بزرگترین چالش فعلی ما، تفکر سنتی چاپخانه‌ها در برابر آنلاین شدن است
بهنام کتابدار، از بنیانگذاران نرم‌افزار چاپیروس:
چاپیروس، نرم‌افزاری دانش بنیان است که هلدینگ گرین وب در سال۱۳۹۶آن را طراحی و به خانواده صنعت چاپ ارائه کرده است. این نرم‌افزار بستری آنلاین برای خدمت‌رسانی و سفارشات آنلاین به چاپخانهداران را فراهم می‌کند. درواقع این نرم‌افزار بخش ارتباط با مشتری چاپخانه‌ها در فضای مجازی را هدف اصلی قرار داده است و تا کنون چاپخانه‌های زیادی هم در تهران و هم در شهرستان از طریق این نرم‌افزار با بخش‌های مختلف کار خود از جمله، دریافت آنلاین سفارشات، مدیریت مالی و حسابداری، مدیریت مشتریان و کارکنان، مدیریت مراحل چاپ و مدیریت تحویل سفارشات چاپخانه‌ها، ارتباط برقرار کرده‌اند. برای آشنایی بیشتر با کارکردهای این نرم‌افزار و همچنین مجموعه جوان و دانش بنیان چاپیروس با بهنام کتابدار، به عنوان یکی از بنیانگذاران چاپیروس و مدیریت مجموعه به گفتگو پرداختیم.
ابتدا کمی درباره کارکرد دقیق این نرم‌افزار برایمان توضیح دهید. آیا چاپیروس فقط برای ارتباط با مشتری در فضای آنلاین است؟
درباره کاربردهای این نرم‌افزار باید بگویم که تمرکز اصلی چاپیروس بر بخش ارتباط چاپخانهداران با مشتری بوده است اما علاوه براین، چاپخانهداران می‌توانند بخش‌های دیگری از جمله جشنواره‌های فروش، مدیریت تخفیفات گوناگون، نظارت و کنترل پرسنل را در این نرم‌افزار دنبال کنند. درواقع هدف اصلی ما از راه‌اندازی چنین نرم‌افزاری، ایجاد تحول و بستری برای ورود چاپخانه‌ها به فضای آنلاین بوده است و در همین جهت هم سعی کرده‌ایم براساس بازخوردهایی که از کاربران خود دریافت می‌کنیم امکانات نرم‌افزار را افزایش دهیم و آن را کامل‌تر کنیم والبته امیدواریم که بتوانیم به سمت ایجاد یک شبکه ملی چاپ میان چاپخانهداران حرکت کنیم. از آنجایی که چاپیروس از فناوری ابر یا cloud استفاده می‌کند و نرم افزار به‌صورت سرویس ابری (SaaS) ارائه میشود، این امکان وجود دارد که به راحتی چاپخانه‌ها به هم متصل شده و شبکه‌ای از خدمات به اشتراک گذاشته شود. همان‌طورکه می‌دانید در صنعت چاپ، بخش اعظم سفارشات چاپی بین مجموعه‌های مختلف چاپ، جابه‌جا میشود و یکی از معضلات چاپخانهداران، مباحث مالی همین جابه‌جایی‌ها است و تمرکز ما در چاپیروس این است که بتوانیم گام‌هایی را در جهت رفع این چالش برداریم و تا الان هم توانسته‌ایم تعداد زیادی چاپخانه را وارد این فضا کنیم. همچنین با استفاده از نرم‌افزار چاپیروس، چاپخانه‌ها می‌توانند محصول خود را همراه با قیمت تمام شده در سایت ارائه کنند و مشتریان هم از ارزش نهایی کالاهایی که قابلیت محاسبه قیمت نهایی را دارند، آگاه شوند و برای کالاهایی که نیاز به استعلام قیمت دارند هم می‌توانند در فضای نرم‌افزار درخواست استعلام قیمت بگذارند تا قیمت نهایی براساس سفارش آن‌ها، برآورد شود. یکی از نکات جالب و کاربردی چاپیروس این است که مشتریان درصورتی که قیمت نهایی یک محصول چاپی خیلی بالا باشد، می‌توانند هزینه را به‌صورت بیعانه به چاپخانه مورد نظر در نرم‌افزار پرداخت کنند و همه این موارد در سیستم پیاده‌سازی شده است بنابراین چاپخانه‌ها دغدغه رسیدگی به حساب مشتری و گردش مالی خود را در این نرم‌افزار نخواهند داشت و با توجه به قسمت آرشیوی که برای گردش حساب هر مشتری طراحی شده است، دیگر نیازی به حضور مشتری در چاپخانه هم نیست و همه مراحل از راه دور مشخص است.
