به کارگيري سيستم نگهداري و تعميرات خاص يک سازمان، مي‌تواند نقش بسيار زيادي در کاهش قيمت تمام شده محصول نهايي ايفا کند. اما اين تأثيرات تنها محدود به هزينه نبوده و در سرعت ارائه محصول در کل زنجيره تامين، کيفيت محصول، قابليت اطمينان، چابکي سازمان و عواملي از اين دست نيز تأثيرات خاص خود را خواهد داشت. بنابراين مي‌توان به نقش مهم و تأثيرگذار استراتژي‌هاي مختلف نگهداري و تعميرات بر روي کسب‌وکار يک بنگاه اقتصادي پي برد. گزارش حاضر نگاهي دوباره به مسائل مالي و مديريتي مهم در زمينه نگهداري و تعميرات چاپخانه‌ها کرده است.
نگهداري و تعميرات علاوه بر مزاياي اقتصادي مي‌تواند با کاهش ميزان مصرف انرژي و توليد ضايعات صنعتي و سر و صداي مضر به حفظ محيط کار و حتي محيط زيست نيز کمک کند و با کاهش ميزان حوادث ناشي از خرابي دستگاه‌ها ايمني کارکنان در زمان کار با آنها را نيز افزايش دهد.
هزينه‌هاي نگهداري و تعميرات، در مجموع بخش عمده‌اي از هزينه‌هاي توليد را دربرنمي‌گيرد. براي اتخاذ يک سياست نگهداري مناسب بايد به تعدادي از پرسش‌هاي مديريت مالي پاسخ داد. در بررسي دستاوردهاي مالي سياست نگهداري بايستي تمامي هزينه‌هاي پنهان از جمله سفارش‌هاي ناقص، زمان از دست رفته، افزايش ضايعات و اضافه‌کاري کارکنان در نظر گرفته شود.
چاپخانه‌ها به عنوان شرکت‌هاي صنعتي بايستي هزينه نگهداري را به عنوان بخشي از هزينه‌هاي کلي در نظر گرفته و تمامي هزينه‌هاي جانبي و پنهان را در محاسبات خود محسوب کنند. اين شرکت‌ها با اتخاذ اين سياست فرصت‌هاي زيادي را براي کاهش هزينه‌ها و افزايش ميزان سوددهي ايجاد کرده و علاوه بر آن با افزايش ظرفيت چاپ خود مي‌توانند باز هم سود بيشتري را به شرکت سرازير کنند. با اين وجود مساله مهم در اين ميان، زمان يا بودجه اختصاص داده شده به عمليات نگهداري نيست بلکه تأثيرگذار بودن سرمايه‌گذاري انجام گرفته در عمليات نگهداري بر افزايش بهره‌وري و کاهش هزينه‌هاي کلي عملياتي است. البته بايستي زمان و بودجه اختصاص داده شده به عمليات نگهداري نيز به صورت مرتب اندازه‌گيري شوند، تا ميزان تأثيرگذاري آنها بر بهبود عملکرد شرکت مشخص شود. با توجه به نوع صنعت مورد بررسي، هزينه نگهداري و تعميرات چيزي حدود ۱۵ تا ۶۰ درصد هزينه محصول توليد شده را در بر مي‌گيرد.
تجربه نشان داده شرکت‌هايي که تلاش مي‌کنند با کاهش ميزان نگهداري از دستگاه‌ها هزينه‌هاي خود را کاهش دهند، طي يکسال اول با افت شديد قابليت اطمينان و کارايي در چاپخانه مواجه مي‌شوند و سپس با افزايش شديد هزينه‌هاي جانبي از قبيل قطعات يدکي، زمان از دست رفته، افزايش ضايعات و اضافه‌کاري ضرر قابل توجهي خواهند کرد.
همچنين تجربه نشان مي‌دهد حداقل سه سال زمان نياز است تا يک برنامه نگهداري سيستماتيک اجرا شده و به بخشي از فرهنگ يک شرکت تبديل شود. تجارب مربوط در صنعت چاپ نشان مي‌دهد شرکت‌هاي استفاده کننده از اين برنامه‌ها پس از تکميل برنامه نگهداري موفق شده‌اند ميزان زمان کار دستگاه‌ها را تا ۲۰ درصد و سرعت چاپ را تا ۲۵ درصد افزايش دهند و تا ۵۰ درصد ضايعات کاغذ کمتري توليد کنند. حاصل تجربيات توليدکنندگان دستگاه‌هاي چاپ اين است که در صورتي که تجهيزات به صورت ۲۴ ساعته مورد استفاده قرار گيرند در حدود ۵ درصد از اين زمان بايد براي انجام عمليات نگهداري اختصاص داده شود.
