سفارشات آنلاین؛ دو کلمه و یک دنیا تغییر
گروه پژوهش
تعدادی از چاپخانه‌ها از چند سال پیش سفارش آنلاین را شروع کرده بودند، مثل چاپ کهن، نقش الماس و چاپ آقا. خانه‌نشینی کرونا حالا همه را به فکر انداخته است که سفارشات و بده بستان مشتری با چاپخانه، دیگر نمی‌تواند مانند گذشته باشد. حتی اگر کرونا تمام شود و کسب و کارها بازگشایی شوند، دیگر هیچ وقت مناسبات کاری، مانند پیش از کرونا نخواهد بود. مدیران چاپخانه‌ها، خوبست در همین ایام کرونا و کم‌کاری، چاره‌ای برای آنلاین کردن سفارشات چاپخانه خود بیاندیشند.
این روزها صحبت‌های زیادی درباره آنلاین شدن کسب و کارها شنیده می‌شود. اما در بررسی دقیق‌تر باید ببینیم کدام حرفه‌ها و مشاغل، چه بخشی از کارها را می‌تواند آنلاین انجام دهد و این تغییر چه پیش‌نیازهایی لازم دارد و چه پیامدهایی به دنبال خواهد داشت.
مثلاً وقتی کار مسافربری درون‌شهری آنلاین می‌شود، به هر حال حضور فیزیکی خود ماشین و راننده حذف نمی‌شود. در کار چاپ هم شاید برای بسیاری از کارها مراجعه به بخش سفارشات و حتی ارسال و تحویل کار، نیاز به حضور مشتری نداشته باشد، ولی کارکنان ماشین‌خانه نمی‌توانند از راه دور کار چاپ را انجام دهند. کاغذ و مرکب و فرایند چاپ و صحافی و حمل و نقل و خیلی چیزهای دیگر سر جای خود هستند ولی بسیاری از آمد و رفت‌ها و دیدارهای حضوری برای آوردن فایل و کنترل اوزالید و نمونه چاپی و پرداخت هزینه و غیره، حذف می‌شوند.
این راه‌حل به قدری منطقی و خردمندانه و به‌صرفه‌تر برای مشتری و چاپخانه و محیط زیست و نیز به خاطر کاهش هزینه‌ها و زمان حمل و نقل، به صرفه است، که بعد از کرونا هم اشتیاق برای آن بیشتر از پیش خواهد شد.
ضرورتی، تحول‌ساز
درست است که راه‌اندازی سیستم سفارشات آنلاین، مربوط به بخش سفارشات است، اما اجرای درست آن، تحولی تدریجی در همه بخش‌ها ایجاد می‌کند. وارد شدن در فضای مجازی برای کسب و کاری که سالها به روش دیگر کار کرده است، چندان آسان نخواهد بود. وقتی وارد این فضا می‌شوید، باید قواعد این بازی را رعایت کنید.
هرگاه مشتریان عادت کنند که برای سفارش کار چاپی خود در اینترنت جستجو کنند، دیگر باید از هر جهت رقابت‌پذیر باشید. مشتری احتمالی شما با هر جستجو، چندین چاپخانه را روی صفحه موبایل خود خواهد دید که شرایط و امکانات آنها می‌تواند برای شما چالش‌برانگیز باشد. برخلاف گذشته برای اثبات مزیت‌ّهای نسبی خود، باید دلایل محکمی داشته باشید و قمیتی که ارائه می‌دهید، توجیه‌پذیر باشد.
زمان تحویل، امکان ارسال کار، تأمین کاغذ و غیره، می‌باید برای مشتری، برانگیزاننده و مطلوب باشد.
- بسیاری از مشتریان در این فضا دنبال چاپخانه ای برای انجام کارهای کم‌تیراژ هستند و در بسیاری موارد سرعت عمل بالایی را انتظار دارند. بدین منظور شاید لازم باشد امکانات چاپ دیجیتال و تجهیزات پس از چاپ مربوطه را فراهم آورید.
