مقاله نابي براي خوانندگان عزيز صنعت چاپ در مورد چاپخانه‌هاي کوچک و متوسط و تاثير هم‌افزايي توليد ناب و شش سيگما بر کار در اين نوع چاپخانه‌ها، که در کشور ما اکثريت دارند، ترجمه کرده‌ايم. قبل از آنکه آنرا بخوانيد (در صفحات بعدي چاپ شده است) مطلبي توضيحي در‌باره شش سيگما فراهم آورده‌ايم تا پيش از مطالعه آن مطلب، خوانندگاني را که با موضوع شش سيگما آشنايي ندارند پيش‌آگهي داده باشيم.
شش سيگما يک استراتژي تحول سازماني است که موجب توسعه و گسترش متدهاي مديريتي، آماري و نهايتا حل مشکلات شده و به کمپاني امکان جهش و تحول را مي‌دهد. شرکت موتورولا، در سال‌هاي دهه ۱۹۸۰ براي نخستين بار شش سيگما را رايج ساخت. شرکت اليد سيگنال در اوايل دهه ۱۹۹۰ آنرا به کار بست و شرکت جنرال الکتريک آن را به پرطرفدارترين فلسفه مديريتي تاريخ تبديل کرد. در واژه‌هاي رياضي شش سيگما يک معيار سنجش عملکرد آماري است که در آن ۴/۳ نقص در يک ميليون مشاهده مي‌شود. شش سيگما يک رويه سيستماتيک و قانونمند را براي بهبود پروسه‌هاي تجاري بر پايه نيازهاي مشتري و تجزيه و تحليل واقعي فرآيندهاي در حال انجام در موسسه ارايه مي‌کند. هر چه تعداد سيگماها بيشتر باشد ميزان خطا كمتر است. هر چه تغييرات كوچكتر باشند هزينه كمتر است. بهترين سازمان‌ها حدود ۳ يا ۴ سيگما به كار مي‌گيرند كه اين تعداد، احتمال بروز خطا در يك ميليون واحد را به ۶۲۰۰ عدد مي‌رساند. به طور عملي تعداد خطاها مي‌تواند تا ۴/۳ واحد در هر يك ميليون واحد كاهش پيدا كند و اين به معني ميليون‌ها دلار صرفه‌جويي است. اين رويکرد يك رويكرد تحولي مديريتي است كه باعث ارتقا و بهبود كيفيت مي‌شود. شش سيگما يك استاندارد جهاني است كه علاوه بر تامين نياز مشتريان باعث توسعه و پيشرفت كاركنان در لايه‌هاي جديد مي‌شود و اين به منزله يك مسئوليت براي نيروهاي انساني است نه فقط يك فرصت. نيروهاي انساني نيازمند افزايش ارزش عملكردهاي خود هستند كه اين كار را با ايفاي يك نقش كليدي و پياده‌سازي شش سيگما در سازمان خود انجام مي‌دهند. شش سيگما يک نگرش منضبط، داده محرک و روشي براي حذف عيب‌ها در هر فرايند و محصول است. اين فرايند از ساخت تا فروش را در بر مي‌گيرد و شامل همه محصولات و خدمات ارايه شده از سوي يک سازمان مي‌شود. شش سيگما يك استراتژي تحول سازماني است كه موجب توسعه و گسترش متدهاي مديريتي، آماري و در نهايت حل مشكلات شده و به كمپاني امكان جهش و تحول را مي‌دهد.
مؤلفه‌هاي اصلي شش سيگما
براي رسيدن به اثربخشي و کارآمدي بالاتر با استفاده از روش شش سيگما، سه مؤلفه اصلي مطرح است:
- مؤلفه اول مربوط به راهبرد شش سيگما است. اين مؤلفه راهبردي، مسئوليت مدير اجرايي است.