به دليل وجود تنوع زياد در صنعت چاپ نمي‌توان از يک فرمول ساده و کم‌هزينه براي تعريف منابع مورد نياز اعمال استراتژي نگهداري استفاده کرد، زيرا ارائه اين تعريف به نوع تجهيزات، قديمي يا جديد بودن و ميزان استفاده روزمره از آنها بستگي دارد.
ميان بهره‌وري، قابليت اطمينان و حفظ و نگهداري از دستگاه‌ها نوعي ارتباط ذاتي وجود دارد. کاهش هزينه‌هاي کلي عملياتي، انجام سفارش‌ها در زمان معين و کيفيت پايدار در محصول نهايي از اولين دستاوردهاي يک استراتژي نگهداري خوب هستند. علاوه بر اين، يک استراتژي نگهداري خوب مي‌تواند از سرمايه و دارايي‌هاي چاپخانه محافظت کرده و ضرورت‌ها و تعهدات نظارتي، ايمني و بيمه‌اي را برآورده کند.کاهش استرس ناشي از خرابي دستگاه‌ها بر کارمندان بخش چاپ نيز از مزاياي يک استراتژي نگهداري خوب است. حفظ تجهيزات گران‌قيمت چاپخانه از ديگر مزاياي اقتصادي استفاده از يک نظام نگهداري مناسب است چرا که نگهداري خوب علاوه بر حفاظت از دستگاه‌ها با کاهش هزينه قطعات يدکي و افزايش طول عمر دستگاه، هزينه‌هاي عملياتي در طول عمر آن را کاهش مي‌دهد.
بسياري از چاپخانه‌داران با اين ديد که هزينه نگهداري يک هزينه اضافي است يا براي اينکه متقاعد شوند مبلغ هزينه شده براي نگهداري مجددا باز خواهد گشت و يا به دليل در اولويت نبودن مساله نگهداري و تعميرات براي سازمان، از سيستم تعمير پس از خرابي استفاده مي‌کنند. اين بهانه‌ها کاملا بي معني است زيرا نتايج بسياري از تحقيقات نشان مي‌دهند نگهداري موثر از دستگاه‌ها نتايج اقتصادي کاملا قابل لمسي را براي چاپخانه دارند. کساني که در اين مورد ترديد دارند بايد به اين فکر کنند که هزينه‌هاي پنهان عدم نگهداري از دستگاه شامل مشتريان ناراضي، فرصت‌هاي از دست رفته و هزينه‌هاي خرابي‌ها و حوادث ناشي از آن برايشان چقدر بوده است.
اتخاذ استراتژي مناسب براي نگهداري و تعميرات در چاپخانه‌ها بايد با محيط، وضعيت و عملکرد چاپخانه هماهنگ باشد. تجربه نشان مي‌دهد اجرايي کردن يک برنامه نگهداري سيستماتيک و تبديل آن به بخشي از فرهنگ شرکت به حداقل سه سال زمان احتياج دارد. يکي از روش‌هاي نگهداري و تعميرات کامل و موثر روش نگهداري و تعميرات بهره‌ور فراگير (TPM) است. نگهداري و تعميرات بهره‌ور و فراگير يک استراتژي بسيار پيچيده و يک روش خاص در مديريت نگهداري و تعميرات است. اجراي اين روش موجب خلاقيت و مشارکت تمامي پرسنل و بهبود مستمر در محيط کار مي شود اما اتخاذ اين استراتژي نيازمند ايجاد تغيير اساسي در فرهنگ غالب براي شرکت است. طبق يک بررسي در کشور بريتانيا تنها تعداد معدودي از شرکت‌هاي چاپ بسيار بزرگ و معروف موفق به اعمال آن شده‌اند.
