در يکي از شماره‌هاي پيشين ماهنامه صنعت چاپ مطلبي در زمينه گزينش نيرو انساني و چگونگي انجام مصاحبه با داوطلب استخدام منتشر شد که مطلب حاضر تکمله‌اي است بر آن نوشته رامين خوشوقتي که برخي نکات ناگفته اما مهم و حساس را در زمينه استخدام نيروي انساني مطرح مي‌کند.
يکي از ارکان نظام جامع امور اداري، منابع انساني و از جمله فرايندهاي اين رکن نيز «گزينش نيروي انساني» است. در اين نوشتار به مبحث مديريت اطلاعات در گزينش نيروي انساني مي‌پردازيم.
در اغلب سازمان‌ها به هنگام استخدام و گزينش نيروي انساني، فرم‌هاي خاصي جهت کسب حداقل اطلاعات شخصي داوطلبان استخدام، تهيه شده‌اند. هر چند اين نکته عموميت ندارد ولي کسب يا در اختيار داشتن اطلاعاتي که از صحت آنها اطمينان نداريم، نه تنها کمکي به سازمان نمي‌کند بلکه موجب گمراهي نيز مي‌شود.
به منظور جلوگيري از انحراف اطلاعات در ابتدا بايد ديد کسب اطلاعات پرسنلي به چه منظور انجام مي‌شود؟ کسب اطلاعات پرسنلي قاعدتا بايد طي چندين مرحله انجام گيرد. سپس در مرحله تنفس يا در زمان تصميم‌گيري براي استخدام، کليه اطلاعات در کنار هم قرار داده شوند تا امکان بهره‌برداري از آنها ميسر شود.
مرحله جمع‌آوري اطلاعات
در اين مرحله مجموعه‌اي از حداقل اطلاعات براي شناخت داوطلبان استخدام لازم است. متأسفانه کم نيستند سازمان‌هايي که در همين مرحله نيز مايل هستند تمامي اطلاعات داوطلبان اعم از مشخصات فردي و خانوادگي، تحصيلات، تجارب کاري، سوابق علمي و تأليفات و غيره را جملگي در يک فرم و در مرحله قبل از مصاحبه استخدامي کسب کنند.
اين کار اولا کمکي به سازمان نمي‌کند، چرا که کمتر مصاحبه‌کننده‌اي توانايي به‌خاطرسپردن تمامي اين حجم اطلاعات متنوع از ده‌ها داوطلب استخدام را دارد و در ضمن اگر بر فرض محال توانايي اين کار را هم داشته باشد، تنوع و حجم اين اطلاعات موجب کاهش قدرت تجزيه و تحليل مصاحبه کننده مي‌شود که در هر صورت سبب تنزل کيفيت فرايند گزينش نيروي انساني مي‌شود.
ثانيا، در صورت عدم جذب بسياري از داوطلبان استخدام، به‌دليل محدوديت ظرفيت‌ها، اين موضوع (يعني کسب تمامي اطلاعات اشاره شده در اين مرحله)موجب اعتراض بحق داوطلبان مي‌شود.
به منظور جلوگيري از بروز اين گونه مسائل پيشنهاد مي‌شود که سازمان، در مرحله انتخاب اوليه از بين داوطلبان، به اطلاعاتي شامل اطلاعات فردي، تحصيلات، تجارب و سوابق کاري، سوابق علمي و شرايط اختصاصي بسنده کند. براي جلوگيري از اتلاف وقت داوطلبان و سازمان، پيشنهاد مي‌شود بلافاصله پس از تکميل فرم اطلاعات اوليه، در صورتي‌که بنا به تشخيص واحد متولي گزينش نيروي انساني، داوطلب براي احراز سمت مورد نظر مناسب تشخيص داده شد، آزمون‌هاي عمومي هوش و شخصيت از داوطلب به‌عمل آمده و با در نظر داشتن حداقل نياز جايگاه سازماني مورد نظر، جهت اخذ آزمون‌هاي تخصصي احتمالي توسط واحد يا شخص متقاضي نيروي انساني اقدام شود. در صورت موفقيت، مجموعه‌اي از اطلاعات اوليه اخذ شده، نظر واحد متولي گزينش نيروي انساني و نتيجه آزمون‌هاي هوش، شخصيت و آزمون تخصصي، رتبه هريک از داوطلبان به روي نمودار، ندارد شخص يا واحد متقاضي نيروي انساني رسانده شود و در صورت صلاحديد واحد يا شخص مزبور، مصاحبه انجام شود.
همچنين لازم است در هر صورت، پس از پايان مصاحبه ابتدايي، نتيجه به‌طور ضمني به اطلاع داوطلب رسانده شود و يا حداقل تأکيد شود که در صورت نياز حداکثر ظرف مدت مشخصي جهت مصاحبه بعدي از داوطلب دعوت خواهد شد. همچنين لزومي ندارد داوطلب از نتيجه آزمون‌هاي هوش، شخصيت و آزمون اختصاصي مطلع شود و در صورت جوياشدن داوطلب، ذکر اين نکته که نتايج به‌صورت نسبي و مقايسه‌اي مي‌باشد، کفايت مي‌کند.
