تقريبا همه چاپخانه‌ها موسساتي خصوصي هستند و مقاله حاضر نيز درباره يک مسئله مطرح در موسسات خصوصي است: مديريت منابع انساني. تخصصي که امروزه معمولا مهم‌ترين مديريت پس از مديريت ارشد سازمان است. همه گرفتاري‌هاي مرتبط با مديريت منابع انساني يک‌طرف، مديريت کردن مديريت اين منابع هم سويه ديگر ماجرا است.
منابع انساني ارزشمندترين و مهم‌ترين دارايي سازمان است و تلاش فردي و جمعي افراد و حاصل دانش، تفکر، خلاقيت و کارايي نيروهاي انساني است که سازمان را به اهداف تعيين‌شده نزديک يا دور ميکند. مديريت منابع انساني رويکردي راهبردي و منسجم در فرايند اداره انسان‌ها در سازمان است و ازلحاظ نظري و کاربردي مبين فنون کاربردي و نظري اداره کردن نيروي کار است. فرض پايه‌اي نظريه علمي مديريت منابع انساني اين است که انسان‌ها ماشين نيستند، بنابراين نياز به استفاده علمي و کاربردي از رشته‌هايي مانند روانشناسي، مهندسي روابط صنعتي، جامعه‌شناسي، روانشناسي صنعتي و سازماني و نظريههاي موشکافانه پست‌مدرنيسم، پسا‌ساختارگرايي و… در اين مديريت است.
در اين مقاله روح‌الله بحراني و محمدعلي سوخکيان فرايندهاي مديريت منابع انساني به‌خصوص مبحث جذب و نگهداري منابع انساني به‌عنوان يکي از چالش‌هاي عمده و اصلي شرکت‌هاي خصوصي معرفي کرده و مورد تجزيه‌وتحليل قرار مي‌دهند.
درگذشته اجراي وظايف انتخاب، آموزش و پرداخت حقوق و دستمزد، وظايف اصل حوزه‌اي به‌نام مديريت کارکنان بوده و اين وظايف بدون توجه به اينکه چگونه به يکديگر مرتبط هستند انجام مي‌شدند. اما اکنون حوزه‌اي به‌نام مديريت منابع انساني مطرح‌شده است. مديريت منابع انساني آن‌طور که درحال‌حاضر درک مي‌شود، به‌جاي رد يا حذف، تعميمي از نيازمندي‌هاي سنتي اداره اثربخش کارکنان است. در اين حوزه درک مناسبي از رفتار بشري و مهارت استفاده از اين درک و بينش نيازاست. همچنين داشتن دانش و درک از وظايف مختلف کارکنان و آگاهي از شرايط محيطي ضروري است.
مديريت منابع انساني در دهه ۱۹۸۰ ظهور کرد و توسط طرفداران آن به‌عنوان فصل جديدي در مديريت نيروي انساني تکامل يافت. اکنون اين توافق وجود دارد که مديريت منابع انساني جايگزين مديريت کارکنان نمي‌شود بلکه به فرآيندهاي مديريت کارکنان از منظر متفاوتي مي‌نگرد. همچنين فلسفه‌هاي اصلي آن تا حد قابل ملاحظه‌اي متفاوت از مفاهيم سنتي مديريت کارکنان است. بااين‌همه برخي از رويکردهاي خاص مديريت کارکنان و روابط کارکنان مي‌توانند تحت عنوان رويکردهاي مديريت منابع انساني توصيف شوند زيرا در راستاي فلسفه اساسي مديريت منابع انساني هستند.
فرايند مديريت منابع انساني
مديريت منابع انساني رويکردي راهبردي و منسجم در مديريت ارزشمندترين دارايي سازمان است. انسان‌هايي که تلاش فردي و جمعي آنان سازمان را به اهداف مدنظر مي‌رساند. اصطلاح «مديريت منابع انساني» و «منابع انساني» قويا جانشين اصطلاح «مديريت کارکنان» به‌عنوان تعريفي از فرايند اداره انساني‌ها در سازمان است. مديريت منابع انساني به‌سرعت در حال پيشرفت است و به لحاظ نظري و کاربردي مبين فنون کاربردي و نظري اداره کردن نيروي کار است.
