هر داوطلب استخدام مي‌تواند يک معدن اکتشاف نشده از استعدادها باشد
اگر قرار باشد براي انجام يکي از امور اداري، فني يا اپراتوري چاپخانه شخصي را که هيچ اطلاع پيشيني در مورد سوابق کاري او نداريد انتخاب کنيد، به چه روشي او را از نظر شخصيت و سوابق و تجربه ارزيابي مي‌کنيد؟ مصاحبه با استخدام‌شونده يکي از مهم‌ترين مراحل استخدام فرد است. در گزارش حاضر رامين خوشوقتي چگونگي تدارک يک مصاحبه استخدامي و روند انجام آن را براي مديران شرح مي‌دهد.
اغلب مديران با گزينش افراد نامناسب براي تصدي موقعيت‌هاي شغلي، روبرو بوده‌اند. اين انتخاب نادرست باعث مي‌شود تا اولاً زمان و انرژي سازمان در طول فرآيند استخدام و آموزش هدر رود، ثانياً سرمايه‌گذاري‌هاي مستقيم و غيرمستقيم بعدي روي مستخدم جديد همگي بر باد داده شوند. بهترين راه براي پرهيز از اين اشتباه انتخاب افراد مناسب و بالطبع انجام يك مصاحبه هدف‌دار و از قبل طراحي شده است. جهت دستيابي به اين منظور، بايد فهرستي از نيازهاي شغلي و ويژگي‌هاي جايگاه سازماني را به ترتيب اولويت طبقه‌بندي كرد و با در نظر داشتن روش‌هاي مصاحبه، افراد مناسبي را انتخاب كرد.
هدف از مصاحبه استخدامي
هدف از انجام مصاحبه استخدامي، سنجش داوطلب براي تصدي شغل و جايگاه سازماني موردنظر و تناسب مصاحبه‌شونده با شرايط تعريف‌شده براي تصدي آن شغل و جايگاه سازماني است. به‌طور خلاصه مصاحبه‌كننده اطلاعاتي را از مصاحبه‌شونده كسب و اطلاعاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به داوطلب استخدام ارائه مي‌دهد.
اقدامات قبل از مصاحبه
قبل از انجام مصاحبه، مصاحبه‌كننده بايد از تعداد مصاحبه‌شوندگان، شرح شغل موردنياز، نيازهاي جايگاه سازماني مورد بحث، زمان كل مصاحبه، اسامي (احتمالاً) ساير مصاحبه‌كنندگان، مداركي كه احتمالاً مصاحبه‌شوندگان بايد همراه داشته باشند، زمان شروع هر يك از مصاحبه‌ها و چك ليست سوالات عمومي و اختصاصي كه از مصاحبه‌شونده پرسيده خواهد شد را تهيه كرده و همراه داشته باشد. همچنين پرسشنامه استخدامي متقاضي (فرم متداول و معمولي که جهت کسب اطلاعات اوليه متقاضيان در اغلب سازمان‌ها وجود دارد) را کاملا مطالعه و حتي‌الامکان مواردي را به‌خاطر سپرده باشد.
مكان مصاحبه هم بايد از نظر فيزيكي مناسب و مصاحبه‌شونده و مصاحبه‌كننده رو در رو و در شرايط مساوي (از نظر ارتفاع) قرار داشته باشند. زمان انجام مصاحبه بايد از پيش و با توافق طرفين تعيين شده باشد تا هيچ‌كس از نظر زماني در فشار نباشد.
اقدامات در طول مدت مصاحبه
در زمان انجام مصاحبه، بايد مصاحبه‌كننده از پاسخگويي به تلفن‌ها و يا مراجعان يا هر اقدام ديگري که موجب ايجاد وقفه در مصاحبه مي‌شود خودداري کند. همچنين به اظهارات مصاحبه‌شونده توجه كامل داشته و يادداشت‌برداري کند.
در طول مصاحبه، مصاحبه‌كننده بايد توضيحاتي در رابطه با سازمان، شغل و جايگاه سازماني به مصاحبه‌شونده ارائه دهد تا اگر ابهامي درخصوص شغل مورد نظر وجود دارد برطرف شود و همچنين متقاضي استخدام دقيقاً با انتظارات جايگاه سازماني خود آشنا شود.
در بسياري از موارد پيش آمده است که با همين توضيحات اوليه، متقاضي متوجه شده است که امکان برآورده کردن انتظارات شغلي و سازماني برايش وجود نداشته و اعلام انصراف کرده است. ضمنا روي آخرين كار (سابقه شغلي) مصاحبه‌شونده بيشتر تكيه شده و از وي خواسته شود كه درباره موفقيت‌هاي بارز خود در طول مدت اشتغال، روابطش با همكاران و مديران قبلي خود، علت ترك محل كار قبلي، انتظاراتش از شغل و محل كار جديد، تجارب و تخصص‌هاي احتمالي خود صحبت كند. در طول مدت مصاحبه يادداشت‌برداري (به‌صورت خلاصه) از كليه اظهارات مصاحبه‌شونده، الزامي است و قبل از انجام مصاحبه نيز، بايد به مصاحبه‌شونده يادآوري کرد كه احتمالاً پاسخ‌هاي وي با معرف‌ها و مراجعي كه وي معرفي کرده است، چك خواهند شد.
