۵S ، نظام آراستگي سازمان به روش ژاپني

نظم، ترتيب و ايمني از مهم‌ترين پارامترهاي دستيابي به موفقيت در سازمان‌هاست. نقش نظم و ترتيب به‌گونه‌اي است که در تمامي مدل‌ها و استانداردهاي مديريتي و تعالي سازماني، مدنظر قرار گرفته است. بدين منظور و با توجه به منافع ايجاد انضباط و نظم، سازمان‌هاي سرآمد اقدامات جدي و موثري در اين رابطه به انجام رسانيده‌اند.
مرحوم مجتبي کاشاني که پس از بازديد از ژاپن تحت تاثير اجراي نظام آراستگي محيط کار ۵S قرار گرفت، اين فرهنگ را به کشورمان وارد کرد. از او به عنوان پدر ۵S ايران ياد مي‌کنند. در شعري که از وي به يادگار باقي مانده به‌صورت مختصر و مفيد و بهتر از هر متن و گفتار ديگري کار کرد اين نظام را توصيف شده است:

رمز پيروزي ژاپن بسته پنج عامل است
گرچه آن در دين ما داراي شرح کامل است
ليک آنها در عمل آن را عبارت گشته‌اند
رتبه اول به توليد و تجارت گشته‌اند

در اين راستا، مدل‌هاي مختلفي درخصوص ساماندهي محيط توسط سازمان‌ها به‌ کار گرفته شده است ولي نظم و ترتيب نهفته در فرهنگ ژاپني‌ها. باعث ايجاد و توسعه مدلي براي پاکسازي، انضباط، نظافت، نگهداري و فرهنگ‌سازي در يک سازمان شده است. اين موارد، به‌عنوان يک مدل آراستگي، ۵S نام‌گذاري شده است.
نويسنده محترم مقاله که خود از دست‌اندرکاران حوزه چاپ است سعي کرده تا اين مدل را با مثال‌ها و تعابير چاپي آميخته کند تا مفاهيم آن به‌صورت کاربردي براي خوانندگان متخصص حوزه چاپ و چاپخانه‌داران محترم ملموس‌تر باشد.
شروع نظام آراستگي محيط ۵S را به ژاپني‌ها نسبت مي‌دهند و امروزه بسياري از کشورها، اين نظام را به اجرا در آورده‌اند. به ويژه کشور سنگاپور که نظام آراستگي را به عنوان يک نهضت ملي شروع کرده است.
سيستم ۵S ، اولين بار بعد از جنگ‌جهاني دوم، در ژاپن شكل گرفت. ژاپني‌ها با الگوبرداري از برخي صنايع آمريكايي و اروپايي و پس از توسعه و سيستماتيك کردن آن، نظام ۵S را ارائه کردند.
الگوهاي اوليه‌اي كه مورد استفاده ژاپني‌ها قرار گرفت شامل سه دسته از صنايع آمريكايي و اروپايي است. دسته اول صنايعي هستند كه رعايت بهداشت، تميزي و نظم از زيرساخت‌هاي اساسي آن است، مانند صنايع بهداشتي و دارويي يا صنايع ميكروالكترونيك كه عموما نيازمند محيطي تحت عنوان اتاق تميز “Clean Room ” هستند.
دسته دوم، سازمان‌هاي خدماتي مانند هتل‌ها، سوپرماركتها، كتابخانه‌ها و مراكز تفريحي را در برمي‌گيرد. در اين سازمان‌ها، مشتري با محيط سازمان تماس مستقيم و نزديك دارد حساسيت بالاي مشتريان اينگونه از سازمان‌ها به تميزي، نظم و سرعت پاسخگويي به خواسته‌هايشان، موجب مي‌شود كه اين سازمان‌ها براي بقا و رقابت ناچار باشند كه اصول خاصي را رعايت کنند. به‌طوركلي در آمريكا رعايت اينگونه از اصول چه اجبار قانوني باشد و چه الزام عرفي و صنفي در زمينه‌هايي كه مرتبط با بهداشت و سلامتي انسان‌ها است ازطرف سازمان‌ها رعايت مي‌شود و” خانه‌داري خوب.. “Good House Keeping” ناميده مي‌شود.
دسته سوم، شامل سازمان‌هاي پيشرويي هستند كه به اهميت مباحثي مانند انسان – ماشين، انسان – كار و انسان– محيط توجه خاصي کرده و تلاش کرده‌اند كه ارتباطي منطقي و سالم بين ” انسان ماشين كار ” پديد آورند. که دسته سوم به‌دليل مشابهت با صنعت چاپ مورد بحث ما است.
اجراي نظام آراستگي در صنايع ايران: سابقه معرفي و ترويج نظام آراستگي ۵S ، در ايران از خرداد سال ۱۳۷۲ و با انتشار مقاله‌اي در شماره‌هاي ۳۲ و۳۴ ماهنامه تدبير آغاز شد نويسنده مقاله آقاي مجتبي كاشاني بوده كه بر همين اساس به‌عنوان بنيانگذار نظام ۵S در ايران معرفي شده است. باتوجه به آنکه با روش توليد در چاپ “توليد به هنگامJust In Time- JIT ” است نظام آراستگي محيط ۵S براي محيط سازمان‌هاي چاپي بسيار کاربرد خوبي دارد. ولي هر برنامه مديريتي جديدي با توجه به مزاياي آن با موانعي مواجه مي‌شود که برخي از مزايا و مشکلات آن را بررسي مي‌کنيم.

