پيشعلي: چاپخانه بزرگ و مدرن را نمي‌توان به شيوه سنتي اداره کرد
بدون شک اداره چاپخانه‌ها در ابعاد مختلف با يکديگر تفاوت دارد و هر کدام روش‌هاي مديريتي بخصوصي دارند؛ از مديريت هزينه‌ها گرفته تا مديريت منابع انساني؛ زيرا با بزرگتر شدن چاپخانه‌ها لايه‌هاي مديريتي جديدي اضافه ميشوند که باعث پيچيده‌تر شدن ارتباطات و فرآيندهاي کاري ميشوند، اما آنچه مهم است ارتباط صحيح اين لايه‌ها با هم است. بنابراين براي مديريت صحيح نياز است که تا حد امکان نگرش چاپخانه‌داران به فرآيندهاي کاري و شرايط بازار و کسب و کار صنعت چاپ ارتقاء يابد. البته خوشبختانه مي‌شنويم چاپخانه‌هايي وجود دارند که اين نيازها را احساس کرده و چه به منظور افزايش بهره‌وري در داخل چاپخانه، چه به منظور حفظ رقابت در بازار، روندها و استراتژي‌هاي مديريتي و اجرائي لازم را دنبال مي‌کنند. اين بار نيز به سراغ محمود پيشعلي، مدير عامل چاپ فرارنگ آريا رفتيم تا در مورد دلايل عملکرد ضعيف چاپخانه‌ها در برخي بخش‌هاي مديريتي و توليدي گفت وگو کنيم.
به نظر مي‌رسد فعاليت‌هاي بازاريابي چه در چاپخانه‌هاي بزرگ و چه در چاپخانه‌هاي کوچک موفق عمل نمي‌کنند. چاپخانه‌هاي بزرگ براي موفقيت برنامه بازاريابي خود بايد چه شيوه‌هايي را پيش بگيرند؟
بازاريابي موفق در صنعت چاپ اجرا نمي‌شود و فعاليت بازاريابي به ابعاد چاپخانه بستگي ندارد. ممکن است چاپخانه‌هاي کوچکي وجود داشته باشند که بازاريابي قوي دارند. مهم اين است که نتيجه بازاريابي با کيفيت چاپخانه هماهنگ باشد. البته در کنار بازاريابي بايد به توليد نيز اهميت داد؛ زيرا توليد و بازاريابي مکمل يکديگر هستند و چنانچه چاپخانه محصول باکيفيت توليد نکند، بازاريابي آن محصول نيز خنثي مي‌شود و مشتري خود را از دست مي‌دهد.
به غير از مسئله بازاريابي عوامل بسياري در رشد چاپخانه‌ها موثر هستند. چاپخانه‌ها چه بزرگ و چه کوچک با دو مسئله اساسي روبرو هستند. يکي کيفيت بالاي محصول چاپي و ديگري ظرفيت توليد. اگر ظرفيت توليد بالا نباشد، چاپخانه رشد نمي‌کند و اگر هم کار توليدي کيفيت نداشته باشد، مشتري جذب نمي‌شود. يک بازاريابي موفق شامل انتخاب سفارشاتي است که در توان اجراي چاپخانه باشد و از نظر کيفيت محصول و زمان توليد و قيمت تمام شده رضايت مشتري را به همراه داشته باشد.
چاپخانه‌هاي بزرگ و کوچک از نظر توليد به دو دسته طبقه‌بندي ميشوند. يک دسته چاپخانه‌هايي هستند که توليدات عمومي مانند کتاب‌هاي درسي يا دفترچه چاپ مي‌کنند که احتياج به برنامه بازاريابي خاصي ندارند و مشتريان خود را دارند و دسته ديگر چاپخانه‌هايي که توليدات آنها سفارشي و متغير بوده و مشتري براي انطباق کيفيت سفارش بر کار چاپي نظارت دارد. در اين دسته، مشتري ممکن است از مشتري ديگر آن چاپخانه کيفيت کار را جويا شود و چنانچه راضي باشد به آن چاپخانه سفارش دهد.
