مشکل در فناوری نیست بلکه درک ناکافی از ابزارهایی است که در اختیار دارید

گروه |پژوهش

رومبا یک جاروبرقی هوشمند است که روی زمین حرکت می‌کند و گرد و غبار را جمع‌آوری می‌کند. این دستگاه به لطف طراحی و ابعاد جمع و جور خود، به‌راحتی زیر مبلمان حرکت می‌کند و با استفاده از حسگرهای خود، هنگام برخورد با موانع مسیرش را تغییر می‌دهد.

آیا تیم شما ابزارهای خود را می‌شناسد؟

شما در محیط کاری خود مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری در اختیار دارید. صرف‌نظر از اینکه چه محصولی تولید می‌کنید یا در چه بخشی فعالیت دارید، برنامه‌هایی در اختیار دارید که به جمع‌آوری داده‌ها، مدیریت فرآیندها و گزارش نتایج کمک می‌کنند. اکثر این ابزارها نیاز به نصب، پیکربندی و آموزش دارند تا تیم بتواند از آن‌ها به‌طور مؤثر استفاده کند. با گذشت زمان، این ابزارها به‌روز می‌شوند، اما همزمان تغییرات دیگری نیز در کسب‌وکار شما رخ می‌دهد. بنابراین، چگونه تیم شما می‌تواند همیشه به‌روز باشد و از سرمایه‌گذاری در ابزارهای نرم‌افزاری خود بهترین استفاده را ببرد؟ این یک بازی رومبای فکری است.

آیا تیم شما از ابزارهایش به درستی استفاده می‌کند؟

چه چیزی در کارگاه خود تولید می‌کنید؟ پوستر؟ صورت‌حساب‌؟ محتوای بازاریابی؟ کتاب؟ آیا محتوا را به‌صورت چاپی تولید می‌کنید یا برای ارسال دیجیتال نیز آماده می‌کنید؟ برای هر محصولی که تولید می‌کنید، مجموعه‌ای از ابزارهای نرم‌افزاری وجود دارد که مسیر تولید را هموار می‌کنند. سوال این است که تیم شما تا چه حد از این ابزارها به‌درستی استفاده می‌کند؟ گاهی، این فرایند به یک بازی “رومبای فکری” تبدیل می‌شود، جایی که افراد از ابزاری به ابزار دیگر سرگردان می‌شوند.

رومبای فکری چگونه کار می‌کند؟

رومبا یک جاروبرقی هوشمند است که روی زمین حرکت می‌کند و گرد و غبار را جمع‌آوری می‌کند. این دستگاه به لطف طراحی و ابعاد جمع و جور خود، به‌راحتی زیر مبلمان حرکت می‌کند و با استفاده از حسگرهای خود، هنگام برخورد با موانع مسیرش را تغییر می‌دهد. حالا ابزارهای نرم‌افزاری کارگاه خود را در نظر بگیرید. چند ابزار مختلف در اختیار دارید؟ چند مورد از آن‌ها قابلیت‌های مشابهی دارند؟ چند بار اعضای تیم با یک ابزار شروع به کار می‌کنند اما در مواجهه با مشکل به ابزار دیگری روی می‌آورند؟

این مشکل اصلی “بازی رومبای فکری” است. تیم‌ها به جای توسعه‌ی دانش عمیق از ابزارهای موجود، به مسیری که کمترین مقاومت را دارد، روی می‌آورند. این مسئله در محیط‌های کاری که افراد همیشه تحت فشار زمانی هستند، چالش‌برانگیزتر می‌شود.

فرصت کافی برای یادگیری صحیح ابزارها وجود ندارد، بنابراین افراد از ابزاری به ابزار دیگر می‌روند تا مشکل را حل کنند. اما این رویکرد نه‌تنها یک روش ناکارآمد در کسب‌وکار است، بلکه زمان بیشتری هدر می‌دهد و از ابزارهایی که برای آن‌ها هزینه شده، به درستی استفاده نمی‌شود.

