محاسبه دقیق هزینه هر ساعت خدمات صنعتی (BHR)
ستون فقرات سودآوری در صنعت چاپ
نویسنده: رایان مک ابی (Ryan McAbee)
گروه ترجمه
هزینه هر ساعت خدمات صنعتی که به آن Budgeted Hourly Rate یا BHR میگویند موفقیت یا شکست یک چاپخانه یا هر فعالیت صنعتی دیگر را رقم میزند. اگر BHR خود را نمیدانید، شک نکنید که جریان سودآوری چاپخانه خود را متوقف کردهاید. در این مقاله رایان مک ابی تحلیلگر شرکت Pixel Dot Consulting نکاتی در مورد BHR و ضرورت آن و همچنین چگونگی جمعآوری دادهها و اطلاعات مربوط به BHR را توضیح می دهد.
چه عاملی تداوم کسب و کار چاپی شما را تضمین میکند؟ پرسش سادهای است، ولی تیم های مدیریتی چاپخانهها معمولاً پاسخهای پیچیدهای برای این پرسش ارائه میکنند. مدیران عملیاتی به سرمایهگذاری که باعث افزایش سرعت و کارایی چاپخانه میشود اشاره میکنند. اپراتورهای بخش پیش از چاپ ابزارهای اتوماسیون که به سهم خود باعث کاهش نیاز به نیروی انسان میشود را ضامن موفقیت چاپخانه میدانند. با اینکه این عوامل مهم هستند. پاسخ واقعی بنیادی فراتر از این راهکارها است. شما باید بیشتر ازآنچه خرج میکنید به دست آورید. رمز موفقیت شما در سودآوری است و سودآوری در گرو محاسبه دقیق و صحیح هزینه BHR است.
چرا BHR مهم است
BHR نشاندهنده هزینههای مستقیم و غیرمستقیم موردنیاز برای راهاندازی یک دستگاه و یا ارائه خدمات به ازای هر ساعت است. این نرخ میتواند میزان سود یا ضرر شما را تعیین کند و مبنایی باشد برای سربهسر شدن پرداختها و دریافتها. هرگونه محاسبه، هرگونه قیمت ارائهشده و هر دستور کار باید بر اساس BHR تعیین شود تا شرکت بتواند به سود برسد. بدون محاسبه دقیق BHR، قیمتگذاری شما ممکن است یا خیلی پایین باشد که سود را از بین ببرد، یا خیلی بالا که مشتری را فراری دهد. در صنعتی مثل چاپ که سفارشها از نظر تیراژ، پیچیدگی و مشخصات هر کار بسیار متنوع هستند، استفاده از روش قیمتگذاری «هزینه به علاوه سود» همچنان رایج است. این روش مستلزم شناخت دقیق از هزینههای واقعی شماست تا بتوانید حاشیه سود مناسبی را به آن اضافه کنید، و این تنها زمانی ممکن است که BHR شما بهروز و منطبق بر شرایط واقعی و جاری باشد.
چالش دقت
بیشتر شرکت دهها مرکز هزینه دارند (در حسابداری مرکز هزینه یا Cost Centre به بخشی از یک سازمان گفته میشود که در آن هزینهها ایجاد میشود یا در ایجاد هزینهها نقش دارند.): پیش از چاپ، چاپ، عملیات تکمیلی، ارسال و غیره. هر مرکز هم هزینههای مستقیم و هم غیرمستقیم ویژه خود را دارد:
- هزینههای مستقیم: دستمزد کارگران، هزینه دستگاهها، مواد مصرفی (کاغذ، مرکب، حلالها، تنظیفها و غیره)
- هزینههای غیرمستقیم: اجاره یا وام، خدمات عمومی، هزینههای اداری و غیره.
وقتی یکی از هزینهها تغییر کند –که اغلب هم این اتفاق میافتد –BHR نیز باید بهروزرسانی شود. بهعنوانمثال افزایش دستمزدها یا نوسانات قیمت کاغذ. اگر برآوردهای شما با این تغییرات هماهنگ نشده باشد سود پیشبینیشده شما نیز در خطر خواهد بود.
اما بهروزرسانی BHR کار سادهای نیست. این فرایند زمانبر است و معمولاً نیاز به همکاری چند بخش و بررسی عمیق با استفاده از نرمافزار MIS (نرمافزار سیستم اطلاعاتی در خدمت مدیریت)چاپ دارد. البته سیستمهای MIS این فرایند را پیچیده تر میکنند به همین خاطر برخی مدیران عطای این کار را به لقایش میبخشند.
بهترین روشها برای مدیریت BHR
- مرور دورهای
حداقل سالی یکبار BHR را بهروزرسانی کنید، اگر در بازاری پر نوسان (از جمله ایران) فعالیت میکنید، این بهروزرسانی را حداقل دو بار در سال انجام دهید و یک نفر را برای رسیدگی به این کار تعیین کنید
- متمرکز کردن دادههای هزینهای
اطلاعات مربوط به هزینهها را در یک مکان مرکزی (ترجیحاً در نرمافزار MIS یا ERP) جمعآوری و حفظ کنید. این ترفند سرعت کار را بالا میبرد و ضامن ثبات در فعالیت شماست
- حسابرسی مراکز هزینه
مطمئن شوید که همه فرایندهای مرتبط موردتوجه قرارگرفته است. از وظایف غیر تولیدی مانند آمادهسازی فایلها، پیگیری با مشتری و ارسال نیز غافل نشوید
- استفاده حداکثری از قابلیتهای نرم افزار
با ابزارهای نرم افزار MIS خود برای مدیریت BHR آشنا شوید. از فروشنده درباره میانبرها، بهروزرسانی گروهی یا گزینههای یکپارچهسازی برای سادهسازی فرایند اطلاعات کسب کنید.
- اعتبار سنجی با پروژههای واقعی
بهطور منظم هزینههای تخمینی را با هزینههای واقعی پروژههای انجامشده مقایسه کنید. اگر تفاوتهای مکرر دیدید وقت آن است که BHR را دوباره بررسی کنید
جان کلام
BHR ستون فقرات فعالیت ها و پیشبینیهای شما، پایه قیمتگذاری شما و نگهبان سودآوری شماست. اگر برآوردهای شما دقیق نباشد، با چشم بسته در بازار رقابتی چاپ حرکت میکند. حفظ دقیق نرخهای BHR تنها یک ضرورت نیست، بلکه یک الزام استراتژیک برای هر کسبوکار چاپی موفق است. با نوسانات هزینههای عملیاتی و تغییر مداوم بازار، بهروزرسانی منظم و مدیریت دقیق BHR باعث میشود قیمتگذاری شما هم رقابتی باقی بماند و هم حاشیه سود شما حفظ شود. با بهکارگیری بهترین شیوهها در مدیریت BHR، ریسک مالی بالقوه را به فرصتهایی برای رشد و کسب سود بیشتر تبدیل کنید. در نهایت، دقت در برآورد BHR به شرکتهای چاپی این امکان را میدهد که به سلامت از چالشها و مخاطرات اقتصادی عبور کرده و سنگ بنایی محکم برای کسب سود پایدار در صنعتی پرتلاطم بر زمین نهند.
