کاهش هزينههاي انبار، کاهش هزينههاي ناشي از توقف خط توليد، کاهش هزينه خطاهاي ناشي از هماهنگي ضعيف بين واحدهاي مختلف سازمان، افزايش شفافيت و ردگيري فرآيندهاي توليد براي مشتري، افزايش رضايتمندي مشتري از طريق درگير کردن وي در کارها از لحظه سفارش تا دريافت محصول و ايجاد محيط کار مناسب، نتايجي بود که از طريق گفتوگو با شهاب قاسمي پناه مديرعامل چاپخانه رواق در رابطه با نتايج پيادهسازي نرمافزار ERP (نرمافزار جامع مديريت منابع سازماني) حاصل شد. ERP همچنين فعاليتهاي بدون ارزش افزوده را حذف کرده و باعث افزايش راندمان و بهرهوري در سازمان ميشود. اين نرمافزار با تسهيل جمعآوري اطلاعات منابع سازمان و ايجاد دسترسي آسان به اين اطلاعات به مديريت جهت تصميمگيري براي کنترل آنها و نيل به اهداف سازمان کمک ميکند. قاسميپناه ميگويد به مدت ۷ سال است که نرمافزار ERP را در چاپخانه خود پياده کرده و از اين بابت راضي به نظر ميرسيد، اما وي اعتقاد دارد استفاده از نرمافزارهاي عمومي اداري در چاپخانههاي کوچک که گردش مالي ساليانه کمتري دارند، بسيار انعطافپذيرتر، عملياتيتر و مهمتر از همه، بسيار کم هزينهتر از يک نرمافزار پيچيده خواهد بود. به ويژه اينکه نرمافزارهاي عمومي نياز و وابستگي به خدمات بعدي هم ندارند. اين گفت و گو را بخوانيد.
چگونه به لزوم پيادهسازي نرمافزارERP در چاپخانه خود پي برديد؟ به عبارت ديگر چه نيازها و نقصهايي در سيستم توليدتان شما را ملزم به انتخاب نرمافزار ERP کرد؟
کار ما چاپ رول است و تنوع کاريمان نيز خيلي زياد است. اين تنوع شامل عرض رول يا همان عرض کاغذ و تنوع در گرماژ کاغذ است. حدود ۱۲ نوع کاغذ با گرماژ متفاوت وجود داشت که قرار بود در عرضهاي متفاوت (حدود ۱۲عرض) بر روي آنها چاپ صورت گيرد. اين تفاوتها حدود ۱۴۴ نوع کار ايجاد ميکرد. مساله انبارداري اين تعداد نوع کار، مساله بسيار پيچيدهاي بود. حتي اگر انبار موجودي چاپخانه داراي ۵۰۰ الي ۱۰۰۰ تن ظرفيت هم بود، چگونه ميتوانستيم موجودي کاغذ اين تعداد نوع کار را به صورت دقيق ثبت کنيم. البته قبل از پيادهسازي ERP همه اين اطلاعات را به صورت دستي و با نرمافزارهايي مانند اکسل و نرمافزار مخصوصي که از ۱۵ سال قبل براي نگهداري کاغذ نوشته شده بود، ثبت ميکرديم. نرمافزار مخصوص نگهداري کاغذ نرمافزار مفيدي بود و موجودي اوليه، موجودي پاي کار، مقدار مصرف شده، مقدار باطله و مقدار برگشتي کاغذ را محاسبه ميکرد. ولي تجميع همه اين نرمافزارها و ثبتهاي دستي بسيار مشکل و زمانبر بود. اين نقصها باعث شد که به فکر پياده-سازي يک نرمافزار جامع براي سيستم توليد خود باشيم تا به صورت آنلاين مقدار موجودي و موقعيت مکاني موجودي را اعلام کند.
