در اين بخش از مقاله آموزشي “آقاي سوپروايزر” به تشريح ويژگي‌هاي يک سرپرست موفق در چاپخانه يا هر کارگاه ديگري مي‌پردازيم که در آن تعداد زيادي اپراتور با مسائل و رويه‌هاي مختلفي فعاليت مي‌کنند.
سرپرست براي انجام وظايف پاسخگويي به مسئوليت‌هايي که برعهده دارد، لازم است اين خصوصيات شخصيتي را دارا باشد:
۱- شور و اشتياق به کار
۲- شهامت و جسارت
۳- ا عتماد به نفس
۴- صداقت، وفاداري، خيرخواهي و خوش‌قولي
۵- مهرباني
در اينجا به شرح ويژگي‌ها شخصيتي سرپرستي مي‌پردازيم:
۱- اشتياق و شوروشوق در کار
شور و اشتياق به کار و رسيدن به هدف بايد در رفتار سرپرست ظاهر گردد و تنها به اظهار علاقه و اشتياق نبايد اکفتا شود، بايد عشق و علاقه به کار در رفتار فرد ديده شود اين بهترين روش براي برقراري ارتباط است که به آن روش مستند به عمل مي‌گويند. در اين روش فرد با رفتار و حرکاتش افکارش را بيان کند، تاثيرگذاري اين روش بسيار زياد است و از ايجاد و شبهه جلوگيري مي‌کند
۲- شهامت و جسارت
سرپرست در رهبري کارکنان و اداره کارها بايد شهامت داشته باشد و از خطرات و يا شکست خوردن نهراسد. سرپرست لازم است توانايي برخورد با مشکلات را در خود تقويت کرده و به استقبال مشکلات برود و با مقاومت در برابر موانع و مشکلات زمينه را براي پيروزي و رسيدن به هدف آماده کند.
۳- اعتماد به نفس
سرپرست نبايد نسبت به قضاوت خود اعتماد کامل داشته باشد، زيرا امکان اشتباه براي همه وجود دارد در تصميم‌گيري اطمينان از صحت اطلاعات ضروري است در صورت کامل و صحيح بودن اطلاعات و داشتن فرصت لازم براي تصميم‌گيري بايد با انتخاب صحيح از شکست ترسي نداشت.
۴- صداقـت، وفـاداري، خـيرخـواهـي و خوش‌قولي
سرپرست لايق به قول و حرف خود پايبند است و به او اعتماد دارند، وفاي به عهد موجب آرامش خاطر و دلگرمي کارکنان مي‌شود.
۵- مهرباني
براي ايجاد دوستي و محبت، به علائق افراد پاسخ مناسب بدهيد، دوستي را با دوستي پاسخ دهيد، در برابر رفتارهاي غلط واکنش مناسب نشان دهيد. با رعايت روابط انساني صميميت لازم ميان افراد ايجاد مي‌گردد.
توانايي‌هاي لازم براي سرپرست
سرپرستي کارکنان توانايي‌هاي خاصي را مي‌طلبد، در ذيل به مهمترين آنها اشاره مي‌شود(معروف به هفت ت)
۱- توانايي استعداد سازماندهي و کارآفريني
فرد کارآفرين اوضاع و شرايط را مطالعه کرده و کارهايي که بايد انجام شود را تعيين مي‌کند. در سازماندهي افراد بايد به نوع کار و توانايي و کارکنان توجه کرد، تطبيق شرايط کار با کارکنان از موارد ضروري در سازماندهي مي‌باشد.
۲- توانايي انگيزش کارکنان
افراد براي انجام کار مانند هر فعاليت ديگري نياز به انگيزه و روحيه دارند، با ايجاد محيط مناسب، کار مطلوب، ارزيابي شايستگي‌ها و … در افراد انگيزه مثبت ايجاد کنيد. مدير بدون انگيزه هيچگاه در انگيزش کارکنان موفق نخواهد بود.
۳- توانايي ايجاد کار کامل
سرپرست شرايط لازم براي کار کامل براي خود و ديگران را مشخص کرده و از انجام کار ناقص و غيراستاندارد خودداري مي‌کند. زيرا با گذشت زمان و عادت کردن به انجام کار غلط به سختي مي‌توان آنرا اصلاح کرد. بنابراين لازم است خصوصيات و شرايط کار کامل را براي همه کارکنان به‌روشني بيان کنيد.
