دکتر خدایار صادقی در گفتوگو با ماهنامه صنعت چاپ، شماره ۵۲۲ مهر ۱۴۰۴
از مزایای آسیبشناسی سیستمی در چاپخانههای بزرگ میگوید
چکاپ سازمانی به صاحبان کسبوکارها کمک میکند تا مشکلات سیستمی پنهان و فرصتهای از دسترفته را قبل از تبدیل شدن به بحران، شناسایی و اصلاح کنند و با بهبود بهرهوری به موفقیت پایدار برسند.
باخبر شدیم که بهتازگی در نشستی اختصاصی با تنی چند از مدیران چاپخانههای بزرگ ایران، از خدمات ویژهای درزمینه مشاوره مدیریت رونمایی کردید که به رفع مشکلات سازمانی و ارتقای بهرهوری چاپخانهها میانجامد. لطفاً چندکلمهای در معرفی این خدمات توضیح دهید.
ابتدا لازم میدانم از حضور آن دوستان سپاسگزاری کنم که با وجود مشغله زیاد و مسئولیتهای سنگین، افتخار دادند و دعوت بنده را پذیرفتند. دعوت از این مدیران سرشناس، با تجربه و پیشرو ، به قصد کسب نظر کارشناسانه و بهرهمندی از راهنماییهای آنها و برای من بسیار ارزنده بود.
سخن معروفی در ادبیات بهبود و ارتقای بهرهوری سازمانی وجود دارد به این مضمون که همواره شناسایی مشکل مهمتر و مقدم بر رفع مشکل است. بنابراین، خدمتی که در صدد ارائه آن به چاپخانهها هستیم، با عنوان «چکاپ سازمانی و سیستمی» معرفی میشود. ایده نامگذاری این خدمت، از حوزه سلامت گرفته شده، یعنی همانطور که چکاپ سالانه پزشکی میتواند بیماریهای پنهان را پیش از تبدیل شدن به بحران شناسایی کند، چکاپ سازمانی هم دقیقاً همین نقش را برای کسبوکار شرکتهای چاپی و چاپخانهها ایفا میکند.
مزیت این رویکرد برای چاپخانهها بسیار ملموس است. صنعت چاپ با حاشیه سود محدود و رقابت شدید روبهرو است، بنابراین کوچکترین ناکارآمدی یا اتلاف منابع میتواند اثرات بزرگی بر سودآوری و از دست دادن بازار داشته باشد. به عبارت دیگر شرکتهایی میتوانند شرایط بد اقتصادی را پشت سر بگذارند که تابآوری بیشتری داشته باشند و این تابآوری در گرو وجود زیر ساختهای سیستمی و مدیریتی کارآمد و بی اشکال است. چکاپ سازمانی در جهت افزایش کارآمدی و تابآوری، به صاحبان کسبوکارها کمک میکند تا مشکلات سیستمی پنهان و فرصتهای از دسترفته را قبل از تبدیل شدن به بحران، شناسایی و اصلاح کنند.
چکاپ سازمانی، کسبوکار مورد بررسی را در مسیر افزایش بهرهوری، رضایت مشتری و سودآوری پایدار قرار میدهد. به نظر من بهترین عبارتی که میتواند اهمیت چکاپ سازمانی به جهت شناسایی و رفع نقاط ضعف سازمان و بهتر شدن را نشان دهد، این است: «در بدترین شرایط اقتصادی و رکود هم، بهترینهاموفقاند.»
چکاپ یک سازمان (چاپخانه)، چه بخشهایی را چک میکند؟ و در هر بخش چه فرایندهایی را شامل میشود؟
چکاپ سازمانی در واقع یک نگاه جامع و سیستماتیک به مجموعه دارد. برای اینکه تصویر دقیقی از این موضوع پیدا کنیم، در ابتدا سازمان (یعنی واحد چاپی یا چاپخانه) را به سه سطح تقسیم میکنیم: سطح کلان یا سطح بیزینس (که همان سطح کسبوکار است)، سطح میانی که شامل سیستمهای مدیریتی مختلف است و سطح عملیات که در آن اقدامات اجرایی تولید و پشتیبانی، تحت تاثیر قرار میگیرد.