روش نظري بيشتر مبتني بر اين فرض است که کارکنان افرادي هستند با اهداف و نيازهاي متغير و ازاين‌رو نبايد به‌عنوان منابع اوليه کسب‌وکار، مانند ماشين‌آلات و کمد بايگاني تلقي گردند. اين رشته تصوير مثبتي از کارکنان مي‌سازد، با اين فرض که عملاً همگي خواهان همراهي در جهت بهره‌وري شرکت‌اند و موانع عمده در راه تلاش آنها عبارت است از: کمبود دانش، آموزش ناکافي و ضعف فرايندها، هدف مديريت منابع انساني، کمک به سازمان در دست‌يابي به اهداف راهبردي از طريق جذب، نگهداري کارکنان و همچنين اداره کارآمد آنان است. بهترين کلمه در اينجا شايد «کلمه انطباق» باشد، يعني اينکه رويکرد مديريتي منابع انساني در پي اطمينان از انطباق مديريت کارکنان سازمان با مديريت راهبردي کلي شرکت است. فرض پايه‌اي نظريه علمي مديريت منابع انساني اين است که انسان‌ها ماشين نيستند.
مقصود از مديريت منابع انساني، سياست‌ها و اقدامات موردنياز براي اجراي بخشي از وظايف مديريت است که با جنبه‌هايي از فعاليت کارکنان وابستگي دارد؛ به‌ويژه براي کارمند‌يابي، آموزش دادن به کارکنان، ارزيابي عملکرد، دادن پاداش و ايجاد محيطي سالم و منصفانه براي کارکنان سازمان، به‌عنوان نمونه اين سياست‌ها و اقدامات دربرگيرنده موارد ذيل مي‌شود:
– تجزيه‌وتحليل شغل (تعيين ماهيت شغل هريک از کارکنان)
– برنامه‌ريزي منابع انساني و کارمند يابي
– گزينش داوطلبان واجد شرايط
– توجيه و آموزش دادن به کارکنان تازه استخدام‌شده
– مديريت حقوق و دستمزد (چگونگي جبران خدمت کارکنان)
– ايجاد انگيزه و مزايا
– ارزيابي عملکرد
– برقراري ارتباط با کارکنان (مصاحبه، مشاوره و اجراي مقررات انضباطي)
– توسعه نيروي انساني و آموزش
– متعهد کردن کارکنان به سازمان
مديريت منابع انساني را شناسايي، انتخاب، استخدام، تربيت و پرورش نيروي انساني به‌منظور نيل به اهداف سازمان تعريف کرده‌اند. براساس اطلاعات و نظريههاي موجود فرايند مديريت منابع انساني مطابق فرايند ذيل مورد بررسي قرار مي‌گيرد.
فرايند جذب و چالش‌ها
در يک سازمان مي‌بايست همواره خون جديدي به رگ‌هاي سازمان تزريق شود و منابع انساني مناسب براي آن گزينش و انتخاب شود. زيرا تازه‌واردهاي بااستعداد، به‌ويژه آنان که از آخرين پيشرفت‌هاي فناوري باخبرند، همانند محرک عمل مي‌کنند و باارزش‌ترين نوآوري‌ها را پديد مي‌آورند.
اولين نقش در مديريت منابع انساني، استخدام کارکنان مناسب است و اين امر بستگي مستقيم به شرايط محيطي پيرامون محل عرضه خدمت دارد. در اواخر دهه ۱۹۹۰،
کاهش نرخ بيکاري عامل موثري در راستاي افزايش رقابت براي جذب افراد مستعد شد. مديران بايد به‌سرعت به استخدام افراد مستعد مي‌پرداختند يا در خصوص از دست رفتن نيروي کار مستعد ريسک مي‌کردند. در وضعيت کنوني، اين شرايط تغيير يافته و براي مشاغل و سمت‌هاي سازماني تعداد زيادي متقاضي وجود دارد. فرآيند استخدام نياز به زمان و سپري کردن مراحل لازم دارد و تصميماتي که بدون بررسي و مطالعه به‌صورت سريع گرفته شود، نتايج فاجعه‌‌آميزي به همراه خواهد داشت.