اما از آنجا که سرمایه‌گذاری برای همه چاپخانه‌ها در این زمینه میسر و منطقی نیست، شاید لازم باشد با پیوستن چند چاپخانه – حتی با تخصص‌ها و گرایش‌های متفاوت- یک گروه توانمند ایجاد کنید. شاید یک درگاه سفارشات، کار چندین چاپخانه را سازماندهی کند و کارها را بر اساس امکانات واحدها و زمان‌بندی تولید و ظرفیت آنها، توزیع کند. این چرخش چندان آسان به نظر نمی‌رسد ولی وقتی زمان آن رسیده باشد، راه و چاه آن پیدا می‌شود و شکل خود را پیدا می‌کند.
زیرساخت‌های ارتباطی - برای انجام یک کار جدی باید نرم‌افزار یا اپلیکیشنی درست و کارآمد فراهم آورده باشید. خوشبختانه با توجه به سابقه قبلی، شرکت‌های مختلفی هستند که بتوانند در مدت زمان کوتاه چنین برنامه‌ای را در اختیار شما بگذارند. اما برنامه درست و کارآمد، همه کار نیست.
این برنامه باید پشتیبانی شود و خط ارتباطی اینترنت شما نیز باید برای ترافیک کاری و ارسال فایل‌های سنگین سفارشات چاپ، پهنای باند و ظرفیت کافی داشته باشد.
اگر قرار باشد وسط ارسال یک فایل اینترنت قطع شود و مشتری دوباره بخواهد ارسال کند و این روند طولانی شود، هم او دلسرد خواهد شد، هم مشتریان دیگر را از دست خواهید داد. - در واقع بعضی هزینه‌ها حذف می‌شوند ولی هزینه شما بابت اینترنت و شبکه و نرم‌افزار و پشتیبانی و کارهای دیگر در حوزه ارتباطات و فضای مجازی (مثلاً تبلیغات) بیشتر هم می‌شود.
- تا اینجا از خط اینترنت و نرم‌افزار سفارشات گفتیم. اما سخت‌افزار کامپیوتری هم دیگر نمی‌تواند مثل سابق باشد. شما به امکاناتی حداقل برای ذخیره تعداد قابل توجهی فایل و دریافت و اصلاح و پردازش و جایگزینی فایل‌های مشتریان نیاز دارید، برای حفظ مشتری لازم است آرشیوی فایل های او را هم ذخیره کنید. (دست کم برای بعضی از مشتریان چنین است).
- اما همه آنچه در بالا گفته شد، نیازمند اپراتورها و نیروی کاری است که بتواند با این برنامه به خوبی کار کند. وقتی صحبت از فایل به میان می‌آید، دیگر باید واحد سفارشات آمادگی دریافت همه جور فایل کج و کوله و نامیزان و … را داشته باشد. معمولاً مشتریان ناوارد، انتظار دارند که چاپخانه این مشکلات را برایشان برطرف کند. بنابراین باید فردی مسلط به نرم‌افزارهای گرافیک یا یک واحد پردازش فایل‌های دریافتی، در اختیار داشته باشید که ابتدا سفارش مشتری را از هر جهت بررسی کند.
آیا اندازه کار با ابعاد کاغذ و مقوا جور درمی‌آید؟ آیا فایل RGB است؟ آیا رنگ پنجم و ششم کارکرده در حالی که سفارش او چهاررنگ است؟ و ده‌ها نکته ظریف دیگر که کارکنان واحد طراحی و پیش از چاپ بهتر می‌دانند چه خبر است. - فرآیند توافق و قرارداد و شروع به کار هم برای خودش ملاحظاتی دارد. باید همه ریزه‌کاری‌های اجرایی و جنبه‌های حقوقی را در نظر گرفت. خوشبختانه برنامه‌های موجود سفارشات آنلاین، این موارد را در نظر گرفته‌اند و کار را تا حد زیادی ساده کرده‌اند.
