يکي از ارکان حضور مستمر چاپخانه‌داران در بازار، توليد مستمر است. توليد مستمر و توليد به موقع نيز به نوبه خود وابسته به وجود سيستم صحيح نگهداري و تعميرات و فرهنگ‌سازي در پياده‌سازي، نگهداري و تعميرات است، به گونه‌اي که انگيزه و ميزان مشارکت کارکنان در امر نگهداري و تعميرات افزايش يابد. در مقاله پيش رو بيست توصيه مهم براي بهبود وضعيت نگهداري و تعميرات براي مطالعه مديران و سرپرستان و اپراتورهاي چاپخانه‌ها آورده شده است که رعايت آنها چه در کوتاه مدت و چه در بلند مدت براي چاپخانه‌ها مفيد خواهد بود.
۱- تلاش کنيد روش نگهداري بهره‌ور محور را به عامل کليدي در استراتژي توليد خود تبديل کرده، اين تصميم را به تمامي کارکنان خود اعلام کرده و فرد خاصي را مسئول فراهم کردن منابع لازم براي اين کار کنيد.
۲- با افزايش انگيزه، آموزش و نظارت بر کارکنان به آنها بياموزيد که چرا بايد به اين صورت نظام‌مند عمل کنند.
۳- هر اقدامي بايد پس از شناخت دقيق مشکل موجود و با در نظر گرفتن اينکه حل مشکلات به پول، انگيزه و زمان احتياج دارد آغاز شود. دستاوردهاي چنين روشي بسيار گسترده هستند اما بايد اقداماتي براي حفظ انگيزه کارکنان انجام شود.
۴- با استفاده از شاخص‌هاي کليدي عملکرد منابع اختصاص داده شده به برنامه نگهداري را براي پاسخ دادن به نياز‌هاي خاص اولويت‌بندي کنيد. اين کار را با انتخاب تعدادي از شاخص‌هاي مناسب و دقيق آغاز کرده و با ارزيابي دوره‌اي و دقيق آنها کارکنان را از نتايج اين آمار مطلع کنيد زيرا جمع کردن اين داده‌ها بدون استفاده از آنها براي اطلاع دادن به کارمندان هيچ استفاده‌اي نخواهد داشت.
۵- کار را با بررسي دقيق وضعيت چاپخانه و شناسايي عواملي که ممکن است به هر صورتي محدود‌کننده عملکرد باشند آغاز کنيد. پس از شناسايي اين عوامل آنها را بر اساس ميزان تاثيرشان بر عملکردهاي کليدي اولويت‌بندي کرده و تلاش کنيد ابتدا به اصلاح تاثيرگذارترين عوامل بپردازيد. تاکيد در اين مرحله، شناسايي ۲۰ درصد از عواملي است که مسئول۸۰ درصد از مشکلات هستند (مسائلي نظير سيستم مرطوب‌کننده پليت‌ها، تنظيم‌کننده‌هاي دستگاه چاپ و غلتک‌ها، تميز کردن دوره‌اي، بازرسي و روغن کاري).
۶- برنامه‌هاي نگهداري خاصي را براي دستگاه‌هاي پيش از چاپ، چاپ و پس از چاپ به طوري تنظيم کنيد که با تکنولوژي، وضعيت و سن دستگاه‌ها هماهنگ باشد. همچنين برنامه زمان‌بندي منظم و موکدي را براي رسيدگي و نگهداري از دستگاه تنظيم کنيد. اين برنامه بايد به حدي مشخص باشد که لغو هر برنامه زمان‌بندي مشخص شده تنها با دستور مدير اجرايي ارشد ممکن باشد.
۷- در اتخاذ اين استراتژي، به ساعت‌هاي کاري، نوع فعاليت‌هاي چاپخانه و فرهنگ غالب بر آن نيز توجه کنيد.
۸- اقدامات ضروري براي اتخاذ سياست نگهداري را به صورت گام به گام پيش برده و تنها زماني که يک مرحله به پايان رسيد مرحله بعدي را آغاز کنيد. سياست نگهداري واکنشي را در سه مرحله اصلاح، ترميم و پيشگيري از بين ببريد و به سمت سياست کنش‌گرايانه حرکت کنيد. اين راهکارها پيش شرط‌هاي نظارت مستمر بر وضعيت دستگاه‌ها و بهبود برنامه‌هاي نظارتي هستند.
۹- موفقيت نيازمند کار گروهي ميان مديران، سرپرستان و کارکنان و تشويق آنها به تحکيم اين همکاري است. اين مشوق‌ها لزوما مالي نيستند و مي‌توانند شامل قدرداني از کارمندان به شيوه‌هاي معنوي باشند. همچنين تلاش کنيد در اين راه تامين‌کنندگان مواد مصرفي و قطعات براي چاپخانه را نيز سهيم کنيد.
۱۰- چک ليست‌ها و روش‌هاي نگهداري آسان و سازگار با ماشين‌آلات را در اختيار اپراتورها قرار دهيد.
