تصمیم‌گیری مدیران شرکت‌ها، زمانی درست و کارآمد خواهد بود که مبتنی بر اطلاعات صحیح باشد. اما اطلاعات درهم و تلنبار شده به خودی خود، کارساز نیستند. روش گردآوری، کنترل و پردازش اطلاعات در هر سازمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. گردش اطلاعات در سازمان باید بگونه‌ای طراحی و اجرا شود که در هر لحظه اطلاعات به‌روز از وضعیت موجود را در اختیار مدیران مربوطه در بخش‌های مختلف قرار دهد و تصمیم‌گیری سریع و بجا درباره اصلاح روش‌ها، رفع موانع و برنامه‌ریزی‌های جدید را میسر سازد.
چنین ساز و کاری را سیستم اطلاعات در خدمت مدیریت یا Management Information System گویند که آن را به اختصار MIS می‌نامند. گرچه این سیستم در شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ کاربرد بیشتری دارد، ولی هر چاپخانه‌ای نیز در مقیاس خود، می‌تواند از آن بهره‌مند شود.
سیستم اطلاعات مدیریت باید به صورت جامع و یکپارچه باشد که کاربران متناسب با سطح دسترسی خود، آن را در اختیار داشته باشند.
سیستم MIS خوب، آن است که کاربری آسان و قابل فهمی برای مدیران بخش‌های مختلف داشته و قابل توسعه باشد همچنین از طریق تلفن همراه بتوان با آن ارتباط برقرار کرد. در اینجا با یکی از جدیدترین سیستم‌های MIS برای چاپخانه‌ها آشنا می‌شوید.
سیستم‌های MIS یا اطلاعات در خدمت مدیریت چندین سال است در صنعت چاپ استفاده می‌شود. به تازگی نسل جدیدی از این سیستم‌ها که اصطلاحاً به آنها پلتفرم می‌گویند، وارد بازار شده است. این سیستم‌ها در فضای ابر (Cloud Based) عملیات خود را انجام می‌دهند و می‌توانند با نرم افزارها و اپلیکیشن‌های سازندگان مختلف کار کنند و سازگار باشند. یکی از این پلتفرم‌های جدید Keyline است.
سیستم MIS (اطلاعات در خدمت مدیریت یا (Management Information) جدیدی به نام Key Line به تازگی به بازار عرضه شده است که وظیفه اصلی آن اتوماسیون فرآیند چاپ است. این سیستم که مبتنی بر فناوری ابر (Cloud – based) است، عملیاتی چون حسابداری، برنامه‌ریزی و دیگر اطلاعات موردنیاز مدیریت را به‌طور خودکار انجام می‌دهد. «وین بگت» از مدیران فروش شرکت می‌گوید: «کی لاین» اولین نرم افزار فرآیند تولید چاپ تمام اتوماتیک است که از طریق سیستم‌های رابط (اینترفیس) با دیگر نرم افزارها ارتباط برقرار می‌کند. او همچنین تأکید می‌کند که این سیستم ماژولار نیست. «کی لاین» سیستمی است که کلیه زنجیره چاپ را، از برآورد قیمت کار چاپی، تا تهیه صورت حساب نهایی، انجام می‌دهد.
«کی لاین» در سال ۲۰۱۴ برای اولین بار در آلمان عرضه شد ولی به تازگی برای استفاده چاپکاران در کشورهای مختلف به روز شده است. این سیستم برای چاپکاران دیجیتال و افست قابل استفاده است. این سیستم انجام کارهای متعدد چاپی را بدون دخالت غیرضروری اپراتور ممکن می‌کند و سیستم گردش کار را به صورت کاملاً اتوماتیک به جریان می‌اندازد.
«کی لاین» از فناوری ابر (Cloud) بهره می‌برد. یعنی سِروِرهای مرکزی شرکت اطلاعات را پردازش می‌کنند و متقاضیان باید بابت استفاده از آن، ماهانه یا سالانه مبلغی به‌عنوان حق اشتراک پرداخت کنند. به همین خاطر این برنامه از نوع نرم‌افزارهای SAAS یا نرم‌افزار
به عنوان یک سرویس خدماتی است. از مزایای این نرم‌افزارها بی‌نیازی به نرم‌افزار و یا پشتیبانی IT در محل است. کاربران می‌توانند از سراسر دنیا با استفاده از مرورگر وب از طریق لپ‌تاپ، تبلت یا تلفن همراه، به آن دسترسی پیدا کنند.