البته خود ماشين چاپ با چشم الکترونيک وزن کاغذ باقي مانده را محاسبه ميکرد. همچنين ميتوانستيم با محاسبات رياضي و با در دست داشتن مقادير عرض و قطر باقيمانده رول کاغذ مقدار کاغذ باقي مانده از يک رول و در نتيجه تعداد کار قابل چاپ را محاسبه کنيم. اما بالک کاغذ به عنوان يکي از ويژگيهاي فيزيکي آن در ارائه گزارشات مانده کاغذ خطا ايجاد ميکرد که با پيادهسازي نرمافزار ERP اين خطا نيز برطرف شد. به واسطه ERP مشخص ميشود که از يک رول کاغذ چه مقدار آن در انبار ضايعات، چه مقدار در پاي کار، چه مقدار در انبار محصول نيمه آماده و چه مقدار در بخش صحافي است، زيرا همه اين بخشها مقدار کاغذ دريافتي را شمارش و يا اندازه گرفته و در نرمافزار ثبت ميکنند. در صورتي که اگر نرمافزار ERP را نداشتيم، بايد جداگانه محاسبه ميکرديم تا ببينيم کاغذ گمشده کجاست. ولي نرمافزار ERP موقعيت مکاني و نيز مقدار آن در طول فرآيند توليد را مشخص ميکند.
ما در ماه ۱۲۰۰ الي ۱۵۰۰ تن کاغذ مصرف ميکرديم. اگر يک درصد خطا ميکرديم که قبل از پيادهسازي ERP بيشتر از يک درصد هم خطا داشتيم، حدود ۱۲ الي ۱۵ تن خطاي محاسبه مقدار کاغذ داشتيم. اگر فرض کنيم هر کيلو کاغذ ۳۰۰۰ تومان باشد، يک درصد خطا معادل با ۴۵ ميليون تومان ميشد که با تعميم آن به يک سال رقمي حدود ۵۴۰ ميليون تومان زيان مالي در سال بود. آنچه مهم بود گران بودن اين خطا بود. ما نميدانستيم منشا خطا کجاست و از کجا متضرر ميشويم. وقتي نرمافزار ايستگاه به ايستگاه پيادهسازي شد، متوجه شديم در کجا بايد به دنبال خطا باشيم و کدام قسمت را اصلاح کنيم. البته خطاي پرسنلي هم بسيار بود.
ما همچنين ميخواستيم از مقدار اقلام تحويل داده شده از جمله مرکب، الکل، داروي آب و … به هر ايستگاه کاري مطلع باشيم. وجود چهار ماشين چاپ و تنوع کاري بالا اطلاع از اين مقادير را بدون داشتن نرمافزار ERP بسيار مشکل ميکرد. همچنين از طريقERP قصد داشتيم قيمت تمام شده عمومي يک کالا و نه خاص يک کار را محاسبه کنيم. چيزي که براي ما سخت بود کنترل اين جزئيات بود. پرسنل هم وقتي ببيند جزئيات اهميت ندارد به همان شکل عادت ميکنند.
تمام خطاهاي دستگاه در نرمافزار ERP تعريف شده بود که برخي از آنها به ماشين چاپهايي که جديدتر بودند قابل وصل بود. اگر توقفي در يک ماشين رخ ميداد، تمام مکان اين توقفات نوشته ميشد و اپراتور آن را انتخاب و درERP ثبت ميکرد. اين خطاها ثبت ميشدند اما وقتي تعداد يک خطا قابل توجه بود، مديران بخش برق و مکانيک را درگير موضوع و در تلاش براي رفع آن مشکل ميکرد. ثبت همه اين اطلاعات در ERP يک پايگاه داده خيلي عظيمي ايجاد ميکند.
ERP چگونه باعث افزايش شفافيت و ردگيري فرآيندهاي توليد براي مشتري ميشود؟
بسياري از چاپخانهها را سراغ دارم که به واسطه مسائل مربوط به کاغذ اعم از عدم محاسبه ميزان ضايعات، عدم مديريت نگهداري کاغذ، عدم اطلاع دقيق از موجودي کاغذ، فقط از خدمات چاپي که ارائه دادهاند، سود کردهاند. در اين چاپخانهها با وجود موجود بودن کاغذ در انبار به دليل عدم اطلاع از موجودي باز هم کاغذي که ۱۰ تا ۲۰ ميليون قيمت داشته خريداري شده است. ما از چاپخانههاي ورقي خدمات ميگيريم و به عنوان مشتري در چاپخانه آنها کاغذ داريم. بارها اين اتفاق افتاده است که آنها از وجود کاغذ مشتري در چاپخانه مطلع نبودهاند؛ در صورتي که محاسبات ما نشان ميداد که در آنجا کاغذ داريم و به اشتباه کاغذ مشتري را به جاي کاغذ خودش مصرف کرده است. در حالي که من با استفاده از نرمافزار ERP و با خطاي حداکثر يک کيلوگرم ميتوانم موجودي کاغذ مشتري را ردگيري کرده و بگويم که مشتري در چاپخانه من چقدر کاغذ دارد. با اينکه کار آنها چاپ ورقي و کار ما رول است و شمارش در چاپ رول نسبت به چاپ ورقي بسيار متفاوت و پيچيدهتر است. در چاپ ورقي به راحتي ميتوان بندهاي کاغذ را شمرد ولي آنها با بالا رفتن حجم کار نميتوانستند اين محاسبات را انجام داده و در موجودي انبار ثبت کنند. همه اين عوامل مشکلساز ميشد. از طرفي براي آنها صرفه اقتصادي نداشت که نرم افزاري مانند ERP را خريداري کنند.