در چکاپ سازمانی، توجه اصلی ما به آسیبشناسی سطح بیزینس و سطح میانی یا سطح سیستمهای مدیریتی است. این بررسی در سطح کلان سازمان مواردی نظیر ساختار و تشکیلات، حاکمیت شرکتی ( نحوه عملکرد هیئت مدیره) و فرهنگ سازمانی را شامل شده و در این مرحله بررسی میکنیم که آیا چاپخانه مسیر روشنی برای آینده دارد، ساختار آن متناسب با اهداف است و فرهنگ سازمانیاش چقدر در خدمت رشد و نوآوری قرار گرفته است.
در سطح میانی، چکاپ سازمان شامل بررسی نحوه استقرار و وضعیت موجود سیستمهای مدیریتی مانند: مدیریت مالی، مدیریت بازاریابی و فروش، مدیریت تولید، مدیریت کیفیت و مدیریت منابع انسانی است. در نهایت هدف این است که نقاط ضعف پنهان و سیستمی که اغلب در فعالیتهای روزمره کمتر به چشم میآیند، شناسایی شوند تا زمینه رفع آنها فراهم شود.
به بیان سادهتر، چکاپ سازمانی مثل یک آینه عمل میکند که وضعیت واقعی چاپخانه را در همه این لایهها نشان میدهد. نتیجه این بررسی، نهفقط شناسایی مشکلات پنهان و بخصوص انواع سیستمی آن است، بلکه ارائه نقشه راهی است برای اینکه سازمان بتواند قبل از بروز بحران، مسیر بهبود و ارتقا را طی کند.
برای روشن شدن بهتر موضوع به چند سیستم مدیریتی و اشکالاتی که غالباً در چاپخانهها با آن روبرو هستیم اشاره میکنم:
- مدیریت مالی: اشکالی که غالبا زودتر از موارد دیگر آشکار میشود، نداشتن بودجه مدون سالانه و عمل بر اساس آن است. نداشتن بودجه سالانه برای یک چاپخانه میتواند مشکلات جدی در برنامهریزی و مدیریت منابع ایجاد کند. بدون بودجه مشخص، چاپخانه قادر نخواهد بود هزینههای ثابت مانند خرید کاغذ، مرکب، قطعات یدکی ماشینآلات و حقوق کارکنان را بهطور منظم پیشبینی و تأمین کند. همچنین سرمایهگذاری برای تعمیرات دورهای، نوسازی تجهیزات یا اجرای پروژههای توسعهای با مشکل مواجه میشود و احتمال وابستگی به تصمیمهای لحظهای و استقراض افزایش مییابد. در نتیجه، نبود بودجه سالانه منجر به بیثباتی مالی، کاهش بهرهوری، اختلال در اجرای سفارشها و از دست رفتن اعتماد مشتریان میشود.
- مدیریت تولید و عملیات: مشکلاتی مثل برنامهریزی ضعیف تولید، باعث میشود ظرفیت واقعی دستگاهها استفاده نشود و سفارشها دیر تحویل داده شوند.
- مدیریت بازاریابی و فروش: خیلی از چاپخانهها صرفاً به مشتریان قدیمی متکی هستند و استراتژی مشخصی برای جذب مشتریان جدید یا ورود به بازارهای دیگر ندارند. نتیجهاش این است که با کوچکترین تغییر در بازار، درآمد دچار نوسان شدید میشود.
- مدیریت منابع انسانی: کمبود آموزشهای تخصصی، نداشتن مسیر شغلی روشن برای کارکنان یا نبود سیستم انگیزشی مناسب باعث میشود نیروی کار توانمند بهراحتی جذب رقبا شود یا دچار افت انگیزه گردد.
- مدیریت انبار و موجودی: انبار مواد مصرفی معمولاً بدون سیستم دقیق کنترل میشود. بهعنوان مثال موجودی زینک یا کاغذ ممکن است بیش از نیاز باشد و سرمایه در گردش را قفل کند، یا برعکس در لحظه حساس کمبود ایجاد شود و تولید متوقف گردد.
