آیا غلط‌های تایپی در ایمیل شما را خنگ نشان می دهد؟

ممکن است لازم باشد قبل از روشن کردن دوربین، موهایتان را مرتب کنید، اما نشان دادن چهره‌تان می‌تواند باعث ایجاد اعتماد شود. اندرو برادسکی آنچه را که درباره ارتباطات دیجیتال آموخته است، با ما در میان می‌گذارد.

اندرو برادسکی خیلی زودتر از اکثر ما تجربه کار از راه دور را داشته است. ۲۰ سال پیش، در ۱۶ سالگی، به نوع نادری از سرطان خون مبتلا شد که نیاز به پیوند مغز استخوان داشت. او ماه‌ها را در اتاق ایزوله سپری کرد، جایی که بازدیدکنندگان مجبور بودند ماسک، لباس محافظ و دستکش بپوشند.

او می‌گوید:” خیلی زود یاد گرفتم که چطور از راه دور با دیگران ارتباط برقرار کنم.“ این تجربه اولیه علاقه او به ارتباطات مجازی را برانگیخت و در نهایت به پایان‌نامه دکترای او و پایه‌ای برای مشاوره کسب‌وکارش تبدیل شد.

او که همچنان نیاز به تزریق منظم ایمونوگلوبولین دارد، به دلیل وضعیت ایمنی ضعیف خود، کلاس‌های پرطرفدارش را در دانشکده  مک‌کامبز از خانه و از طریق زوم تدریس می‌کند. دفتر کار خانگی او با قفسه‌های کتاب کدگذاری‌شده با رنگ و عکسی از سگ‌هایش، تِیتِر و مینی، دقیقاً پشت دوربین، تزئین شده است (دلیل این کار را بعداً خواهید فهمید!).

در کتاب جدیدش با نام “Ping: اسرار ارتباطات مجازی موفق“، او یافته‌های خود را در مورد علم ارتباطات از طریق صفحه‌نمایش‌ها گردآوری کرده است. او در مصاحبه‌ای با گاردین توضیح می‌دهد که چگونه می‌توان در دنیای دیجیتال که روزبه‌روز از هم گسسته‌تر و غیرملموس‌تر می‌شود، ارتباطی معنادار برقرار کرد.

۱. قبل از مراجعه حضوری، ابتدا پیام دهید

در دفتر کار، گاهی وسوسه می‌شویم که بدون اطلاع قبلی، به همکارمان که پشت میزش نشسته است، سر بزنیم. اما در دنیای امروز، که مواجهه‌های حضوری کمتر شده‌اند، افراد همیشه از این برخوردهای ناگهانی استقبال نمی‌کنند.

برادسکی می‌گوید: “ مهم نیست که از خانه کار می‌کنید یا از دفتر، همه ما در حال حاضر ارتباطات مجازی داریم.” در گذشته، اگر سؤالی داشتید یا باید اطلاعاتی با دیگران در میان می گذاشتید، به‌راحتی به میز همکارتان مراجعه می‌کردید، اما امروز بهتر است ابتدا یک پیام سریع بفرستید تا ببینید آیا همکارتان برای صحبت آزاد است یا خیر.

۲” تعصب نسبت به فوریت ایمیل” را فراموش کنید

مغز ما طوری سیم‌کشی شده که احساس کنیم هر ایمیلی نیاز به پاسخ فوری دارد، اما این طرز فکر می‌تواند بهره‌وری ما را کاهش دهد.

برادسکی می‌گوید:” وقتی ایمیل دریافت می‌کنیم، تصور می‌کنیم فرستنده انتظار پاسخ سریع دارد، در حالی که در واقعیت این‌طور نیست. این موضوع فشار زیادی روی ما ایجاد می‌کند، زیرا احساس می‌کنیم باید فوراً پاسخ دهیم”.

پیشنهاد او: روزانه سه نوبت مشخص را برای بررسی ایمیل‌ها اختصاص دهید و بدانید که پاسخ دادن چند ساعت بعد هیچ اشکالی ندارد، مگر اینکه موضوع فوریتی داشته باشد.

همچنین، هنگام ارسال ایمیل، مشخص کنید که چقدر سریع به پاسخ نیاز دارید.
اگر پاسخ فوری نیاز دارید، کلمه “فوری” را در عنوان ایمیل بنویسید. در غیر این صورت، در انتهای ایمیل ذکر کنید که می‌توان تا چند روز آینده در مورد آن صحبت کرد.

