مديران موفق همواره به دنبال جمع‌آوري اطلاعات هستند و بر اساس داده‌هاي آن تصميمات مهمي را اتخاذ ميکنند. درگذشته منابع اطلاعاتي مديران، اتفاقي و غيرمطمئن و به روش‌هاي گوناگون بود و اطلاعات آنها از طريق مقامات مافوق و ساير پرسنل سازمان تامين مي‌شد که عدم اطمينان و اتکا به صحت اطلاعات را تشديد مي‌کرد. زيرا افراد اطلاعات را با افزايش و کاهش، به مسئولان منتقل مي‌کردند. لذا اطميناني از درستي اطلاعات نبود.
سيستمي که کنترل و بازسازي اطلاعات از دنياي محيطي و عمليات بازرگاني داخل سازمان به عهده دارد و با ساماندهي و انتخاب داده‌ها اطلاعات لازم را جهت اتخاذ تصميم، برنامه‌ريزي و کنترل براي مديران آماده مي‌کند، سيستم مديريت اطلاعات يا MIS ناميده مي‌شود. MIS در حقيقت سيستمي مبتني بر رايانه است که اطلاعات را بر اساس خواسته‌هاي کاربران در اختيارشان قرار مي‌دهد.
نويسنده: چين ماگفرد (متخصص سيستم مديريت اطلاعات چاپ در شرکت Web2print Experts.Inc.)
مترجم: کياوش بهزادي
پياده‌سازي سيستم مديريت اطلاعات چاپ پيچيده است چرا که با تمامي زواياي تجارت شما در ارتباط است، بسيار مهم است که شما به‌منظور افزايش شانس موفقيتتان همواره به دنبال راه‌هايي براي ساده‌سازي پروژه باشيد.
تحولات سيستم‌هاي مديريت چاپ شديدا پيچيده و ريسکي‌اند و راه و چاره‌اي نيز برايشان وجود ندارد. اين تحولات بسياري خلل و تعليق در کار به وجود مي‌آورند و همين‌طور مقداري آشوب به دنبال دارند. همه اين اتفافات بايد هم‌زمان با ادامه روند کسب‌وکار رخ دهند. مشتريان بايد راضي بمانند و ما بايد به‌گونه‌اي با آنها برخورد کنيم که انگار يک علامت “مزاحم نشويد” روي در نصب‌شده است، حال‌آنکه ما در حال نوسازي تکنولوژيمان هستيم. ساده نيست سريع نيست و ارزان هم نيست اما بسيار مهم است. دليلي که ما اين کار را انجام مي‌دهيم اين است که به خودمان و مشتريانمان درحرکت روبه‌جلو در اين دنياي هميشه در تغيير تکنولوژي کمک کنيم.
چگونه اين پيچيدگي‌ها را ساده کنيم؟ چگونه بدون غافلگيري و حواس‌پرتي با اعتماد به نفس و پايدار پيش برويم؟ اينها نکات هدايتي مهمي هستند که مرا در ساده کردن چيزي که به شدت پيچيده است کمک ميکنند.
رويا پردازي نکنيد
خيلي مهم است که شما با در دست داشتن يک سيستم مديريت اطلاعات چاپي جديد و درخشان، به خودتان اجازه ترسيم تصويري بزرگ در ذهنتان بدهيد، اما غافلگيري‌هاي بي‌پاياني وجود دارند و اگر شما وقت زيادي را صرف روياي بازسازي همه چيز در کسب‌وکار خودتان کنيد، ممکن است بتوانيد پياده‌سازي را شروع کنيد ولي هرگز به پايان نخواهيد رساند. فاز ۱ شما بايد چيزي باشد که جنيفر مت (Jennifer Matt) آن را “مينيمم محصول قابل اعتماد” مي‌نامد. حداقل قابليت مورد نياز شما براي راه اندازي شرکت‌تان چيست؟ اين عملکرد بايد به‌گونه‌اي باشد که تمام کم و کاستي‌ها و دست‌انداز‌هاي مهم موجود در عملکرد و جريان کارتان را رفع کند تا شما در اولين فرصت بتوانيد نرم‌افزار جدي را بخريد. هرآنچه فراتر از اين است بايد در فاز ۲ يا فازهاي بعدي تعريف شود. يک راه ساده براي شروع ايجاد فازهاي بعدي ايجاد ليست پارکينگ است.