ابزارهای درست کافی نیستند، تیم شما باید بتواند از آن‌ها به خوبی استفاده کند

از نرم‌افزارهای پیش از چاپ و تجهیزات اتوماسیون پس از چاپ گرفته تا راه‌حل‌های مدیریت کسب‌وکار و ابزارهای ارتباط با مشتری، داشتن ابزارهای مناسب تنها بخشی از معادله است. موفقیت کسب‌وکار شما به این بستگی دارد که تیم‌های شما چقدر می‌توانند از این ابزارها به‌طور مؤثر استفاده کنند. بنابراین، آموزش مستمر کارکنان ضروری است تا کارایی افزایش یابد، کیفیت بهبود پیدا کند و کسب‌وکار شما بتواند در یک صنعت در حال تغییر رقابت کند.

خطر عدم استفاده صحیح از فناوری

اگر در اتوماسیون گردش کار، چاپگرهای دیجیتال، تجهیزات پس از چاپ و پلتفرم‌های PrintMIS سرمایه‌گذاری کرده‌اید اما نمی‌توانید بازدهی کامل آن‌ها را مشخص کنید، یک مشکل اساسی وجود دارد. مشکل در فناوری نیست، بلکه درک ناکافی از ابزارهایی است که در اختیار دارید و نقش آن‌ها در فرآیندهای کاری شما.

آموزش کارکنان روی ابزارهای نامناسب راه‌حل درستی نیست. در عوض، باید ابتدا ارزیابی کنید که چه ابزارهایی در سازمان شما نصب شده‌اند، حتی آن‌هایی که فکر می‌کنید کسی از آن‌ها استفاده نمی‌کند. برای هر ابزار، مشخص کنید که کدام بخش و کدام قابلیت آن مورد استفاده قرار می گیرد. بررسی کنید آیا نرم افزار به‌روز است یا خیر. سپس:
– ابزارهایی که عملکردهای مشابه دارند را شناسایی کنید.
– بررسی کنید چرا چندین ابزار برای یک کار مشخص استفاده می‌شوند.
– ابزارهایی که باید مورد استفاده قرار گیرند را انتخاب کنید.

این مرحله را قبل از تدوین یک برنامه آموزشی انجام دهید.

ایجاد یک تیم آگاه و مجهز

پس از ایجاد این فهرست، زمان آن است که مشخص کنید:
– چه کسانی به‌طور کامل با ابزارها آشنا هستند؟
– چه کسانی نیاز به آموزش پایه‌ای دارند؟
– چه کسانی برای یادگیری سطوح پیشرفته آماده‌اند؟

بدون یک رویکرد منظم، ریسک‌های زیادی برای یک کسب‌وکار وجود دارد:
–  ایجاد گردش کارهای ناکارآمد که از قابلیت‌های اتوماسیون بهره نمی‌برند.
–  انجام اشتباهات پرهزینه در فرآیندهای پیش از چاپ، تولید یا پس از چاپ به دلیل دانش ناکافی.
– مشکل در عیب‌یابی که منجر به توقف‌های غیرضروری در فرآیند تولید می‌شود.
–  از دست دادن فرصت‌های بهینه‌سازی هزینه، کاهش ضایعات یا افزایش بهره‌وری.

بدتر از همه، وقتی کارکنان باتجربه سازمان را ترک می‌کنند، دانش آن‌ها نیز از بین می‌رود و کارمندان جدید برای جایگزینی این دانش دچار مشکل می‌شوند. با اولویت دادن به آموزش مستمر، کارکنان در نقش‌های خود مهارت پیدا کرده و به بهبود مداوم فرآیندهای کسب‌وکار کمک می‌کنند.

