از چگونگي برخورد با اپراتور‌هاي تازه‌وارد و تازه‌کار تا روش‌هاي مطالعه روند انجام امور به‌منظور بهينه کردن گردش چرخ‌هاي کارگاه آموزه‌هاي اين بخش از مطلب دنباله‌دار آقاي سرپرست است که تقديم مي‌شود.
از چگونگي برخورد با اپراتور‌هاي تازه‌وارد و تازه‌کار تا روش‌هاي مطالعه روند انجام امور به‌منظور بهينه کردن گردش چرخ‌هاي کارگاه آموزه‌هاي اين بخش از مطلب دنباله‌دار آقاي سرپرست است که تقديم مي‌شود.
با افراد جديد چگونه رفتار کنيم؟
هر سازماني بايد خود را با پيشرفت زمان مطابقت داده و اصول و روش‌هاي جديدي را که در دنياي امروزي متداول است مورد توجه قرار دهد و آن را به کار بندد تا بتواند با سازمان‌هاي ديگر برابري کند. از اين جهت توجه به آموزش ضمن خدمت ضروري است. براي امر آموزش لازم است قبلا هدف و موضوع مشخص شود و تعيين شود چه کسي، در چه مدتي، چه مطالبي را، چگونه آموزش دهد و چه اشخاص چه موضوعاتي را بياموزند. لذا وظيفه سرپرست است که:
۱- اهميت مسئوليت آموزش افراد زير‌دست خود را درک کند.
۲- به تنظيم برنامه پيش‌بيني شده آموزش توجه خاص داشته باشد.
۳- به تهيه طرح درس توجه داشته باشد.
۴- بر فرايند آموزش نظارت داشته باشد.
۵- به نحوه ياد گرفتن فراگيران و عواملي که در يادگيري آنها موثر است، توجه کند.
۶- انجام ارزيابي مستمر فرايند آموزش و پيگيري نتايج آن از مهمترين مسئوليت‌هاي سرپرست مي‌باشد.
تغيير روش و تطبيق
يکي از مهارت‌هاي لازم براي هر سرپرست مهارت در بهبود روش کار است. روش‌هاي کار با در نظر گرفتن نوع کار، امکانات و شرايط انتخاب مي‌شوند و باگذشت زمان کارايي خود را از دست مي‌دهند. بهترين روش‌ها نيز امکان تغيير و بهبود دارند و هيچ روش کاري را نمي‌توان گفت که کامل است. بهبود روش کار نياز مستمر هر سرپرست است و انجام آن به دو شيوه علمي و غير علمي امکان‌پذير است. در شيوه غير علمي بطور اتفاقي و نامنظم، فکري به ذهن فرد مي‌رسد و به دنبال آن تغييراتي در روش انجام کار ايجاد مي‌کند که در بيشتر موارد به جاي اين که مفيد باشد، مشکلاتي را نيز ايجاد مي‌کند. در شيوه علمي روش موجود به‌طور منظم و سازمان يافته مطالعه مي‌شود، ايرادهاي کار مشاهده و ثبت مي‌گردند و با شک علمي به وضع موجود، بهترين روش انجام کار انتخاب مي‌شود، بهبود روش يک تغيير روش مي‌تواند به صورت جزيي يا کلي باشد ولي به هر حال تغييرات موجب بهتر شدن روش کار مي‌شود. در مواردي سرپرستان ترجيح مي‌دهند به جاي تغيير روش، به تطبيق روش، روي آورند در تطبيق روش تغييرات ناچيز و ناپايدار است. تطبيق روش به حل ايرادهاي مربوط به کار نمي‌پردازد بلکه فقط ايرادها را به تعويق مي‌اندازد ولي تغيير روش هر چند جزيي باشد پايدار و قابل اعتماد بوده و مشکلات کار را برطرف مي‌کند. براي نمونه بي‌خطر کردن يک روش خطرناک انجام کار يک روش تغيير روش است. ولي نصب تابلوي «خطرناک» بر روي دستگاه، يک تطبيق روش بوده و روش کار کماکان خطرناک مي‌باشد. در سازمان‌ها لازم است شرايطي را ايجاد کنيم که سرپرست‌ها به دنبال تغيير روش که همان بهبود روش است باشند و تا حد امکان به تطبيق روش روي نياورند.