۴- توانايي ايجاد شرايط کار جمعي
کار سرپرست يک کار جمعي و گروهي است و هنگامي با موفقيت همراه است که فعاليت‌ها با مشارکت کارکنان انجام گيرد.
۵- توانايي برقراري روابط موثر
بدون روابط موثر نمي‌توان سرپرستي کرد، توانايي برقراري روابط خوب امري است که نياز به يادگيري و تمرين دارد.
۶- توانايي تصميم‌گيري
مهمترين کار يک مدير تصميم‌گيري، بطوري‌که برخي از صاحب‌نظران معتقدند مديريت چيزي جز تصميم‌گيري نيست، تصميم‌گيري جمعي مي‌باشد، زيرا تصميم‌گيري فردي معايب فراواني دارد.
برخي از معايب تصميم‌گيري فردي عبارتند از:
الف- جلوگيري از رشد شخصيت و استعداد افراد
ب- پايين آمدن روحيه افراد زبردست
ج- عدم رشد قوه قضاوت در کارکنان، زيرا تصميم‌گيري فردي فرصتي براي داوري به افراد نمي‌دهد و کارکنان فقط مجري تصميمات مي‌گردند. لازم به ذکر است سرپرستها قبل از تصميم‌گيري در جلسات فعال گروهي از نظريات افراد آگاه شده سپس تصميم‌گيري نمايند، براي ايجاد همفکر و استفاده صحيح از نظرات کارکنان طراحي نظام پيشنهادها يک ضرورت است
۷- توانايي برقراري ارتباط موثر با کارکنان
سرپرست بدون برقراري ارتباط نمي‌تواند کارهاي خود را انجام دهد. چگونگي ارتباط موثر از اين قرار است:
الف- اهداف را به‌طور جمعي و گروهي تعيين کنيد.
ب- وسائل و لوازم کافي در اختيار افراد قرار دهيد تا به‌راحتي کار کرده و به هدف برسند.
ج- افراد را به طريقي سازماندهي کنيد که با همکاران خود توافق و تفاهم داشته و از کار خود راضي باشند.
د- کارهايي که براي افراد انجام مي‌دهيد بيان کنيد، مشکلات کار را نيز گوشزد کنيد، از اظهارعلاقه خودداري نکنيد، زيرا افراد از درون ما آگاه نيستند، با کلمات و رفتارهاي مناسب احساسات و عواطف خود را نشان دهيد.
ه- دستور کار بايد روشن و آشکار باشد و از پيچيدگي به‌دور باشد.
و- بر اطلاعات و تجربيات خود بطور مداوم بيفزاييد و زيردستان را تشويق به يادگيري کنيد.
ز- نظريات افراد ر امورد آزمايش قرار داده و آنها را از نتايج افکارشان آگاه نماييد. هفت توانايي ياد شده را مي‌توان(هفت ت) براي سرپرست ناميد.
دلايل عدم موفقيت برخي از سرپرستها
چرا برخي از سرپرستها در رهبري افراد موفق نيستند؟
بسياري از سرپرستها به علت داشتن ديدگاههاي غيراصولي و نگرش‌هاي منفي نسبت به کار و کارکنان با شکست مواجه مي‌شوند.
مهمترين دلايل شکست سرپرستها از اين قرارند:
۱- اغلب سرپرستها مايلند وقتي که از افراد زيردست خود پرسش مي‌کنند فقط جواب آن پرسش را بشنوند و حوصله ندارند که به ديگر اظهارات فرد گوش دهند. احساس کارکنان در لا‌به‌لاي صحبت‌هاي آنها نهفته است بدون درک احساس فرد نمي‌توان سخنان او را به‌خوبي فهميد.
۲- بسياري از سرپرستها قادر نيستند که در محيط کار خود يک جو صميمانه ايجاد کنند تا افراد بتوانند به‌طور کامل و آزادانه صحبت کرده و نظرات خود را بيان کنند.
۳- برخي از سرپرستها به اين نکته توجه ندارند که پيشرفت کار يک شرکت يا سازمان به‌دست کارکنان آن سازمان بوده و آنها هستند که مي‌توانند با همکاري بيشتر موجب پيشرفت و شهرت شرکت يا سازمان شوند.
۴- بعضي از سرپرستها طوري با مشکلات وموانع پيشرفت کار برخورد مي‌کنند که هيچگاه فرصتي براي نظرخواهي و استفاده از تجربيات و اطلاعات ديگران براي آنها باقي نمي‌ماند.