راه‌های ارتباطی مشتری‌ها با چاپخانه‌ها و مدیران از طریق نرم‌افزار چاپیروس چگونه است؟
در ابتدا باید بگویم که با استفاده از این نرم‌افزار، نیاز به حضور فیزیکی مشتری در چاپخانه تا حد زیای رفع شده است و مشتری میتواند تمام مراحل انجام سفارش خود را از راه دور و از طریق پنل کاربری خود پیگیری کند. همچنین برای مدیران چاپخانه‌ها نیز این امکان فراهم شده تا گردش کار خودرا از راه دور و در محیط نرم‌افزار کنترل کنند؛ به این ترتیب که چاپخانه‌دار، از لحظه‌ای که سفارشی در سایت ثبت میشود، میتواند گردش آن را دنبال کند و مرحله به مرحله متوجه شود که سفارش، چه زمانی دست کدام اپراتور است و الان زیر کدام دستگاه است و حتی چه مدت طول می‌کشد تا به مرحله دیگر منتقل شود. به این ترتیب علاوه براین‌که نظارت چاپ برای مشتری آسان‌تر شده، کنترل گردش کاری در مجموعه هم برای مدیران چاپخانه‌ها، با سهولت بیشتری همراه شده است. هر سفارش در چاپیروس، یک پرونده دارد و چاپخانه‌ها می‌توانند یادداشت بگذارند یا دستور چاپ سفارش خود را در مرحله‌ای تغییر دهند و دیگر این کاغذبازی‌های مرسوم، رفته رفته جمع میشود و همه مراحل کنترل در محیط آنلاین، انجام میشود. همان‌طور که می‌دانیم یکی از تفاوت‌های نرمافزارهای آنلاین با روش سنتی یا آفلاین در این است که در هر مکانی و هر زمانی، قابل دسترس هستند و به ویژه در شرایط فعلی بیماری کرونا، مدیران به راحتی می‌توانند کارمندان خود را در بخش‌هایی مثل طراحی، امور مالی و… دورکار کنند و از راه دور هم نظارت کنند. کارمندان چاپخانه‌ها هم می‌توانند با دسترسی‌ای که مدیران به آن‌ها می‌دهند، کارهایی را که به آن‌ها محول شده است، در نرم‌افزار انجام دهند.
کمی درباره ویژگی‌های نرم‌افزاری و سخت‌افزاری برنامه چاپیروس برایمان توضیح دهید.
از آنجایی که صنعت چاپ، صنعت پیچیده‌ای است، کسانی که تجربه کافی درحوزه‌های مرتبط از جمله آی تی و نرم‌افزار را نداشته باشند به مشکل می‌خورند. به همین دلیل است که بسیاری از نرمافزارهای چاپی تا کنون با چالش‌هایی مواجه بوده‌اند. درواقع طراحی چنین نرم‌افزارهایی علاوه براین‌که به دانش فنی و آی تی نیاز دارد به دانش و تجربه کار در فضاهای چاپی از جمله چاپخانه‌ها هم نیازمند است. برای مثال خود من برای راه‌اندازی این مجموعه علاوه بر تجربه کاری که در صنعت چاپ داشتم، تجربیات‌ام در حوزه آی تی هم بسیار کمک کرد و درواقع این دو دانش مکمل یکدیگر هستند. یک نکته مهم دیگر هم که باید درباره نرم‌افزار چاپیروس بگویم این است که ما از همان ابتدا در هر نسخه ارتقاء یافته، نرم‌افزار را فقط به چاپخانه‌ها نفروختیم بلکه سعی کردیم مرحله به مرحله، آن را براساس نیاز چاپخانه‌ها، ارتقاء دهیم. درواقع چاپیروس یک ابزار است که هر چاپخانه‌ای میتواند آن را براساس نیاز و سیاست کاری‌اش، تطبیق دهد و از آن استفاده کند. بنابراین از نظر نرم‌افزاری، پاره‌ای از محدودیت‌ها که در برخی سیستم‌ها برای کاربران وجود دارد در چاپیروس، کم‌تر به چشم می‌خورد.