- مدیریت نگهداری و تعمیرات: بسیاری از چاپخانهها فقط زمانی سراغ تعمیر دستگاهها میروند که خرابی اتفاق افتاده باشد. این نگاه واکنشی، هزینه تعمیرات را افزایش داده و زمان توقف تولید را هم بالا میبرد.
- مدیریت کیفیت: نبود شیوهنامه مشخص برای اطمینان از کیفیت فرایند تولید باعث میشود بخشی از محصولات مرجوع شوند یا دوباره کاری و تولید ضایعات افزایش پیدا کند و در نهایت هزینه تولید یا سطح نارضایتی مشتری از کنترل خارج شود.
- مدیریت بهرهوری و عملکرد: در چاپخانهها معمولاً شاخصهای بهرهوری بهطور سیستماتیک اندازهگیری نمیشوند. مثلاً بازدهی دستگاه یا بهرهوری نیروی انسانی مشخص نیست و همین باعث میشود فرصتهای بهبود شناسایی نشود.
- مدیریت زنجیره تأمین: وابستگی به چند تأمینکننده محدود برای کاغذ یا مواد اولیه میتواند ریسک بزرگی باشد، مخصوصاً در شرایط نوسان قیمت یا کمبود کالا در بازار.
- مدیریت فناوری اطلاعات و تکنولوژی: هنوز خیلی از چاپخانهها سیستمهای یکپارچه نرمافزاری مثل ERP یا سیستم مدیریت چاپPMS ندارند و اطلاعات مالی، تولیدی و فروش بهصورت جزیرهای مدیریت میشود. همین اشکال، باعث عدم شفافیت شده و تصمیمگیری سریع را سخت میکند.
همه اینها مثالهایی هستند که در فرآیند چکاپ سازمانی مورد بررسی قرار میگیرند. ما با تحلیل این بخشها، هم مشکلات پنهان را شناسایی میکنیم و هم راهکارهای سیستمی ارائه میدهیم که چاپخانه بتواند بهرهوری و سودآوری پایدار داشته باشد. البته مواردی که ما در چکاپ سازمانی در مورد هر سیستم مدیریتی مورد بررسی قرار می دهیم، بسیار متنوع است و در اینجا تنها چند مثال گفته شد.
آیا این اقدامات با روشهای ممیزی ایزو همپوشانی ندارد؟ و شرکتی که گواهینامه ایزو ۹۰۰۱ دارد، آیا نیازی به این چکاپ دارد؟
سؤال بسیار خوبی است. در نگاه اول ممکن است چکاپ سازمانی شبیه به ممیزیهای ایزو به نظر برسد، اما در واقع تفاوتهای اساسی با آن دارد.
ایزو بیشتر روی انطباق با استانداردها تمرکز دارد. یعنی بررسی میکند که آیا فرایندهای سازمان مطابق دستورالعملها و استانداردهای تعریفشده اجرا میشوند یا نه. هدف اصلی ممیزی ایزو، حفظ یک سطح مشخص از کیفیت و انضباط در سازمان است.
اما چکاپ سازمانی رویکردی کاملاً متفاوت دارد. ما بهجای اینکه صرفاً تطابق با استانداردها را بسنجیم، روی کارایی واقعی سازمان، نقاط ضعف پنهان و فرصتهای بهبود تمرکز میکنیم. مثلاً اگر چاپخانهای گواهی ایزو داشته باشد اما همچنان هزینههای پنهان بالایی داشته باشد یا در جذب و نگهداشت مشتری با مشکل مواجه باشد، ایزو به آن ورود نمیکند، اما چکاپ سازمانی دقیقاً همین مسائل را هدف میگیرد.
به بیان سادهتر، ایزو مثل یک گواهی سلامت عمومی است که نشان میدهد سازمان حداقل استانداردها را رعایت میکند. اما چکاپ سازمانی مثل یک بررسی عمیق پزشکی است که میگوید در پشت صحنه چه ضعفهایی وجود دارد و چه اقداماتی لازم است تا سازمان نهفقط استاندارد بماند بلکه رقابتیتر، چابکتر و سودآورتر عمل کند.