مطالعه کار و بهبود روش
براي بهبود روش، يکي از بهترين راه‌ها استفاده از اصول مطالعه کار (work study) است. مطالعه کار، سرپرست‌ها را در نظارت بر کار و بهبود کارايي کارکنان ياري مي‌کند و موجب هماهنگي سرپرست‌ها با ايجاد تغييرات مي‌شود. مطالعه کار، شيوه علمي براي بهبود روش کار است و به عنوان يک کار تخصصي در بخش مهندسي يا مطالعه کار انجام مي‌شود. ولي سرپرست‌ها مي‌توانند از اصول مطالعه به عنوان ابزاري ساده و کاربردي بهره ببرند. مطالعه کار خاص سرپرستان توليد و عمليات نيست بلکه در کارهاي خدماتي، دفتري و اداري نيز کاربرد دارد. و در سازمان‌هاي اداري با عنوان تشکيلات و روش‌ها (organization and methods) ناميده مي‌شود. آموزش مطالعه کار، با تاکيد بر مطالعه روش يکي از نيازهاي اساسي سرپرستان است و در بهبود عملکرد کارکنان و افزايش کارايي آنها نقش به سزايي دارد.
منابع توليد
براي توليد و انجام کار عوامل و منابع زير به کار گرفته مي‌شوند:
- نيروي انساني
- ابزار، وسايل و ماشين‌آلات
- سرمايه
- مواد اوليه
- زمين و ساختمان(محيط کار)
منابع توليد و مطالعه کار
مطالعه کار به ما کمک مي‌کند تا از منابع توليد استفاده بهتري ببريم و زمان تلف شده به وسيله نيروي انساني را کاهش دهيم، ضايعات مواد اوليه را به حداقل برسانيم، از سرمايه بهترين استفاده را داشته باشيم. از فضا و محيط کار به خوبي بهره ببريم. و ابزار وسايل و ماشين‌آلات را به خوبي نگهداري کرده و عمر مفيد آنها را افزايش دهيم.
روش‌هاي افزايش کارايي
افزايش کارايي يعني بهترين استفاده از منابع توليد، براي افزايش کارايي دو راه اصلي وجود دارد:
۱- مطالعه جريان کار (process study)
در اين راه فرايند مورد مطالعه قرار مي‌گيرد که شامل تحقيق و توسعه است.
۲- مطالعه کار (work study)
اين بخش از مطالعه کار، تخصصي بوده و بر عهده واحد مهندسي يا مطالعه کار است.
در اينجا راه‌هاي افزايش کارايي را با هم مقايسه مي‌کنيم:
مطالعه فرايند (جريان)
– بهبود فرايند اصلي
– بهبود ماشين‌آلات تجهيزات
– استاندارد کردن محصولات
– کاهش تنوع محصولات
مطالعه کار
– بهبود روش‌هاي کار
– برنامه‌ريزي بهتر و بهبود روش‌هاي نظارت
– افزايش ميزان کار مفيد کارکنان
تفاوت‌هاي مطالعه جريان کار با مطالعه کار
تاکيد مطالعه کار، بر روي استفاده موثر از منابع موجود مي‌باشد ولي در مطالعه فرايند، ايجاد منابع جديد، فضاي جديد کار، ماشين‌آلات جديد و افزايش سرمايه‌گذاري مورد تاکيد قرار مي‌گيرد. مطالعه کار با سرعت بيشتر و هزينه کمتر انجام مي‌گيرد ولي مطالعه فرايند هزينه زياد و زمان بسياري را مي‌طلبد.