بکت می‌گوید: زمان و پول زیادی بابت سیستم رابط و تجربه کاربر این نرم‌افزار صرف شده است و کار با سیستم رابط کاربر interface این دستگاه بسیار ساده و قابل درک است.
این نرم‌افزار نوعی سیستم گردش کار تولیدی تمام اتوماتیک است که می‌تواند عملیات پیش از چاپ را از طریق اتصال و همگرایی به نرم‌افزارهای پیش از چاپ از جمله Enfocus Switch به طور تمام‌خودکار و بدون نیاز به اپراتور انجام دهد؛ کارهای چاپی با استفاده از شبکه اینترنت وارد سیستم شده و پردازش می‌شود.
در صورت تمایل می‌توان جزئیات کارچاپی را به صورت دستی وارد سیستم کرد. پس از دریافت مشخصات کار چاپی، این دستگاه برنامه‌ریزی چاپ آن را متناسب با اولویت‌های چاپخانه انجام داده و پیگیری می‌کند. سیستم مواد مصرفی موردنیاز را سفارش می‌دهد و به شرکت حمل و نقل تاریخ تحویل کار به مشتری را اعلام می‌کند. پس از این که کار چاپی وارد سیستم و برنامه‌ریزی برای چاپ آن انجام شد، مراحل انجام کار چاپی به طور خودکار با استفاده از داده‌های ماشین چاپ کنترل و نظارت می‌شود. البته چاپخانه‌دار می‌تواند به صورت دستی و با استفاده از آی‌پدهای کنار هر ماشین، اطلاعات مربوط به مراحل چاپ را وارد سیستم کند. اگر تأخیری در دریافت مواد مصرفی یا تولید کارچاپی رخ دهد، «کی‌لاین» برنامه‌ریزی را بازنگری می‌کند؛ کلیه مشکلات کنترل پنل سیستم به نمایش در می‌آیند.
بکت می‌گوید: از آنجائی که تیراژ کارها و حاشیه سود چاپکاران رو به کاهش است، «کی لاین» راهی برای کاهش مراحل کنترل چاپی و ورود اطلاعات به صورت دستی به سیستم ارایه کرده که باعث کاهش هزینه‌ها می‌شود. راه‌اندازی و یادگیری کار با این سیستم بسیار آسان است و از طریق فایل‌های CSV (فایل CSV یا Comma Separated Value انجام می‌شود که یک فایل متن شامل لیستی از داده‌ها است. از این فایل‌ها معمولا برای تبادل داده‌ها و اپلیکیشن‌های متفاوت استفاده می‌شود.)
داده‌های متعلق به کاربران را می‌توان بارگیری (Download) و ذخیره کرد و با استفاده از ابزارهایی چون Power BI یا Crystal Reports ـ که گزارش مراحل چاپ را ارایه می‌کنند ـ به آنها دسترسی پیدا کرد. بک آپ اطلاعات مربوط به «کی لاین» در دو محل جداگانه، یکی در کشور آلمان و دیگری در ایرلند ذخیره می‌شود.
«کی لاین» را می‌توان به سیستم‌های حسابداری و مدیریت ارتباطات با مشتری (CRM) سازندگان ثالث هم متصل کرد. «کی لاین» اکنون با زبان انگلیسی عرضه می‌شود. برای استفاده از این سیستم مشتریان ابتدا باید هزینه اولیه را برای راه‌اندازی بپردازند و سپس هر چاپخانه متناسب با تجهیزات خود ماهانه هزینه اشتراک بپردازد. کمترین هزینه اشتراک ۵۰۰ یورو در ماه است و هزینه راه‌اندازی نیز حدود ۵ هزار یورو برآورد می‌شود. «کی لاین» در حال حاضر ۳۰ مشتری در سراسر دنیا دارد ولی بکت امیدوار است تا پایان سال ۲۰۱۹، این تعداد دو برابر شود.