نحوه پرداخت هزینه در فضای آنلاین برای چاپخانه‌ها شاید از حالت سنتی بهتر باشد. زیرا معمولاً روال کار به صورتی است که مشتری باید پرداخت یا پیش‌پرداخت را به موقع انجام دهد. فقط کافی است از شبکه بانکی شتاب، درگاه اینترنتی بگیرید. - برای حضور در فضای مجازی و اداره یک سفارشات آنلاین خوب، علاوه بر همه نکاتی که گفته شد، باید آمادگی و انعطاف‌پذیری برای سرویس دادن به مشتری را هم داشته باشید. شاید بعضی‌ها نتوانند یک فایل را به درستی بفرستند. باید آمادگی راهنمایی داشته باشید. متن‌های آماده‌ای برای راهنمایی مشتری لازم دارید. همچنین برای معرفی خود در بازار باید پیوسته به‌روز باشید و جاذبه خود را در این فضا حفظ کنید.
- مشتری در سیستم سفارش آنلاین انتظار دارد بتواند خبر بگیرد که کار او در چه مرحله‌ای است. یا باید برنامه گردش کار ساده‌ای در چاپخانه داشته باشید که مشتری هم بتواند به آن وصل شود و با کد مخصوص خودش، سفارش خود را ردیابی کند. یا باید به روشی اتوماتیک با پیامک به او اطلاع دهید که الآن کار شما از چاپخانه به بخش صحافی ارسال شد و غیره.
گرچه در آغاز کار، چنین کاری ضروری نمی‌نماید، در عمل خواهید دید که به این سمت کشیده می‌شوید، بنابراین توسعه نرم‌افزار ضروری خواهد بود. - معمولاً تضمین کیفیت(در حدی که برای چاپخانه شما مقدور باشد) هم در این نوع سفارش‌گیری، معمول است. شما باید آمادگی برای پذیرش برخی ریسک‌ها را هم داشته باشید.
- سفارشات و پرداخت آنلاین، سیستم حسابداری شما را هم تحت تأثیر قرار خواهد داد. علاوه بر آن ارتباط با انبار و تأمین‌کنندگان کاغذ و مرکب و مواد مصرفی و نیز چاپخانه‌ها و واحدهای پیش از چاپ و پس از چاپ همکار را هم شاید ترجیح دهید به نحوی با برنامه گردش کار خود، مرتبط کنید. چون در غیر این صورت حساب و کتاب کارها با همه طرف‌ها مشکل می‌شود.
- اگر ارسال کارهای چاپی را پایان کار فرض کنیم، آن هم باید از نوعی باشد که در شبکه ارتباطی شما و مشتری جا بگیرد. لوکیشن مشتری بین شما و پیک موتوری یا وانت یا کامیون، به اشتراک گذاشته شود و پرداخت کرایه در آن سامانه انجام شود.
دشوار نیست، شما می‌توانید
به این فهرست تغییر و تحولات می‌توان اقلام متنوع دیگری هم اضافه کرد.
آیا این‌ها آن‌قدر مشکل است که از توان چاپخانه‌های باسابقه، خارج باشد؟ نه، به هیچ‌وجه، این روند طبیعی کار چاپ است. به همان سادگی که به جای دفترچه بانکی حساب پس‌انداز و چک کشیدن و مراجعه هر روزه به بانک، اکنون دارید با کارت بانکی و پوز و پرداخت با موبایل تان، کارهای مالی را انجام می‌دهید. رابطه شما با مشتریان در سفارشات آنلاین، به راحتی و شیرینی حضور شما در تلگرام و واتس‌اپ و اینستاگرام خواهد بود.
شاید روزهای اول کمی کار اضافی برای شما ایجاد کند و چالش مختصری را از سر بگذرانید، اما این چالش شیرین، خیلی زود رضایت شما را تأمین خواهد کرد و با حذف بسیاری از دوباره‌کاری‌ها و رفت و آمدهای غیرضروری، آسایش بیشتری نصیب شما خواهد کرد. همان‌طور که وداع با حروفچینی سربی و جدا شدن از گارسه چالش‌برانگیز بود و همان‌طور که گذر از فیلم و اوزالید، به پلیت‌ستر بحث‌برانگیز بود و … فناوری راه خودش را باز می‌کند. کافی است که آگاهانه و به موقع تصمیم بگیرید.