بنابراین داشتن ایزو نهتنها جایگزین چکاپ نمیشود، بلکه میتواند مکمل آن باشد. چاپخانهای که ایزو دارد، از یک چارچوب پایه برخوردار است، ولی با چکاپ سازمانی میتواند گام بعدی را بردارد و به سطح بالاتری از عملکرد و سودآوری برسد. البته توصیه من به چاپخانهها و بخصوص چاپخانههای بزرگ این است که قبل از اقدام برای گرفتن گواهینامه ایزو ۹۰۰۱، اول چکاپ شده و پس از بهبود فرایندهای ناکارا، به سراغ تثبیت وضعیت مطلوب نهایی از طریق پیادهسازی سیستم مدیریت کیفیت ایزو ۹۰۰۱ بروند.
خلاصه اینکه، هدف اصلی ایزو ۹۰۰۱، تثبیت و استانداردکردن وضع موجود و بهویژه در حوزههایی مانند کنترل کیفیت، مدیریت مستندات و پایش رضایت مشتری است و تأکیدی بر بهبود فرایندهای موجود ندارد. اما هدف چکاپ سازمانی ماهیتاً فراتر از تثبیت فرایندهای موجود است و با شناسایی نقاط ضعف، رفع کاستیها و ایجاد تغییر و در مواقعی متحول کردن سازمان به دنبال بهبود فرایندها است. به بیان دیگر، ایزو ۹۰۰۱ بستر و چارچوب ثبات را فراهم میکند که در بسیاری از موارد هیچ استفاده عملی برای سازمان ندارد، در حالی که برنامههای بهبود و چکاپ، حرکت سازمان را از وضعیت موجود به وضعیت مطلوب هدایت میکنند.
آیا امکان اجرای مدولار چکاپ (بهصورت مرحلهبهمرحله) وجود دارد؟ در چند مرحله و هرکدام شامل چه مواردی است؟
چکاپ سازمانی در ۴ سطح طراحی شده است و قابل انجام است که بستگی به نظر کارفرما دارد:
سطح اول یا سطح پایه که شامل آسیبشناسی سازمان از منظر ساختار و تشکیلات، مدیریت مالی، مدیریت تولید و عملیات، مدیریت فروش و مدیریت منابع انسانی است.
سطح دوم یا سطح استاندارد که شامل محورهای سطح پایه باضافه مدیریت بازاریابی، مدیریت کیفیت، مدیریت نگهداری و تعمیر، مدیریت بهرهوری و مدیریت موجودی ( انبار) است یعنی جمعاً ۱۰ سیستم مدیریتی.
سطح سوم یا سطح پیشرفته که شامل محورهای سطح استاندارد باضافه مدیریت عملکرد، مدیریت زنجیره تأمین، مدیریت دانش، مدیریت تکنولوژی و مدیریت فناوری اطلاعات است یعنی جمعاً ۱۵ سیستم مدیریتی.
سطح چهارم یا سطح جامع که شامل محورهای سطح پیشرفته باضافه مدیریت استراتژیک، حاکمیت شرکتی، فرهنگ سازمانی، تجربه مشتری و مدیریت ناب است یعنی جمعاً ۲۰ سیستم مدیریتی.
آیا متر و معیاری برای ارزیابی بهبود سیستم پس از «چکاپ» در اختیار میگذارید؟
ببنید چکاپ سازمانی وارد حوزه اجرا نمیشود، هر چند که اگر چاپخانه یا شرکتی تمایل به بهبود عملی سیستم خود بر اساس نتایج چکاپ سازمانی داشت، در کنار او خواهیم بود و برای بهبود وضعیت موجود و تحقق وضعیت مطلوب کمک خواهیم کرد. اما چکاپ سازمانی شامل اجرا نیست و هدف آن آگاه کردن شرکت ها و چاپخانه ها از ریشه و علت مشکلات سیستمی و تکرار شونده است. مثلا اگر چاپخانهای دائماً در برابر مشتریان خود بدقول میشود، به او کمک خواهیم کرد که مسأله را ریشهیابی کرده و علت را کشف کند. ولی پیادهسازی راه حل پیشنهادی خارج از محدوده چکاپسازمانی است. این امر دست کارفرما را باز میگذارد تا در پیادهسازی راه حل توسط خود، مشاور ثالث یا مایی که چکاپ سازمانی را انجام دادیم، آزادی عمل داشته باشد.