- مؤلفه دوم شش سيگما مربوط به تدابيري است که چگونگي عملکرد گروه‌هاي پروژه در بهبود يک فرايند نيمه‌کاره را نشان مي‌دهد. اين مؤلفه از روش‌شناسي مشابه با روش علمي که در مدارس آن را آموخته‌ايد استفاده مي‌کند. روش علمي به تعريف و تبيين يک مسئله، تحليل علل ريشه‌اي آن و آزمودن تئوري‌هاي بهبود مربوط مي‌شود. در اصل، اين روشي است که به منظور بهبود اثربخشي و کارايي در شش سيگما به کار مي‌رود.
- ديگر مؤلفه کليدي شش سيگما، مسايل فرهنگي است که با استفاده از آنها در سازمان خود، مي‌توانيد شش سيگما را به چيزي فراتر از مجموعه‌اي از تدابير و روش‌ها بدل سازيد.
تفاوت با ديگر روش‌هاي بهبود سازماني
همه افراد يک سازمان بدون توجه به موقعيت سازماني بايد در پياده‌سازي شش سيگما مشارکت داشته و از آن تأثير پذيرند. برخلاف ديدگاه بسياري از افراد که شش سيگما را مجموعه‌اي از راز و رمزهاي مهارتي معرفي مي‌کنند که تنها قابل دسترسي براي افراد با تحصيلات بالاي دانشگاهي است، شش سيگما براي تمامي افراد سازمان قابل فهم است؛ به گونه‌اي که در پايان اجراي آن در يک سازمان، همه افراد مهارت‌هاي خاصي را به دست خواهند آورند. شش سيگما سيستمي است شامل مجموعه از تکنيک‌ها و ابزارهاي بهبود مستمر براي تمرکز بر فرايندها، تحليل و مقايسه آنها و تخصيص منابع به فرايندهايي که نيازمند توجه بيشتر هستند. وجه مشترک فرايندهاي مختلف يک سازمان اين است که کليه فرايند در معرض وقوع خرابي هستند. تمام فرايندها خرابي ايجاد مي‌کنند و اين خرابي‌ها باعث دوباره کاري اتلاف هزينه و نيروي انساني مي‌شود. شش سيگما با تعريف معيارهايي که نشان دهنده ميزان خرابي در فرايند هستند، امکان مقايسه وضعيت عملکردي فرايندهاي مختلف را فراهم مي‌آورد و به سازمان براي تصميم‌گيري در مورد محل تمرکز منابع جهت عملکرد بهتر کمک مي‌کند. از روي عملکرد فرايندهايي که در سطح جهاني فعاليت مي‌کنند و تحليل‌هاي آماري انجام شده از روي فرايندهاي واقعي، فرايندهايي که در سطح شش سيگما فعاليت مي‌کنند، نيازهاي مشتري را بهتر برآورد مي‌سازند. فرايندهاي پنج سيگما نيازهاي مشتري را برآورد نمي‌سازند و فرايندهاي هفت سيگما نيز ارزش افزوده زيادي ايجاد نمي‌کنند؛ بنابراين، شش سيگما انتخاب شده است. عدد ۴/۳ مردودي در يک ميليون فرصت خرابي، نزديک به خرابي صفر است و در عين حال قابل حصول بوده و مي‌تواند به عنوان يک هدف واقعي مطرح باشد.