تعريف مطالعه کار
شيوه علمي بررسي و تجزيه و تحليل کار به‌طور منظم مي‌باشد که موجب حذف فعاليت‌هاي غير ضروري و رسيدن به روش‌هاي بهتر انجام کار مي‌شود. مطالعه کار، شرايطي را فراهم مي‌کند تا کارکنان آموزش ببينند و از روش‌هاي استاندارد پيروي کنند، تجهيزات و شرايط کار نيز استاندارد مي‌شوند. طبيعي است وقتي شرايط انجام کار و تجهيزات و روش انجام کار استاندارد شود، زمان انجام آن نيز استاندارد مي‌شود و با رسيدن به زمان استاندارد، سرعت انجام کار زيادتر خواهد شد و امکان افزايش کميت و کيفيت کار وجود خواهد داشت.
هدف‌هاي مطالعه کار:
– استفاده موثر از نيروي انساني
- استفاده موثر از تجهيزات و مواد اوليه
- عملکرد مطلوب تجهيزات، مواد اوليه نيروي انساني
ويژگي‌ها و مزيت‌هاي مطالعه کار
۱- آگاهي از وضعيت فعلي کار: به‌دست آوردن اطلاعات واقعي در مورد وضعيت فعلي کار براي بهبود وضع موجود ضروري است.
۲- کاربرد (مطالعه کار): قابليت کاربرد در تمامي روش‌هاي دستي و ماشيني را دارا است و هيچگونه محدوديتي براي استفاده از شيوه‌هاي مطالعه کار وجود ندارد.
۳- انعطاف‌پذيري: شيوه‌هاي مطالعه کار منظم و پيوسته هستند و براي مطالعه کارهاي متفاوت داراي انعطاف لازم مي‌باشند.
۴- ابزار مديريت: مطالعه کار ابزاري براي مديريت است تا بتواند از امکانات و منابع سازمان استفاده بهينه داشته باشد.
۵- مسئوليت: استفاده از شيوه‌هاي مطالعه کار در بخش مهندسي يا بخش کار انجام مي‌گيرد و سرپرست‌ها به عنوان مجري و همکاري در مطالعه کار مشارکت فعال دارند.
نقش نيروي انساني در بهبود روش کار
نيروي انساني پيچيده‌ترين و غيرقابل پيش‌بيني‌ترين جنبه بهبود روش کار و در عين حال مهمترين عامل بهبود روش نيز است. اگر در بهبود روش کار فقط به جنبه‌هاي فني توجه شود به هدف نخواهيم رسيد زيرا نيروي انساني است که کار را انجام مي‌دهد و بدون در نظر گرفتن اين واقعيت، هر چند از بهترين تجهيزات و مواد استفاده شود، بهبود روش اتفاق نخواهد افتاد. همکاري نيروي انساني در طرح بهبود روش حتي در مواردي که طرح مزيت‌هاي قابل ملاحظه‌اي ندارد مي‌تواند به نتايج قابل توجهي منتهي شود. افراد هنگامي تغيير روش را مي‌پذيرند که مزاياي آن برايشان ملموس و مشهود باشد در غير اين صورت همکاري نخواهند کرد و در مواردي مخالفت نيز مي‌کنند. شروع مطالعه کار بايد با آگاهي دادن به نيروي انساني و جلب همکاري آنها باشد در غير اين صورت واکنش‌هاي دفاعي بروز مي‌کنند. زيرا آنها مايلند بدانند مطالعه کار چيست و چه نفعي براي آنها دارد و در صورتي که متوجه اهميت موضوع نشوند دست به واکنش‌هاي تخريبي مي‌زنند.
ارتباط ويژگي‌هاي نيروي انساني و بهبود روش کار
شناخت افراد به ما کمک مي‌کند تا از ويژگي‌هاي آنها در جهت بهبود روش بهره ببريم. بعضي از ويژگي‌هاي انساني عبارتند از:
- جويندگي(Acquisitiveness)
- نوآوري(Constructiveness)
- کنجکاوي(Curiosity)
اين ويژگي‌ها قابليت تغيير‌پذيري را در افراد بالا مي‌برد. افراد مايلند مهارت کسب کنند و روش جديد، فرصتي براي يادگيري و کسب مهارت است. افراد همگي داراي نيروي نوآوري هستند و اين نيرو در برخي از افراد قوي‌تر است ولي فرصت ارايه فکر و طرح جديد براي همه وجود ندارد. کنجکاوي اگر هدايت شود منجر به نوآوري مي‌شود ولي کنجکاوي بي‌مورد مشکلاتي براي فرد و ديگران دنبال دارد. براي ايجاد رابطه خوب در ميان کارکنان و جلب همکاري آنها اصل صداقت و صميميت در همه شرايط کاربرد دارد.