در چاپخانه‌هاي بزرگ برنامه‌ريزي براي سفارشات مشتريان و يا مسائل انبارداري يکي از معضلات اساسي است. در کشور ما ماشين‌آلات به روز ميشوند اما اکثر فرآيندها بر اساس همان فعاليت‌هاي سنتي قبلي است، نظرتان در اين خصوص چيست؟ چاپخانه‌هاي بزرگ چگونه بايستي اين مسائل را کنترل کنند؟
چاپخانه‌ها و اصولا همه سازمان‌ها هر چقدر بزرگتر شوند ساختار فني و مديريتي آنها تغيير مي‌کند و ديگر نمي‌توان با شيوه‌هاي سنتي فرآيندهاي کاري و اداري را مديريت کرد. امروزه استفاده از نرم‌افزارهاي يکپارچه سيستمهاي اطلاعات مديريت به منظور مديريت بخش‌هاي مختلف توليد يک چاپخانه بسيار مورد نياز است. ما نيز بر حسب نيازمان نرم‌افزار يکپارچه داريم که تمام اطلاعات توليد از مرحله سفارش تا تحويل به مشتري را شامل مي‌شود. البته تمام تکنيک‌هاي خاص در مراحل توليد کاملا زير يک سقف انجام مي‌شود. اين نرم‌افزارها مختص هر واحدي سفارش‌سازي و بهينه ميشوند. همچنين اين نرم‌افزارها تحت وب بوده و مراحل کار مربوطه مي‌تواند توسط کاربر مربوطه در گوشي‌هاي موبايل هوشمند هم پيگيري شود. البته شايد هر چاپخانه‌اي براي آن هزينه نکند ولي چاپخانه‌هاي بزرگ به آن مجهز هستند. اين گونه نرم‌افزارها در چاپخانه‌اي که مديريت روي پرسنل نفوذ و اقتدار نداشته باشد، به خوبي و موثر اجرا نمي‌شود.
در حال حاضر علاوه بر بحث استفاده از نرم‌افزارها، موضوع مهمي که در بحث خريد و سفارشات و به دنبال آن نحوه انبار کردن اقلام سفارشي در چاپخانه‌ها وجود دارد، دريافت سفارش از تامين‌کننده‌هاي مواد اوليه به همراه برگه‌هايي موسوم به برگه‌هاي ديتا‌شيت (Datasheet) (برگه‌هايي شامل مشخصات فني کالاهاي مربوطه) است که معمولا در يک تا حداکثر ده صفحه توسط شرکت توليدکننده تهيه ميشوند، ولي بسياري از چاپخانه‌ها و تامين‌کنندگان مواد نسبت به اين موضوع توجه و اطلاعات کمتري دارند. البته محتواي ديتاشيت‌هاي مربوط به هر ماده‌اي از تامين‌کننده‌هاي مختلف با يکديگر تفاوت دارد ولي به طور کلي در همه آنها توضيحاتي مربوط به مقادير کاربرد آن ماده، دماي فسادپذيري و دماي اشتعال آن که در نحوه انبارش نيز مهم است، اعلام پر خطر بودن يا سمي‌بودن ترکيبات آن ماده، شرح اقدامات کمک‌هاي اوليه مربوط به آن ماده و يا توصيه‌هايي در خصوص مسائل آتش‌سوزي وجود دارد.
ما سعي کرده‌ايم از همه تامين‌کننده‌ها ديتاشيت‌هاي مربوطه را بخواهيم و برخي از کساني هم که ندارند براي تهيه آن اقدام کرده‌اند. اخيرا هم به اين منظور و براي اينکه مواد در دماي مناسب خود نگهداري شوند، انباري را احداث کرده‌ايم که در آن اقلام مصرفي حساس‌تر با سيستم گرمايش و سرمايشي مخصوصي در هر فصل از سال کنترل ميشوند.
به نظر شما چرا برخي از شرکت‌ها نمي‌توانند در پياده کردن نرم‌افزارهاي يکپارچه سيستم مديريت اطلاعات موفق عمل کنند؟
مشکل اينجاست که معمولا کارکنان در اجراي چنين نرم‌افزارهايي آموزش کافي ندارند؛ زيرا براي اجراي صحيح چنين نرم‌افزارهايي همه پرسنل بايد اطلاعات مربوطه را به موقع و به صورت دقيق وارد کنند و يک قدرت مافوق اجرايي پشت قضيه باشد. اين نرم‌افزارها در چاپخانه‌هاي ديگر هم اجرا شده ولي همه جا موفق نبوده است. در رده چاپخانه ما تعداد کمي‌چاپخانه وجود دارد که از نرم‌افزارهاي يکپارچه سيستم مديريت اطلاعات استفاده موفق مي‌کنند.