ازآنجايي‌که در شرايط کنوني جهت‌گيري و حرکت اقتصاد بيشتر به‌سوي اقتصادي خدماتي و اطلاعاتي است، رقابت براي اشخاص مستعد شديدتر شده و به‌عبارت‌ديگر، شايد به‌کارگماري و نگهداري چنين افرادي، مهم‌ترين چالشي است که فرا روي تجارت کنوني آمريکا قرار دارد. در يک سازمان تحقيق و توسعه مي‌بايست همواره خون جديدي به رگ‌هاي سازمان تزريق شود و منابع انساني مناسب براي آن گزينش و انتخاب شود. زيرا تازه‌واردهاي بااستعداد، به‌ويژه آنان که از آخرين پيشرفت‌هاي فناوري باخبرند، همانند محرک عمل مي‌کنند و باارزش‌ترين نوآوري‌ها را پديد مي‌آورند.
يافتن کارکنان جديد بايد با مشارکت کساني صورت گيرد که قرار است با آنها در ارتباط کاري باشند. چون خود اين افراد در پيدا کردن کارکنان مشارکت داشته‌اند، نسبت به موقعيت اشخاص برگزيده در سازمان، احساس مسئوليت و پايبندي خواهند کرد. يک مصاحبه گروهي، راه‌حل مناسبي براي انجام اين کار است.
نکته ديگري که بايستي به آن توجه شود اين است که فرد گزينش‌شده بايستي توانايي انجام کار تحقيقاتي را داشته باشد. چنانچه کار از توانايي شخص فراتر باشد، در مقابل آن، احساس ناتواني ميکند و چنانچه از توانايي او بسيار کمتر باشد، ناراضي و کسل مي‌شود. هماهنگ کردن نيازهاي شغل و شاغل و پاسخگويي شغل به نيازهاي شغل موجب رضايت شغلي خواهد بود.
هنگام گسترش سازمان، از استخدام بيش‌ازحد بپرهيزيد. به نظر مي‌رسد که تعداد بهينه کارکنان، حدود ۹۰ درصد نيازهاي ضروري باشد و ظاهرا اگر شمار کارکنان بيشتر يا کمتر از اين مقدار باشد، برون داده‌هاي فردي کاهش مي‌يابد. وقتي کار زياد مي‌شود، بايد به شيوه‌اي خردمندانه از فرصت اضافه‌کاري کارکنان براي تامين نيازها، استفاده کرد.
چالش‌هايي که در فرآيند جذب نيروهاي انساني در بعضي از شرکت‌هاي خصوصي مشاهده‌شده عبارت‌اند از:
۱- قوم و خويش‌گرايي و دخيل شدن نفوذ سرمايه‌داران در فرآيند استخدام نيرو
۲- جذب نيروهاي ضعيف با توجه به سفارش‌ها و مسائل ديگر ازجمله داشتن آشنا و افراد رده‌بالا در سازمان‌ها و ارگان‌هاي دولتي
۳- نداشتن سيستم مشخص و تعريف‌شده براي فرآيند جذب نيروي انساني و يا عمل نکردن طبق سيستم تعريف‌شده
۴- وجود نداشتن تيم‌هاي تخصصي مصاحبه با توجه به رشته‌ها و گرايش‌هاي مختلف افراد متقاضي استخدام و انجام فرايند استخدام به‌صورت فردي
۵- جذب نيرو براي قسمت‌هاي مختلف بدون اعلام نياز از طرف آن واحد يا انجام کار کارشناسي شده و نيازسنجي توسط مديران و مسئولان
۶- عدم استفاده مناسب از شرايط و تسهيلاتي که براي جذب نيرو محيا شده است
۷- استعلام نگرفتن از مدارک و سوابق افراد متقاضي
۸- نامناسب بودن مفاد قراردادها
۹- در دسترس نبودن نيروهاي متخصص با توجه به شرايط منطقه‌اي
۱۰- ناديده گرفتن جنبه‌هاي روانشناسي و مسائل ذاتي در افراد