پارکينگ خود را پر کنيد
هنگامي که شروع مي‌کنيد به بررسي و جمع آوري ملزومات، شيوه کار، موقعيت اتوماسيون و غيره، آنهارا به شکل اقلام پارکينگ طبقه‌بندي کنيد. به اين معناست که اين اقلام براي گام‌هاي اوليه شروع کار ضروري نيستند اما براي آينده سازمان مهم هستند. از آنجا به بعد بايد آنها را تحت عنوان فازهاي بعدي تعريف کنيد. مثلا فاز ۲ ممکن است براي يکپاچه‌سازي سيستم باشد، اين فاز در اولويت بالاتري قرار دارد، براي رسيدن به کارايي هر چه سريع‌تر و کاهش هزينه کارگر. در فاز ۳ـ موارد بيشتر مربوط به فکر آينده هستند و بيشتر حول بهبود بخشيدن به اتوماسيون‌هاي بعدي مي‌چرخند. هيچ قانوني براي تعداد فاز‌ها وجود ندارد. اما پيشنهاد من داشتن ۳ فاز به شکل زير است:
فاز۱: مينيمم محصول قابل اعتماد (قابليت‌هاي اصلي و عملکردهايي که شمارا قادر به شروع کار و مهم‌تر از آن يادگيري براي فاز ۲ و ۳ مي‌کند).
فاز۲: بهبود عملکرد‌هاي اصلي (از شر همه برگه‌هاي پشتيباني خلاص شويد، يکپارچگي ايجاد کنيد و غيره)
فاز۳: تصوير بزرگ – جايي که روياها و تصويرهاي سيستم مديريت اطلاعات چاپ زنده مي‌شوند (نمي‌شود من تنها کسي باشم که درباره اين چيزها روياپردازي مي‌کنم)
ارتباطات، ارتباطات، ارتباطات
ميزان قابل‌توجهي از پيچيدگي‌هاي اين پروژه‌ها مربوط به مواقعي است که مردم اطلاعات کافي دريافت نکرده يا دچار سوء‌تفاهم شده‌اند که درنتيجه آن ناراحتي و نارضايتي به وجود مي‌آيد. هيچ‌چيز بدتر از اين نيست که شما در شرايطي قرار بگيريد که مجبور به‌صرف زمان و انرژي زيادي براي شفاف‌سازي مسائل باشيد. طبيعت انساني ما به‌گونه‌اي است که همه‌مان از تغيير مي‌ترسيم. به‌ويژه تيم توليد، واقعا از تغيير مي‌ترسند. آنها وقتي در طول عمليات در حلقه تکرار قرار نمي‌گيرند، حتي دچار ترس بيشتري مي‌شوند.
روش under-promise و over-deliver در ارتباطات راه مناسبي است. به‌صورت متداول و صادقانه مکاتبه انجام دهيد. در سيستم مديريت اطلاعات چاپ، من مکاتبات ماهانه را ۶ ماه يا حتي زودتر از موعد ارسال مي‌کنم. هرچه نزديک‌تر مي‌شويد، بايد مکاتبات خودتان را به دوهفته يک‌بار و حتي هفتگي برسانيد. اين مکاتبات مي‌توانند يک ايميل مختصر درباره پيشرفت‌هاي انجام‌شده، مشکلات پيش‌آمده و رويداد‌هاي آتي باشند. يک ابزار بسيار خوب براي کمک به ارتباطات شما اين است که يک پيش‌نمايش از پيشرفت پروژه را براي تيم خود نمايش دهيد. اين پيش‌نمايش‌ها بايد کنترل‌شده باشند و نبايد بيشتر از ۳۰ دقيقه براي هر کدام‌شان زمان صرف شود. هر چيزي طولاني‌تر از اين باشد شمارا وارد جزئيات مي‌کند و جزئيات نتيجه‌اي جز شکست برايتان نخواهد داشت. فقط تيم‌هاي اجرايي شما بايد در جريان جزئيات محدودي که موردنياز آموزش قبل از اجرا است، باشند و موارد پيش از آن بايد محرمانه باشند. ارائه به حد کافي باعث مي‌شود که آنها در آگاهي سازي احساس راحتي کنند و اگر اين کار را درست انجام دهيد، به آنها انگيزه مي‌دهيد تا براي نمايش‌هاي بيشتر بازشوند.