نحوه مصاحبه
موفقيت مصاحبه‌كننده در كسب اطلاعات مفيد از مصاحبه‌شونده، به ميزان توانايي وي در طرح پرسش‌هاي مناسب بستگي دارد. مهم‌ترين مشخصه اصلي، نحوه استفاده از پرسش‌هاي بسته (با پاسخ‌هاي بلي و خير) و پرسش‌هاي باز (با پاسخ‌هاي گسترده) است. لذا مصاحبه‌كننده بايد در انتخاب روش‌ها، از شيوه معيني استفاده کند. بايد توجه داشت كه در انجام مصاحبه با متقاضيان استخدام، از روش يکساني استفاده شود تا امكان مقايسه و سنجش بين تمامي متقاضيان وجود داشته باشد. به‌طور كلي پنج نوع مصاحبه استخدامي توصيه مي‌شود که در اينجا به‌صورت مختصر شرح داده مي‌شوند.
مصاحبه بسته (از پيش طراحي شده)
اين نوع مصاحبه، حداقل آزادي را به مصاحبه‌شونده مي‌دهد. نتيجه اين نوع مصاحبه غالباً يكسان و دقيق خواهد بود هر چند ممكن است اطلاعات ضروري براي تصميم‌گيري به كارفرما ارائه ندهد، ولي به‌لحاظ علمي، اعتبار بيشتري نسبت به مصاحبه باز دارد. از مصاحبه بسته در موارد زير استفاده مي‌شود:
ـ پاسخ‌هاي بلي يا خير براي کسب اطلاعات كفايت کند.
ـ پاسخ‌ها موارد مشخصي باشند و نيازي به توضيح بيشتر نباشد.
ـ قصد داشته باشيد پس از شنيدن پاسخ به سوال بسته، يك سوال باز مطرح کنيد.
مصاحبه باز (غيرمشخص)
اين نوع مصاحبه، بيشترين آزادي را به مصاحبه‌شونده مي‌دهد. هيچ سوال از قبل طراحي‌شده وجود ندارد. مصاحبه‌كننده نيز خود را با هر وضعيتي سازگار مي‌کند و با استفاده از تجارب و توانايي‌هاي خود، به بررسي زمينه‌هايي كه به‌نظر وي و سازمان مهم‌تر هستند مي‌پردازد. درخصوص مقايسه بين اين دو نوع مصاحبه بايد بسيار توجه داشت چرا كه پس از جمع‌بندي نهايي ممكن است بين اطلاعات مكتوب از مصاحبه‌شوندگان هيچ رابطه و سنخيتي وجود نداشته و از هر يك، اطلاعات متفاوتي در دست باشد. از پرسش‌هاي باز در موارد زير استفاده مي‌شود:
ـ طرح زمينه‌هاي جديد براي بحث فيمابين دو طرف
ـ كشف اطلاعات بيشتر از متقاضي استخدام
ـ ارتباط دادن يك پاسخ با يك پاسخ ديگر
ـ آزمون خودآگاهي مصاحبه‌شونده
ـ اطلاع از ميزان تحليل‌گر بودن مصاحبه‌شونده
مصاحبه نيمه‌بسته (مخلوط)
اين روش، يك روش تركيبي است، بدين‌صورت كه سوالات مشخصي از همه داوطلبان پرسيده مي‌شود ولي به‌هر حال به مصاحبه‌شوندگان اجازه داده مي‌شود به زمينه‌هاي ديگر و مخصوصاً زمينه‌هاي مورد علاقه خود نيز بپردازند. بايد توجه داشت كه ميزان موفقيت در اين نوع مصاحبه نيز بستگي به مهارت و تخصص مصاحبه‌كننده دارد.
مصاحبه به‌صورت ميزگرد يا گروهي
در بعضي موارد خاص، امكان مصاحبه به‌صورت ميزگرد بسيار سودمند است. البته بايد اهميت منافع حاصله از اين مصاحبه، هزينه آن را توجيه کند. بنابراين اين نوع مصاحبه فقط درخصوص گزينش مشاغل بسيار حساس و در سطوح بالا، توصيه مي‌شود.
مصاحبه تنش
در اين مصاحبه، به‌جاي كسب يا ارائه اطلاعات فيمابين طرفين، فقط مصاحبه‌كننده مي‌كوشد تا موجب بروز عكس‌العمل‌هاي عاطفي مصاحبه‌شونده نسبت به موقعيت‌ها شود. مصاحبه‌كننده در اين روش، مصاحبه‌شونده را صرفاً به‌منظور مشاهده رفتارش، تكذيب كرده، حقير شمرده و به‌دليل سوء عملكرد گذشته سرزنش مي‌کند. اين نوع مصاحبه در اغلب مواردي كه جايگاه شغلي مورد نظر با فشارهاي رواني روبروست توصيه شده و به‌دليل احساس خصومتي كه در مصاحبه‌شونده به‌وجود مي‌آورند (به‌خصوص در مورد متقاضياني كه استخدام نمي‌شوند) تصوير بدي از سازمان در ذهن مصاحبه‌شونده باقي مي‌گذارند.