در بعضي از شرکت‌هاي خصوصي با توجه به اينکه سهامداران مشخص هستند، معمولا اقوام، آشنايان و دوستان بر سرکار گماشته مي‌شوند و از مشکلات عمده‌اي که در برخورد با اين افراد مشاهده مي‌شود مي‌توان به عدم تبعيت اين افراد از مسئولان و مديران مستقيم افراد يا حتي مسئولان رده بالاي سازمان و وابسته شدن خود به‌صورت مستقيم به سهامداران اشاره کرد و حتي اين امر از قدرت مديران اجرايي در استفاده موثر از کارکنان يا تغيير موقعيت شغلي و در مواقعي که اين افراد فاقد کارايي مناسب هستند، از اخراج يا تنزل آنها به درجات پايين‌تر سازمان مي‌کاهد. در موارد حادتر تقابل بين مديران اجرايي و سهامداران صورت مي‌گيرد و درنهايت با جمله معروف سهامداران «که شما فرض کنيد چنين نيرويي نداريد و من مي‌بايستي حقوق ايشان را پرداخت کنم» اين بحث به پايان مي‌رسد اما همين افراد ناکارآمد علاوه بر داشتن هزينه سربار براي مجموعه باعث اختلال در انجام امور مربوطه و تاثيرگذاربودن در روند کارکرد ديگر افراد مجموعه مي‌شوند. جمله «اگر به من اجازه داده شود تعدادي از کارکنان خود را اخراج کرده و تعداد کمتري نيروي مناسب انتخاب کرده» از زبان تعداد زيادي از مديران مجموعه‌هاي خصوصي به گوش مي‌رسد. اين جمله دقيقا حاصل چالش‌هاي مطرح‌شده در فرايند جذب منابع انساني است و نشان‌دهنده هزينه‌هاي اضافه است که در سازمان صورت گرفته ولي بازده‌اي ندارد.
نکته حائز اهميت ديگر در مبحث جذب نيرو عبور افراد ضعيف با کارايي پايين از فيلتر گزينش است. چنين افرادي با توجه به توانايي پايين و يا مرتبط نبودن رشته و مدرک تحصيلي با شغل در نظر گرفته‌شده براي آنها، حتي در شرايطي که سازمان داراي مشکلات عديده مالي يا مديريت ضعيف منابع انساني باشد در آن محيط کاري ماندگار هستند و اقدام به ايجاد حواشي و تشديد نارضايتي در ميان ديگر کارکنان مي‌کنند و سازمان نيز از ابتداي استخدام اين افراد مبالغي از هزينه‌هاي منابع انساني به آنان اختصاص داده اما کارايي مناسب و اثربخش با توجه به هزينه صرف شده براي مجموعه ندارند و هرسال که از ماندگاري آنها در مجموعه بگذرد با توجه به در نظر گرفتن تجربه کاري به‌دست‌آمده توسط اين کارکنان، تمايلي براي حذف و جايگزيني افراد مناسب‌تر مشاهده نمي‌شود و اين افراد نيز قادر به استفاده بهينه و موثر از تجربه خود نيستند. تاثير کارکنان مشکل‌ساز در سازمان‌ها مشخص است. کارمنداني که رفتار بدي دارند، عادات کاري بد و نامناسب دارند و همين‌طور مهارت تصميم‌گيري درستي ندارند، تاثيرات خود را در جاي‌جاي شرکت به‌جا مي‌گذارند. آنها هم بخشي از وقت مفيد و کارايي سازمان را از بين مي‌برند، مجموعه را با انبوهي از مشتري‌هاي ازدست‌رفته و فرصت‌هاي نابودشده رها مي‌کنند و گاهي هم بين کارمندان صديق و وفادار، تفرقه مي‌اندازند.
