فهرست مطالب
گروه گزارش
شاید برای شما هم پیش‌آمده باشد که برای محاسبه قیمت تمام‌شده یک سفارش معین، درمانده شده باشید، چون نمی‌توانید حساب‌وکتاب دقیق زمان چاپ، مصرف مرکب و سرانه تعمیرات و هزینه‌های سربار و جانبی را برای آن کار محاسبه کنید.
- آیا پیش آمده که محاسبه شما برای انجام کاری و تحویل یک سفارش در روز موعود، غلط از آب درآمده باشد؟
- تا حالا به کمبود مرکب طلایی یا ورنی UV در شب‌کاری یا روز تعطیل برخورده‌اید؟
- آیا برای برنامه‌ریزی انبار و تولید و مالی با هم، مشکل ندارید؟
- آیا از میزان رضایت مشتریان، اطلاع دارید؟ اگر بخواهید در یک روز پیام معینی را برای همه آن‌ها بفرستید، می‌توانید یکجا این کار را بکنید؟
- می‌توانید دریابید که چرا کلی سفارش دارید و هرروز برنامه ماشین‌های شما پر است، ولی آخر سال چیزی برایتان نمی‌ماند؟
- اصلاً حساب‌وکتاب روشنی دارید که هر لحظه بخواهید گزارشی از موجودی و انبار و سفارشات بگیرید، امکان‌پذیر باشد؟
- اگر چند تا ماشین دارید و مثلاً کار نشر و فرم اداری و جعبه و هاردباکس دارید، می‌دانید کدام ماشین و کدام خط تولید سود ده و کدام زیان‌ده است؟
- می‌توانید وضعیت ماهانه و سالانه تشویق و جریمه و مرخصی و پاداش و اضافه‌کاری هر یک از کارکنان را به راحتی در اختیار داشته باشد؟
- همه این موارد در سیستم سنتی، حتی باوجود برنامه‌های جداگانه حسابداری و انبار و غیره، قابل‌دسترسی نیستند. درحالی‌که با یک برنامه ERP یا «برنامه‌ریزی منابع سازمانی» می‌توانید به‌طور شفاف و دقیق به همه آن‌ها دسترسی داشته باشید و برای آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.
امیرحسین نجارزادگان، در این مصاحبه ضمن معرفی قابلیت‌ها و مزایای برای شرکت‌های بزرگ، راه‌حل‌هایی هم به چاپخانه‌های کوچک‌تر ارائه می‌دهد.
خبر خوب اینکه چاپخانه‌های بزرگ، کوچک و متوسط هر کدام می‌توانند برنامه متناسب با کسب‌وکار خود را داشته باشند.
ERP
لطفاً مقدمه‌ای برای شروع بحث ERP در صنعت چاپ بیان کنید.
هر مدیری برای اشراف به کسب‌وکار خود، نیاز به اطلاعات درست از سازمان تحت مدیریت خود دارد. درباره همه داشته‌ها و منابع سازمان و کارگاه یا کارخانه و بنگاه خود باید اطلاعات درستی در اختیار داشته باشد که بتواند برای امروز و فردای خود تصمیم بگیرد.
منابع سازمانی شامل ماشین‌آلات، انبار، نیروی کار، مشتریان و منابع مالی و غیره است.
در یک کارگاه یا چاپخانه کوچک با یک یا دو ماشین چاپ و یک دستگاه برش، شاید مدیر چاپخانه بر اساس سابقه و تجربه، به کمک یک منشی بتواند به گردش کار سفارشات و حسابداری و بانک و بیمه و حقوق و دستمزد و تأمین مرکب و آمدورفت کارهای چاپی اشراف داشته باشد، ولی هرچه فضا و امکانات و مشتریان و تعداد سفارشات، ارتباطات و مبالغ دریافت و پرداخت بیشتر می‌شود، کنترل کارها هم سخت‌تر می‌شود. پیچیدگی کارها در واحدهای بزرگ (مثلاً بالای ۵۰ نفر) به حدی می‌رسد که بدون برنامه‌ها و نرم‌افزارهای مالی و انبار و سفارشات و غیره، تقریباً سکان کار از دست مدیر چاپخانه خارج می‌شود.
