مرحله دوم مطالعه روش‌هاي انجام، مرحله ثبت فعاليت‌ها است. براي ثبت و نشان دادن فعاليت‌ها، نوشتن و يادداشت برداري در صورتي که فرآيند انجام کار طولاني نباشد امکان‌پذير است؛ ولي اگر فرآيندها طولاني باشند و سرعت عمل در ثبت فعاليت‌ها لازم باشد، ضرورت استفاده از نشانه‌ها مطرح مي‌شود
براي آساني ثبت فعاليت‌ها جدول‌هايي که نشان‌هاي استاندارد بر روي آن‌ها طراحي شده، مورد استفاده قرار مي‌گيرد. اين جدول‌ها، جدول‌هاي جريان نام دارند. شکل و شرح نشانه‌هاي استاندارد از اين قرار است:
عمل (Operation) نشان‌دهنده انجام کار است، مانند گرفتن، بستن، بازکردن و…
بازرسي (Inspection): نشان‌دهنده بازرسي کمي است.
بازرسي (Qualit): نشان‌دهنده بازرسي کيفي است.
انتقال (Transport): نشان‌دهنده حرکت و انتقال افراد مواد و تجهيزات از يک محل به محل ديگر است.
تاخير (معطلي) (Delay): نشان دهنده تاخير در انجام فعاليت‌ها است.
انبار (Storage): نشان دهنده حفظ ونگهداري مواد است.
فعاليت‌ها با چه نشانه‌هايي ثبت مي‌شوند؟ در اينجا نشانه‌هاي ثبت فعاليت‌ها همراه با مثال‌هايي معرفي مي‌شوند. اين نشانه‌ها بيانگر مرحله‌هاي اصلي يک روش کار يا فرايند است.
عمل
به عنوان مثال: در امور اداري انجام عمليات دفتري يا انجام يک‌سري محاسبات و يا دريافت يا ارائه يک مجموعه از اطلاعات.
بازرسي
– نشانه‌هاي بازرسي کيفي
– نشانه‌هاي بازرسي کمي
معلوم مي‌کند که آيا يک فعاليت بسته به نيازهاي کيفيتي يا کميتي، به‌طور صحيح انجام گرفته است يا خير؟ بنابراين نشان بيان‌کننده کنترل کيفيت يا کميت است.
حمل‌ونقل
اين نشانه بيانگر جابجايي مواد اوليه، تجهيزات يا کارکنان از محلي به محل ديگر است. حمل‌ونقل زماني رخ مي‌دهد که جسمي از يک مکان به مکان ديگر جابجا مي‌شود.
موارد مستثنا از اين تعريف جابجايي‌هايي هستند که بخشي از يک عمليات بوده يا توسط متصديان در ايستگاه‌هاي کاري در طول انجام يک فرايند با بازرس رخ مي‌دهد.
تاخير (انبار شدن موقت)
اين نشانه بيان‌کننده يک تاخير در فرايند يا کنار گذاشتن موقتي يک موضوع است.
نمونه‌هايي از اين قبيل تاخيرها عبارتند از: نامه‌هاي در انتظار امضاءشدن بسته‌بندي‌هايي که بايد باز شوند، يا قطعاتي که تا شروع فعاليت بعدي کف کارگاه انباشته شده‌اند.
انبار (دائم)
اين نشانه بيانگر يک انبار کنترل‌شده است. يک مثال از اين فرايند، نگهداري کالا در جاي خاص است.
کاربرد نشانه‌ها در نمودار
براي نشان دادن فعاليت‌ها به‌وسيله نمودار از نشانه‌هاي استاندارد استفاده مي‌شود، ولي تفاوت‌هايي در به‌کارگيري اين نشانه‌ها وجود دارد. در نمودار مواد و تجهيزات تمام نشانه‌ها به کار گرفته مي‌شوند؛ ولي در نمودار فردي چون فقط فعاليت‌هاي انجام دهنده کار ثبت مي‌شود، طبيعي است که نشانه‌هاي عمل، بازرسي، انتقال و معطلي استفاده مي‌شود ولي نشانه انبار مورد استفاده قرار نمي‌گيرد.