نحوه دریافت و استفاده از چاپیروس چگونه است؟ و هزینه‌ها به چه ترتیب است؟
اپلیکشین چاپیروس، به دو صورت رایگان و پولی در درسترس است. یک سری محدودیت‌ها و تفاوت‌هایی براساس نوع سیستم برای این دو نسخه وجود دارد . یعنی تعداد سفارش، تعداد کارمندان و به‌طورکلی امکاناتی که یک چاپخانه برای کار خود نیاز دارد در نمونه رایگان و پولی، متفاوت است. برای مثال در نسخه رایگان اپلیکیشن، چاپخانه‌دار میتواند فقط یک کارمند داشته باشد و یا تعداد قالب‌هایی که در این نوع برنامه وجود دارد از نسخه پولی کم‌تر است و صفحات نیز تنوع زیادی ندارند. همچنین تعداد سفارش‌ها هم در نسخه رایگان به این ترتیب است که چاپخانه‌ها، تنها تعداد مشخصی در طول یکسال می‌توانند سفارش بگیرند. اما در نسخه پولی و بسته‌های ما که سالیانه شارژ میشود، گزینه‌هایی مثل عدم محدودیت در تعداد صفحات، بخش تماس با ما، حجم و فضای ذخیره سازی مشخص برای هر چاپخانه و عدم محدودیت در تعداد سفارش‌ها، وجود دارد. البته لازم به ذکر است که در نسخه‌های پولی هم تعداد سفارشات، نامحدود نیست. درواقع هر مجموعه‌ای براساس نوع و میزان استفاده خود میتواند برای دریافت نرم‌افزار، هزینه پرداخت کند و هرچه چاپخانه بزرگ‌تر باشد این نیاز هم گسترده‌تر میشود. درحال حاضر هم بیشتر مشتریان ما که از اپلیکشین استفاده می‌کنند، بسته‌های ویژه و نسخه پولی برنامه را دریافت می‌کنند چرا که با توجه به امکانات چاپیروس و هزینه‌ای که چاپخانه باید بابت آن پرداخت کند، این برنامه بسیار به‌صرفه است. این میزان استفاده، شامل پارامترهایی چون میزان سفارش‌هایی که یک چاپخانه در طول یکسال، می‌گیرد و یا تعداد کارمندان یک مجموعه چاپی و دسترسی‌ای که یک چاپخانه به کارمندان خود می‌دهد و به‌طور کلی میزان فضایی که یک چاپخانه برای کار خود در طول سال، نیاز دارد، هزینه پرداختی آن چاپخانه را برای دریافت نرم‌افزار مشخص می‌کند. دریک کلمه، هرچاپخانه براساس میزان استفاده و فضای خود پول پرداخت می‌کند، این‌گونه نیست که یک مجموعه بزرگ با تعداد زیادی کارمند و کارگر همان هزینه‌ای را پرداخت کند که یک مجموعه کوچک با مثلا ۱۰نفر کارمند پرداخت می‌کند. درواقع این کار هم به نفع چاپخانه‌ها است و هم شرکت‌های نرم‌افزاری که بتوانند کار خود را توسعه دهند.
آیا استفاده از چاپیروس نیاز به دانش فنی خاصی برای مدیران چاپخانه‌ها و مشتریان دارد؟ آیا آموزش‌هایی را برای کاربران درنظر گرفته‌اید؟
خیر، استفاده از این برنامه نیاز به دانش فنی آن‌چنانی ندارد و هر اپراتور چاپ که بتواند با نرمافزارهای آفیس، کار کند میتواند از چاپیروس هم استفاده کند. کسانی که کار با نرم‌افزارهایی مثل word ، photoshop و ابزارهای رایج دفتری و اداری را بلد باشد میتواند با چاپیروس، به آسانی کارکند. اما در عین حال آموزش‌هایی را هم به‌صورت ویدیویی و متنی ارائه کرده‌ایم. علاوه بر این‌ها، ما فرایند استقرار نیز داریم یعنی از ابتدای ورود و ثبت‌نام چاپخانه در چاپیروس، همراه‌شان هستیم تا زمانی که ثبت‌نام کنند و موفق به استفاده از آن شوند. همچنین، کارشناسان پشتیبانی ماهم همواره پاسخگوی سوالات کاربران‌مان هستند و شعار ما در چاپیروس این است که موفقیت هر چاپخانه، موفقیت چاپیروس است و در بسترهای آنلاین و نرم‌افزاری، پشتیبانی و راهبری نرم‌افزا بسیار مهم‌تر است و ما سعی کرده‌ایم این اطمینان را به مشتریان خود بدهیم. یکی دیگر از نقطه تفاوت‌های چاپیروس هم برای مشتریان و هم برای چاپخانهداران در نوع سسیتم آن است، با توجه به اینکه چاپیروس به صورت ابری یا به بیان دیگری نرم افزار به صورت سرویس ارائه میشود، چاپخانه‌ها دغدغه توسعه و نگهداری نرم افزار ندارند درحالی که در سیستم‌های معمولی، اغلب چاپخانه‌ها به یک برنامه‌نویس مراجعه می‌کنند و یک برنامه برای آن‌ها نوشته میشود. و این فرایند دارای معضلاتی از جمله نگهداری و به‌روز نگه‌داشتن آن نرم‌افزار است و آن شرکت نرم‌افزاری هم تنها در محدوده قرارداد عمل می‌کند و این نرم‌افزار معمولا دیگر به‌روز نمی‌شود، نیاز مشتری براساس تغییرات روز بازار اعمال نمی‌شود و در نهایت آن نرم‌افزار از رده خارج میشود، درحالی که چاپخانه یک محیط زنده و پویاست و باید به تغییرات گوناگونی که میان مشتریان و بازار رُخ می‌دهد، واکنش نشان دهد. بنابراین ما سعی کردیم به عنوان یک مجموعه آی تی فعال و پویا در کنار چاپخانه‌ها قرار بگیریم و همین امر از بسیاری از هزینه‌های چاپخانه‌ها از جمله استخدام یک تیم آی تی، جلوگیری کرده است.