قابليت‌هاي بهبود از طريق اجراي شش سيگما
احراز كيفيت برتر و افزايش قابليت اعتماد در محصولات توليد شده نيازمند چارچوبي است كه به قابليت‌هاي سازمان در زمينه‌هاي مديريت، كاربرد اطلاعات و تكنولوژي يكپارچگي ببخشد. براي استفاده از اطلاعات، وجود برخي ابزارهاي آماري كه بتوان به وسيله آنها عملكرد فرآيندها و توليدات را بهينه نمود، بسيار ضروري است. در دنياي رقابتي امروز، كيفيت خوب يك ويژگي تجملاتي نيست بلكه از ديدگاه توليدكنندگان و مصرف‌كنندگان يك نياز بنيادي است. صرف نظر از تعريف‌هاي متعدد كيفيت، يك سري ويژگي‌هاي مشترك جهاني براي آن درنظر گرفته شده است كه عبارتند از:
عملكرد دقيق، حداقل تغيير و كمترين هزينه. دانشمندان و مهندساني كه به طور عمومي و كلي با مسايل برخورد مي‌كنند علاقمند به مورد اول، آمارگران، متمايل به مورد دوم و مديران تجاري دوستدار مورد سوم هستند. بديهي است فرآيند يا محصولي موفق است كه برخوردار از همه موارد فوق باشد. فلسفه بهبود مستمر، فلسفه‌اي است که به سمت “عالي شدن در همه كارها” پيش مي‌رود. شش سيگما سيستمي است كه تعيين مي‌كند كجا قرار گرفتيم، دوست داريم كجا باشيم، چگونه به آن مقصد مي‌رسيم و چگونه در طول راه پيشرفت مي‌كنيم. در مبحث شش سيگما، ۳ حوزه اصلي وجود دارد: حوزه اول “فلسفه” است كه طريقه حركت، چشم‌انداز و جهت حركت سازمان را تعيين مي‌كند. حوزه دوم “مقياس” است كه به سازمان اين امكان را مي‌دهد تا به طور دقيق نحوه عملكرد فرايندها را مشخص كند. حوزه سوم نيز “روش‌شناسي” است. روش‌شناسي يك فرآيند سيستماتيك است كه موجب شناسايي، تبيين، اندازه‌گيري، تحليل، توسعه و استاندارد شدن يك فرآيند مي‌شود. به طور ساده مي‌توان گفت، شش سيگما متدي است كه بر اساس داده (data) هدايت مي‌شود و هدف آن دستيابي به كيفيت برتر است. چيزي كه شش سيگما را از ساير اصول كيفيت متمايز مي‌كند پيش‌گيري قبل از وقوع اشتباهات است. به طور ويژه مي‌توان گفت شش سيگما يك تلاش نظم‌يافته است كه فرآيندهاي تكرار شونده سازمان در بخش‌هاي طراحي محصولات، عملكرد تامين‌كنندگان، سرويس‌هاي خدماتي و… را از نزديك مورد سنجش قرار مي‌دهد. شش سيگما به دليل تاكيد عميق بر روي تحليل‌هاي آماري، مقياس‌هاي ارزيابي طراحي، توليد محصول و فعاليت‌هاي متمركز در حيطه مشتري‌گرايي، قادر است احتمال بروز خطا در محصولات و سرويس‌ها را به ميزان بي‌سابقه‌اي كاهش دهد. شش سيگما حاصل پيوند سيستم‌هاي اجتماعي و فني است. عوامل انساني با بهره‌گيري از مزاياي پيشرفت‌هاي تكنولوژيكي، سرانجام نظامي بر اساس اين واقعيت ايجاد خواهد كرد كه براي حفظ بقا در دنياي رقابت‌آميز امروز وجود كيفيت بسيار بالا با صرف هزينه بسيار اندك فوق‌العاده ضروري است. شش سيگما در واقع نقشه جاده بقا و موفقيت است. براي اجراي شش سيگما در سازمان ابتدا بايد تيم‌هايي تشكيل شود. نقشي كه هر يك از اعضاي تيم ايفا خواهند نمود تعيين‌كننده نوع و سطح آموزشي است كه دريافت مي‌كنند. به عنوان مثال اعضاي كليدي اين تيم‌ها توسط متخصصين خارج از سازمان به عنوان رهبر گروه آموزش مي‌بينند. علاوه بر اين تيم‌ها، گروه‌هاي حمايت كننده نيز تشكيل مي‌شود كه تعداد زيادي از اعضاي آن تمام وقت خود را صرف اجراي هر يك