در اين بخش از سلسله مقالات“ آقاي سوپروايزر“ به بحث‌هاي کمي‌تر رسيده‌ايم و يک وظيفه مهم سرپرستان در زمينه کارسنجي و روش‌هاي بهبود بهره‌وري مورد بحث قرار مي‌گيرد.
هدف‌هاي زمان‌سنجي
زمان‌سنجي براي تعيين و کاهش زمان‌هاي غيرموثر و تعيين زمان استاندارد است، ديگر هدف‌هاي زمان‌سنجي عبارتند از:
الف- بهبود برنامه‌ريزي کار و نظارت بر اجراي برنامه.
ب- برنامه‌ريزي نيروي انساني براي ماشين‌آلات.
ج- ارايه شاخص‌هاي قابل قبول و مطمين براي اندازه‌گيري کارايي نيروي انساني.
د- ارايه مبناي صحيح براي کاهش هزينه نيروي انساني.
ه- ايجاد نظام‌هاي دستمزدي و تشويقي مناسب و کارآمد.
ارتباط بين روش‌سنجي و کارسنجي
دامنه گسترده مطالعه کار
مطالعه کار در زمينه‌هاي گوناگون کاربرد دارد، مهمترين کاربردهاي مطالعه در نمودار زير نشان داده شده است:
هدف از مطالعه روش
به طور کلي هدف از «مطالعه روش» دست يافتن به موارد زير است:
مطالعه کار
– استاندارد کردن فعاليت
– ايمني کار
– طرح‌هاي انگيزشي
– روابط انساني
– امور کارکنان
– برنامه‌هاي آموزشي
– طراحي کارخانه
– مطالعه روش
الف- بهبود کارآيي کارکنان
ب- بهبود کيفيت کار
ج- بهبود وضعيت ابزار، ماشين‌آلات و تجهيزات
د- اثربخش ساختن فعاليت‌ها
ه- کـاهـش ضايعـات و پيشــگيـري از
اتلاف وقت
و- ايجاد شرايط ايمن کار
نتيجه: دو شيوه مطالعه روش و زمان‌سنجي در نهايت موجب افزايش کارآيي در سازمان مي‌گردند:
طرح شش مرحله‌اي بهبود روش کار از طريق مطالعه روش؛ اين طرح در ابعاد براي سرپرستان ارايه مي‌گردد:
“راهنماي بهتر کردن روش‌ها”
يک طرح عملي براي استفاده بهتر از نيروي انساني، ماشين‌آلات،
مواد و تجهيزات
مرحله اول- انتخاب کنيد:
کاري را که مي‌توانيد سريعا؛
- ايمن‌تر انجام دهيد.
- راحت‌تر انجام دهيد.
- حرکات زيادي آن را حذف کنيد.
- گير کار را برطرف کنيد.
مرحله دوم- ثبت کنيد:
- همکاري اجراکننده را به دست آوريد.
- از روش فعلي نمودار تهيه کنيد.
-اشکالات کار را يادداشت کنيد.
مرحله سوم- بررسي کنيد:
در بررسي جدول فوق مواظب نکات زير باشيد:
حفاظت، مرغوبيت، طرح، نقشه کارگاه، وسايل، مواد
مرحله چهارم - گسترش دهيد:
- مرور نظريات و يادداشت منظورها
- حذف کنيد، ساده‌تر کنيد، ترکيب کنيد، طور ديگري ترتيب دهيد.
- روش جديد را بي‌خطر سازيد.
- براي تصويب پيشنهاد دهيد.
مرحله پنجم- پياده کنيد:
- موقع مناسب را براي شروع روش جديد انتخاب کنيد.
- تمام اشخاص مربوطه را متقاعد کنيد.
- استفاده کنندگان از روش را آموزش دهيد.
مرحله ششم- ابقاء:
- مکرر کنترل کنيد.
- مواظب نتايج باشيد.
شرح مراحل مطالعه روش
تعريف مطالعه روش: ثبت منظم و بررسي دقيق و انتقادي روش موجود کار براي رسيدن به روش آسان‌تر، موثرتر و ارزان‌تر. در مطالعه روش، روش موجود به صورت تحليلي مطالعه مي‌شود تا بتوان آن را بهبود بخشيد. در مطالعه روش موجود مراحل منظمي طي مي‌شود.
