در اين بخش از تجربه‌هاي آقاي سرپرست در زمينه چگونگي پاداش دادن و تشويق کارکنان و همچنين برخي نکته‌هاي سازماندهي کار آگاه مي‌شويم.
علاوه بر اعطاي پاداش براي دستيابي به هدف‌ها، استراتژي‌هاي ديگري نيز براي تبديل نمايش‌دهندگان کار به عاملان توليد به شرح ذيل وجود دارد:
۱- اطمينان حاصل کنيد که افراد مناسب را در کار مناسب قرار داده‌اند. افرادي که فاقد توانايي يا آموزش لازم براي شغل باشند. براي آنچه نمي‌توانند انجام دهند، وقت و انرژي فوق‌العاده‌اي هدر مي‌دهند. وقتي که افراد توليد نمي‌کنند، مشکل آنها فقدان توانايي ذاتي نيست با شکيبايي و ايجاد انگيزش، به بيشتر مردم مي‌توان ياد داد که بيشتر کارها را انجام دهند.
۲- ابزار کار را در اختيار کارکنان قرار دهيد. ابزار کار و کارگر هر دو در انجام کار مؤثرند. تجهيزات ضعيف، عملکرد ضعيف را به دنبال دارد.
۳- چارچوب هر شغل را مشخص کنيد. در غير اين صورت افراد ممکن است به‌طور غير لازم دوباره کاري کنند.
۴- اطمينان حاصل کنيد که هر فردي مي‌داند شغلش در کل انجام يک فعاليت مهم است.
اين کار از دو لحاظ اهميت دارد؛ اولا افراد وقتي بدانند چرا کارشان بامعني و مهم است، نسبت به کارشان دلگرم مي‌شوند. ثانيا چون مي‌دانند که شغلشان در انجام يک فعاليت حائز اهميت است کمتر احتمال دارد که وقتشان را در انجام کار زائد، تلف کنند.
۵- به کارکناني که حاصل کارشان کم است توجه خاصي داشته باشيد.
اين قبيل کارکنان ممکن است به انجام کار ضعيف عادت کرده باشند. با ملاطفت بگوييد که مي‌خواهيد ببينيد درحالي‌که حداقل وقت و کوشش را صرف مي‌کنند بهترين کار ممکن را انجام دهند.
۶- اوقات فراغت را تشويق کنيد. افرادي که آن‌چنان مشغول‌اند که دقت فکر کردن ندارند، به خودشان و سازمان ضرر مي‌زنند. از کارکنان خود بخواهيد تا در اوقات فراغت هدف‌هاي مهم شغلشان را بررسي کنند و دريابند چگونه کارشان را براي دستيابي به هدف‌ها انجام دهند.
۷- از روش گرايي در حذر باشيد.
روش‌گرايي بلاي ديوانسالاري امروز است. روش‌گرا کسي است که به کاري که انجام مي‌شود، توجه ندارد بلکه چگونگي انجام آن برايش مهم است. روش‌گرايان، وقت زيادي را هدر مي‌دهند زيرا به‌جاي پرداختن به ماهيت هدف، روي چگونگي دستيابي به آن تاکيد مي‌ورزند. درنتيجه به انجام يک کار غلط مي‌رسند ولي اين کار غلط را به روش خوب انجام مي‌دهند.
۸- اگر افراد کارشان را تمام کردند بگذاريد به خانه بروند.
۹- کارها را ساده کنيد.
۶- به ساده کردن کار به‌جاي پيچيدگي غير لازم پاداش دهيد.
مديريت خوب، هنري است که مشکلات را ساده سازد، نه اينکه چيزهاي ساده را مشکل کند.
سازمان‌هاي جمع و صبور و ساده، حساس هستند، قابل انعطاف‌اند و آمادگي بيشتري دارند تا با تغييرات مواجه شوند و از فرصت‌ها استفاده کنند. سازمان‌هاي بزرگ پيچيده سرعت عمل ندارند و ممکن است قادر نباشند که با رقابت‌ها و مسائل معارضه‌جويانه مقابله کنند. براي ساده کردن کارها و سرعت و انعطاف‌پذير بخشيدن به سازمان، از استراتژي‌هاي ذيل مي‌توان استفاده کرد.
۱- مشاغل را ساده کنيد. از هر فردي که براي شما کار مي‌کند (ازجمله خودتان) بخواهيد به سوالات ذيل در ۲۵۰ کلمه (يک صفحه يا کمتر) پاسخ دهد.