از اين پروژه‌ها مي‌كنند. زماني كه تصميم مي‌گيريد يك فرايند را اصلاح كنيد بايد بهترين روش را براي اجراي آن اتخاذ كنيد. به همين منظور بايد بهترين نوع تيم انتخاب شود. قهرمانان، مرشدان، كمربند مشكي‌ها و كمربند سبزها تيم‌هاي مذكور را به صورت مرتبط با يكديگر در سرتاسر سازمان هدايت مي‌كنند. نقش مرشدان هدايت استراتژي كسب‌و‌كار، حمايت و راهنمايي است. وظيفه كمربند مشكي‌ها پياده‌سازي، هدايت و نتيجه‌گيري از پروژه تيم‌هاي شش سيگما است. نقش كمربند سبزها هم اين است كه با بكارگيري مهارت‌هاي فني خود در شش سيگما در مورد موضوعات روز درون‌سازماني با تيم همكاري مي‌كنند و اين فرصتي براي بهبود است. جلسات تعاملي، در طول چندين هفته برگزار مي‌شود. (اين جلسات فقط مختص متخصصين فني و يا مديريتي است نه همه كمربند سبزها). كمربند سبزها كساني هستند كه جلسه را با موفقيت گذرانده و براي بكارگيري ابزارهاي بهبود و توسعه آموزش ديده‌‌اند. پس از سپري شدن نخستين هفته، پروژه‌ها انتخاب شده و آموزش ديدگان موظف به بكارگيري و اجراي مباحثي مي‌شوند كه در طول دوره آموخته‌اند. پس از پايان هر برنامه نيز نتايجي را كه از اين جلسات گرفته‌اند، ارايه مي‌دهند. كسانيكه اين جلسات را با موفقيت پشت سر گذاشته و پروژه‌ها را اجرا مي‌كنند، گواهينامه “كمربند مشكي” دريافت مي‌كنند. اين افراد مسئول اجراي شش سيگما در واحد كسب و كار خود شده و تيم‌هاي مذكور را هدايت و رهبري مي‌كنند، علاوه بر اين مديران را نيز در جهت اولويت دادن به امور، برنامه‌ريزي و اجراي پروژه‌ها، ارشاد و هدايت مي‌كنند. از ديگر وظايف اين گروه بكارگيري، آموزش و توزيع ابزارها و متدهاي لازم براي كمربند سبزها و اعضاي تيم‌ها است. تنها تعدادي از اين افراد به سومين سطح كه بالاترين لايه نيز است راه پيدا كرده و اصطلاحا “استاد كمربند مشكي” مي‌شوند. البته قبل از دريافت گواهينامه مذكور موظف به هدايت چندين تيم و پروژه مي‌شوند. “استاد كمربند مشكي”ها در واقع كارشناس اجراي شش سيگما و تئوري آن هستند و بايد فرآيندها را آموزش دهند. اين افراد متخصصين كيفيت در روش‌شناسي و بكارگيري ابزار بهبود در همه سطوح سازمان هستند. ضمنا فرآيند يكپارچه‌سازي شش سيگما با استراتژي كسب و كار سازمان و برنامه‌هاي عملياتي، آنرا نيز رهبري مي‌كنند. تسهيلات و امكاناتي كه شش سيگما در بخش‌هاي بهبود كيفيت، كاهش هزينه، جلب رضايت مشتري و حفظ وفاداري و پيشرفت كاركنان ايجاد مي‌كند بسيار وسيع است. از طرفي براي تبديل قابليت‌هاي بالقوه شش سيگما به صورت بالفعل بايد زمان كافي، استعداد، سرمايه‌گذاري‌هاي درست و … به اين كار اختصاص داده شود. اجراي شش سيگما نيازمند تمركز بسيار و كار تيمي قوي است. احراز كيفيت برتر و افزايش قابليت اعتماد در محصولات توليد شده و مونتاژ شده نيازمند چارچوبي است كه به قابليت‌هاي سازمان در زمينه‌هاي مديريت، كاربرد اطلاعات و تكنولوژي، يكپارچگي ببخشد. براي استفاده از اطلاعات، وجود يك سري ابزارهاي آماري كه بتوان به وسيله آنها عملكرد فرآيندها و توليدات را بهينه نمود، بسيار ضروري است. در دنياي رقابتي امروز، كيفيت خوب يك ويژگي تجملاتي نيست بلكه از ديدگاه توليدكنندگان و مصرف‌كنندگان يك نياز بنيادي است.
