اداره چاپخانه بدون برنامه، هرگز
گروه ترجمه
توانایی و تجربه مدیریت در انجام فعالیت اقتصادی یكی از مهم‌ترین اركان موفقیت در شروع هر کسب و کاری است به‌ویژه در صنعت چاپ که مدیریت آن مستلزم چند کار توامان مانند مذاکره با مشتری، تعامل با عرضه‌کنندگان موادمعرفی، ارتباط؛ کارگران و کارکنان و همچنین رویارویی با سازمان‌ها و ادارات گوناگون و سخت‌گیر دولتی است. در این حرفه نیاز به داشتن یک استراتژی قوی و کارآیی مدیریتی دوچندان می‌شود. بعضی مدیران سنتی، گمان می‌کنند، برنامه‌ریزی استراتژیک، بیزینس پلان و R&D، استانداردسازی و اقداماتی از این قبیل، برای چاپخانه‌ها و مجتمع‌های بسیار بزرگ است، نه چاپخانه آنها، در حالی که هر کسب و کاری و بویژه هر چاپخانه‌ای به آن نیاز دارد. مقاله حاضر كه از منابع سازمان تجارت جهانی ترجمه شده است، رویكردهای مدیریتی را مدنظر قرار می‌دهد.
یكی از ضرورت‌های اساسی برای یك سازمان موفق، تصمیم درمورد بهترین راه استفاده از منابع موجود است. مدیریت در برنامه‌ریزی و چگونگی استفاده از منابع، باید ابتدا فعالیت‌هایی را كه سازمان منابع خود را در راه آنها صرف خواهد كرد، تعریف و مشخص كند. مدیریت همچنین باید قادر باشد منابع در دسترس خود را مشخص كند. سیستم حسابداری هزینه و مدیریت از طریق ارائه روش‌هایی برای اندازه‌گیری، ارزیابی و گزارش هزینه‌ها و نتایج فعالیتهای سازمان، نقش مهمی در برنامه‌ریزی بازی می‌كند.
مدیریت از چهار سطح مختلف برنامه‌ریزی استفاده می‌كند:
الف – برنامه‌ریزی استراتژیك
ب – برنامه‌ریزی درازمدت
ج – برنامه‌ریزی پروژه
د – برنامه‌ریزی كوتاه‌مدت دوره‌ای.
الف- برنامه‌ریزی استراتژیك
برنامه‌ریزی استراتژیك فعالیتهای فعلی و پیشنهاد شده موسسه را مشخص می‌كند. این نوع برنامه‌ریزی آن مسیر اساسی را كه موسسه با توجه به این فعالیت‌ها در پیش می‌گیرد، می‌یابد. به‌عبارت دیگر عمده‌ترین وجه آن، تعیین اهداف و مقاصد موسسه است، درحالی‌كه اكثر سازمان‌ها اهداف متعددی را برای خود در نظر می‌گیرند، هدف اساسی و بنیانی در درازمدت باید سودآوری باشد. تنها با سودآور بودن عملیات است كه یك موسسه می‌تواند برای نیل به سایر اهداف و مقاصد امیدوار باشد. به همین سان یك موسسه چنانچه امیدوار است وضعیت سودآور خود را حفظ كند، باید خود را به رشد اقتصادی متعهد سازد. هدف رشد درازمدت، مسیر كلی موسسه را كه استراتژی‌های تولید و بازاریابی و سیاست‌‌های مطلوبیت بهره‌وری منابع در آنها فرموله شده است، تعیین می‌كند.
استراتژی تجاری مشتمل است بر:
۱- ارزیابی عوامل محیطی
۲- ارزیابی عوامل داخلی (درون‌سازمان)
هم استراتژی تولید و هم استراتژی بازار را میتوان پس از تحلیل عوامل استراتژیك محیطی مشخص كرد. پرسش‌های اساسی كه نیازمندیم آنها را مدنظر قرار دهیم، عبارتند از:
- آیا بازار مورد مطالعه، محصول ما را خواهد پذیرفت؟
- برای تضمین تقاضا چه اصلاحاتی در محصول ضروری است؟
- مصرف‌كنندگان بازار چه كسانی هستند؟ نیاز، انگیزه و منظورشان از مصرف كالا چیست؟ امكانات توسعه بازار كدام است؟
- از نظر عوامل اقتصادی، زیربنا، جمعیتی و عوامل اجتماعی-فرهنگی- سیاسی، ساختار بازار چیست؟
- در این بازار از نظر رقابت چه وضعی حاكم است؟
- امكان نوآوری تكنولوژیكی از جنبه محصول، بازار و یا توسعه جریان تولید، كدام است؟
ممكن است یك سازمان عوامل محیطی را به‌طور مناسبی مورد ارزیابی قرار دهد، اما اجرای یك استراتژی تولید و بازاریابی كارآمد، به ضعف‌ها و توانایی‌های داخلی آن سازمان بستگی دارد. درنتیجه، مدیریت باید امتیازات و موانع مربوط به خود را با توجه به عناصر زیر ارزیابی كند:
۱- قابلیت‌های توسعه، بهبود و نوآوری باتوجه به پروسه تولیدی به‌كار گرفته شده در موسسه.
