مشارکت افراد مختلف با مهارتهای گوناگون در پروژهها، از جمله در پروژهای چاپی، لزوم یادگیری مهارتهای کار تیمی را بیش از پیش آشکار میکند. هر چند کار تیمی در قدم اول ریشه در آموزش دارد لکن توجه به چند اصل مهم، پایداری و اثر بخشی گروه را ارتقا خواهد داد.
افراد بااستعداد میتوانند موفقیتهای بسیاری به ارمغان بیاورند، اما چنین موفقیتهایی محدود میماند و کمتر به موفقیت سازمان میانجامد. همچنان که کار تیمی و مشارکت برای صعود به ارتفاعات بلندتر ضروری است، موفقیت سازمان و چاپخانه هم به همکاری تیمی نیاز دارد.
ویژگیهای کار گروهی
تیم به دو نفر یا بیشتر گفته میشود که با تمرکز بر اهداف و ارزشهای مشترک فعالیت میکنند، این افراد قادر به حل اختلافات احتمالی خواهند بود و با گذشت زمان عملکرد مثبتی ارائه خواهند داد. ارتباط بین اعضای این مجموعه پایدار است و همواره تلاش میکنند مهارتها و شایستگیهای یکدیگر را ستایش کرده و توسعه دهند. هر دستاوردی به نام تمام گروه ارائه میشود و از گرایشهای انفرادی پرهیز میشود. بدیهی است که نیل به موفقیت با مشارکت تمام اعضای گروه انجام میشود.
داشتن یک تیم موفق فوقالعاده سختتر از چیزی است که تصور میشود؛ زیرا تیمها از شخصیتهای انسانی متفاوت تشکیل میشوند که شناخت و همکاری با آنها به شدت پیچیده است.
* تعهد کاری، اولویت تیم موفق
داشتن افراد متعهد برای رسیدن به هدفهای مهم ضروری است. همانطور که افراد مفید در تیم باید تشویق شوند، هرکسی هم که روند پیشرفت کارها را کند میکند باید از نحوه عملکرد خود آگاه شود و برای بهبود آن تلاش کند. به یاد داشته باشید که اگر فقط یک نفر در تیم کمتعهد باشد به زودی تأثیر این خصلت به تمام تیم منتقل خواهد شد. البته در بسیاری از مواقع، بیتعهدی افراد، از فقدان معیارهای روشن، واضح و تصمیمگیریهای تکروانه ناشی میشود.
* اعتماد متقابل، ضرورت کار تیمی
زمانیکه قرار است گروهی از افراد برای هدفهای مشترک تلاش کنند، میبایست اعتماد به یکدیگر را نیز به عنوان یک اصل در نظر بگیرند. تیم موثر به خوبی درک میکند که کار تیمی اثربخشی بیشتری برای آنها فراهم میکند و این کار تنها با کمک تک تک اعضا ممکن میشود. ارتباطات خوب، اجازه دادن به اعضای تیم برای ارائه نظرات، انگیزه دادن، ارائه بازخورد و صادق بودن، میتواند اعتماد متقابل بین اعضای تیم را توسعه بخشد. برای اعتمادسازی میان اعضای تیمتان به این اصول پایبند باشید.
* هیچکدام از ما هوشمندتر از همهی ما نیست
همهی تیمها با چالشهای مختلفی در پروژههای خود مواجه میشوند که برای پیدا کردن راهحل باید خلاقیت خود را بهکار بگیرند. تیمهای موفق دارای محیطی صمیمی هستند که هر یک از افراد بدون هیچ احساس ممانعتی نظرات خود را بیان میکند
نظام پیشنهادات یکی از کارامدترین روشهای ایجاد این ارتباط است.
* صداقت بهترین سیاست است
صداقت و شفافیت همواره پیشزمینهای برای اعتمادسازی هستند. مرتبا جلسات را با تمام اعضای تیم برگزار کنید و راجع به پیشرفت کارها با هم صحبت کنید. بهتر است با هم به ایجاد نمودارهایی جهت تعیین پیشرفت کار بپردازید. و جزئیات هرکاری را که در روند پروژهها به وجود میآید با تمام اعضای تیم مطرح کنید و برای حل مشکلاتِ هر چند کوچک با هم به بحث و گفتگو بپردازید.
همه اعضای تیم فعال و در نتایج، تاثیرگذارند
همهی اعضای تیمهای موفق میدانند که کارشان از اهمیت فوقالعادهای برخوردار است و سعی میکنند به بهترین نحو آن را انجام دهند و حتی در بسیاری از مواقع با ترفندهای فوقالعاده سعی میکنند بیشترین منفعت را به تیم برسانند.
فراموش نکنیم که هر یک از اعضا دارای جایگاه و نقش بخصوص خود است، پس همه مهم هستند، این موضوع میبایست از طرف رهبر گروه به شکل موثر پیاده شود. و باید توجه داشت این بدین معنا نیست که همه اعضا به یک شکل تشویق شوند.
پیوسته به ارتباط بین کارها اشاره کنید
در جلساتی که با همه اعضای تیم برگزار میشود در ابتدا راجع به کارهایی که در حال انجام آنها هستید توضیح دهید، از افراد بخواهید راجع به کارهایشان و حتی موفقیتهای کوچک خود صحبت کنند.