برای پاسخگویی به این نیازها از چند دهه پیش ، سیستم‌های اطلاعات مدیریت MIS ارائه شده است. برنامه‌های اطلاعات مدیریت برای تصمیم‌گیری مدیران ضروری است، اما رفته‌رفته نیاز به اشراف همه‌جانبه و یکپارچه اطلاعاتی به برنامه‌های ERP انجامید.
یکپارچه‌بودن اطلاعات
به نظر می‌رسد یکپارچه‌بودن اطلاعات و برنامه‌های بخش‌های مختلف چاپخانه در ERP قلب ماجراست.
بله می‌توانید اطلاعات مربوط به سفارشات، انبار، مالی و غیره را هر کدام، جداگانه نگهداری و کنترل کنید. کاری که بعضی واحدهای و چاپخانه‌های بزرگ هم انجام داده‌اند ولی داشتن چند برنامه جداگانه (مالی، انبار، CRM، و غیره و غیره) منجر به دوباره‌کاری، کند شدن سیستم مدیریت، بالارفتن احتمال خطا و پاره‌ای مشکلات می‌شود.
ERP را که داشته باشید، همه این‌ها را یکجا دارید. ورود اطلاعات یک مشتری، یک‌بار در سیستم انجام می‌شود.
تلفن و آدرس و نام هر مشتری به‌جای ثبت در حسابداری و سفارشات و غیره، یک‌بار که در ERP وارد شود، کافی است. لیست کارکنان برای محاسبه حقوق و لیست بیمه و مالیات هم فقط، یک‌بار وارد می‌شود.
همچنین مسئول هر قسمت بر اساس سطح دسترسی تعریف‌شده، می‌تواند به‌راحتی به اطلاعات مربوط به کار خود، دسترسی داشته باشد.
مدیریت می‌تواند سطح دسترسی هر یک از مدیران و کاربران را تعریف کند.
به‌این‌ترتیب ایمنی اطلاعات تضمین می‌شود.
تا اینجا صحبت شما درباره منابع سازمانی، کلی بود، اما به نظر می‌رسد ERP چاپخانه، کمی فرق داشته باشد، این‌طور نیست؟
بله، تا اینجا به تعریف کلی ERP و مزایای آن پرداختیم. بد نیست یادآور شوم که استقرار برنامه ERP در هر واحد صنعتی یا خدماتی، باید به ویژگی‌های آن کسب‌وکار، نوع ورودی و خروجی و شرایط خاص آن واحد، سازگار شود. اما باز هم چاپخانه‌ها کمی با کسب‌وکارهای دیگر فرق می‌کنند. چرا؟ چون چاپ یک حرفه «سفارش‌محور» است. مایلم روی این «سفارش‌محور» بودن تأکید کنم. چاپخانه‌داران و مدیران سفارشات، اهمیت این عبارت دو حرفی را خوب می‌فهمند.
کار چاپ با سفارش یک مشتری که کالای ثابتی مثلاً (اتومبیل) را از کارخانه تحویل می‌گیرد، فرق می‌کند. چراکه هر سفارش با سفارش دیگر تفاوت دارد. از نظر نوع کاغذ، رنگ‌های پنتون، تعداد رنگ، ابعاد ورق و نوع ماشین، عملیات تکمیلی (طلاکوب، انواع سلفون، ورنی، وارنیش UV سیلندری یا موضعی، دایکات، نوع صحافی (جلد سخت یا جلد شومیز یا مفتول یا آکاردئونی و …)، جعبه‌سازی، حتی نحوه بسته‌بندی و غیره و غیره، تفاوتهای زیادی بین کارها هست. بنابراین طراحیCRM برای چاپخانه کمی متفاوت از صنایع دیگر است و شرکتی که برای راه‌اندازی و استقرار سیستم مدیریت منابع سازمانیERP انتخاب می‌شود، باید شناخت و تجربه کافی در زمینه سازوکار چاپخانه و مراحل پیش از چاپ، چاپ و پس از چاپ داشته باشد.