۱۱- براي هر قطعه دستگاه دفترچه نگهداري خاصي در نظر گرفته و اطلاعات مهم نگهداري‌هاي انجام شده از آن دستگاه مانند زمان‌ها و نوع حلال‌ها و روغن‌هاي به‌کار رفته در دستگاه را در آن ثبت کنيد.
۱۲- استراتژي نگهداري اپراتور محور را با افزايش انگيزه، آموزش و نظارت کارکنان آغاز کنيد. تلاش کنيد در آغاز برنامه منظمي را براي تميز کردن دوره‌اي دستگاه‌ها در چاپخانه اجرايي کنيد. براي اين کار از مواد تميز‌کننده مناسب و مورد تاييد سازمان مديريت بهداشت و سلامت استفاده کنيد.
۱۳- يک صفحه وايت بورد در کنار هر قطعه از تجهيزات قرار دهيد تا با بروز هر مشکلي در آن قطعه اين مشکل روي بورد نوشته شده و اين اطلاعات به شيفت کاري بعدي منتقل شود. سپس مشکلات نوشته شده روي اين بوردها را اولويت‌بندي کنيد تا هر زمان که با کم شدن سفارشات فرصتي ايجاد شد، متخصصان بتوانند به حل آنها بپردازند. همچنين شماره سرويس‌هاي خدمات اورژانس و تعمير‌کنندگان هر قطعه نيز بايد روي اين بوردها نوشته شود.
۱۴- راه موثري براي منتقل کردن درخواست‌هاي تعمير و نگهداري به فرد مسئول آن پيدا کنيد. ايجاد يک سيستم اينترنت درون سازماني راهکار موثري است اما در غير‌اينصورت مي‌توانيد از يک وايت بورد مرکزي که تمامي مشکلات بر روي آن نوشته مي‌شود، استفاده کنيد.
۱۵- از تامين‌کنندگان قطعات و مواد اوليه خود کمک بخواهيد. از آنها بپرسيد چه خدمات نگهداري را مي‌توانند از نزديک يا دور به شما ارايه کنند. سپس با برآورد هزينه فايده کلي اين خدمات را براي چاپخانه محاسبه کنيد که تا چه حد مي‌توانند به شما کمک کنند.
۱۶- با تامين‌کنندگان مواد مصرفي چاپخانه مذاکره کرده و بپرسيد چه خدمات ديگري خصوصا در زمينه بخش‌هاي شيميايي چاپ افست مي‌توانند به شما ارايه کنند.
۱۷- هر چاپخانه منابع منحصر به فرد خود را در دسترس دارد، برهمين اساس منابع و تخصص‌هاي موجود را برآورد کرده و آنها را به بهترين شيوه به فعاليت‌هاي مختلف نگهداري اختصاص دهيد. تصميم بگيريد آيا نيازمند استخدام کارکنان مخصوص نگهداري هستيد يا نه و آيا بهتر است از خدمات شرکت‌هاي ديگر براي اين عمليات استفاده کنيد يا خير.
۱۸- حداقلي از قطعات يدکي را براي هر دستگاه انبار کنيد. نوع و تعداد اين قطعات يدکي انبار شده کاملا بستگي به ميزان در دسترس بودن آنها در بازار، زمان لازم براي سفارش و دريافت آنها و همچنين حساسيت مشتريان به بروز تاخير در سفارش و دريافت آنها دارد. قطعات يدکي بايد کاملا مرتب و برچسب‌دار بوده و در حالت ايده‌آل طوري باشد که ميزان قطعات به صورت خودکار چک شده و با کم شدن تعدادشان سفارش مجدد انجام شود. در اختيار داشتن شماره قطعه و خصوصيات آن براي سفارش برخي قطعات بسيار بااهميت است. در صورت سفارش قطعات جايگزين از شرکت‌هاي ديگر اطمينان پيدا کنيد که اين قطعات با دستگاه هماهنگي دارند.
۱۹- استفاده از فن‌آوري‌هاي جديد تعمير و نگهداري را در نظر بگيريد. اين فن‌آوري‌ها شامل اينترنت، دفترچه‌هاي ديجيتالي چگونگي عملکرد دستگاه‌ها، خدمات اينترنتي و تلفن‌هاي همراه، دوربين‌هاي ديجيتالي و ابزارهاي کامپيوتري کنترل و نظارت بر وضعيت دستگاه است که مي‌توانند به شناسايي مشکلات قطعات و تعمير آنها کمک کنند.
۲۰- از ظرفيت‌هاي سيستم‌هاي کنترل تجهيزات به صورت کامل استفاده کنيد. اين سيستم‌ها مي‌توانند وضعيت دستگاه‌ها را به صورت دائمي بررسي کرده و مشکلات را ثبت کنند. از تامين‌کنندگان قطعات خود بپرسيد آيا چنين خدماتي را در چاپخانه يا از راه دور ارايه مي‌کنند يا خير.
