کارکنان و پرسنل یک شرکت همواره در به‌کارگیری نرم‌افزار جدید در شرکت جبهه می‌گیرند زیرا احساس می‌کنند این نرم‌افزار باعث می‌شود شغل خود را از دست بدهند.
تردیدی نیست که نرم‌افزار، محاسبات را بهتر و دقیق‌تر از انسان انجام می‌دهد. ولی آنچه که معمولاً نادیده گرفته می‌شود، این است که قدرت نرم‌افزار در افزایش توان ذهنی و فکری پرسنل است. نرم‌افزار قرار نیست جایگزین نیروی کار بشود.
در دوران کودکی، خانه ما در ایالت نبراسکا حیاط بسیار بزرگی داشت. زدن چمن‌های این ویلای بزرگ با ماشین چمن‌زنی که پس از پانزده بار کشیدن تسمه استارت روشن می‌شد، یک یا دو روز کامل به طول می‌انجامید. من شش برادر دارم و همیشه سر این‌که نوبت چه کسی است که چمن‌ها را بزند، دعوا بود. هیچ‌کس از این کار خوشش نمی‌آمد. کار ناخوشایند دیگر، چیدن چمن‌های لبه دیوار یا دور درختان بود که با دستگاه، چمن‌زنی امکان نداشت، ولی هنگامی که ما برای اولین بار یک ماشین چمن‌زنی اتوماتیک که مثل یک خودرو کوچک بود خریدیم، چمن زدن ناگهان به فعالیتی لذت‌بخش تبدیل شد و این‌بار سر چمن زدن همیشه بین برادرانم دعوا بود.
ابزار بهتر معمولا انجام کارها را لذت‌بخش می‌کند
در چمن زدن، مزیت ماشین چمن‌زنی جدید کاملاً آشکار است. سوار ماشین شدن و دور حیاط چرخیدن مثل سپری کردن یک روز در یک پارک تفریحی است. همه می‌خواستند سوار ماشین شوند. لزومی نداشت کسی مزایای استفاده از این ماشین را در مقایسه با دستگاه چمن‌زنی به برادرانم توضیح دهد. با استفاده از ماشین، تمام چمن حیاط در نصف روز زده می‌شد و نیازی هم نبود از جای خود بلند شویم.
اما مزایای بعضی از ابزارهای مدرن چندان روشن و واضح نیست. به عنوان مثال یک نرم‌افزار خوب پیچیدگی‌های محاسباتی کارهایی را که انجام می‌دهد، به عمد به رخ کاربر نمی‌کشد. کار با نرم‌افزار باید آسان باشد و نیازی به آموزش‌های زمان‌بر و پرهزینه نداشته باشد. با این حال فکر می‌کنم برخی مواقع باید کارهایی که نرم‌افزار پشت‌صحنه انجام می‌دهد، به کاربران توضیح داده شود تا آنها ارزش استفاده از آن را برای انجام کارها و مسئولیت‌های خود بهتر درک کنند.
من به تازگی دو گفت‌وگوی بسیار جالب داشتم. گفت‌وگوی اول با مسئول سفارشات چاپخانه‌ای بود که حدود ۵۰ سال یا بیشتر سن داشت و از زمان نوجوانی تاکنون به کار سفارشات و برآورد هزینه خدمات چاپی اشتغال داشته است. قابلیت او برای ارزیابی و تعیین سریع هزینه چاپ یک کار، انتخاب نوع کاغذ، ماشین چاپ، فرم‌بندی و مراحل تکمیلی واقعاً حیرت‌انگیز است. او به خوبی هنر برآورد هزینه و فرآیند هر کار چاپی را می‌دانست و همین کارها و محاسبات را هم در ذهن خود انجام می‌داد.
گفت‌وگوی جالب دیگری در همان هفته با متخصص نرم‌افزار سیستم‌های MIS (اطلاعات در خدمت مدیریت) داشتم.
او به من گفت هر بار که یک کاربر هزینه خدمات چاپی را در منوی سفارشات فشار می‌دهد، آنچه اتفاق می‌افتد این است:
«تمام متغیرها و نیازهای یک کارچاپی از جمله میزان و حجم مواد مصرفی، نوع ماشین چاپ و غیره در نظر گرفته می‌شود. ارزیابی و تعیین نرخ یک کار چاپی با توجه به تمام این موارد و متغیرها انجام شده و رقم نهایی به‌دست می‌آید. سپس بهترین فرم‌بندی متناسب با ماشین‌های چاپ موجود، انتخاب می‌شود.
