد.
۳) از وضعيت موجود راضي نباشيد. باور داشته باشيد که هميشه راه بهتري هم وجود دارد.
۴) اگر مرتکب اشتباه شديد، بلافاصله در صدد رفع اشتباه برآييد.
۵) براي تحقق هدف به دنبال کمال مطلوب نباشيد. اگر ۶۰ درصد از تحقق هدف اطمينان داريد دست به کار شويد.
۶) براي پي بردن به ريشه مشکلات ۵ بار بپرسيد چرا؟ (تکنيک «۵چرا؟»)
۷) گمبا محل واقعي رويداد خطاست. سعي نکنيد از دفتر کار خود مشکلات محيط را حل کنيد.
۸) هميشه براي حل مشکل از داده و اطلاعات کمي و به روز استفاده کنيد.
۹) براي حل مشکل بلافاصله به دنبال هزينه کردن نباشيد. بلکه از خرد خود استفاده کنيد. اگر عقلتان به جايي نمي‌رسد، آن را در همکارانتان بجوييد و از خرد جمعي استفاده کنيد.
۱۰) هيچ وقت جزئيات و نکات ريز مسئله را فراموش نکنيد. ريشه بسياري از مشکلات در نکات ريز است.
۱۱)حمايت مديريت ارشد منحصر به قول و کلام نيست. مديريت بايد حضور ملموس داشته باشد.
۱۲) براي حل مسائل هر جا که امکان آن وجود دارد از واگذاري اختيار به زيردستان ابا نکنيد.
۱۳) هيچ وقت به دنبال مقصر نگرديد. هيچگاه عجولانه قضاوت نکنيد.
۱۴) مديريت ديداري و انتقال اطلاعات بهترين ابزار براي حل مسئله به صورت گروهي است.
۱۵) ارتباط يک طرفه دستوري از بالا به پايين مشکلات سازمان را پيچيده‌تر مي‌کند. مديريت ارشد بايد با لايه‌هاي پايين‌تر سازمان ارتباط دو جانبه داشته باشد.
۱۶) انسان‌ها توانايي‌هاي فراواني دارند. از الگوهاي چند مهارتي و غني‌سازي شغلي براي شکوفا شدن آنها استفاده کنيد.
۱۷) تنها فعاليت‌هايي را انجام دهيد که براي سازمان شما ارزش افزوده ايجاد مي‌کنند.
۱۸) فراموش نکنيد که s5، پايه و بنيان ايجاد محصولي باکيفيت است.
۱۹) بر اساس الگوهاي کار گروهي، مسائل محيط کارتان را حل کنيد.
۲۰) حذف مودا ( اتلاف) فرآيندي پايان‌ناپذير است. هيچ وقت از اين کار خسته نشويد.