گير نکنيد
جداي از شکست، تمامي پروژه‌ها با نوساناتي روبه‌رو مي‌شوند مثل مواقعي که پروسه کاري طبق برنامه پيش نمي‌رود. اين موضوع به‌راحتي مي‌تواند شمارا براي ساعت‌ها روزها و يا هفته‌ها گير بيندازد. همچنين باعث مي‌شود تا شما از رسيدن به نقاط مهم و بحراني پروژه در موقع مقرر بازبمانيد چراکه درگير موارد حاشيه‌اي و غيرضروري بوديد. اما ممکن است مشکل شما مشکلي متوقف کننده باشد و کارتان را متوقف کند (يعني مشکلي باشد که مينيمم محصول قابل‌اعتماد را دچار مشکل کند) در اين صورت بايد کنار بکشيد، آن مشکل را نشانه‌گذاري کنيد و بعدا به آن بپردازيد. من يک قانوني با تيمم دارم و آن اين است که هيچ‌کس حق ندارد بر روي چيزي بدون کنار گذاشتن و يا سپردن به شخص ديگري بيش از ۱ ساعت‌ونيم گير کند. در اغلب اوقات پس از يک وقفه کوتاه و استراحت شما مي‌توانيد با ديدي بهتر به مشکل رسيدگي کنيد.
براي خودتان و تيم اجرايي‌تان زماني را براي تفکر و کار در نظر بگيريد
بهترين پياده‌سازي‌ها آن‌هايي هستند که تيم اجراکننده آنها زماني براي فکر کردن و کار کردن روي پياده‌سازي حقيقي داشته باشند. قبل از قبول پروژه، همه افراد تمام‌وقتشان صرف انجام کارهاي ديگر است. اين کارها از بين نمي‌روند و اغلب بسيار پرسروصدا هستند و حتي در رقابت با پياده‌سازي‌ها پيروز مي‌شوند. ما در صنعتي هستيم که معمولا به ما اجازه داشتن منابع لوکس اختصاصي پياده‌سازي را نمي‌دهد، بنابراين در طول اين دست پروژه‌ها بايد دو کار را هم‌زمان انجام دهيم. فوريت‌هاي روزانه اغلب به طول مي‌انجامند طوري که باعث مي‌شود ما براي يک يا چند روز احساس پيشرفت در پروژه را نداشته باشيم. برنامه‌ريزي يک پروژه اختصاصي که شمارا از محيط اطراف جدا کند داراي اهميت فراواني است.
فرقي نمي‌کند که براي کار کردن روي برنامه‌ريزي در دفتر کار باشيد يا در دفتر خانگي يا در کافي‌شاپ، داشتن يک برنامه شمارا از پيشرفت پروژه‌ها مطمئن مي‌کند.
اين پياده‌سازي‌هاي سيستم مديريت اطلاعات چاپ همواره پيچيده خواهند بود و راهکاري هم ندارند. بااين‌حال با تزريق تمرکز، زمان و ارتباطات مي‌توانند شديدا ساده شوند.
جين ماگفرد (Jane Mugford) در بخش نرم‌افزاري چاپ WhatTheyThink و همين‌طور به‌عنوان متخصص سيستم مديريت اطلاعات چاپ در Web2Print experts. Inc. همکاري مي‌کند. اين شرکت مستقل درزمينهٔ مشاوره نرم‌افزاري چاپ فعاليت مي‌کند که با استفاده از راهکارهاي وب براي چاپ و سيستم مديريت اطلاعات چاپ به کمک چاپگران مي‌روند.