در چاپخانه‌ها اصولا گزارشات مواد مصرفي، آمار رول مصرفي، آمار ضايعات و… به صورت علمي و دقيق ثبت نمي‌شود؛ مخصوصا اگر از نرم‌افزارهاي يکپارچه نيز استفاده نشود. آيا اهميت مديريت هزينه‌ها به اين شکل در چاپخانه‌هاي کشور بخصوص چاپخانه‌هاي بزرگ احساس شده است؟
اهميت محاسبه موارد اينچنيني براي افزايش بهره‌وري در صنعت چاپ خيلي بالاست. آمار ضايعات نيز جزء مواردي است که بايستي در چاپخانه‌ها ثبت شود. محاسبه بهره‌وري ماشين‌آلات نيز جزء مواردي است که نتايج مهمي در تصميم‌گيرهاي توليد دارد. البته خود ما در حال حاضر ميزان مواد مصرفي به ازاي يک سفارش مخصوص را به صورت دقيق محاسبه مي‌کنيم. در همه سيستمهاي توليدي و همه چاپخانه‌ها مقدار مشخصي ضايعات مخفي هم وجود دارد که کارگر از ترس اينکه مسئول کارگاه آنها را ببيند سعي در پنهان‌کردن آنها دارد. در کل بايستي اهميت اين موضوعات و بخصوص اهميت کاهش هزينه‌ها و راه‌هاي افزايش بهره‌وري براي چاپخانه‌داران بيشتر از قبل روشن شود؛ زيرا چه حفظ مزيت رقابتي در داخل و چه حضور در بازارهاي کسب‌وکار جهاني نياز به تطابق فرآيند توليدي با روند جهاني دارد.
مسئله ديگر در مديريت صحيح چاپخانه‌هاي بزرگ فرهنگ فاصله گرفتن از به کارگيري حسابداري سنتي و گرايش به سمت حسابداري صنعتي است. نظرتان در اين خصوص چيست؟ چه ضعف‌هايي در اين زمينه وجود دارد؟
جواب اين سوال را با يک مثال شروع مي‌کنم. در اروپا چاپخانه‌اي را ديدم که استهلاک آسفالت محوطه بيروني تا محدوده‌اي که مربوط به اين چاپخانه بود را با احتساب تعداد رفت‌وآمد تريلي‌ها در آن محوطه و استهلاک آسفالت محاسبه کرده بود؛ يعني حتي قسمتي از آسفالت کاري را که خودشان هزينه کرده بودند و نه سازمان شهرداري، در محاسبات خود لحاظ کرده بودند. اما مي‌بينيم که اصولا محاسبه چنين مواردي در ايران معني نداشته و حسابداري صنعتي در چاپخانه‌هاي ما با اين جزئيات وجود ندارد. در کشورهاي خارجي اتحاديه‌ها اين محاسبات را آموزش مي‌دهند و بابت گردآوري چنين اطلاعاتي هزينه مي‌کنند ولي اتحاديه ما حتي اطلاعاتي در خصوص هزينه تمام شده يک ورق را ندارد و اعضا هميشه قيمت‌ها را مي‌شکنند.
البته در حسابداري صنعتي بايد به موضوع ديگري نيز توجه کرد. چاپخانه‌هايي که يک محصول ثابت توليد مي‌کنند، به آساني مي‌توانند مقدار مواد مصرفي خود را محاسبه کنند. اما براي چاپخانه‌هايي مانند چاپخانه‌هاي ما که تنوع توليدي زيادي دارند، محاسبه دقيق اين مقادير کمي مشکل است. در هر صورت بايد به جايي برسيم که بهاي تمام شده همه محصولات را چه در تيراژ پايين و چه در تيراژ بالا محاسبه کنيم. نکته ديگر اين است که در ايران وزارت دارايي حسابداري صنعتي شرکت‌ها را قبول ندارد و به فاکتور فروش توجه بيشتري دارد تا حسابداري صنعتي؛ زيرا هيچ اعتمادي بين وزارت دارايي و توليدکننده وجود ندارد.