فرايند آموزش و چالش‌ها
بعد از جذب نيرو مهم‌ترين فرايندي که مي‌بايستي به‌درستي انجام گيرد فرايند آموزش است. هر نيروي انساني که وارد سازمان شود نياز به آموزش دارد و بايد آموزش‌هاي لازم مربوط به حيطه کار. نوع کار و ابزارهاي موردنياز جهت انجام امور به آنها داده شود. اين آموزش مي‌تواند توسط نيروهاي ماهر و باتجربه در سازمان. شرکت در دوره‌هايي که در خارج از سازمان برگزار مي‌شود و فراهم کردن جزوات و اطلاعات لازم جهت استفاده نيروي انساني صورت گيرد.
فرايند آموزش بايد با انجام نيازسنجي آموزشي براي بالابردن دانش فردي افراد در راستاي افزايش کارايي آنان در سازمان و با در نظر گرفتن ميزان اثربخشي اقدامات آموزشي به‌صورت مستمر ادامه پيدا کند. براي مثال گردش شغلي يکي از مهم‌ترين انواع آموزش محسوب مي‌شود، زيرا در سازمان‌هاي پيشرفته اعتقاد بر اين است که سطح کيفي کارکنان، مهم‌ترين عامل موفقيت است و اين امر از طريق آموزش حين کار حاصل مي‌شود. در موسسات ژاپني آموزش‌هاي حين کار همراه با تکنيک گردش مشاغل، به‌عنوان اصلي‌ترين محور آموزش مديران محسوب مي‌شود و به آموزش‌هاي خارج از محيط کار، چندان اهميتي داده نمي‌شود. اين آموزش‌ها از طريق جابه‌جايي در مشاغل مختلف صورت مي‌پذيرد و رايج‌ترين و منطقي‌ترين روش براي بهسازي منابع انساني است.
يکي از روش‌هاي موثر آموزش استفاده از نيروهاي متخصص و تحصيل‌کرده سازمان جهت برگزاري دوره‌هاي داخلي آموزشي است. اين روند علاوه بر آموزش تعدادي از کارکنان سازمان، باعث مي‌شود که فرد آموزش‌دهنده مروري بر اطلاعات و تجربيات گذشته خود داشته باشد و حتي جهت برگزاري دوره مطالعات و دانش خود را افزايش داده و با توجه به اينکه با سازمان مربوطه به‌طور کامل آشنا است، بهتر مي‌تواند موضوع را مطرح کرده و با مثال‌هاي کاربردي مسائل را شفاف کند. اين نوع خدمات آموزشي علاوه بر فوايد ذکرشده، هزينه بسيار کمي براي سازمان دارد و سازمان مي‌تواند با اختصاص مبالغي به مدرسين داخلي مجموعه، آنها را جهت ارائه خدمات آموزشي تشويق کند. در سازمان‌ها معمولا افراد جهت انجام دوره‌هاي آموزشي کانديد نمي‌شوند اما مي‌توان با شناسايي اين افراد و استفاده از آنها براي ارائه خدمات آموزشي، اين فرهنگ را گسترش داد.
از چالش‌هايي که در اين مبحث وجود دارد مي‌توان به موارد زير اشاره کرد:
۱- کاهش فعاليت‌هاي آموزشي سازمان به دليل نداشتن نقدينگي در سازمان
۲- قرار گرفتن نيروهاي جديد در واحدهاي موردنياز بدون آموزش دادن آنها
۳- وجود نداشتن سيستم بهينه جهت مشخص کردن نياز آموزشي افراد مجموعه
۴- استفاده نکردن از افراد متخصص مجموعه براي ارائه خدمات آموزشي
۵- بروز نبودن خدمات آموزشي سازمان
۶- محدود بودن حيطه آموزشي در نظر گرفته‌شده براي کارکنان
۷- اثربخش نبودن بعضي از دوره‌هاي برگزارشده
۸- فعاليت افراد تنها در يک زمينه خاص
۹- نبود سيستم انگيزشي جهت افزايش دانش و توان افراد با مطالعه و تحقيق فردي
۱۰- وجود نداشتن ارتباط منطقي بين واحدهاي آموزشي سازمان‌ها با يکديگر و موسسات و شرکت‌هاي آموزشي ديگر.