۵- بسياري از سرپرستها هنوز به اين مطلب پي نبرده‌اند که شرکت دادن افراد زيردست در رفع موانع و محدوديت‌ها تا چه اندازه مهم و اساسي است.
نقش سرپرست در تنش‌زدايي و رفع بحران در سازمان
براي پيشگيري از شرايط بحران و تنش لازم است سرپرست قبل از شروع کار موارد زير را از خود بپرسد:
۱- آيا تصميم‌هاي کامل و لازم را براي انجام يک کار به تنهايي مي‌گيرم؟
۲- آيا علاقه دارم که پيشنهاد و نظريات کارکنان را به‌دست آورده و با آنها مشورت کنم؟
۳- آيا ابتدا تصميم مي‌گيرم و بعد با افراد زيردست مشورت مي‌کنم؟
بايد توجه داشت اين سوالات نوعي ارزش‌يابي شخصي است که مي‌توان براي شناخت بيشتر خود از آن استفاده کرد.
آموزش و ضرورت آن در سازمان
منابع انساني براي هر سازمان و به‌طورکلي براي جامعه مهمترين عامل و سرمايه اصلي مي‌باشد. نيروي کار در هر کشور بايد متناسب با پيشرفت‌هاي علمي و فني توسعه يابد تا بتواند جواب‌گوي نيازهاي سازماني و ملي باشد. امروز دورههاي آموزشي به شکل‌هاي گوناگون در همه‌جا رايج و به عنوان يک ضرورت شناخته شده ،ولي هنوز در همه‌جا ديد جامع و منظم درمورد آموزش شکل نگرفته است. آموزش نياز عمومي براي تمام سطوح سازمان است و از بالاترين تا پايين‌ترين رده سازمان بايد به آن توجه کنند. از نظر واژه‌شناسي، آموزش به معناي تعليم و تعلم مي‌باشد و از نظر مفهوم، يعني پخش و انتقال اطلاعات (عام و خاص ) به بيان ديگر، يادگيري حاصل فرآيند آموزش مي‌باشد و سازمان نيز چون در مسير تحولات علمي و فني قرار مي‌گيرد، به ناچار بايد اين ضرورت را بپذيرد و برخورد بهتر اين است که آمادگي براي آموزش جامع و همه جانبه مي‌باشد.
قبل از برنامه‌ريزي و تعيين نياز آموزشي لازم است به اين سوالات پاسخ داده شود:
۱- آموزش چيست؟
۲- آموزش داراي چه اهميت، خصوصيات و ضرورتي مي‌باشد؟
۳- مشکلات طراحي و اجراي برنامه‌هاي آموزشي کدامند؟
۴- چگونه مي‌توان نيازهاي آموزشي را تعيين کرد؟
۵- روشهاي عمومي آموزش کدامند؟
۶- چگونه بايد آموزش افراد را برنامه‌ريزي و اجرا کرد؟
۷- آموزش با پژوهش چه ارتباطي دارد؟
۸- آموزش چگونه بايد ارزيابي گردد؟
اهميت هدف در آموزش
آموزش در قالب‌هاي اجتماعي و هدف‌هاي سازماني و هدف‌هاي کارکنان بايد مورد توجه قرار بگيرد.
۱- هدف‌هاي اجتماعي آموزش
اين هدف‌ها جهت دهنده اصلي برنامه‌هاي آموزشي سازمان مي‌باشد با توجه به اين اهداف و عنايت، فرهنگ، نظام اجتماعي و سنت‌هاي بومي، نحوه رسيدن به اهداف آموزشي تعيين مي‌شود.