بايد توجه داشت که تفاوت نمودار مواد و تجهيزات با نمودار فردي در اين است که نمودار مواد و تجهيزات، فعاليت‌هايي که بر روي مواد و تجهيزات انجام مي‌گيرد را ثبت مي‌کند ولي در نمودار فردي فعاليت‌هاي انجام‌دهنده کار ثبت مي‌شود و به تغييرات مواد نمي‌پردازد.
روش‌هاي ديگر ثبت فعاليت‌ها
امروزه براي تهيه نمودار و ثبت فعاليت‌ها از روش‌هاي بسيار متنوعي استفاده مي‌شود، يکي از اين روش‌ها، جدول نشانه‌هاي تربليگ است که فرانگ گيلبرت و همسرش آن را ابداع کردند، تربليگ از وارونه کردن حروف گيلبرت به دست مي‌آيد. در اين روش ريز تمام فعاليت‌هاي مربوط به مواد و انسان در انجام کار با نشانه‌هاي خاص نمايش داده مي‌شوند:
اصول اساسي مديريت
به راه‌حل‌هاي اساسي به‌جاي راه‌حل‌هاي مقطعي پاداش دهيد.
براي تشويق راه‌حل‌هاي اساس و جلوگيري از راه‌حل‌هاي مقطعي، يک سازمان يا مدير مي‌تواند اقدامات ذيل را انجام دهد:
۱- افراد را در بلندمدت ارزيابي کنيد. علاوه بر ارزيابي سالانه هر کارمند را با توجه به عملکردش طي يک دوره پنج‌ساله ارزيابي کنيد و به بهترين‌ها پاداش بدهيد.
۲- پاداش‌هاي بلندمدت بدهيد: به‌عنوان مثال ممکن است قسمتي از پاداش سالانه يک مدير اعتباري باشد که فقط در موقع بازنشستگي يا هنگام کناره‌گيري از شرکت بتواند نقد کند. به اين طريق عملکرد کوتاه‌مدتش تاثير بلندمدتي در حساب بانکي خودش خواهد داشت.
۳- يک يا دو عامل را تعيين کنيد که در موفقيت بلندمدت اهميت بسزايي دارند و به افراد با توجه به درجه اشتراک مسأله‌شان در دو عامل مزبور پاداش دهيد.
اگر بهبود کيفيت مهم است به آنان که بيشترين سهم را در بالا بردن کيفيت داشته‌اند پاداش دهيد. چنانچه کار تيمي لازم است به آن‌هايي پاداش دهيد که در جهت همبستگي و بهبود روحيه تلاش کرده‌اند. اگر به دنبال بدست‌آوردن سهم بزرگي از بازار هستيد به افرادي که بازار را گسترش داده‌اند، پاداش دهيد. اطمينان حاصل کنيد که همه افراد را قبلا از تاثير عوامل استراتژيک در پاداش مطلع کرده‌ايد.
۴- به آنان که تصميمات مناسبي را براي بلندمدت اتخاذ کنند (به‌جاي آنان که در کوتاه‌مدت خوب به نظر مي‌رسند) پاداش دهيد.
۵- تصميمات مربوط به سرمايه‌گذاري در تحقيقات پايه، محصولات جديد و تجهيزات و کارخانه‌هاي جديد را در بلندمدت (به‌جاي در نظر گرفتن اين‌ها در بودجه سه ماهه) ارزيابي کنيد.
۶- مانند ژاپني‌ها، قسمتي از حقوق کارکنان را به موفقيت شرکت وابسته کنيد. اين کار هر فردي را تشويق مي‌کند که بهره‌وري را بالا ببرد.
البته شما نمي‌توانيد کوتاه‌مدت را ناديده بگيريد. شغل کار مدير مستلزم انتخاب صحيح بين منافع امروز و رشد و پيشرفت فردا است. هر دو لازمند؛ راه‌حل‌هاي اساس به توجه بيشتر و پاداش بزرگ‌تر نياز دارند زيرا سخت‌تر به‌دست مي‌آيد. اگر شما سازمان‌ها را براي آينده اداره مي‌کنيد، به راه‌حل‌هاي اساسي پاداش دهيد. اين راه‌حل‌ها ضرورت قطعي دارند. از مسکن‌هاي فوري اجتناب کنيد. آن‌هايي که فقط به شگردهاي کسب‌وکار مي‌پردازند، هرگز خودکار را ياد نمي‌گيرند