مشکلات به‌کارگيري شيوه نگهداري در بسياري شرکت‌ها نيز همانند چاپخانه‌ها است که شامل متقاعد کردن اپراتورها به ضرورت نگهداري و پيدا کردن زمان مناسب براي انجام نگهداري بدون تحميل هزينه تعطيلي دستگاه‌ها به شرکت است. اگرچه بايد توجه داشت انتخاب زمان مناسب براي انجام عمليات نگهداري تصميمي مديريتي است.
در بررسي صورت گرفته در کشور بريتانيا مشخص شده است که بهترين گزينه براي داشتن يک برنامه نگهداري و تعميرات مناسب براي اکثر چاپخانه‌ها نگهداري بهره‌ورانه است که نسبت به نگهداري و تعميرات بهره‌ور فراگير بسيار ساده‌تر است. روش نگهداري بهره‌ورانه از سه مؤلفه اصلي تکنولوژي دستگاه‌ها، تکنولوژي مواد اوليه و ارتباط مؤثر عملياتي در عملکرد ميان اين دو تکنولوژي تشکيل شده است. ميزان بهره‌وري کاملا به نحوه تعامل و کار اين رکن‌ها با يکديگر بستگي دارد. هر رکن شامل روش‌هاي استاندارد و مسائل محيطي و نگهداري خاص خود است. تمامي اين عناصر به ايجاد استراتژي نگهداري نهايي کمک مي‌کنند و عملکرد ناقص هرکدام از آنها بر عملکرد کلي نظام نگهداري تأثيرگذار خواهد بود.
با وجود اينکه بسياري از چاپچي‌ها به وجود يک برنامه مشخص نگهداري از دستگاه‌ها اعتقاد دارند اما تعداد زيادي از آنها نمي‌توانند اين برنامه را با موفقيت اجرايي کنند. طبق يک بررسي انجام گرفته بر روي چاپخانه‌هاي آمريکا مشخص شده است که کمتر از ۶۵ درصد چاپخانه‌ها برنامه نگهداري و تعميرات داشته‌اند و کمتر از نصف اين درصد نيز از روش نگهداري و تعميرات خود رضايت داشته‌اند. ۹۰ درصد چاپخانه‌هايي که برنامه نگهداري و تعميرات داشته‌اند اظهار کرده‌اند که مدت زمان خرابي ماشين‌آلات چاپ کم شده است و ۶۰ درصد اعلام کرده‌اند که با وجود برنامه نگهداري و تعميرات ضايعات کمتري توليد کرده‌اند. در همين بررسي مشخص شد که چاپخانه‌هاي کوچک با وجود اينکه مي‌دانند داشتن يک برنامه نگهداري و تعميرات خوب الزامي است ولي آن را اجرا نمي‌کنند. چاپخانه‌هاي بسياري وجود دارد که برنامه پايش وضعيت مناسبي براي ماشين‌آلات چاپ خود دارند اما از آن فقط براي عيب‌يابي استفاده مي‌کنند. موانع اصلي در راه پياده‌سازي موفق يک برنامه نگهداري معمولا ناشي از فشار کاري و عدم اطلاع از تکنيک‌هاي مناسب مديريت نگهداري است که نيازمند آموزش‌هاي صحيح است.
با وجود اينکه بسياري از چاپخانه‌ها داراي شاخص‌هاي عملکرد کليدي از داده‌هاي مربوط به توليد هستند اما به نظر مي‌رسد از اين داده‌ها بيشتر براي اندازه‌گيري هزينه‌هاي قطعات و مواد مصرفي استفاده مي‌کنند، تا براي بهبود عملکرد فرآيند.
فرسايش و خرابي قطعات يک ماشين خصوصا قطعات متحرک اجتناب‌ناپذير است و نياز به تعمير يا تعويض دارند؛ حتي مواد مصرفي مثل روغن‌ها يا گريس‌ها پس از مدتي خاصيت اصلي و کاربري خود را از دست مي‌دهند و احتياج به تعويض دارند و سرويس و تعمير منظم، موجب حفظ وضعيت ماشين در شرايط کاري و عملياتي مي‌شود.