آيا چاپخانه‌داران در مديريت مسائل چاپخانه با يکديگر تبادل افکار و تجربيات در حدي که رقابت نيز حفظ شود را دارند؟
چاپخانه‌داران به چند دليل هيچگاه با هم همکاري نمي‌کنند. در صنعت‌هاي ديگر ممکن است چنين تبادلاتي وجود داشته باشد ولي در چاپخانه‌ها معمولا اين تبادلات وجود ندارد. مديران چاپخانه‌ها هيچگاه مسائل موجود در کسب و کار خود را به طور شفاف براي يکديگر بازگو نمي‌کنند. براي مثال سرمايه‌گذاري‌هاي خود را پنهان مي‌کنند و قيمت‌هايي که براي سفارشات مي‌گيرند را بازگو نمي‌کنند. از طرف ديگر سيستمهاي کاري در چاپخانه‌ها با هم تفاوت دارد. اينگونه نيست که چاپخانه‌ها هم تفاهم کاري داشته باشند و هم توليد مشابهي داشته باشند و اين باعث ضعف تبادل افکار بين چاپخانه‌داران مي‌شود. اين تبادل ممکن است در بخش رول يا در فلکسو وجود داشته باشد ولي در افست وجود ندارد؛ مثلا چاپخانه کتاب‌هاي درسي و شرکت افست به دليل اينکه يک محصول ثابت و مشابهي توليد مي‌کنند، ممکن است چنين تبادلاتي را داشته باشند.
کارکنان ستون فقرات يک سازمان هستند و ارتباط مناسب مديران رده بالا با کارکنان مي‌تواند نقش بسزايي در پيشبرد اهداف سازمان داشته باشند. به نظر شما در چاپخانه‌هاي بزرگ مديران تا چه اندازه با کارکنان خود تعامل دارند و آن را تقويت مي‌کنند؟
تعامل مديران در چاپخانه‌هاي بزرگ به صورت سلسله مراتبي است و نمي‌توان روزانه با همه کارکنان تعامل مستقيم داشت. ارتباط ما نيز با کارکنان زير نظر مديران در سطوح مختلف است. براي مثال اگر قرار باشد به کسي تذکر بدهم، آن را به مدير مربوطه انتقال مي‌دهم تا او تذکر لازم را بدهد و خود من مستقيما تذکر نمي‌دهم. گاها هم ممکن است اين تذکرات از طرف مدير مربوطه به صورت ناآگاهانه اشتباه بيان شود و خودمان مجبور باشيم در اينگونه موارد دخالت کنيم. به هر حال بايستي کارگران و کارمندان نسبت به محيط و شرايط کاري خود کاملا آگاه باشند. همچنين بايستي براي کارکنان در هر سطحي ارزش قائل شد و به منظور کارائي بيشتر، همواره آنها را تحت آموزش‌هاي فني و عمومي قرار داد. آموزش‌هاي عمومي مي‌تواند شامل مسائلي مانند کيفيت، ايمني و بهداشت باشد که به نوبه خود در چاپخانه‌ها داراي اهميت بالايي است. اگر آموزش‌هاي فني و عمومي در چاپخانه‌ها به صورت مستمر و صحيح صورت گيرد، نتيجه کار توليدي نيز بسيار مطلوب خواهد شد.
در شرايطي که حضور واسطه‌ها به ضرر چاپخانه‌ها تمام مي‌شود و مديران چاپخانه‌ها دائما از اين امر گلايه دارند، آيا کارکنان فروش مي‌توانند از گرفتن سفارشات توسط واسطه‌ها جلوگيري کنند؟ به عبارت ديگر کارکنان فروش در چاپخانه‌هاي بزرگ تا چه اندازه براي جذب مشتري تربيت شده‌اند؟
بله واسطه‌ها گاهي قيمت‌هايي را تعيين مي‌کنند که به ضرر چاپخانه‌ها است ولي اگر کارمند قسمت فروش بتواند سفارش را جذب کند، ديگر واسطه در جذب سفارش براي آن چاپخانه نقشي نخواهد داشت. ضمنا اگر مديران چاپخانه‌ها توانايي اداره مناسب چاپخانه را داشته باشند، واسطه‌ها روي کار آنها تاثيري نخواهند داشت. در کل واسطه نقش منفي را در کسب‌وکار چاپخانه‌ها بازي نمي‌کند، اتفاقا براي چاپخانه‌هايي که نمي‌توانند خودشان کار سفارش بگيرند، نقش مثبتي را ايفا مي‌کنند. البته حضور واسطه‌ها نبايد تاثيري در نحوه توليد و کيفيت کار داشته باشد؛ زيرا مي‌بينيم که برخي از چاپخانه‌ها سفارش ارزان از مشتري دريافت مي‌کنند و در مقابل محصول بي‌کيفيت تحويل مشتري مي‌دهند. به نظر من اگر فرهنگ چاپخانه خوب باشد و توليد با کيفيت بالا در آن تعريف شده باشد، حضور واسطه‌ها مشکل ايجاد نخواهد کرد؛ براي مثال قيمتي که ما براي دريافت سفارش کار چه از طرف مشتري و چه واسطه اعلام مي‌کنيم، يکسان است و تفاوتي ندارد.