تجربه چندین ساله شرکت پارسیس در طراحی، نصب و پشتیبانی سیستم ERP در چاپخانه‌های بزرگی مثل «فرارنگ آریا»، «هودیس پارس» و در «مجتمع چاپ ماتریس ـ اصفهان» گویای این واقعیت است که ERP در هر چاپخانه باید متناسب با نوع سفارشات، ماشین‌آلات و شرایط ویژه گردش کار آن چاپخانه بومی‌سازی شود.
علاوه بر آن پشتیبانی برنامه ERP و متناسب‌سازی آن با نیازهای جدید چاپخانه، ضروری است.
ما علیرغم فعالیت و ارتباطات پانزده‌ساله در صنعت چاپ، پیوسته در حال فراگیری هستیم. درواقع به کمک مدیران این چاپخانه‌های پیشرو، برنامه ERP پارسیس تکامل می‌یابد.
سود مالی ERP
به‌عنوان یک مخاطب سخنان شما، دو پرسش اساسی در ذهنم شکل می‌گیرد؛ اول اینکه همه این کارها چه سود مالی و افزایش درآمدی برای یک چاپخانه در بردارد و دوم اینکه چگونه می‌توان با این سیستم اطلاعات، برنامه‌ریزی کرد؟
پاسخ به پرسش اول ساده است چون هر مدیری مزایای دسترسی به سیستم یکپارچه اطلاعات چاپخانه را به‌خوبی احساس می‌کند. و تأمل روی این گزاره خودش گویای نتایج مثبت آن است: «سیستم ERP عملکردهای اساسی هر چاپخانه، شامل امور مالی، تولید، انبار، سفارشات، ارتباط با مشتری، فروش و بازاریابی، مدیریت پروژه و منابع انسانی را یکپارچه می‌کند.» که موجب صرفه‌جویی در زمان و هزینه بخش‌های مختلف می‌شود. و هزینه بخش‌های اداری پایین می‌آید، همچنین از خطاها و ناهماهنگی‌ها در فرایند تولید جلوگیری می‌شود که خودش کلی سودآوری دارد.
اما در مورد پرسش دوم یعنی امکان برنامه‌ریزی، وقتی هر لحظه بتوانید به عملکرد هر بخش، قیمت تمام‌شده و سود و زیان هر سفارش مجزا و نیز درآمد هر ماشین یا عملکرد هر یک از کارکنان دسترسی داشته باشید و گزارش‌های موردنیاز مدیریت را به‌سرعت و بر اساس اطلاعات صحیح و آخرین وضعیت در اختیار داشته باشید، خواهید توانست برنامه‌ریزی بهتری بکنید و تصمیم‌گیری‌های مدیریت را فوراً در سازمان به اجرا درآورید. این بحث کمی مفصل است و باید در فرصت کافی به آن پرداخت.
قابلیت بازاریابی سیستم ERP
شما به قابلیت بازاریابی سیستم ERP اشاره کردید، در سیستم داخلی شرکت چگونه می‌توان بازاریابی را رونق داد؟
این هم جای بحث مبسوطی دارد. در اینجا به اجمال بگویم که از طریق بخش ارتباط با مشتری ERP و نیز هوشمندی واحد سفارشات می‌توان اهداف بازاریابی را جلو برد. مثلاً اگر شما دستگاه طلاکوبی یا ورنی واتربیس را به مجموعه افزوده‌اید، ضمن دریافت سفارش یا ارتباط با مشتری می‌توانید آن‌ها را هدایت کنید که برای یک کار چهار رنگ معمولی از این عملیات پس از چاپ هم استفاده کنند در این زمینه باید بیشتر صحبت کنیم.
وحدت رویه با ERP
ازآنجاکه کارکنان همه بخش‌ها برای انجام کارهای خود به هم متصل هستند، الزاماً باید هنجارهای خاصی را بپذیرند و در قالب یک نظام معین کارها را انجام دهند این سیستم موجب جا افتادن نوعی فرهنگ سازمانی هم می‌شود که به شفافیت و کارایی سازمان و هماهنگی بخش‌های مختلف کمک می‌کند.