حفظ آمادگی تیم‌ها از طریق آموزش مستمر

یک جلسه آموزشی در زمان نصب سیستم کافی نیست. بهترین رویکرد این است که برنامه‌های آموزشی مستمر را اجرا کنید تا کارکنان با به‌روزرسانی‌های نرم‌افزاری و تغییرات پروتکل‌های صنعت همگام باشند. برای این منظور، استراتژی‌های زیر را در نظر بگیرید:

۱. استفاده از آموزش‌های ارائه‌دهندگان تجهیزات و نرم‌افزار

بیشتر تولیدکنندگان تجهیزات و نرم‌افزارها جلسات آموزشی، وبینارها و منابع یادگیری در دسترس ارائه می‌دهند. از این فرصت‌ها بهره ببرید و کارکنان را به حضور در این دوره‌ها تشویق کنید. در ارتباط مداوم بودن با تأمین‌کنندگان، باعث می‌شود تیم شما با ویژگی‌های جدید و بهترین شیوه‌های استفاده آشنا شود. حتی اگر این آموزش‌ها هزینه داشته باشند، سرمایه‌گذاری ارزشمندی خواهند بود.

۲. ایجاد فرهنگ آموزش داخلی

برنامه‌های آموزشی داخلی می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر عملکرد تیم‌ها بگذارند. راهکارهای زیر را در نظر بگیرید:
– برگزاری جلسات آموزشی کوتاه (Lunch-and-Learn) برای آشنایی با به‌روزرسانی‌های نرم‌افزار و گردش کار.
– آموزش متقابل کارکنان در نقش‌های مختلف برای افزایش انعطاف‌پذیری سازمانی.
– مستندسازی بهترین شیوه‌ها و فرآیندهای کاری در یک پایگاه دانش داخلی که به‌راحتی در دسترس کارکنان باشد.

۳. تشویق به دریافت گواهینامه‌های تخصصی

سازمان‌های صنعتی معمولاً برنامه‌های توسعه حرفه‌ای و گواهینامه‌های معتبری ارائه می‌دهند. تشویق کارکنان به دریافت گواهینامه‌های مدیریت رنگ، اتوماسیون گردش کار و عملیات چاپ می‌تواند باعث افزایش تخصص و اعتماد به نفس آن‌ها شود.

۴. اجرای برنامه‌های منتورینگ (مربی‌گری)

تجربیات کارکنان باسابقه، یکی از ارزشمندترین دارایی‌های یک شرکت است. با ایجاد ارتباط بین اعضای با تجربه و کارمندان جدید، می‌توان دانش را انتقال داد و از بین رفتن مهارت‌های کلیدی را در صورت بازنشستگی یا ترک سازمان جلوگیری کرد. برنامه‌های منتورینگ باعث تقویت فرهنگ یادگیری و همکاری در سازمان می‌شوند.

۵. شرکت در رویدادها و کنفرانس‌های صنعتی

نمایشگاه‌ها، کنفرانس‌ها و کارگاه‌های آموزشی صنعتی فرصت‌های فوق‌العاده‌ای برای تیم‌ها هستند تا با فناوری‌های جدید آشنا شوند، در جلسات آموزشی شرکت کنند و با همتایان خود شبکه‌سازی کنند.

آموزش را به یک مزیت رقابتی تبدیل کنید

شرکت‌های چاپی که در یادگیری مستمر سرمایه‌گذاری می‌کنند، در موقعیت بهتری برای موفقیت بلندمدت قرار دارند. کارکنان آموزش‌دیده بیشتر درگیر کار می‌شوند، کارایی بالاتری دارند و به بهبود کیفیت خروجی کمک می‌کنند. همچنین، مشتریان نیز از همکاری با تیمی آگاه و متخصص بهره می‌برند که قادر به ارائه بهترین راه‌حل‌های چاپی است.

صنعت چاپ در حال تحول است، و شرکت‌هایی که تیم‌های خود را آموزش نمی‌دهند، با خطر عقب ماندن مواجه خواهند شد. با اولویت دادن به آموزش مداوم، شرکت‌های چاپی می‌توانند سرمایه‌گذاری‌های خود را به حداکثر برسانند، کارایی عملیاتی را بهبود دهند و نیروی کاری آماده برای آینده بسازند.