رفتن آدم‌ها، باقي ماندن دانش

مديران مياني و اپراتورها مي‌آيند و مي‌روند … و تجربه خود را با خويش به بيرون از چاپخانه مي‌برند و در چاپخانه به‌جا نمي‌گذارند. خيلي از کارها را بايد با آزمون و خطا انجام داد و از تجربه قبلي آن و ندادن هزينه تجربه مجدد خبري نيست. فقط مديراني مي‌توانند از اين هزينه اجتناب کنند که با مفهومي به‌نام مديريت دانش آشنا باشند؛ کسي را که يک يا دو دهه در چاپخانه کار کرده رها نکنيد، هنگام بازنشستگي‌اش تجربيات او را ثبت کنيد و سازوکاري را پديد آوريد که اين ثبت تجربه به‌طور روزمره مديريت شود و به دوران بازنشستگي افراد نکشد. اين کار را مديريت دانش مي‌گويند. حتي چاپخانه‌هاي متوسط نيز به آن نياز دارند.

براي تعريف مديريت دانش بايد چندين واژه تعريف شود. ابتدا از داده‌ها صحبت مي‌کنيم. داده‌ها منبع حياتي به‌شمار مي‌روند که با بهره‌برداري صحيح از آنها مي‌توان داده‌ها را به اطلاعات با معني تبديل کرد.

بدين ترتيب اطلاعات مي‌توانند به دانش و در نتيجه حکمت تبديل شوند.

به عبارتي مي‌توان از واژگان فوق نتيجه گرفت که:

-مجموعه‌اي از داده‌ها، اطلاعات را تشکيل نمي‌دهد.

-مجموعه‌اي از دانش، حکمت را تشکيل نمي‌دهد.

-مجموعه‌اي از حکمت، حقيقت را شکل نمي‌دهد.

در واقع، اطلاعات، دانش و حکمت، بيش از مجموعه‌هاي فوق هستند و به نوعي کل‌ آنها از هم‌اجزايي اجزا تشکيل مي‌شوند، نه جمع جبري اجزا.

ابتدا از داده‌ها آغاز مي‌کنيم، داده‌ها نقاط بي‌معني در فضا و زمان هستند که هيچ‌گونه اشاره‌اي به فضا و زمان ندارند. داده‌ها شبيه رويداد حرف يا کلمه‌اي خارج از زمينه هستند. در اينجا به “خارج از زمينه” اشاره کرديم. خارج از زمينه بدين معنا است که داده‌ها هيچ‌گونه رابطه‌اي با هيچ چيزي ندارند.

مجموعه‌اي از داده‌ها، اطلاعات را نمي‌سازد؛ زيرا در اين مجموعه داده‌ها با يکديگر هيچ‌گونه رابطه‌اي ندارند. براي اينکه بتوان از مجموعه‌ داده‌ها، اطلاعات را نتيجه گرفت، بايد رابطه بين داده‌هاي مختلف را درک کرد. در واقع اطلاعات از درک ارتباط بين قطعات مختلف داده‌ها حاصل مي‌شود. در حالي‌که اطلاعات برگرفته از درک ارتباط بين داده‌هاي مختلف است اما نمي‌تواند داده‌ها را توصيف کند تا نحوه تغيير داده‌ها را با مرور زمان تشخيص دهد. اطلاعات ماهيت ايستا و خطي دارد.

در اينجا از واژه ديگري به‌نام رابطه صحبت کرديم. الگو فراتر از رابطه است. الگو رابطه روابط است. الگو دربرگيرنده سازگاري و جامعيت روابط است و بر قابليت تکرار و پيش‌بيني اشاره دارد. اينک، الگو مي‌تواند به‌طور بالقوه دانش را نشان دهد. دانش زماني شکل مي‌گيرد که فرد بتواند الگوها و معناي آنها را درک کند. الگو به زمينه اطلاعات وابسته نيست. بلکه خود زمينه‌سازي مي‌کند (self-contextualize). الگويي که نمايانگر دانش است، سطح بالايي از اطمينان و پيش‌بيني را فراهم مي‌آورد و به ندرت ماهيت ايستايي دارد.

حکمت زماني شکل مي‌گيرد که فرد با اصولي که الگوها را مي‌سازند، آشنا باشد. اين اصول سراسري و کاملا مستقل از زمينه هستند.

پس به طور خلاصه مي‌توان گفت:

-اطلاعات به توصيف، تعريف يا ديدگاه (چه، چه کسي، چه هنگام، کجا) وابسته است.

-دانش دربرگيرنده استراتژي، عمل، متد يا شيوه (چگونگي) است.

-حکمت، بينش، اصول، اخلاق (چرايي) را شامل مي‌شود.

توجه کنيد که داده‌ها ـ اطلاعات ـ دانش ـ حکمت، زنجيره‌اي را تشکيل مي‌دهند. گرچه داده‌ها موجوديت گسسته هستند اما روند اطلاعات به دانش و حکمت به‌طور گسسته روي نمي‌دهند.