مراحل مطالعه روش
طبق راهنماي مطالعه روش براي سرپرستان با هدف استفاده بهتر از امکانات و منابع به اين ترتيب عمل مي‌کنيم:
۱- انتخاب: مطالعه روش با انتخاب کاري که خطرناک، پرهزينه، داراي حرکت‌هاي اضافي و زمان بيش از اندازه است، شروع مي‌شود.
۲- ثبت: تمامي مراحل انجام کار از طريق مشاهده ثبت مي‌شود. براي ثبت فعاليت‌ها از نشانه‌هاي خاصي استفاده مي‌شود.
۳- بررسي: روش موجود با ديدي انتقادي و تحليلي بررسي مي‌شود.
۴- گسترش: نظرياتي که از طريق بررسي به دست آمده‌اند گسترش مي‌يابند تا به روش جديد دست يابيم.
۵- اجرا: روش جديد پياده مي‌شود.
۶- ابقاء: با رفع مشکلات روش جديد آنرا پايدار مي‌کنيم.
اول: عوامل موثر در مطالعه روش
در مطالعه روش لازم است به عوامل اثرگذار توجه کرد. عوامل زير در انتخاب کار مورد مطالعه موثرند.
الف- ملاحظات اقتصادي: کارهاي کم اهميت و بي تاثير نبايد مورد مطالعه قرار گيرند زيرا فقط تلف شدن وقت و نيرو را به دنبال دارند.
ب- ملاحظات فني: در بعضي از موارد تغيير روش موجب بهبود روش مي‌شود اما بنا به دلايل فني انجام تغييرات امکان‌پذير نيست.
مجموع ملاحظات فني و اقتصادي تعيين ميکند که چه کاري بايد مورد مطالعه قرار گيرد و يا اين که کدام کار ارزش مطالعه کردن را ندارد.
دوم: روش ثبت اطلاعات
در مرحله دوم مطالعه روش، اطلاعات روش موجود از راه مشاهده مستقيم ثبت مي‌شود. چون به دنبال اطلاعات صحيح و واقعي هستيم و اطلاعاتي که در اين مرحله جمع‌آوري مي‌شود، مبناي بررسي مي‌‌باشند و از طريق بررسي همين اطلاعات، روش جديد طراحي و پيشنهاد مي‌شود. لذا بايد به ياد داشته باشيم که اطلاعات واقعي- نه اطلاعاتي که مورد نظر مطالعه‌کننده است- ثبت مي‌شود.
سوم: بررسي کردن روش موجود
در مرحله سوم، روش موجود با شيوه شک علمي مورد بررسي قرار مي‌گير؛ بررسي روش موجود شامل موارد زير است:
۱- حرکت‌هاي اضافي و غير‌ضروري
۲- نقل و انتقال‌هاي اضافي
۳- تاخيرها و توقف‌هاي غير ضروري
چهارم: گسترش دادن نظريات
در مرحله چهارم نظرياتي را که در مرحله بررسي به آنها رسيده‌ايم را گسترش داده و روش جديد را طراحي مي‌کنيم، با بررسي دقيق جزييات فعاليت‌هايي که در روش موجود انجام مي‌شود، به دنبال طراحي روشي جديد(پيشنهادي) هستيم در روش موجود نظريات غير قابل قبول و غير اجرايي حذف مي‌شوند. بعضي از نظريات ساده مي‌شوند، برخي از نظريات تغيير پيدا کرده و به شکلي ديگر مورد استفاده قرار مي‌گيرند تا در نهايت روشي قابل قبول که بتوان آن را اجرا کرد، به دست آيد.
پنجم: اهميت اجراي روش جديد به عنوان روش استاندارد
هنگامي که يک روش جديد مورد قبول قرار گرفت لازم است تمام جزييات اين روش شرح داده شود تا اين روش به عنوان روش استاندارد، اعمال شود. سرپرستان لازم است نحوه نظارت بر انجام کار متناسب با روش جديد را اعمال کنند تا بيشترين نتيجه از بهبود روش به دست آيد. زمان اجراي روش جديد نيز اهميت زيادي دارد، در شرايطي که حجم کارها زياد است و افراد به دنبال انجام کارها و رفع مشکلات اجرايي هستند، اجراي روش جديد موفقيتي را به دنبال نخواهد داشت. بهتر است در زمان‌هاي تعطيلي سازمان و يا در فصولي که حجم کار کمتر است، روش جديد پياده شود، زيرا در اين مواقع امکان تغييرات لازم براي اعمال روش جديد، وجود دارد.