حال که ERP هزينههاي انبار را به نوعي کاهش داده است، با توجه به اينکه هزينه نگهداري در کشور ما بالا است، آيا واقعا در ايران راهي براي کم کردن حجم انبار در چاپخانهها وجود ندارد؟
انبارها در ايران همانند کشورهاي خارجي ارزان نيستند، از طرفي چاپخانهداران در کشورهاي خارجي نياز به دپو هم ندارند؛ زيرا باري که ميخواهند در کشورهاي همسايه و در نزديکي آنهاست که گاها با فاصله ۳ ساعته به دست آنها ميرسد، ولي در ايران بين سفارش تا تحويل کاغذ دست کم سه ماه فاصله وجود دارد. کشور ايران شرايط پايداري ندارد که بتوان انبار موجوديهايي مانند کاغذ را کم کرد بلکه بايستي حتما يک ذخيره احتياطي هم براي کالاهاي حساسي مثل کاغذ که وارداتي هستند داشته باشيم.
آيا سوابق مشتري به صورت کامل در اين نرمافزار ثبت ميشود؟
بله، سوابق مشتري به صورت کامل ثبت ميشود و در موارد نياز به آن مراجعه ميکنيم.
بر خلاف تمام مزاياي موجود در نرمافزارهاي استاندارد اعم از هزينه پشتيباني پايين و بهبود الگوهاي ناصحيح توليدي، گويا نرمافزار شما سفارشيسازي شده است. دليل سفارشيسازي چه بود؟
قاعدتا سفارشيسازي نرمافزار يکسري معايب دارد. در نرمافزار عمومي همه چيز استاندارد است ولي در نرمافزار سفارشيسازي به مرور تبهاي اضافي ايجاد ميشود. کاغذ اصليترين ماده در يک چاپخانه است. بحث اصلي در چاپخانه ما هم مصرف، نگهداري و اطلاع از ميزان موجودي کاغذ بود که هيچ کدام از نرمافزارهاي استاندارد در زمينه ERP جوابگوي تمام نيازهاي ما در اين زمينه نبود. البته براي انبارداري الزامي به شخصي-سازي نرمافزار نبود.
نرمافزار با اينکه شخصيسازي شد اما داراي يکسري ضعفهايي هم بود. بعد از پيادهسازي نرمافزار نيز تنوع کاري ما افزايش پيدا ميکرد ولي ما فقط ميتوانستيم اطلاعاتي را در نرمافزار وارد کنيم که قبلا در بانک اطلاعاتي نرمافزار تعريف شده بود و قادر به تغيير آنها نبوديم. مثلا در پايان ماه قادر به ثبت سفارش نبوديم بلکه بايد حتما تا آخر ماه صبر ميکرديم تا شرکت ارائهکننده نرمافزار کارهاي جديد را تعريف و به آن اضافه ميکرد تا بتوانيم سفارشها را ثبت کنيم. در نتيجه با شرکت ارائه دهنده نرمافزار صحبت کرديم که اين اختيار را به ما بدهد تا خودمان بتوانيم با اضافه کردن آپشنهاي جديد مربوط به انتخاب يک نوع کار مشخص، اطلاعات کارهاي جديد را نيز وارد نرمافزار کنيم. اگر اينگونه نميشد، حتما بايستي بانک اطلاعات نرمافزار تغيير پيدا ميکرد.