از کارم چه نتايجي به دست مي‌آورم؟
چرا اين نتايج را بايد به دست آورم؟
چه کارهاي غير لازمي انجام مي‌دهم؟
براي پاسخ به اين سوالات هر فردي مجبور مي‌شود تا به ريشه‌ها و مباني شغلي‌اش برگردد و ببيند چه فعاليت‌هاي مهمي در توليد دارد. اگر يک فعاليت به توليد کمک نمي‌کند مي‌تواند حذف شود.
۲- ساختار سازمان را ساده کنيد.
هر شغل و هر سطح از مديريت را بايد مورد سوال قرار دهيد: آيا شما واقعا به آن نياز داريد؟ آيا در سطح سازماني مي‌توانند درهم ادغام شوند؟ آيا هر شغل از هزينه‌هايش بيشتر ارزش دارد؟ آيا اين شغل به‌طور منظم به توليد کمک مي‌کند يا کار غير لازم به وجود مي‌آورد؟ چنين سوالاتي بايد به‌طور مرتب درباره هر شغل پرسيده شود. به خاطر داشته باشيد هر وقت که يک سطح مديريت اضافه مي‌کنيد با دور کردن فرد پايين‌تر از مقام بالاتر، مانع انجام ارتباطات مديريت مي‌شويد. سازمان‌هاي ژاپني و آمريکايي که خوب اداره مي‌شوند با اتکا به کارکنان و سطوح محدود مديريت مشخص مي‌شوند.
۳- روش‌هاي کار و کنترل را ساده کنيد. ساده کردن کار، رمز و رازي ندارد و يا مستلزم داشتن نبوغ نيست فقط لازم است که هر جريان کار را پيگيري و تا آنجا که ممکن است به مراحل رمز تقسيم کنيد و با نمودار نشان دهيد و در مورد ضرورت هر مرحله سوال کنيد. آيا مي‌توانيد آن را حذف، ساده و يا در مراحل ديگر ادغام کنيد و يا توالي انجام عمليات را تغيير دهيد تا بازدهي را بيشتر کنيد؟ ساده کردن کار، يک ابزار مفيد براي نيل به اهداف است.
۴- ارتباطات را ساده کنيد. افزايش مفرط حجم اطلاعات از تحرک انسان‌ها جلوگيري مي‌کند با سايرين با زباني که مي‌فهمند ارتباط برقرار کنيد. جلسات منظم و کميته‌هاي دائمي را مورد سوال قرار دهيد آيا مي‌توانند هريک از آنها حذف شوند، کاهش يابند يا ادغام شوند؟ خلاصه اينکه روي انتخاب ارسال و دريافت اطلاعاتي که شما و ديگران نياز داريد تاکيد کنيد و بقيه را ناديده بگيريد.
۵- به ساده کنندگان کار پاداش دهيد. اگر شما ساده کردن کار را به‌عنوان يک ابزار براي اخراج کارکنان به‌کار ببريد انتظار همکاري نداشته باشد شغل بهتر و پاداش را به کسي بدهيد که بتواند راهي براي حذف شغلش پيدا کند اين بهترين راه استفاده از بزرگ‌ترين اصل مديريت است.
۷- به رفتار آرام و موثر به‌جاي نق زدن و سروصدا راه انداختن پاداش دهيد.
هر سازمان به قهرمانان آرام يعني به کساني نياز دارد که قابل اتکا هستند، کار خود را خوب مي‌دانند و بدون اينکه بخواهند کسي خيلي به آنها توجه کند کارشان را انجام مي‌دهند. لکن اغلب، کار اين قهرمانان آرام با جار و جنجال عده‌اي که دقتشان را صرف ايجاد مشکل (با جاي دستيابي به نتايج) مي‌کنند، پايمال مي‌شود. مديراني که مي‌خواهند مشکلات را حل کنند، در دام امن گروه‌هاي جنجالي مي‌افتند و به آنها در حل مسائل کمک مي‌کنند تمام اين‌ها باعث مي‌شود که وقت کمتري به توليدکنندگان بهتر تخصيص يابد.
بيشتر مردم برايشان مانعي ندارد که سخت کار کند. لکن نمي‌خواهند کوشش‌هايشان ناديده گرفته شود. درصورتي‌که چنين باشد موجب مي‌شود دلسرد شوند و احساس کنند استثمار شده‌اند و قدر زحماتشان را نمي‌دانند. لذا از تلاش خودداري مي‌کنند و در فعاليت‌هاي ضد توليدي شرکت مي‌کنند.