این کار با توجه به انواع کارهای مشتریان مختلف و ظرفیت ماشین‌ها و اولویت نوبت چاپ به بهترین شکل صورت می‌گیرد. پس پشت هر فشار تکمه نرم‌افزار، مجموعه‌ای از محاسبات پیچیده نهفته است. یک فرد متخصص نیز که برای تعیین همه این پارامترها و محاسبه هزینه یک کار چاپی از مغز خود استفاده می‌کند، در حقیقت محاسبات پیچیده‌ای را به طور خود آگاه یا ناخودآگاه انجام می‌دهد محاسباتی که حاصل تجربه و دانشی است که طی سال‌ها کسب کرده است. مقایسه نرم‌افزار با مغز یک متخصص، کار درستی نیست در حقیقت هیچ‌کدام قرارنیست کار دیگری را انجام دهند. کارمند شما با خرید نرم‌افزار کماکان تجربه و مغز خود را حفظ خواهد کرد. نباید بحث بر سر جایگزین کردن یکی با دیگری باشد، بلکه باید به توسعه و گسترش توانایی افراد توجه کرد. برادران من چمن‌ها را با استفاده از ماشین جدید با کارایی بیشتر و در زمان کمتری می‌زدند. ولی در هر حال باید چمن‌ها را می‌زدند، که با استفاده از تکنولوژی این کار سریعتر و در نوبت‌های زمانی کوتاه‌تری انجام می‌شد و در عین حال از انجام کار لذت هم می‌بردند.
ارایه و نصب نرم‌افزار در یک سازمان یا چاپخانه، نباید به کاهش و یا جایگزین کردن آن با افراد بیانجامد. بلکه باید کارمندان و متخصصان را در انجام کارها تواناتر کند و آنها را به‌ویژه در هنگام محاسبه و برآورد یاری کند. می‌توان درباره نرم افزار و رایانه‌ها بحث و تبادل نظر کرد ولی آنچه قابل بحث نیست، توانایی سیستم‌های رایانه‌ای در انجام سریعتر و کارآمدتر محاسبات است. به افراد متخصص و محاسبه‌گر کارهای چاپی فکر کنید هر چه باشد آنها انسان هستند و خسته می‌شوند، گاهی وقت‌ها (بیشتر وقت‌ها) عجله دارند. اگر مجبور شدید بخش حسابداری خود را گسترش دهید و به افراد متخصص بیشتری نیاز پیدا کردید و نتوانستید نیروی مورد نیاز خود را پیدا کنید، چه کار می‌کنید؟
نرم‌افزار برآورد کارهای چاپی (Estimator) مثل همان ماشین (خودروی) چمن‌زنی است. شما به عنوان مسؤل سفارش و متخصص حساب و کتاب می‌توانید محاسبات را به آن بسپارید و سپس روی صندلی خود لم بدهید. با استفاده از نرم‌افزار سر راست‌تر و سریعتر می‌توانید هزینه یک کار جایی را محاسبه کرده و از وقت آزاد شده خود برای هم‌فکری و هم‌کاری با تیم فروش و تولید استفاده کنید و به خلاقیت رو آورید.
بسیاری از پرسنل چاپخانه‌ها معمولا در به کارگیری فناوری جدید به ویژه نرم‌افزار از خود مقاومت نشان می‌دهند. آنها زود لیست عجیب و غریبی از تمام کارهایی که ابزار جدید نمی‌تواند انجام دهد، تهیه و به مدیریت ارایه می‌کنند. ماشین چمن‌زنی ما با تمام مزیت‌هایی که داشت کارهایی را هم نمی‌توانست انجام بدهد، از جمله کوتاه‌کردن چمن‌های دور درختان و گل‌ها و کناره دیوارها، با این حال ما آن را خریدیم تا از مزیایای آن بهره ببریم و آن جاهایی را که نمی‌توانست بزند، خودمان دستی کوتاه می‌کردیم. برخی استثناها و محدودیت‌ها نباید مانع به کارگیری فناوری جدید بشود. فناوری جدید کارها را سریعتر و با دقت بیشتری انجام می‌دهد و به شما امکان می‌دهد از مغز خود برای کارهای خلاقانه استفاده کنید.