لازم است کليه مراحل گفته شده در حداقل زمان ممکن و در طي يک جلسه انجام شود تا موجب اعتراض بعدي داوطلباني که به استخدام سازمان در نيامده‌اند، نشود. به اين منظور لازم است واحد متولي گزينش نيروي انساني کليه تلاش خود را صرف راهبري و اجراي مرتب مراحل فوق کند.
مرحله مصاحبه استخدامي
پس از مصاحبه اوليه، چنانچه متقاضي نيروي انساني، هر تعداد از داوطلبان را مناسب تشخيص دهد، واحد متولي گزينش نسبت به تکميل مدارک و جمع‌آوري اطلاعات اين دسته از داوطلبان به‌صورت متمرکز و برگزاري مصاحبه استخدامي اقدام مي‌کند.
لازم است در اين مرحله، اطلاعات ثانويه شامل:
-مشخصات دقيق شناسنامه‌اي
-وضعيت تأهل، مشخصات و سوابق تأهل
-تعداد و مشخصات دقيق فرزندان و افراد تحت تکفل
-وضعيت مسکن و مشخصات دقيق مربوطه (شامل تملک، آدرس و کروکي) از مدت معيني تابه‌حال
-وضعيت و سوابق تحصيلي و مشخصات دقيق مربوط به زمان و مکان تحصيل
-سوابق علمي و آموزشي و مشخصات دقيق مربوط به زمان، مکان، نام استاد يا استاد راهنما يا مسئول گروه آموزشي و دليل نياز به آموزش‌ها
-سوابق و تجارب شغلي مرتبط و غيرمرتبط، با ذکر دقيق مقاطع زماني، مکان، وظايف محوله، اقدامات انجام شده، طريقه آشنايي و علت قطع رابطه استخدامي، نام فرد يا افراد مافوق
-نام، مشخصات و آدرس معرف يا معرف‌هايي با ذکر مدت، نوع و ميزان آشنايي (ترجيحا غير منتسب)
-نام، مشخصات و آدرس بستگان درجه اول همراه با تعهد کتبي و مشروط به بيان واقعيات، از داوطلبان دريافت شود. همچنين بايد به کليه داوطلبان تصريح گردد که قطعا اطلاعات و مدارک ارائه شده، کنترل و جهت احراز توانايي‌هاي شغلي پيرامون ايشان تحقيقاتي صورت خواهد گرفت.
-سپس از داوطلبان توسط مقام مسئول استخدام سازمان، مصاحبه به‌عمل آمده و نتيجه به واحد منابع انساني اعلام مي‌شود. هر چند اطلاعاتي که بلافاصله قبل از مصاحبه استخدامي اخذ مي‌شود، داراي دقت تقريبا زيادي هستند ولي براي رفع سوءتفاهم بعدي بهتر است کليه اطلاعات قبل از اعزام داوطلب به مصاحبه نهايي، به‌وسيله واحد متولي گزينش و همراه با داوطلب کنترل شده و مجددا نظر مشورتي واحد متولي گزينش در فرم کسب اطلاعات قيد شود.
مرحله استخدام
هر چند به لحاظ محدوديت قوانين کار و تأمين اجتماعي و مقررات تبعي، شروع به‌کار آزمايشي داوطلب قبل از استخدام رسمي و انعقاد قرارداد توصيه نمي‌شود. چنانچه بنا به نياز سازمان، داوطلب بلافاصله پس از طي مراحل گزينش مشغول به‌کار شود، لازم است حداقل ظرف مدت ۱۰ روز نسبت به تحقيق در خصوص صحت مدارک، سوابق و اظهارات داوطلب اقدام شود و نتيجه به اطلاع مقام مسئول استخدام سازمان برسد. در اين‌صورت پيشنهاد مي‌شود در صورت مواجهه با موارد متناقض با اظهارات داوطلب يا مخالف مقررات سازمان، ضمن اطلاع فوري به واحد متقاضي نيروي انساني، موضوع با داوطلب در ميان گذاشته شده و حل‌وفصل شود که البته اين موضوع منحصرا به سياست‌هاي سازمان و سبک مديريت منابع انساني سازمان مرتبط مي‌باشد.
در پايان، لازم است اطلاعات ثانويه مستخدم و سوابق تحقيقات گزينش، در پرونده محرمانه پرسنلي و مجزا از اطلاعات پرسنلي کارکنان که احتمالا در اختيار مديران و سرپرستان قرارداده مي‌شود، نگهداري شوند. همچنين لازم است اطلاعات اوليه نيز به‌صورت ادواري روزآمد شده و در اختيار سرپرستان يا مديران مربوطه قرار گيرد و سپس در پرونده پرسنلي کارکنان نگهداري شود.