دقیقاً! به نکته بسیار مهمی اشاره کردید. پیاده‌سازی سیستم ERP در یک چاپخانه، کارتن‌سازی یا چاپ فلز و یا IML ، موجب هماهنگی همه بخش‌ها و وحدت رویه می‌شود. به‌جای سروکله‌زدن با تک‌تک کارکنان و آموزش آن‌ها کارکردن در یک برنامه یکپارچه مسیر درست را برای همه جا می‌اندازد. شاید اول کار پیاده‌سازی این سیستم با مقاومت بعضی کارکنان هم روبرو شود ولی پس از مدتی به آن عادت می‌کنند. اعمال این سیستم، موجب دقت و انتقال به‌موقع اطلاعات می‌شود و به بهبود کارایی و کنترل امور شرکت می‌انجامد و موجب ترویج فرهنگ سازمانی و شفافیت عملکرد کارکنان می‌شود. مدیریت چنین مجموعه‌ای نیز آسان‌تر و برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری مطمئن در آن امکان‌پذیرتر خواهد بود.
کار کردن همه بخش‌ها در یک سیستم موجب ارتباط بهتر واحد قبلی با واحد بعدی در فرایند تولید، درک بهتر کارکنان از برنامه‌ها و نگاه مدیریت و رعایت استانداردها می‌شود. مجموع این ویژگی‌ها را می‌توان به‌عنوان یک فرهنگ سازمانی در نظر گرفت. تأثیر چشمگیری بر ارتقای سازمان و عملکرد آن و اعتباربخشی به آن در نظر مشتریان دارد.
پیاده‌سازی ERP و مقاومت کارکنان
در مورد پیاده‌سازی ERP در یک سازمان، به مقاومت کارکنان اشاره کردید، آیا این تهدیدی برای جا افتادن این برنامه نیست؟ نصب برنامه ERP و جا افتادن آن در واحدهای بزرگ چقدر زمان می‌برد؟
نصب ERP شاید سه، چهار روز بیشتر طول نکشد، ولی پیاده‌سازی آن سه، چهار ماه زمان لازم دارد. دلیل عمده آن هم، آموزش و همراه‌شدن کارکنان است که قبلاً به روش‌های خاصی عادت کرده‌اند و در آغاز کار برخی الزامات ERP را دست‌وپا گیر قلمداد می‌کنند. خود نرم‌افزار ERP شاید ۳۰ درصد کار باشد، ۷۰ درصد کار ERP، مربوط به استقرار آن است.
تجربه نشان داده است که شکست پروژه ERP، معمولاً از همین امر، یعنی مقاومت کارکنان ناشی می‌شود. لازمه استقرار ERP، داشتن تفکر برنامه‌ای و پایبندی جدی مدیریت سازمان به جا افتادن این برنامه است. مدیریت ارشد سازمان نباید اجازه دهد برنامه ERP دور زده شود.
مثلاً در سیستم ERP الزامی است که ورود هر کالا (مثلاً مرکب یا کاغذ) به انبار، برگه داشته باشد، اگر به هر دلیلی جنسی بدون برگه وارد انبار شود، نظم و نظام کار به هم می‌خورد. مسئول انبار یا بخش تدارکات و غیره ممکن است در مواردی به خاطر همین برگه، با مشکل مواجه شوند، در چنین مواردی باید مدیریت پافشاری کند که برنامه ERP حتی به‌صورت موقت دور زده نشود.
مثال دیگر، علاقه‌مندی اغلب مهندسان صنایع به ذخیره اطلاعات در فایل اکسل است، آن‌ها از آغاز کار ورود اطلاعات ERP را دست‌وپا گیر می‌دانند چون اکسل راه‌دست آن‌هاست. تنها پس از استقرار کامل برنامه مدیریت منابع سازمانی و کارکردن با آن، به مزایای ERP ایمان می‌آورند.
به‌هرحال باز هم تأکید می‌کنم برنامه ERP مفصل یا با ماژول‌های محدود، فقط با حمایت و پایبندی مدیریت قابل‌اجراست.