* اعضای تیم را برای کمک به همدیگر تشویق کنید
کمک کردن به همدیگر و تقدیر کردن از همدیگر به خاطر استعدادهای بینظیر باعث تقویت روحیه تیمی و کاهش حسادتها میشود. کارهای مشترک به افراد بسپارید و فقط نتیجهاش را جویا شوید، این به توسعه روحیه همکاری آنها منجر خواهد شد.
شفافیت نقش ها و اهداف
هر تیم احتمالاً با شکست هم مواجه میشود، اما چنانچه اهداف به وضوح مشخص باشد و به طورمداوم به اعضای تیم ابلاغ شود، این احتمال کاهش مییابد. همه افراد تیم باید نسبت به چیزی که از آنها انتظار میرود آگاه باشند و برای آن تلاش کنند. این رابطهای دوطرفه است، به همان اندازه که از رهبر تیم انتظار میرود اهداف را به تکتک افراد به روشنی توضیح دهد؛ از افراد هم انتظار میرود مشکلات خود را راجع به آن مطرح کنند تا همه سردرگمیها برطرف شود و تیم روز به روز به اهدافش نزدیکتر شود.
در یک تیم موثر، همه از فعالیتهای هم آگاهی دارند و در یک راستا برای دستیابی به اهداف تلاش میکنند. از همتیمیهای خود بخواهید هر صبح کارهایی را که تا پایان روزکاری به انجام خواهند رساند، روی یک کاغذ و یا در اپلیکیشنهای مدیریت کار یادداشت کنند و با اتمام هرکدام روی آن تیک بزنند. این کار منجر به اولویتبندی فعالیتها، کاهش زمانهای هدررفته و مشخص شدن فعالیتهای تیم خواهد شد که بسیار ارزشمند است.
از اقدامات انفرادی خارج از وظایف تعیین شده، اجتناب شود، تقسیم وظایف بر اساس مجموعهای از ورودیها و خروجیها توسط رهبر تعیین شده است. لیکن تغییر در روش بر اساس تفکر فردی، آسیب جدی به بقای گروه خواهد زد.
* آرامش روانی مهمترین ویژگی کار تیمی است
بسیاری از تیمهای موفق و بااستعداد طی فعالیت خود اشتباهات بزرگی را مرتکب شدهاند. اما افراد این تیمها، به راحتی به اشتباهات خود اعتراف میکنند و نسبت به تیمهای دیگر، بیشتر راجعبه این موضوع بحث میکنند و بهترین تصمیم را در قبال آن اتخاذ میکنند. “امنیت روانی” یک باور مشترک بین اعضای تیم است که بیان میکند هر کسی ممکن است اشتباهاتی را مرتکب شود.
* به اشتباه پذیری خودتان اذعان کنید
برخی اظهارات ساده مثل “من ممکن است بعضی چیزها را فراموش کنم، لطفاً به من یادآوری کنید” میتواند همتیمیهای شما را به صحبت کردن تشویق کند.
*به صورت مدام از اعضای تیم سوالاتی بپرسید
سوال پرسیدن باعث میشود اعضای تیم پاسخهایی را ارائه کنند و از بین این پاسخها نتایج فوقالعادهای تولید خواهد شد.
امنیت و آرامش روانی توسط رهبر گروه ایجاد خواهد شد، و از عواملی که سبب بر هم خوردن تمرکز اعضا از هدف و نقش میشود میبایست پرهیز کرد.
حس مهم بودن و تاثیر گذار بودن اعضا تاثیر بسزایی در امنیت روانی خواهد داشت.
تجربه ما
بر اساس مدلی در شرکت پردازش تصویر رایان پیشنهاد ها پس از بررسی و شناخت ریسکها و فرصتها، در مقیاس کوچک اجرا میشود و گروه پس از تحلیل ابعاد و نتایج، آن را به صورت اصلاح فرایند یا ایجاد روش جدید، پیشنهاد میکنند.
تیم موفق در یک جمله
اشتیاق به گرفتن کمک و مشورت مهمترین ویژگی تفکر گروهی است. با شناخت عواملی که سبب تقویت این تکنیک میشوند میتوان این روحیه را تبدیل به عادت کرد.
در این راستا در مورد مشخصات تیمهای موفق از همکاران نظرسنجی شد. چکیده نظر همکاران را در زیر میخوانید:
* نگاه منطقی به توزیع منافع در زمان حصول نتیجه مفید در گروه
* گزارشهای صادقانه و اشاره به فعالیتهای تمام اعضا
* احترام به دانش و تجربه اعضا
* خوش اخلاقی
* پذیرش شکست و تشویق به ارائه راهکار
* درک مفید بودن اعضا
* ایجاد هدف های بزرگ
* انتقال و تبادل دانش و تجربه بین اعضا
* ارزش گذاری به دستاوردهای گروهی بیشتر از دستاوردهای فردی
* وجود طرز فکر و خصوصیات مختلف در تشکیل یک گروه
* اعتماد و تقویت آن بین اعضا
* تحسین گروهی
* افراد تنبل ترمز کار گروهی هستند
* اجتناب از دخالت های غیر موثر رهبر در کار تیم.
* واگذاری اختیار به اعضا
* جهت دهی به گرایشهای فردگرایانه به سمت کار گروهی
* حمایت از تمام اعضا
* اجتناب از مشخص کردن مقصر در گروه
* تمرین در نقل قول کردن صحیح
* تمرین به جمع سخن گفتن به جای مفرد (انجام دادیم به جای انجام دادم)