۲- منابع و قابلیت‌های موسسه برای توسعه، تحویل دادن و سرویس كردن تولیدات آن.
۳- ظرفیت تولید و كارایی و مطلوبیت موثر منابع تولیدی.
۴- مهارت‌های مدیریت در برنامه‌ریزی و كنترل منابع، فعالیت‌ها و پرسنل.
مدیریت می‌تواند با آگاهی از توانایی كنونی خود، موقعیت‌هایی كه این توانایی را به حداكثر می‌رساند، جستجو كند. با آگاهی از محدودیت‌های فعلی، میتوان برنامه‌ها و اقدامات ضروری را برای غلبه بر این محدودیت‌ها و تضمین بقا و رشد آتی پدید آورد.
ب- برنامه‌ریزی درازمدت
برنامه استراتژیك یك سازمان به‌عنوان پایه و بنیانی برای برنامه‌ریزی درازمدت آن، براساس دوره‌ای است که اجرا در می‌آید. اغلب برنامه‌های معمولی، سالانه طرح می‌شوند و گاهی در بردارنده پیش‌بینی‌ها و اهداف دوره‌ای طولانی‌تر بین ۳ تا ۱۰ سال هستند. در حالی كه برنامه استراتژیك اهداف موسسه را مشخص می‌كند، برنامه درازمدت یا برنامه شركت، آن دسته از برنامه‌ها را مد نظر دارند كه برای نیل به آن اهداف به‌كار می‌آیند. این برنامه منابع موردنیاز و استفاده موردنظر از آنها را بر مبنای سال به سال مشخص می‌كند.
خود جریان برنامه‌ریزی نیازمند پدیدآوردن تعادل بین منابع موردانتظار سازمان در طول دوره مورد بررسی و منابع موردنیاز از نظر هدف‌های مشخص‌شده آن است. این امر به‌ویژه نیازمند آن است كه مقدار سود یا ارزش افزوده لازم برای حفظ سطح فعلی فعالیت و تامین رشد، مشخص شود.
نتیجه نهایی در برنامه‌ریزی شركتی، شكل‌دهی به موازنه بین منابع موردانتظار و منابع موردنیاز در یك برنامه واحد است. این برنامه موارد زیر را معلوم می‌كند:
۱- اهداف سازمان و هرگونه تعهداتی را كه باید برای نیل به اهداف قبول كند
۲- فعالیتهای برنامه‌ریزی شده سازمان نسبت به تولید، بازاریابی و توزیع محصولات آن
۳- هرگونه تغییری در منابع – دارایی‌های ثابت، سرمایه، نیروی انسانی و غیره – كه در راستای هدف‌های موسسه باشند
۴- منابع پیش‌بینی شده و استفاده از ذخایر، جزئیات مبلغ، محدوده و زمان استفاده از پول نقدی كه برای به‌دست آوردن حد سود طراحی شده مورد نیاز هستند
۵- هرگونه فعالیتی كه باید از سوی مدیریت به‌منظور افزایش بهره‌وری، توسعه بازاریابی محصول، كاهش هزینه‌ها و غیره صورت گیرد
۶- بودجه‌های تنظیم‌شده سالانه را به‌صورت تعیین نتایج مورد انتظار هر سال از دوره برنامه‌ریزی.
ج- برنامه‌ریزی پروژه‌ای
با برنامه‌ریزی پروژه‌ای، مدیریت تصمیماتی را كه در ارتباط با فعالیتهای لازم برای نیل به اهداف درازمدت هستند، به مرحله اجرا درمی‌آورد. برنامه هر فعالیت یا پروژه دربردارنده الزام استفاده از منابع به‌صورتی خاص است. برخلاف برنامه‌ریزی استراتژیك و درازمدت، برنامه‌ریزی پروژه‌ای فعالیت‌هایی را برحسب استفاده واقعی از منابع درنظرمی‌گیرد.