۲- هدف‌هاي سازماني
براي تامين هدف‌هاي سازماني لازم است که توانايي‌ها و مهارت‌هايي که براي انجام وظايف و مسئوليت‌ها ضروري است، تقويت گردد. آموزش بايد موجب گسترش روحيه تعاون، کارخلاق، رعايت مقررات و قوانين و روشهاي اداري شود. آموزش ابزار اصلي به‌سازي سازمان است؛ آموزش در سازمان مي‌تواند مزاياي زير را به‌دنبال داشته باشد:
الف- بهبود کيفيت کار
ب- امکان جايگزيني نيروها در شرايط اضطراري
ج- امکان استفاده از منابع داخلي و موجود
د- کاهش سوانح و ضايعات
ه- ايجاد روابط سالم در سازمان
و- کاهش تفاوت‌هاي غيرطبيعي و افزايش توانايي افراد
۳- اهداف کارکنان
آموزش بايد جواب‌گوي تفاوت‌هاي فردي نيز باشد؛ نوع آموزش بايد متناسب با خصوصيات فردي و ويژگي‌هاي شغلي افراد باشد و ميان اين دو هماهنگي ايجاد کند. در غير اين‌صورت رضايت شغلي حاصل نمي‌شود. بنابراين آموزش توانايي‌هاي بالقوه را به فعل درآورده و نيازهاي فردي را پاسخ‌گو مي‌باشد.
سياست و خط‌مشي در آموزش
سياست‌هاي هر سازماني راهنماي تمام برنامه‌ها مي‌باشد و اين شامل برنامه‌ريزي آموزش نيز مي‌باشد. در تعيين سياست‌ها و خط‌مشي‌هاي آموزش معمولا اهداف اصلي سازمان دخالت دارند.
بخش آموزش در سازمان
در سازمانهاي بزرگ بخشي به‌نام آموزش فعاليت دارد که ساختار آن به‌صورت يک مدير آموزش، کارشناسان و کارمندان مي‌باشد؛ البته وسعت سازمان در تعداد کارکنان و سازماندهي آنان موثر است. در بعضي از سازمانهاي بزرگ بخش آموزش به اسم مرکز شناخته مي‌شود و بعضي از اين مراکز در کنار جواب‌گويي به نيازهاي افراد سازمان،خدماتي به افراد بيرون از سازمان نيز ارائه مي‌دهند.در شرکت‌ها به‌طور کلي تشکيلات آموزش به دوصورت محدود و گسترده ديده مي‌شود. در سازمانهاي بزرگ آموزش‌جوار و در کارخانه‌هاي کوچک بخش آموزش، کار برنامه‌ريزي و اجراي آموزش را به‌عهده دارند. مسئولين آموزش با سمت مدير آموزش و کارشناس آموزش با حيطه نظارت متفاوت انجام وظيفه مي‌کنند. افرادي که کار آموزش انجام مي‌دهند، ضروري است تخصص لازم در امر آموزش را دارا باشند. دورههاي آموزش داخل شرکت بايد با هماهنگي شروع و ادامه يابد. در دهه آخر قرن حاضر به اهميت نيروي انساني توجه بيشتري شده است و بسياري از سازمان‌ها مقوله مديريت منابع انساني را به‌عنوان يک ضرورت حياتي براي خويشتن تلقي کرده‌اند. از اين‌رو جهت به‌کارگيري، حفظ و پرورش نيروي انساني به ايجاد بخش معاونت و يا مديريت منابع انساني در سازمان خود پرداخته‌اند. مديريت منابع انساني، نيروي انساني را به‌عنوان مهمترين عامل بقاي شرکت تلقي کرده و با ديدي استراتژيک به آن مي‌نگرد. در اين نگرش نو به کارکنان، آموزش اهميت ويژه‌اي دارد و مهمترين فعاليت در حوزه توسعه منابع انساني، امر آموزش و پرورش کارکنان مي‌باشد. تدوين استراتژي مديريت منابع انساني حاصل ديدگاه‌ها و نظريه‌هاي نو در خصوص نيروي انساني مي‌باشد. استراتژي منابع انساني به کيفيت،کميت،بافت و جريان نيروي کار مي‌پردازد. تدوين برنامه استراتژيک در مورد نيروي انساني، در نظرگرفتن کارکنان به‌عنوان سرمايه‌هاي اجتماعي پايان‌ناپذير امروزه سازمانهاي پيشرو را به سازمانهاي يادگيرنده تبديل کرده است؛ سازمان‌هايي که به‌طور همزمان به نيازهاي فرد و جامعه پاسخ داده و به هدف‌هاي خود نيز دست مي‌يابند.
نظام آموزش
يکي از نظام‌هاي موثر در هر سازمان نظام آموزش و بهبود توانايي است. آموزش و خودآموزي امروزه براي رشد و توسعه هر سازماني از ضروريات است. زيرا تغييرات سريع محيطي را تنها با در اختيار داشتن کارکنان آزموده مي‌توان تبديل به فرصت‌هاي رشد کرد. توجه به افزايش توان کارکنان همواره مي‌تواند سرمايه‌گذاري صحيحي محسوب شود که نتيجه‌اي مطلوب در لحظات حساس براي سازمان خواهد داشت.
