وضعيتي را فرض کنيد که طي آن، ماشين تازه خريداري شده ۱۷ متري در سالني که طول آن‌را از ۱۵ متر افزايش نداده‌ايد نصب مي‌شود و شروع به‌کار مي‌کند. تا زماني‌که ديوار روبه‌رو را بشکافيد و سالن را توسعه دهيد، هميشه در کنار خروجي ماشين تازه خريداري شده تراکم مزاحمي خواهيد داشت که راندمان چاپخانه شما را پايين مي‌آورد. يا فرض کنيد سيستم تغذيه انبارـ پاي ماشين خود را به‌خوبي و متناسب با ماشين توسعه نداده باشيد. آن هم براي خودش عوارضي دارد. اين عدم هماهنگي‌هاي امکانات و سرمايه‌گذاري‌ها در بخش‌هاي ديگري از چاپخانه نيز قابل مشاهده است؛ مثل ناخواني اجزاي پيش و پس چاپ که نمي‌توان در آنها نو و کهنه را به‌صورت مطلوب براي هميشه ترکيب کرد. مقاله حاضر ملاحظاتي از اين‌دست را با توصيه‌هايي مناسب همراه مي‌کند.
ابتدا به مقايسه هزينه‌هاي جايگزيني ماشين‌آلات در چاپخانه مي‌پردازيم. اين مقايسه دو بخش عمده دارد: اول مقايسه قيمت خريد و نصب تکنولوژي مشـابه و دوم تصميم‌گيري جايگزيني تکنولوژي غيرقابل استفاده قبل از اتمام عمر مفيد آن.
قبل از و ارزيابي هزينه‌هاي خريد دستگاههاي گوناگون بايد از ظرفيت‌ها و توانايي‌هاي توليدي تجهيزات مختلف آگاهي کامل داشته باشيم. در مطالعه احتمالي مربوط به نصب تجهيزات جديد بايد به کاربرد و تاثير آنها در ديگر قسمت‌هاي توليد توجه شود. بهتر است که فرآيند توليد به‌صورت يکپارچه ديده شود. توليد سريع و زياد در يک واحد، مي‌تواند در قسمت ديگر موجب ايجاد گلوگاه شود؛ به‌طور مثال ورود تکنولوژي پيشرفته در بخش چـاپ مي‌تواند باعث انباشـت کار در واحد صحافي شود. به‌همين صورت نصب ماشين‌آلات دوخت و برش مي‌تواند سرعت و ظرفيت صحافي را از ميزان توليد واحد چاپ بيشتر کند.
در زمان بررسي ضرورت به‌روز کردن تکنولوژي يا جايگزيني کامل آن، ارزيابي روش‌هاي جايگزيني در توليـد حياتي است. شـايد اين امر يکي از سخت‌ترين مسـائل خـريد تکنولوژي باشـد؛ زيرا تفاوت بسياري در قيمت تجهيزات قبل از چاپ، چاپ و صحافي وجود دارد. تفاوت قيمت معمولاً بيان‌گر توان دستگاه براي انجام کار در سطح استاندارد مورد نياز است. ارزيابي نوع و کيفيت کار در موقع خريد دستگاه ضروري است، زيرا مي‌توان دستگاهي خريد که در محدوده مشخصات خود براي انجام کار کافي باشد، اما با داشتن آن بخشي از کار مورد نظر را نتوان انجام داد.
به هنگام بررسي ادعاهاي جالب سـازندگان و تأمين‌کنندگان تجهيزات در مورد توانايي‌هاي دستگاه‌هايشان بايد زيادي دقت کرد. برخي از توليدکنندگان در مورد معيارهاي توليد خوش‌بين هستند و به حداکثر سرعت توليد در ذکر شده بروشور تکيه کرده و بازده متوسط دستگاه با استفاده از مواد گوناگون و شرايط ويژه توليد را بيان نمي‌کنند. کاملاً محتمل است که يک نوع کار با يک نوع تکنولوژي خاص توليد شود، اما سؤال اينجا است که آيا مي‌تـوان توليد کار را با اسـتاندارد مـورد نظـر، در زمان مناسب و هزينه مورد قبول انجام داد؟ اغلب اوقات ضروري است که دستگاه را از نظر عمر مفيد و زمان از رده خارج شـدن آن نيز بررسـي کرد. دستگاههاي قديمي اغلب مي‌تـوانند در سـطح اسـتاندارد مـورد نيـاز توليـد کنند، امـا زمـان توليـد و هزينه‌هـاي آن زيـاد خواهـد بـود.