يکي از موارد مهم در مديريت فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات، تأمين به موقع مواد و قطعات مورد نياز است. اگر زمان‌بندي فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات بدون توجه به در دسترس بودن مواد و قطعات يدکي انجام شود، تمام تلاش‌ها براي برنامه‌ريزي بيهوده خواهد بود. چاپخانه‌داران معمولا ترجيح مي‌دهند کمترين ميزان سرمايه را براي انبار کردن قطعات يدکي هزينه کنند، کمترين ميزان قطعات يدکي انبار شده مورد نياز براي هر دستگاه به در دسترس بودن اين قطعات در بازار، به حساسيت مشتريان نسبت به دير شدن سفارش‌هايشان و زمان مورد نياز براي سفارش دادن قطعات بستگي دارد. اکثر شرکت‌ها ذخيره‌اي از قطعات ضروري را که مصرف روزانه دارند انبار مي‌کنند که بايد برچسب‌دار بوده و سيستم کنترل و سفارش خودکار داشته باشد تا با کم‌شدن تعداد قطعات، سفارش مجدد داده و از خالي شدن انبار جلوگيري کند. برخي از چاپخانه‌ها نيز اين قطعات را به ميزان زياد انبار کرده و به‌عنوان عامل فروش توليد کننده عمل مي‌کنند تا در زمان ثبت سفارش توسط توليد کننده بتوانند با توجه به مسافت کمتر اين سفارش‌ها را به چاپخانه‌هاي نزديک خود برسانند.
چاپخانه‌داران معمولا نسبت به قيمت قطعات يدکي بسيار حساس هستند که اين نگراني آنها در برخي موارد مي‌تواند درست باشد. نتيجه اين بررسي نشان مي‌دهد بيش از ۸۵ درصد از چاپخانه‌ها در بريتانيا به دليل وجود دو نوع مختلف از قطعات صنعتي براي ماشين‌هاي چاپ اعم از قطعات صنعتي اختصاصي و قطعات صنعتي استاندارد، قطعات يدکي مورد نيازشان را هم از طريق شرکت‌هاي اصلي و هم از طريق شرکت‌هاي واسطه خريداري مي‌کنند.
يکي ديگر از ملزومات، انجام فعاليت‌هاي نگهداري و تعميرات، داشتن يک محيط کاري پاک، تميز و مرتب است. نظم و پاکيزگي تاثير به سزايي در ارتقاء انگيزه کارکنان دارد. همين موضوع به ظاهر ساده، منشأ تحولات بسياري در صنايع شده است. مي‌توان گفت ارتباط بسيار زيادي ميان پاکيزگي و تميز کردن محيط چاپخانه و حفظ و نگهداري از دستگاه‌ها وجود دارد. شرکت‌هايي که برنامه مشخص نگهداري دارند معمولا بيش از ديگر شرکت‌ها به مسأله پاکيزگي اهميت داده و دفاتر زمان‌بندي ويژه‌اي دارند که زمان و دوره‌هاي تميز کردن دستگاه‌ها را در آنها ثبت مي‌کنند. پاکيزگي محيط کار از استفاده نابه‌جاي قطعات اشتباهي و استفاده نابه‌جاي مواد، جلوگيري کرده و موجب تسهيل در استاندارد کردن کار تعميرات مي‌شود. پاکيزگي محيط کار باعث حذف عوامل اندازه‌گيري‌هاي نادرست در تعمير و نگهداري ماشين‌آلات مي‌شود. آراستگي و پاکيزگي محيط کار همچنين بر کيفيت نگهداري و تعميرات نيز تاثير دارد. جلوگيري از استفاده نابجاي ابزار كار قطعات، جلوگيري از ضربه خوردن، فرورفتگي، پريدگي، زنگ‌زدگي وسائل اندازه‌گيري، ابزار كار، مواد اوليه و كالاهاي نيمه‌ساخته، جلوگيري از خسارات ناشي از گرد و غبار (بسته‌شدن مجراها، سايش، ناهموار شدن سطوح لغزنده، زنگ زدن و فاسد شدن روغن)، جلوگيري از جذب مواد خارجي (گرد و خاك، آلودگي‌ها، روغن‌ها، پوسته‌هاي زنگ و زائد برشكاري)، جلوگيري از خراب شدن تجهيزات و كشف و برطرف کردن عيوب جزيي به كمك كنترل ضمن نظافت، از فوايد به‌کارگيري نظام آراستگي در محيط‌هاي صنعتي است.
عاطفه يعقوبي