بيشترين اصلاحات در کدام بخش صورت گرفت؟
بيشترين اصلاحات در بخش سفارشات و به همان اندازه در بخش توليد صورت گرفت.
هزينه سفارشيسازي چند برابر هزينه خريد يک نرمافزار استاندارد بود؟
هزينه سفارشيسازي بيش از دو برابر هزينه خريد نرمافزار استاندارد بود. مساله مهم در پيادهسازي نرمافزار ERP اين است که يک چاپخانه ارزيابي کند که آيا نرمافزاري که قرار است بابت آن هزينه کرده و خريداري کند به علاوه مشکلات و هزينههاي پشتيباني صرفه اقتصادي دارد يا نه. بالاخره اينجا ايران است و ريسک عدم پشتيباني چنين نرمافزارهايي هم بالاست. کار ما توليد مجله و از همه مهمتر روزنامه است که داراي حساسيت زماني است. زماني که در سيستم خطا ايجاد مي-شود براي من خيلي مهم است که توقف پشتيباني نرمافزار از ۲۴ ساعت تجاوز نکند. چاپخانهها بايد در پيادهسازي اين نرمافزار حتما تحليل هزينه و فايده را انجام داده و بررسي کنند که آيا فوايد انجام يک کار خاص، بيشتر از مشکلات و دردسرهاي آن است يا خير.
شما ارزيابي آمادگي چاپخانهتان براي پذيرش نرم افزار را چگونه انجام داديد؟
ما اين ارزيابي را با مشاوره گرفتن از سه فارغالتحصيل رشته MBA انجام داديم. بيش از يک سال جلسات و مشاورههايي بالغ بر ۶۰۰ تا ۷۰۰ ساعت در خصوص وضعيت گردش کار و مباحث منابع انساني با آنها برگزار کرديم. زيرا وقتي قرار است در يک سازماني يک نرمافزار حرفهاي مانندERP پيادهسازي شود، بايستي تحقيقات و مشاورهها نيز حرفهاي باشند. بعد از مشاورهها نيز تصميم به انتخاب شرکت ارائهدهنده نرمافزار گرفتيم.
در دوره آزمايش نرمافزار ERP آيا نرمافزارهاي قبلي مانند اکسل به حالت تعليق بودند؟
خير. نرمافزارهاي قبلي از جمله اکسل و همکاران سيستم و نرمافزاري که براي انبار کاغذ و سفارشات نوشته شده بود، نزديک به سه سال موازي با نرمافزار ERP کار ميکردند و گزارشات آنها با هم مقايسه ميشدند.
تاکنون اتفاق افتاده است که برآورد نرمافزار ERP و عملکرد واقعي سيستم بر هم منطبق نباشد؟
بله و اين عدم انطباق به دليل خطاي سيستمي و خطاي پرسنل رخ داد. برخي اوقات دادهها وارد نرمافزار شده بودند ولي در ERP نشان داده نميشدند. اين اطلاعات موقع آپديت کردن نرمافزار از بين رفته بودند. در سال ۹۳ هم که از نرمافزارهاي قبلي استفاده نميکرديم و نرمافزار موازي ديگري نداشتيم، به هنگام آپديت کردن نرمافزار سيستم کار نکرد و حدود يک ماه و نيم نتوانستيم اطلاعاتي از اين نرمافزار استخراج کنيم. حتي قادر نبوديم يک فاکتور براي مشتري صادر کنيم.
خطاهاي حاصله و عدم انطباق، بيشتر مربوط به خطاهاي پرسنلي است. براي مثال مسئول مربوط به يک ماشين با فرض اينکه براي ماشين قطعه جديدي لازم است آن را از انبار قطعات درخواست کرده و تحويل ميگيرد ولي متوجه ميشود که قطعه لازم نبوده و دوباره به انبار برميگرداند اما اين برگشت در ERP ثبت نميشود که اين عدم ثبت برگشت قطعه به انبار يک خطاي پرسنلي است.