ما مي‌توانيم با متصل کردن اطلاعات جديد به الگوهايي که قبلا درک کرديم، الگوها را توسعه دهيم. اينک بايد مديريت دانش را تعريف کنيم. مديريت دانش مجموعه فرايندهايي است که خلق، نشر و کاربري دانش را کنترل مي‌کنند. همان‌گونه که از تعريف مشخص است، مديريت دانش مباحث گسترده‌اي را دربرمي‌گيرد. پس چه نقشي در عصر اطلاعات دارد؟

امروزه سازمان‌ها و شرکت‌ها با چهار مفهوم زير سروکار دارند:

-ماموريت: آنچه که سعي دارند انجام دهند

-رقابت: نحوه رسيدن به بخش‌هاي رقابتي

-کارآيي: نحوه تحويل نتايج

-تغيير: نحوه مقابله با تغييرات

مديريت دانش مي‌تواند توانايي سازمان‌ها و شرکت‌ها را در انجام چهار مفهوم فوق بهبود بخشد. به عبارتي مي‌توان گفت مديريت دانش رويکرد سيستماتيک خلق، دريافت، سازماندهي، دستيابي و استفاده از دانش و آموخته‌ها در سازمان‌ها است. مديريت دانش در سازمان‌ها و شرکت‌ها به بهبود تصميم‌گيري، انعطاف‌پذيري بيشتر، افزايش سود، کاهش بار کاري، افزايش بهره‌وري، ايجاد فرصت‌هاي جديد کسب و کار، کاهش هزينه، سهم بازار بيشتر و بهبود انگيزه کارکنان کمک مي‌کند. مديريت دانش را مي‌توان براي فعاليت‌هاي مختلف مانند: عادي، منطقي، پيچيده، غيرمنتظره به‌کار گرفت.

نکات مهم در موفقيت بهره‌گيري از مديريت دانش

به‌منظور موفقيت فرايند مديريت دانش توجه به موارد زير ضروري است:

۱.قابليت اتصال: تکنولوژي به تنهايي براي موفقيت رويکرد مديريت دانش کافي نيست. اما زيرساخت مناسبي براي به اشتراک گذاشتن دانش و فعال‌سازي اين مهم است. دسترسي همه بخش‌هاي سازمان به معمار مديريت دانش، برنامه‌هاي مبتني بر وب، ديوايس‌هاي سيار، ابزارهاي داده‌کاوي
(data mining)، پيشتازهاي پشتيبان زير ساخت مديريت دانش هستند. تکنولوژي رفتارهاي جديد دانش را فعال مي‌سازد.

۲.محتوا: در ابتدا، سازمان‌ بايد مميزي دانش را انجام دهد تا نقاط دروني و بيروني تاثيرگذار بر دانش را شناسايي کند. نيروهاي دروني و بيروني تاثيرگذار بر دانش اشکال مختلفي دارند مانند: دانش مشتري يا ظهور رسانه‌هاي جديد.

۳.اجتماع: مديريت دانش موفق به اجتماع عملکردها يا گروهي از افرادي که در درون سازمان همکاري دارند، وابسته است. اين افراد در مراحل مختلف نظير آماده‌سازي، راه‌اندازي، انجام عمليات و کسب نتيجه نهايي با يکديگر تعامل دارند.

۴.فرهنگ: پشتيباني و حمايت مديريت ارشد، همسويي عقايد، اعتماد، انگيزش اجزا اصلي فرهنگ مديريت دانش به شمار مي‌روند و توجه مستمر به اين اجزا ضروري است. به عبارتي شما بايد به اطلاعاتي که از همکاران دريافت مي‌کنيد، اعتماد داشته باشيد و اطلاعاتي که همکار ديگر از شما دريافت مي‌کند با توجه به اعتمادي که به کار شما دارد، ارزشمند خواهد بود و اگر اين روند استمرار يابد، موفقيت مديريت دانش را سبب مي‌شود.

۵.تعاون: جريان‌هاي کاري در سازمان‌هاي دانش بسيار به هم وابسته هستند. اين تعاون رمز موفقيت مديريت دانش است، چرا که مي‌تواند موانعي نظير تفاوت فرهنگ‌ها را از ميان بردارد و افراد سازمان را در جهت رسيدن به اهداف هدايت کند.

۶.سرمايه‌گذاري: سرمايه‌گذاري در مديريت دانش به‌منظور تسريع بهره‌گيري از نوآوري‌ها و افزايش دانش افراد سازمان عامل مهمي به‌شمار مي‌رود.

پس مي‌توان گفت درک سيستماتيک و توجه به نکات فوق به سازمان‌ها کمک مي‌کند تا مميزي دانش را انجام دهند و استراتژي مديريت دانش اثربخش را با موفقيت پياده‌سازي کنند.