مصاحبه‌کننده بايد بسيار توجه داشته باشد که اولا سعي شود زمان مصاحبه بيش از سي دقيقه به‌طول نيانجامد تا از دقت پاسخ‌ها و نهايتاً كيفيت مصاحبه، كاسته نشود. همچنين بايد پاسخ‌هاي مصاحبه‌شونده را در حد و مرزي كه موردنياز است نگاهداري کرده و از عنوان شدن مسائل و مواردي كه به نيازهاي سازمان و شغل و جايگاه سازماني مربوط نمي‌شوند و يا اطلاعاتي كه امكان كسب آنها از طريق ديگر مثل ملاحظه مدارک يا تحقيقات وجود دارد جلوگيري کرد. ضمنا براي موفقيت در كسب نتيجه بايد به مصاحبه‌شونده اثبات کرد كه اطلاعات موردنياز، بر مبناي ضروريات شغلي دريافت مي‌شوند تا مصاحبه‌شونده به‌راحتي اطلاعات مورد نياز را در اختيار وي قرار دهد. درخصوص سوالات و نحوه انتخاب روش مصاحبه نيز بايد کاملاً دقت شود تا به‌منظور جلوگيري از تبديل مصاحبه به جلسه پرسش يكسويه، بيشتر از پرسش‌هاي باز استفاده شود و از پرسش‌هاي جهت‌دهنده و همچنين چند پرسش همزمان (به‌نحوي که متقاضي از پاسخ دادن به آنها عمداً يا سهواً شانه خالي کند) خودداري شود.
بايد به اين نکته بسيار توجه داشت که از طرح پرسش‌هايي كه ربطي به مصاحبه ندارند و فقط به‌دليل ابراز توانايي و برتري علمي و عملي مصاحبه‌كننده نسبت به مصاحبه‌شونده پرسيده مي‌شوند، خودداري شود. نکته بسيار مهم ديگري نيز وجود دارد و آن اين است که از طرح مواردي كه احتمالاً اين حس را در مصاحبه‌شونده به‌وجود مي‌آورد كه قبلاً تصميم‌گيري در خصوص استخدام به‌عمل آمده است، اكيداً خودداري شود. براي پاسخ به سوالات و توضيح ابهامات بايد به مصاحبه‌شونده به اندازه كافي فرصت داده شود، به‌نحوي كه حداقل دو سوم از زمان مصاحبه به صحبت‌هاي مصاحبه‌شونده اختصاص داده شود. سوالات مختلف و متنوعي را مي‌توان جهت طرح در مصاحبه در نظر داشت، ولي قطعاً نحوه مطرح کردن سوالات بسته به سليقه افراد مصاحبه‌كننده قابل تغيير است ولي سوالات بايد به پاسخ‌هايي در رابطه با موضوعات زير منتج شوند:
ـ اهم مسووليت‌هاي قبلي مصاحبه‌شونده كه مورد علاقه يا بي‌توجهي مصاحبه‌شونده بوده‌اند (با قيد علت)
ـ سبك‌هاي مديريتي مديران قبلي وي و ارزيابي مصاحبه‌شونده از هر يك از سبك‌ها (با قيد علت)
ـ ترجيح مصاحبه‌شونده به كار تيمي يا مستقل (با قيد علت)
ـ ساعات كار مورد علاقه وي و امكان افزايش آنها
ـ اهم قوي‌ترين ظرفيت‌هاي كاري وي و چگونگي استفاده از آنها در كار
ـ مهارت‌ها و تخصص‌هاي مورد علاقه (جهت بسط و گسترش آنها)
ـ دليل ترك كار قبلي (به‌طور مشروح و در جهت اخذ دليل منطقي)
ـ دوست‌داشتني‌ترين كاري كه تا به‌حال داشته‌اند (با قيد علت).
در اغلب موارد سنجش كارآيي مصاحبه‌شونده (پس از استخدام) مي‌تواند بهترين عامل ارزيابي مصاحبه باشد. البته متأسفانه هيچ‌وقت نخواهيم توانست بفهميم که آيا افراد رد شده نيز مي‌توانستند پس از استخدام موفق شوند يا خير. در پايان لازم به يادآوري است که هنگام مصاحبه بايد بي‌تعصب بود و چنانچه احساس مثبت يا منفي در مصاحبه‌کننده نسبت به متقاضي استخدام وجود دارد، به‌دنبال اطلاعاتي باشيم كه اين احساس را بلااثر کند، چرا که در اين‌صورت با کسب اطلاعات منطقي و مؤثر مي‌توان نتيجه‌گيري بهتري کرد و چه بسا نتيجه‌گيري نهايي موجب تأييد نظريه اوليه مصاحبه‌کننده شود.