کمی هم درباره هزینه اشتراک نرم‌افزار، توضیح دهید که برای هرمدت زمانی چه مقدار است؟
درواقع بالاترین هزینه اشتراک ما جدا از هزینه اولیه سرویس، به مدت یکسال، ۵ الی ۶میلیون تومان است. هزینه جداگانه برای ثبت نام هم همان بحث license است که باز براساس نوع آن متفاوت است مثلا بسته‌های ویژه ما حدود ۱۷میلیون تومان است و بسته‌های معمولی هم حدود همان ۵الی۶میلیون تومان می‌باشد. و کم هزینه‌ترین بسته ما حدود یک میلیون و ۷۰۰هزارتومان می‌باشد. همان‌طور که گفتم بسته به نیاز هر چاپخانه، این هزینه‌ها متفاوت است.
برخورد چاپخانه‌ها به‌خصوص چاپخانه‌های سنتی با این نرم‌افزار چگونه بوده است؟ آیا از سفارشات آنلاین استقبال کرده‌اند یا مقاومت می‌کنند؟
خب، باید بگویم که چاپخانه‌های سنتی و بزرگ، همچنان دربرابر چنین نرم‌افزارهایی و ورود به فضای آنلاین مقاومت می‌کنند و مهم‌ترین دلیل هم این است که هنوز این نیاز را احساس نکرده اند درحالی که دنیا رو به تحول دیجیتال است و امروزه، این یک نیاز همگانی است. و تعدادی از چاپخانه‌های بزرگ ما به همان شیوه سنتی، مشتری‌های خودشان را دارند و دغدغه مشتری یابی و کار با مشتری‌های جدید را ندارند. اما مجموعه‌هایی مثل چاپ‌های دیجیتال که به تازگی وارد بازار می‌شوند، از این نرم‌افزار‌ها استقبال گسترده‌تری دارند و به دنبال حرکت‌های جدید هستند. البته گرایش به سفارشات آنلاین، روزبه‌روز درحال افزایش است و ما مجموعه‌های بسیاری را می‌بینیم که در صنعت چاپ، درصدد آنلاین کردن چاپخانه خود هستند. هدف ما هم همین است که به بیشتر مجموعه‌ها برای آنلاین‌کردن فضای کاری‌شان کمک کنیم. درحال حاضر هم در تهران و هم در مشهد و دیگر شهرها، مجموعه‌های زیادی از جمله «الو چاپ»، «تیم‌گرافیک» و
«راکا چاپ» در تهران با ما همکاری دارند. چاپیروس، درحال حاضر در همه استان‌ها، مشتری‌های خودش را دارد و هیچ محدودیتی هم از نظر ارائه خدمات حتی از راه دور نداریم درواقع، با توجه به اینکه چاپیروس آنلاین است اصلا نیازی به حضور کارشناس در چاپخانه نمی‌باشد و هر مشکلی در نرم افزار وجود داشته باشد از راه دور قبل رفع می‌باشد.درشهرستان‌ها هم مجموعه «چاپ عافیت» در تبریز ، مجموعه «چاپ اوج هنر» در اصفهان و چندین چاپخانه در مشهد از جمله چاپ زبرجد،چاپ بعد سوم،چاپ تابان،چاپ کیارنگ و توس پرینت و همچنین چاپ شباب در تهران، مشغول همکاری با ما هستند. اما به طورکلی با توجه به نیاز‌های امروز صنعت چاپ هم در حوزه مشتریان و سفارشات و هم مدیریت مجموعه‌ها، هر چاپخانه‌ای که وارد فضای مجازی و بستر آنلاین شود، یک قدم از بقیه مجموعه‌ها، جلوتر است و ما، رفته رفته باید به سمتی پیش برویم که بیشتر چاپخانه‌های ما از جمله چاپخانه‌های سنتی و بزرگ‌مان، به این جهان مجازی وارد شوند.