هزينه آموزش کارکنان و اپراتورها و راضي کردن آنها به استفاده از يک نرمافزار جديد چگونه بود؟
راضي کردن پرسنل بسيار مشکل بود. آنها تصور ميکردند قرار است فعاليتهايشان تحت کنترل قرار بگيرد. ما در چاپخانه يک نظام پاداش داريم که در نهايت براي قانع کردن کارکنان مجبور شديم که به طريقي اين نظام را به موضوع استفاده از نرمافزار ERP وصل کنيم. حجم عمده کاربران نرمافزار را کارکنان چاپخانه در سطوح مختلف تشکيل ميدهند بنابراين هزينه کردن براي آموزش آنان جزء ضروريات بود و ما بيشتر از يک سال کلاس آموزشي در زمينه استفاده از نرمافزار براي پرسنل برگزار کرديم.
با توجه به اينکه ۵۰ درصد پيادهسازيهاي نرمافزار ERP در سازمانها با شکست مواجه ميشود، رمز ماندگاري اين نرمافزار در سيستم شما چيست؟
اصليترين مساله اين است که نرمافزار مدير و پرسنل را خسته نکند. اگر نرمافزار مدير را خسته کند، پذيرش نرمافزار سخت ميشود. اگر پرسنل خسته شوند، مدير تحت فشار قرار ميگيرد و اگر مدير خسته شود، پروژه ناتمام ميماند. ما نيز در طول اين مدت خسته ميشديم اما نميخواستيم از مشکلات عقبنشيني کنيم.
مهم اين است که نرمافزار عاقلانه نوشته شده باشد. عاقلانه نوشته شدن نرمافزار به اين معني است که مشتري کمترين درگيري را با نرمافزار داشته باشد و احساس کند که کار با نرمافزار بهتر از ثبت به صورت دستي است و تفاوت آن دو را کاملا احساس کند. براي مثال براي ثبت برخي از سندها در ERP نياز به کار تايپي بود؛ يعني اپراتور بايستي در حين کار نامهاي را نيز تايپ ميکرد. براي حل اين مشکل و رهايي اپراتور از تايپکردن قرار شد نامه را اسکن کرده و اسکن شده آن را در ERP براي مدير بفرستد. يعني ما سعي ميکرديم چنين مسائلي را با چنين راهحلهايي براي پرسنل تسهيل کنيم؛ زيرا اگر حجم، فشار کاري و بهرهوري افراد شرکت در اثر استفاده از ERP کاهش نيابد و يا افراد چنين احساسي در قبال سيستم نداشته باشند، در نهايت هيچ گونه تسهيلي در کار صورت نپذيرفته و اطلاعات و گزارشات مانند گذشته ناقص و بدون دقت خواهد بود.
گفته ميشود که دوره بازگشت سرمايه در پيادهسازي ERP بالاست. بازگشت سرمايه در چاپخانه شما چند سال طول کشيد؟
هزينه ۱۵۰ ميليوني براي خريد نرمافزار و هزينه ۲۰ تا ۳۰ ميليوني در سال براي پشتيباني آن در مقايسه با گردش کاري ما رقم قابل ملاحظهاي نبود، به همين دليل دوره بازگشت سرمايه براي ما مهم نبود. البته اين هزينه براي چاپخانههايي که گردش مالي پاييني دارند رقم قابل ملاحظهاي است. من نيز آن زمان قصد داشتم يک نرمافزار آلماني که قيمت آن ۵۰۰ ميليون تومان بود را خريداري کنم ولي در آن سال اين مقدار پول بابت هزينه يک نرمافزار، رقم بالايي براي موسسه بود. در شرکتهاي بزرگتر هزينهکردن بابت نرمافزار ريسک بالايي محسوب نميشود بلکه کارايي نرمافزار بسيار مهم است.
در اثر استفاده از اين نرمافزار و با تجاربي که در اين زمينه کسب کردهايد، اکنون ميتوانيد بگوييد خريد اين نرمافزار براي کداميک از چاپخانهها، با چه ابعاد و نوع کار صرفه اقتصادي دارد؟
نرمافزار ERP اطلاعات مالي را به صورت جامع و شفاف جمعآوري، طبقهبندي و نگهداري ميکند. اگر بخواهم از منظر مالي اين نرمافزار را به چاپخانهها توصيه کنم، بايد بگويم به دليل اينکه رقم فساد مالي در بخش دولتي بالا است و نرمافزار ميتواند اين اعداد را مشخص کند، استفاده از اين نرمافزار براي چاپخانه کتابهاي درسي و چاپخانههاي دولتي سودمند خواهد بود؛ زيرا چاپخانههاي بخش خصوصي بيشتر از بخش دولتي به اموال خود توجه دارند.