البته یکی از جنبه های اصلی نتیجه چکاپ هر سیستم مدیریتی، پیشنهاد شاخص های عملکردی عمومی و اختصاصی مرتبط با آن سیستم و متناسب با شرایط هر چاپخانه است که بر اساس این شاخصها بتوان وضعیت موجود و روند بهبود آن را اندازه گرفت. لازم به توضیح است که این شاخصها میتوانند کمی یا کیفی باشند.
دکتر خدایار صادقی
شروع فعالیت من در صنعت چاپ از تأسیس یک دفتر طراحی در سال ۷۴ شروع شد و حدود ۳۰ سال از آن موقع میگذرد و در این ۳۰ سال دائماً در حال کسب تجربه، تحصیل، تدریس، پژوهش و مشاوره در صنایع مختلف و به ویژه صنعت چاپ بودهام. بنابراین تنها به تعدادی از این موارد در سه محور زیر اشاره می کنم:
مدارک تحصیلی:
- کارشناسی مهندسی برق از دانشگاه شریف، ۱۳۷۱
- کارشناسی ارشد مهندسی صنایع گرایش مدیریت سیستم و بهرهوری از دانشگاه تربیت مدرس، ۱۳۸۱ (موضوع پایان نامه – مهندسی مجدد فرایندهای پیش از چاپ)
- دکتری مهندسی صنایع از دانشگاه تربیت مدرس، ۱۳۹۴ ( موضوع رساله- چاپ ناب)
سابقه حرفهای در صنعت چاپ:
- دارنده گواهینانههای فنی در حوزه پیش از چاپ، چاپ و پس از چاپ از کشورهای آلمان، بلژیک و انگلیس
- دریافت دیپلم چاپ از مؤسسه پرینت پروموشن آلمان
- نویسنده و مترجم بیش از ۵۰ مقاله فنی حوزه چاپ در مجلات داخلی و خارجی
- داور دورههای مختلف بخش مسابقه جشنواره صنعت چاپ
- معاون فنی چاپ و توزیع کتابهای درسی به مدت ۴ سال
- (مؤسس) رشته چاپ در دانشگاه هنر ایران و مدیر گروه چاپ در این دانشگاه به مدت ۷ سال
- عضو هیئت علمی دانشکده هنرهای کاربردی و دانشکده هنرهای تجسمی دانشگاه هنر ایران و تدریس دروس مختلف چاپی در این دو دانشکده
- دبیر علمی و اجرایی کنفرانس اول و دوم مدیریت کیفیت در چاپ
- مشاور شرکتهای چاپی مختلف و از جمله افست و مایر ملنهوف ایران
- تدریس چندباره دورهای تخصصی مدیریت برای مدیران صنعت چاپ
- لوح تقدیر از معاون فرهنگی وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی به خاطر نقش فعال در آموزش چاپ ۱۳۸۷
- لوح تقدیر از وزیر فرهنگ و ارشاد اسلامی به عنوان چهره برجسته علمی صنعت چاپ کشور ۱۴۰۲
سابقه مشاوره و آموزش مدیریت:
- بیش از ۳۰ بار تدریس در مقطع کارشناسی و کارشناسی ارشد رشتههای مدیریت صنعتی، مدیریت تکنولوژی، مدیریت فناوری اطلاعات، حسابداری مدیریت و مدیریت کسبوکار (mba) در دانشکده مدیریت و حسابداری دانشگاه علامه طباطبایی
- تدریس دورههای مختلف مدیریتی در سازمان مدیریت صنعتی تهران و اتاق بازرگانی اصفهان
- مشاوره مدیریت در حوزه تولید، خدمات، تجارت الکترونیک و حسابرسی به شرکتها و مؤسسات مختلف
-
تدریس در کارگاه آموزشی در اتاق بازرگانی اصفهان ۱۴۰۳-۱۴۰۲
به اتفاق کارشناسان صنعت چاپ در جمع دانشجویان دوره اول رشته چاپ در دانشگاه هنر ۱۳۸۳
سخنرانی در سمینار بستهبندی و توسعه پایدار در دفتر امور چاپ وزارت ارشاد ۱۴۰۳