درباره مزایای سفارشات آنلاین برای مشتریان و چاپخانهداران هم توضیح دهید.
از جمله مزایایی که این روش ثبت سفارش، دارد می‌توان به این موارد اشاره کرد: اول اینکه حضور مشتری و تعداد تماس‌ها به چاپخانه‌ها کاهش یافته است. همچنین امکان ارائه خدمات چاپخانه‌ها در ۲۴ساعت شبانه روز فراهم شده است و در هر ساعتی، حتی زمان‌هایی که چاپخانه تعطیل است، امکان ثبت سفارش وجود دارد. علاوه براین‌ها، یکی از مهم‌ترین موارد در سفارشات چاپی یعنی اشتباهات انسانی هم بسیار کاهش یافته است و ماشین، همه فرایند را کنترل می‌کند. مثلا دیگر چالش‌هایی مثل اختلافات با مشتری و نکات مربوط به سفارش مثل ویژگی‌های محصول، اندازه آن، رزولوشن، خطوط بُرش و غیره همه زیر نظر مشتری انجام میشود. دیگر کم‌تر چاپخانه‌ای با مشتری سر گردش حساب، اختلاف حساب، بدهی به مشکل می‌خورد چرا که هر مشتری یک پنل کاربری دارد که همه این بخش‌ها به‌صورت جداگانه و مشخص در آن ثبت شده است. یکی دیگر از مزایای سفارش آنلاین، دسترسی پذیر بودن آن است، اینکه مشتری‌ها می‌توانند در هر مکان و زمانی، سفارشات خود را ثبت کنند و همچنین برای مدیران چاپخانه‌ها هم قابل دسترسی است و به آسانی می‌توانند چاپخانه و کارمندان خود را مدیریت کنند. البته از این نکته هم نباید غافل شویم که سفارشات آنلاین، تا حدود زیادی، گردش نقدینگی میان چاپخانه‌ها را سر و سامان داده‌اند و با استفاده از سیستم چاپیروس، میزان بدهکاری، بیعانه و به‌طورکلی هزینه‌ای که باید توسط مشتری پرداخت شود کاملا مشخص است.
به عنوان سوال پایانی، درباره عمده‌ترین چالش‌هایی که از ابتدای مسیر تا الان با آن مواجه بودید برایمان بگویید.
بزرگترین چالش ما جدی گرفته نشدن عصر دیجیتال توسط بازیگران اصلی صنعت چاپ است. از آنجایی که صنعت چاپ یک صنعت مادر و با بقیه صنایع در ارتباط است، به روز شدن و همگام شدن با نیاز‌های روز بازار و مشتریان چاپ، از ملزومات این صنعت است و نمی‌توان آن را نادیده گرفت. برای مثال همه مجموعه‌ها می‌دانند که برای واحد خود به یک حساب‌دار نیاز دارند چراکه این یک باور عمومی است . اما این موضوع که برای موفقیت در عصر دیجیتال و حضور در بازارهای آنلاین، نیاز به داشتن یک کارشناس دیجیتال مارکتینگ دارند، هنوز فرهنگ‌سازی نشده است. پس چه بهتر که از یک نرم‌افزاری استفاده کنند که این هزینه‌های گزاف را برای مجموعه‌های آن‌ها حذف می‌کند و تنها با پرداخت یک اشتراک سالیانه می‌توانند از آن بهره ببرند و باید دقت کنند که خرید یک نرم‌افزار همه ماجرا نیست و تازه بعد از اینکه نرم‌افزار سفارشات آنلاین، خریداری شد باید دانش فنی و دیجیتال کار را هم در نظر بگیرند. البته این امر نیاز به آگاهی‌بخشی و فرهنگ‌سازی دارد که ماهم سعی می‌کنیم با افزایش آگاهی مدیران مجموعه‌ها و برگزاری نشست‌ها، در این مسیر گام‌های موثری برداریم. ما با تکیه بر تجربیاتی که در هوشمند سازی صنایع مختلف در گرین وب داریم می‌توانیم ابزاری برای بزرگان این صنعت باشیم تا بتوانند صنفشان را متحول بین المللی کنند. و البته در این مسیر نیازمند حمایت بزرگان صنعت چاپ هستیم چرا که اعتقاد داریم همیشه بزرگان صنعت چراغ راه کوچک‌ترها هستند و مسیر را نشان می‌دهند.