براي تشويق رفتار موثر و آرام، نکات ذيل را در نظر داشته باشيد:
۱- براي تعيين و تاييد رفتار خوب به‌طور آگاهانه اقدام کنيد.
فهرستي از افرادي که با شما کار مي‌کنند و آنچه را که مي‌خواهيد انجام دهند تهيه کنيد در موقع مناسب به هريک شخصا بگوييد که شما چه جنبه‌هايي از کار آنان را دوست داريد و تشويق کنيد که همان‌ها را بهتر انجام دهند. رفتار خوب، چيز ذي‌قيمتي است که نبايد سرسري تلقي شود.
۲- در جست‌وجوي قهرمانان آرام‌کار باشيد و وقت صرف کنيد تا به آنها پاداش دهيد و تشويقشان کنيد. آدم‌هاي مورد اعتماد به‌آساني ناديده گرفته مي‌شوند، لکن آنها محدود اساس موقعيت هر سازماني هستند، پاسخ دادن به سوالات ذيل کمک مي‌کند تا اين افراد را بشناسيد.
– چه کسي به‌ندرت غيب مي‌کند؟
– چه کسي اگر تحت‌فشار هم باشد خوب کار مي‌کند؟
– چه کسي به‌موقع و به‌طور مستمر، کار با کيفيت عالي ارائه مي‌دهد؟
– موقعي که گروه نياز دارد، چه کسي مايل است کار فوق‌العاده انجام دهد؟
– موقعي که فردي غايب است، چه کسي مي‌تواند جاي خالي او را پر کند؟
– چه کسي پيوسته با درخواست راهنمايي و کمک، مزاحم ديگران نمي‌شود؟
– چه کسي آن‌قدر آرام و بدون خودنمايي است که به‌جز کار خويش، متوجه حضورش نمي‌شويد؟
– چه کسي آن‌قدر مورد اعتماد است که وقتي هم رئيسش حضور ندارد، بازهم به‌خوبي کار مي‌کند.
– چه کسي بيش ازآنچه مشکل بيافريند، مشکلات را حل مي‌کند؟
– چه کسي به ديگران کمک مي‌کند تا کارشان را بهتر انجام دهند؟
– چه کسي به‌طور منظم و مستمر تلاش مي‌کند که کار بهبود يابد؟
– چه کسي تضادها را حل‌وفصل مي‌کند، منشا همکاري است و روحيه را تقويت مي‌کند؟
– به‌طور خلاصه، چه کسي هر وقت که به او نياز داريد، حضور دارد؟
پاداش ديگري که موجب مي‌شود قهرمانان آرام کار تشويق شوند اين است که صميمانه به آنها توجه کنيد (نه فقط به‌عنوان کارمند بلکه به‌عنوان انسان). به حرفشان گوش کنيد. ايده‌هايشان، بيم‌هايشان، علايقشان، انزجارشان، لذت‌ها و يأس‌هايشان در کار و خارج از کار چيست؟ حاضر و مايل باشيد در مسائل به آنها کمک کنيد. وقتي‌که مردد هستند، به آنها اطمينان خاطر بدهيد به کارکنان علاقه مشخصي نشان دهيد و براي کار تيمي اعتماد به وجود آوريد.
۳- مراقب کساني باشيد که جنجال به راه مي‌اندازند و به آنها امتياز ندهيد.
پاداش‌ها (و رفتار خود شما در دادن پاداش) بهترين راه براي آموزش افراد است که شما چه چيزي از آنها انتظار داريد.
۴- وقتي مي‌خواهيد انتقاد کنيد، قاعده ذيل را به ياد داشته باشيد.
– از کارمند ستايش کنيد، کار را مورد انتقاد قرار دهيد.
– هرگز انتقادات خود را به ذکر نقاط ضعف آغاز نکنيد. اين کار افراد را در حالت دفاعي قرار مي‌دهد و در اين وضعيت انسان به حرف کسي گوش نمي‌کند. در عوض، با تعريف از نکات مثبت کار و تقدير از تلاش‌ها و توانايي‌ها آغاز کنيد.
– سپس توجهتان را به آنچه بايد انجام شود تا در آينده انحراف به وجود نيايد معطوف کنيد.
– بحث را مجددا با ستايش از فرد به خاطر تلاش‌هايشان، اظهار حمايت از وي و اينکه به او اعتماد داريد خاتمه دهيد.