ششم: ابقاي روش جديد
هر کار نو مشکلاتي را به دنبال دارد، روش جديد نيز مقاومت‌ها و حتي کارشکني‌هايي را همراه خواهد داشت روش جديد نهالي است که نياز به مراقبت دارد، نظارت مستمر، رفع اشکالات اجرايي، توجيه و آموزش کساني که با اين روش کار مي‌کنند موجب بقا و استواري روش جديد خواهد شد. اگر در مراحل مطالعه روش، افراد مشارکت داشته باشند. ابقاي روش جديد کار دشواري نيست زيرا افراد روش جديد را برخاسته از تلاش خود مي‌دانند. رفتار و منش سرپرست در مرحله ابقاء اهميت بيشتري مي‌يابد. روحيه انتقاد‌پذيري، انعطاف و ملايمت مشکلات اجرايي روش جديد را به حداقل مي‌رساند ولي شدت عمل، سخت‌گيري و استفاده از روش‌هاي خشن و دستوري، روش جديد را با شکست همراه خواهد ساخت. پس از اين که روش جديد اعمال شد بايد مراقبت کرد که افراد به تدريج به روش قبلي باز نگردند و يا به ميل خود تغييراتي در روش جديد ايجاد نکنند.
شيوه‌هاي اصلي مطالعه روش
۱- نمودار(String diagrams):
اين نمودار از نقشه يا ماکت محل کار که بر روي آن از رشته‌هاي نخ براي مشخص کردن و اندازه‌گيري مسير حرکت کارکنان، مواد و تجهيزات استفاده شده، تشکيل مي‌شود.
۲- تجزيه و تحليل فيلم(Film analysis)
بررسي تصاويري که به وسيله فيلم ثبت شده‌اند براي تعيين چگونگي فعاليت‌هاي مورد بررسي در لحظه‌هاي مختلف، يکي از بهترين شيوه‌هاي مطالعه کار است.
۳- سايکلوگراف(Cycle graph)
روشي براي ثبت مسير حرکت است که با استفاده از يک منبع روشنايي مسير حرکت بر روي تصوير رسم مي‌شود مانند استروسکوپ(Stereoscopic) که به تصوير شکل سه بعدي مي‌دهد.
۴- جدول فعاليت‌هاي چندگانه
(Multiple activity chart)
جدولي که در آن فعاليت‌هاي چند عامل مانند نيروي کار ماشين؛ تجهيزات، روي يک محور زماني مشترک ثبت شده و ارتباط بين آنها، فعاليت‌ها را نشان مي‌دهد.
۵- نمودار جريان(Process chart)
نمايش توالي و ترتيب فعاليت‌ها يا مراحلي که در يک روش اتفاق مي‌افتند و دسته‌بندي آنها به وسيله نشانه‌هاي معين. اين شيوه به علت تجسم و تصور بهتر روش موجود، کاربرد بيشتري نسبت به ساير شيوه‌ها دارد.
نمودارهاي جريان کار
هر يک از نمودارهاي جريان کار، کاربردي خاص دارند. در اين جا انواع نمودار جريان شرح داده مي‌شود:
الف- نمودار کلي عمليات
اين نمودار مراحل اصلي را نشان مي‌دهد و ديد کلي از کار ارايه ميکند، در اين نمودار فقط فعاليت‌هاي عمل و بازرسي ثبت مي‌شوند.
ب- نمودار جريان عمليات
اين نوع نمودار فعاليت‌هاي مربوط به انسان، مواد و تجهيزات را به طور جزيي و دقيق نشان مي‌دهد، در اين نمودار تمام فعاليت‌ها ثبت مي‌شوند.
انواع نمودار جريان عمليات: اين نوع نمودارها مي‌توانند به صورت‌هاي:۱- نمودار فردي ۲- نمودار مواد ۳- نمودار، باشند.
ج- نمودار فعاليت‌هاي دو دست (دست‌ها):
در اين نمودار فعاليت‌هاي دست‌ها( در بعضي از موارد ساير اندام‌ها) در ارتباط با يکديگر ثبت مي‌شوند.