ماموريت آموزش
آماده سازي و پرورش نيروي کار و تجهيز تخصصي و فني اين نيرو درجهت انجام صحيح و موثر وظايف محوله و افزايش قابليت انعطاف سازمان در مقابل تغييرات محيطي، ماموريت و رسالت نظام آموزش مي‌باشد.
اهداف آموزش
۱- ارتقاء سطح دانش و مهارتهاي فني و حرفه‌اي کارکنان
۲- برانگيختن احساس نياز به آموزش در سازمان
۳- اصلاح و بهبود رفتار فردي و سازماني
۴- کاهش ضايعات و حوادث شغلي
۵- تقويت روحيه و حس اعتماد به نفس کارکنان
۶- پرورش استعدادها و شکوفاي خلاقيت‌هاي ذهني کارکنان
۷- تعميم آموزش و خودآموزي در تمامي سازمان
۸- شناساندن و تثبيت جايگاه آموزش در سازمان
فرآيند آموزش
جرياني مداوم و مستمر مي‌باشد که طي آن فراگيران مورد شناسايي، نيازسنجي آموزش، نظارت، ارزيابي و به کارگماري قرار مي‌گيرند.
فعاليتهاي اساسي در فرآيند آموزش
۱- انتخاب مناسب سرفصل‌هاي آموزش و متناسب با نيازهاي سازمان
۲- برنامه‌ريزي و تجهيز منابع در جهت رفع نيازمندي‌هاي آموزشي
۳- تعيين نيازهاي آموزش کارکنان
۴- تعيين روشهاي آموزش مناسب با نيازهاي سازمان و افرا
۵- به‌کارگيري وسايل و روشهاي نوين آموزشي
۶- آشنا نمودن کارکنان با نوآوري‌هاي علمي و فني
۷- سنجش ميزان مهارت و توانايي تخصصي و فني افراد در تمامي سطوح سازمان
۸- تهيه منابع و مدارک فني و تخصصي در جهت ارتقاء کيفي دانش کارکنان
۹- پي‌گيري و استمرار آموزش کارکنان
۱۰- شناسايي و به‌کارگيري کارکنان علاقه‌مند براي برنامه‌ريزي و اجراي آموزش
۱۱- ارتباط با مجامع و محافل علمي داخلي و خارجي
معيار‌هاي سنجش عملکرد آموزشي
۱- نتيجه ارزيابي، فني و تخصصي کارکنان در برگ ارزش‌يابي آموزش
۲- سرانه زمان آموزش تخصصي عمومي کارکنان
۳- درصد کارکنان آموزش ديده
۴- تعداد دورههاي آموزش که هر فرد در آن شرکت کرده است
۵- کاهش زمان انجام کار از طريق به‌کارگيري وسايل و يا روشهاي جديد
۶- ميزان ضايعات و يا ميزان کار بدون خطا و درحد قابل‌قبول
۷- مقايسه نظام و محتواي دورههاي آموزشي درون و بيرون از سازمان در دورههاي زماني معين
۸- درصد غيبت شرکت‌کنندگان در دورههاي آموزشي
ارتباط نظام‌آموزشي با مديريت منابع آموزشي
نظام‌آموزشي هر سازماني يکي از نقاط قوت آن است. اين مجموعه مي‌تواند افرادي کارآمد و با اعتماد به نفس تربيت نمايد، در عين‌حال اگر آموزش بدون‌توجه به کل شرايط سازمان و عمل‌کرد‌ها بر سيستم‌ها به راه خود برود، تبديل به بار بزرگي بردوش سازمان مي‌شود، زيرا سازمان متقبل هزينه‌هاي آموزشي مي‌شود و زمان زيادي از وقت کارکنان صرف دورههاي مختلف آموزشي مي‌شود، ولي هيچ ثمره مشهودي به‌دست نمي‌آيد. مديريت منابع انساني مي‌تواند با يک نگرش کلي به مجموعه سازمان و تجزيه و تحليل وضعيت کارکنان و بازده شغلي آنها به نتيجه‌گيري بپردازد و برنامه‌هاي مفيدي در جهت بهبود آموزش سازمان طراحي کرده و آن را اراده نمايد.