در اين شرايط هزينه تکنولوژي موجـود را بايد با هزينه سرمايه‌‌گذاري براي دستگاههاي جديد يا روزآمد مقايسه کرد. براي دستگاههاي موجود، نرخ هزينه براساس ساعت، سطوح کارکنان و ميزان حقوق مربوطه مشخص است. اما براي دستگاههاي جديد بايد اين ارقام را تعيين و سپس مقايسه کرد. اغلب راه چاره ديگري جز سرمايه‌‌گذاري در تکنولوژي جديد وجود ندارد؛ مثلا براي استفاده از تکنولوژي جديد در حروفچيني و طراحي، شرکت بايد جايگاه خود را دقيقاً بررسي کند، در غير اين‌صورت کار را از دست خواهد داد. همين امر در مورد چاپخانه‌‌اي کـه داراي ماشين‌آلات قـديمي امـا تميز و خـوب و بـدون دستگاه کنترل رنگ اتومـاتيک است، صدق مي‌کنـد. البـته سـخت و شـايد غيرممکـن باشـد کـه بتـوان کـيفيت قـابل قبـول را بـا آنهـا به‌دست آورد.
خدمات پس از فروش
اين خدمت شامل ارائه کمک‌هاي مربوط به رفع مشکلات فني توليد پس از نصب دستگاه است که اغلب به‌دليل فقدان آگاهي يا روش‌هاي غلط کاري پديد مي‌آيند. ارائه آموزش به کارکنان نيز به بررسي نياز دارد.
خريد تکنولوژي جديد به تنهايي بهره‌وري،کيفيت و هزينـه مناسب را تضمين نمي‌کند. پس از نصب، يک دوره زماني براي جا افتادن دستگاه لازم است، حتي اگر ماشين مشابهي در چاپخانه وجود داشته باشد. همکاري پس از فروش بين چاپخانه و سازنده دستگاه ضروري است. اين همکاري مواردي چون پيگيري عملکرد فني دستگاه در ارتباط با نيازهاي چاپخانه‌دار، ارزيابي مشکلات عملياتي به‌وجود آمده و ارائه مشاوره‌هاي تخصصي فني براي رفع آنها را شامل مي‌شود. دوره آزمايشي پس از نصب نه تنها بايد توانايي عملکرد را نشان دهد، بلکه بايد بتواند تغييرات در روش‌کار و عمليات غيرضروري قابل حذف را مشخص کند. در اين دوره لازم اسـت بر درک اپـراتور در مـورد بـه‌کارگيـري تکنولـوژي جـديد و آمـوزش سـيستم نـو کار شود.
حتي با اينکه گفته مي‌شود تکنولوژي جديد سـاده است، اما سادگي نسبي است. در اينجا ضرورت آموزش هدفمند اهميت دارد. يک برنامه آموزشي که با دقت طراحي شده باشد مي‌تواند مهارت و دانش اپراتور فعلي را بالا ببرد. در ضمن آموزش بايد پس از دوره نصب نيز ادامه يابد تا اپراتور از فرآيندهاي کنترل و عمليات ماشين عميقاً آگاهي پيدا کند.در اين صورت زمان و پول صرف شده در راه آموزش، بازده بسيار خوبي خواهد داشت.
انعطاف‌پذيري در تکنولوژي
انعطاف‌پذيري تکنـولوژيکي مربـوط به محـدوده کارهايي مي‌شود که مي‌توان آنهـا را در يک خط توليد و با استفاده از حداقل تنظيمـات مکانيکي انجـام داد. سيستم‌هاي انعطاف‌پذير ممکن است بتوانند شماره‌زني و پرفراژ، ورني‌زني تمـام سـطح يـا نقطه‌اي، چاپ چهار رنگ يک رو يـا دو رنگ در هر دو روي کار و استفاده از ايستگاه‌هاي گوناگون در صحافي و برش را انجام دهند. عمليات توليدي در خط توليد به‌صورت روزافزون انجام مي‌شود که اين امر باعث شده است تا توليدکنندگان و تأمين‌کنندگان تکنولوژي جديد به‌دنبال روش‌هاي انعطاف‌پذيرتر باشند. مقدار تنظيمات مکانيکي مورد نياز براي تطبيق مشخصات توليدي متفاوت بسيار مهم است. برخـي ماشين‌آلات قديمي را مي‌توان بـراي کارهاي متفاوت تنظيم و به‌کار انداخت، اما زمان مورد نياز طولاني خواهد شـد. اين امر باعث کاهش سـود يا کيفيت و افزايش ضايعات در مواد مصرفي مي‌شود. نيازهاي توليد و درجه انعطاف‌پذيري مورد نياز در دستگاه را بايد قبل از خريد به‌دقت مورد بررسي و تجزيه و تحليل قرار داد.
تکنولوژي براي تمام فرآيندهاي توليدات چاپي، از طراحي تا چاپ، صحافي و مراحل پاياني به‌طور روزافزوني به‌صورت اتوماتيک و کامپيوتري درآمـده ، باعث کاهش کارکنان شـده، اما حضور کارکناني بـا دانش رايانه‌اي را ضروري سـاخته است. تکنولوژي‌‌هايي که با سيستم‌هـاي اطلاعـات مديريت (MIS) يا نرم‌افزارها و شبکه‌هاي متعدد کنترل مي‌شوند، در حال پيشرفت هستند.