چاپخانهها بايد مزايا و معايب پيادهسازي اين نرمافزار را به صورت ريالي محاسبه و مقايسه کرده و سپس اقدام به خريد و پياده سازي آن کنند. ERP يک نرمافزار جامع است ولي ممکن است در همه چاپخانهها کارايي لازم را نداشته باشد. به خاطر دارم چند سال پيش به يک چاپخانه در اتريش که يک ماشين چاپ جديد خريده بود رفتم. همه خطاها و فعاليتها در هيستوري دستگاه نمايش داده ميشد. مسئول سالن در حالي که کاغذ به دست بود، آمد. ما در آن زمان نرمافزار ERP را به تازگي پيادهسازي کرده بوديم. تعجب کردم که چرا آنها نرمافزار ERP ندارند. از او پرسيدم مگر ERP نداريد و آن کاغذ چيست. آن کاغذ گزارش چاپ روز قبلي بود و گفت لزومي ندارد اين نرمافزار را در چاپخانه خود پياده کنيم زيرا براي ما پرداخت هزينه بالا بابت خريد آن صرفه اقتصادي ندارد.
به نظر من براي چاپخانههاي کوچک نيز بايستي يک نرمافزار عمومي نوشته شود. نرمافزاري که به تعداد انبوه توليد و کپي شده و قيمت آن براي برنامهنويس نيز سرشکن شده باشد. همچنين مزايا و معايب پيادهسازي آن بايد در يک جلسه آموزشي براي چاپخانهداران شرح داده شود. براي مثال حدود ۳۰۰۰ چاپخانه ورقي در کشور داريم. درست است که نرمافزار هزينه نگهداري دارد ولي اگر به تعداد انبوه توليده شده و قيمت آن پايين باشد، حداقل ۵۰۰ تا از اين چاپخانهها ميتوانند آن را خريداري کنند.
نکته مهمتر اين است که چاپخانهها در خريد چنين نرمافزارهايي بايستي حتما تحليل هزينه و فايده را انجام دهند و سپس تصميم بگيرند. بسياري از چاپخانهداران ايراني حتي از تکنولوژيهاي جديدي که در دستگاههاي چاپي خود دارند نيز استفاده نميکنند. اين چاپخانهداران به هنگام خريد ماشينآلات تحليل هزينه و فايده نميکنند که آيا اين تکنولوژي را لازم دارند يا خير.
ERP در فرايند انتخاب تامينکننده منجر به کاهش هزينهها و نفر ساعت نيروي کار ميشود. آيا اين نرمافزار تاثيري در انتخاب تامينکننده داشته است؟
خير، تاثير زيادي نداشته است. در بخش خريد، نرمافزار ERP فقط نقطه سفارش را اعلام ميکند. سپس تصميم ميگيريم که از چه کسي خريد کنيم.
آيا چاپخانهها براي پيادهسازي ERP الزاما بايستي ماشينآلاتي داشته باشند که داراي تکنولوژي (Job Definition Format) JDF هستند؟
خير، الزاما اينگونه نيست. با اينکه که تکنولوژي JDF (فرمت تعريف کار) به دليل اينکه کليه جزييات سفارش توليد يک کار چاپي را در خود دارد و بين توليد و بخشهاي تجاري يک چاپخانه در جهت رسيدن به حداکثر اتوماسيون در مسير ثبت سفارش تا تحويل کالاي چاپي نهايي مشتري باعث ايجاد همگرايي و افزايش اتوماسيون شده و روند ثبت اطلاعات در ERP را تسهيل ميکند، در ماشينهاي چاپ قديمي فقط مکاني که خطا در آن روي داده مثلا خطاي قسمت چاپ، قسمت فولدر و يا قسمت رول بند را اعلام ميکند. اما در ماشينآلات جديد که داراي تکنولوژي JDF هستند، منشاء خطا نيز دقيقا اعلام ميشود. بايد گفت در حال حاضر در کشورهاي پيشرفته تکنولوژي JDF جزء الزامات شده است.
عاطفه يعقوبي