نقش روابط انساني در بهبود روش کار
براي استفاده از شيوه‌هاي مطالعه کار توجه به نيروي انساني مهمترين عامل موفقيت است، در اين راستا موارد زير توصيه مي‌شود:
۱- سرپرست و کساني که در بهبود روش کار با او همکاري مي‌کنند بايد صداقت و صميميت خود را در رفتارشان نشان دهند و شرايط افراد را درک کنند.
۲- انتخاب زمان مناسب براي بهبود روش کار و اجراي روش جديد اهميت زيادي دارد و در تمامي مراحل جلب نظر کارکنان امري ضروري است.
۳- اهداف بهبود روش و تشريح روش جديد بايد با زبان ساده و قابل فهم بيان شود.
۴- ايجاد ارتباط موثر با کارکنان بعد از به کار گرفته شدن روش جديد نيز بايد ادامه يابد تا فرد روش جديد را بپذيرد و خود را در اجراي آن سهيم بداند.
۵- مزاياي بهبود روش بايد به کساني تعلق بگيرد که در ارايه طرح و اجراي آن همکاري داشته‌اند.
مراحل مطالعه کار
براي مطالعه کار مراحل منظم و پيوسته‌اي به شرح زير وجود دارد:
۱- انتخاب(select)- انتخاب کاري که بايد مورد مطالعه واقع شود.
۲- ثبت(record)- ثبت تمامي جزئيات روش موجود از راه مشاهده مستقيم.
۳- بررسي(examine)- بررسي دقيق و انتقادي اطلاعات جمع‌آوري شده(با استفاده از شيوه شک علمي).
۴- گسترش(develop)- گسترش نظرياتي که از راه بررسي به دست آمده‌اند.
۵- زمان‌سنجي(measure)- اندازه‌گيري حجم کار در روش جديد و محاسبه زمان استاندارد انجام کار.
۶- تعريف(define)- تعريف روش جديد و تعيين زمان آن.
۷- اجرا(install)- اجراي روش جديد بر مبناي استاندارد‌ها و زمان مجاز آنها.
۸- ابقاء-(maintain)- باقي ماندن روش جديد به وسيله نظارت مداوم.
مراحل مطالعه کار منظم و پيوسته بوده و امکان حذف هيچ‌يک از مراحل وجود ندارد.
شيوه‌هاي مطالعه کار
دو شيوه مطالعه روش و زمان‌سنجي، شيوه‌هاي اصلي مطالعه کار مطالعه هستند که هر کدام کاربردي خاص دارند.
مطالعه روش، براي بهبود روش‌هاي انجام کار مورد استفاده قرار مي‌گيرد.
زمان‌سنجي، براي تعيين زمان انجام کار مورد استفاده واقع مي‌شود.
هدف‌هاي مطالعه روش
مطالعه روش براي کاهش حجم کار از طريق بررسي دقيق روش موجود و ايجاد روش‌هاي آسان‌تر و موثرتر انجام مي‌شود و ساير هدف‌ها عبارتند از:
- بهبود فرايندها و روش‌هاي کار
- بهبود استقرار تجهيزات در مناطق کاري (work place)
- بهبود طرح ماشين‌آلات و تجهيزات
- استفاده بهينه از مواد اوليه، تجهيزات و نيروي انساني
- صرفه‌جويي در کاربرد نيروي انساني و کاهش کارهاي دشوار، خسته‌کننده و غير ضروري
- ايجاد و گسترش محيط مطلوب کار