دلایل اجرای ERP در چاپخانه‌ها
اگر بتوان کارها را با چند فایل اکسل در یک چاپخانه انجام داد، چه لزومی دارد که چاپخانه‌ها هزینه سنگینی برای استقرار برنامه ERP متحمل شوند؟
برای یک چاپخانه کوچک که یک ماشین و ۵-۴ کارگر دارد، برنامه کامل ERP لزومی ندارد. شاید واقعاً با چند فایل اکسل کار آن‌ها راه بیفتد ولی برای واحدهای بزرگ وضع کاملاً متفاوت است.
در یک واحد بزرگ، لازم است که این برنامه‌های مختلف حسابداری، سفارشات، انبار، مهندسی محصول، تولید، کنترل کیفیت و غیره با هم حرف بزنند. در آن صورت است که همه اطلاعات شفاف و به‌روز و قابل‌استفاده در اختیار مدیریت خواهد بود.
ERP برای واحدهای بزرگ، به‌جز هزینه اولیه استقرار سیستم، سایر هزینه‌ها را کاهش می‌دهد؛ کارها را ساده‌تر و گردش کار را آسان‌تر و کم‌خطا می‌کند؛ دقت و شفافیت را بالا می‌برد، اتوماسیون را در فرایند تولید، اعمال می‌کند؛ قیمت تمام‌شده را برای هر کاری محاسبه می‌کند و برنامه‌ریزی را میسر می‌سازد.
برنامه ERP می‌تواند تحت وب Base Web باشد که مدیریت در هر لحظه و از هر مکانی به آن دسترسی داشته باشد.
قیمت نسبتاً بالای استقرار ERP کامل برای واحدهای بزرگ به خاطر این مزایاست. به همین خاطر می‌توان دید که آسایش کارکنان و مدیریت و رضایت مشتریان در واحدهای بزرگی که ERP دارند، بسیار بهتر و رضایت‌بخش‌تر از واحدهای بزرگی است که این برنامه را در اختیار ندارند.
ضرورت ERP برای چاپخانه‌های بزرگ
بارها اشاره کردید که ERP برای واحدهای بزرگ ضروری است. اما این پرسش مطرح است که واحدهای کوچک و متوسط هم به همه مواردی که ذکر شد (یعنی داشتن اطلاعات درست، امور مالی به‌روز، ارتباط با مشتریان و برآورد قیمت تمام‌شده و برنامه‌ریزی تولید)، نیاز دارند. برای چاپخانه‌های متوسط و کوچک چه راه‌حلی پیشنهاد می‌کنید؟
البته که چاپخانه‌های کوچک و متوسط هم به عملکرد درست و هماهنگ بخش‌های مختلف نیاز دارند. در واقع پیاده‌سازی ERP کامل با همه ماژول‌های آن، شاید برای این واحدها بسیار گران و غیرضروری باشد، بعضی چاپخانه‌های متوسط می‌توانند ERP با ماژول‌های محدودتر را انتخاب کنند، ولی به‌تازگی با فناوری ابر، یعنی ذخیره اطلاعت بدون نیاز به سرور، تجهیزات و سخت‌افزار در یک سازمان یا چاپخانه و دسترسی به اطلاعات از طریق وب، می‌توانیم راه‌حلی ارزان به واحدهای کوچک‌تر پیشنهاد بدهیم.
شرکت پارسیس با در اختیار داشتن سرورهای اختصاصی، سیستمی شبیه فناوری ابر را برای کشتریان فراهم آورده که می‌توانند از راه دور و در هر لحظه به آن دسترسی داشته باشند ـ بدون اینکه نگران تعمیر و نگهداری کامپیوترها و گرفتن بک‌آپ از برنامه‌های مالی و سفارشات و غیره باشند. امنیت اطلاعات نیز در فناوری ابر تضمین شده است.
راه‌حل ابری برای چاپخانه‌های کوچک با پرداخت حق اشتراک ماهانه‌ای که به اندازه حقوق یک نفر از پرسنل معمولی آن‌هاست، بهترین گزینه است.
شما می‌توانید برای دسترسی به اطلاعات بیشتر درباره ERP به https://parsyserp.com/ مراجعه کنید.