۳. از پس‌زمینه‌های زوم گرم و صمیمی استفاده کنید، نه عجیب و غریب

پس‌زمینه ویدیویی شما می‌تواند بر ارتباطات مجازی تأثیر بگذارد.

تحقیقات نشان داده که قفسه‌های کتاب و گیاهان به ایجاد ارتباط کمک می‌کنند، در حالی که پس‌زمینه‌های عجیب‌وغریب، مانند تصویر یک شیر دریایی روی یخ یا سفینه فضایی، حس حرفه‌ای بودن را کاهش می‌دهند.

پیشنهاد برادسکی: یک درخت کریسمس، عکسی از حیوان خانگی، یا هر عنصر شخصی دیگری را در پس‌زمینه خود قرار دهید تا حس گرما و صمیمیت ایجاد کنید.

 برای خرید و فروش ماشین‌آلات، تجهیزات و مواد مصرفی کلیک کنید!

۴. نگران ساعت ارسال ایمیل‌های خود نباشید

آیا واقعاً باید فقط از ۹ صبح تا ۵ بعدازظهر ایمیل بفرستید؟ خیر!

برخی افراد صبح زود بهره‌وری بیشتری دارند، در حالی که برخی دیگر شب‌ها ایمیل‌های خود را چک می‌کنند. برادسکی توصیه می‌کند نگران زمان ارسال ایمیل نباشید، اما در ایمیل خود ذکر کنید که «پاسخ در چند روز آینده کافی است» تا فشار بر روی گیرنده کاهش یابد.

۵. گاهی اوقات جلسات واقعاً باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شوند

در دوران کرونا، بسیاری از شرکت‌ها بیش از حد جلسات آنلاین برگزار می‌کردند، اما تحقیقات جدید نشان می‌دهد که کاهش تعداد جلسات می‌تواند بهره‌وری را افزایش دهد.

بااین‌حال، برادسکی معتقد است برخی جلسات، به‌ویژه جلسات کوچک، می‌توانند در زمان صرفه‌جویی کنند.
او می‌گوید: «اگر این مصاحبه را از طریق ایمیل انجام می‌دادیم، احتمالاً ۱۰ برابر بیشتر از تماس فعلی طول می‌کشید!»

۶. حفظ ارتباطات کوتاه روزانه، نشان‌دهنده تعهد شماست

در محیط‌های کاری دیجیتال، لازم است بهره‌وری خود را نشان دهید.

برادسکی دو سناریو را مقایسه می‌کند:
– یک کارمند، جمعه‌ها یک ایمیل پنج‌پاراگرافی به مدیرش می‌فرستد.
– یک کارمند دیگر، هر روز چند جمله در Slack ارسال می‌کند.

تحقیقات نشان داده است که فردی که ارتباطات مداوم دارد، به‌عنوان فردی فعال‌تر و کارآمدتر دیده می‌شود.

۷. دوربین را روشن کنید!

روشن کردن دوربین در جلسات ویدیویی می‌تواند باعث ایجاد پیوند و اعتماد شود، حتی اگر مجبور شوید قبل از آن موهایتان را مرتب کنید!

۸. مراقب پیام‌های کاری در ساعات غیرکاری باشید

ارتباطات بیش از حد، شما را فرسوده می‌کند و حتی ممکن است باعث شود کمتر جدی گرفته شوید.

به گفته برادسکی، زیاد در دسترس بودن باعث کاهش ارزش شما می‌شود. پس مرزهای خود را حفظ کنید!

۹. غلط‌های تایپی بیشتر از آنچه فکر می‌کنید مهم‌اند

غلط‌های تایپی فقط شما را کم‌هوش نشان نمی‌دهند، بلکه لحن پیام را هم تشدید می‌کنند.

برادسکی می‌گوید : “یک ایمیل عصبانی، با غلط تایپی، حتی عصبانی‌تر به نظر می‌رسد. یک ایمیل خوشحال، با غلط تایپی، حتی خوشحال‌تر به نظر می‌رسد.”

اما اگر اشتباه تایپی کردید نگران نباشید، فقط ادامه دهید.