د- برنامه‌ریزی كوتاه مدت (بودجه‌ریزی)
در برنامه‌ریزی كوتاه‌مدت، مدیریت موسسه منابع و استفاده از آنها را برای یك دوره معین كه اغلب یك سال است، بودجه‌بندی می‌كند. بودجه‌سالانه منعكس‌كننده‌ی اهداف و تعهدات مدیریت درزمینه تولید منابع و استفاده از آنها به‌صورت متناسب با تصمیمات اتخاذ شده در برنامه‌ریزی پروژه‌ای و درازمدت است. این‌گونه برنامه‌ریزی، طرح عملیاتی شركت برای آینده‌ی نزدیك است.
كنترل مدیریت
هنگامی كه اهداف و مقاصد مدیریت با صورت‌بندی شدن در قالب یك برنامه به صورت تعهد درمی‌آیند، حسابداری مدیریت، در كنترل فعالیت‌ها و به‌منظور اطمینان یافتن از این‌كه برنامه به همان صورت طراحی‌شده اجرا خواهد شد، نقشی مهم بازی می‌كند. كنترل مدیریتی كار خود را بر فعالیتهای مربوط به كسب منابع و اطمینان یافتن از این‌كه این منابع به‌صورت كارآمد و موثر طبق برنامه مصرف می‌شوند، متمركز می‌كند. این كار نیازمند استفاده از روش‌های خاص كنترل و اندازه‌گیری است كه برای به‌كار گرفتن پرسنل جهت تصمیم‌گیری و اقدام در راستای اهداف شركت مورد نیاز هستند.
حسابداری هزینه، یكی از عناصر بنیانی این روش‌های كنترل است. حسابداری هزینه برای سنجش نتایج فعالیتهای جاری به‌كار می‌رود. كنترل موثر فعالیت‌ها از طریق مقایسه هرچندگاه یك بار نتایج واقعی با نتایج مورد انتظار برنامه، قابل‌انجام است. هنگامی كه این مقایسه‌ها مورد تحلیل قرار‌می‌گیرند، ممكن است مدیریت عقیده داشته باشد كه؛
۱- همه چیز به‌خوبی جریان دارد
۲- چنانچه قرار است برنامه به انجام برسد، باید اقدامات اصلاحی صورت گیرد
۳- برنامه به‌منظور منطبق كردن با شرایط موجود -كه آن را غیرقابل اجرا می‌سازند- مورد تجدیدنظر قرار گیرد. در اینجا حسابداری هزینه سهم خود را از طریق اندازه‌گیری و گزارش نتایج واقعی (مشروط بر آن‌كه در جریان اجرای برنامه به آن اطلاعات داده شود) و با فراهم آوردن اطلاعات ضروری اضافی به‌منظور هرگونه اقدام اصلاحی، ادا می‌كند.
جنبه نکته مهم دیگری كه وجود دارد، مسئولیت محاسباتی (accountability ذیحسابی) است. برای گزارش عملكرد مراكز مسئول (responsibility centers) متعددی كه در هر موسسه وجود دارند، اطلاعات حسابداری مورد نیاز است. یك وجه لازم در اكثر سازمان‌ها این است كه مدیریت‌ها، آزادی عمل و انعطاف تصمیم‌گیری در مورد فعالیت‌ها و محدوده كار خویش را دارند، اما مدیریت سطح بالاتر در موسسه، نیازمند حصول اطمینان از این مورد است كه تصمیمات اتخاذ شده در راستای بیشترین منافع برای موسسه، خواهد بود. این به معنی آن است كه مدیران باید در مقابل تصمیماتی كه می‌گیرند جوابگو باشند. یكی از عملكردهای عمده حسابداری هزینه، فراهم‌آوردن گزارش‌هایی برای مدیریت اصلی است كه می‌تواند برای موارد زیر استفاده شود:
۱- ارزیابی كفایت و كارایی مدیریت در سطوح پایین‌تر
۲- برانگیختن تصمیماتی كه با اهداف و برنامه موسسه سازگار باشند
۳- ارزیابی اقتصادی فعالیتهای جاری.
بنابراین حسابداری هزینه، مسئولیت‌های دوگانه‌ای به عهده دارد كه عبارتند از؛ فراهم‌آوری اطلاعات به هنگام حسابداری مربوطه برای مقاصد برنامه‌ریزی و همچنین كنترل این‌كه چگونه باید این اطلاعات را فراهم ساخت. این سیستم روش دقیقی است كه هزینه منابع مصرف‌شده برای انجام فعالیتی خاص را اندازه‌گیری و جمع‌بندی می‌کند تا به «هدف هزینه» مشخص تخصیص داده شوند.
منبع:
Readings in Costing and Pricing For Export