مشکلات اجراي ۵S
عمده‌ترين موانع و مشکلات اجراي نظام ۵S عبارتند از :
ـ عدم آموزش کافي کارکنان جهت اجراي صحيح سيستم.
ـ نداشتن شناخت کافي از اين نظام و توانايي‌هاي آن و عدم حمايت لازم مديران ارشد.
ـ بي‌توجه به تداوم اجراي اصول۵S و بلندمدت بودن اجراي آن.
ـ ساده انگاشتن نظام ۵S و عدم بررسي عميق آن.
ـ تصوير و برداشت ناصحيح از هزينه‌بر بودن پياده‌سازي اين نظام در شروع اجراي آن.
با وجود مشکلات فوق‌الذکر پياده‌سازي اصول ۵S با کمک متخصصين و مشاورين کارآمد بسيار ساده بوده و به محض قدم نهادن در آن، مراحل بعدي با کيفيت مطلوب‌تر قابل اجرا است.

مزاياي اجراي نظام آراستگي ۵S
ـ جلوگيري از انباشته شدن ضايعات.
ـ افزايش درآمد ناشي از فروش به موقع و مقرون به‌صرفه ضايعات صنعتي به علت تفكيك كردن آنها. مثل تفکيک پوشال کاغذ از پوشال مقوا و جدا‌سازي کاغذ و مقواي باطله از بقيه.
ـ استفاده از قفسه‌بندي و ارتفاع در چيدمان مواد و صرفه‌جويي در سطح اشغال محيط كار. و در چاپخانه داشتن قفسه طبقه‌بندي شده در چاپخانه‌هاي کوچک براي کاغذ و مقواي کم مصرف مثل؛ کاغذ الوان، چسبدار، کرافت، قوطي مرکب نيمه‌مصرف، گالن داروي آب.
جلوگيري از آتش‌سوزي، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و ساير حوادث مشابه در اثر كاهش تراكم مواد زائد و ضايعات و مراقبت از آنها.
ـ جلوگيري از دور ريختن مواد، قطعات سالم به همراه ضايعات و زوائد، با جدا‌سازي به‌موقع پس از مصرف آچار و پيچ‌گوشتي و لوازم يدکي.
ـ جلوگيري از گم شدن يا مخفي ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با يكديگر در اثر انباشت نامنظم آنها.
ـ با خط‌کشي محيط چاپخانه براي کارکنان و مشخص‌کردن محل مواد مصرفي،کاغذ، مقوا و ماشين‌آلات سهولت در رفت آمد براي جک پالت و ليفتراك در محيط كار و سالن چاپخانه ضروري ولازم است درضمن آنکه مي‌توان صنعت چاپ را از مشاغل سخت و زيان آور خارج کرد.
ـ نمايان‌بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه‌ها و جلوگيري از پنهان شدن آنها از چشم جهت دسترسي سريع.
ـ جلوگيري از هرگونه نشت آب، روغن، گاز، باد و ساير مواد به منظور ايجاد ايمني و جلوگيري از ضايع شدن و نيز صرفه‌جويي در انرژي. موضوع هدررفت باد و نشت روغن در ماشين‌هاي چاپ امري عادي است و لازم به توجه است.
ـ پاكيزگي سطح محيط كار و جلوگيري از لغزيدن كاركنان و زمين خوردن آنها و بروز حوادث در حين كار.
ـ رنگ‌آميزي مرتب محيط كار و ماشين‌آلات و نيز تجديد خط‌كشي‌ها. با خط کشي نقاط پرخطر از محل‌هاي ايمن مي‌توانيم چاپخانه را از مشاغل سخت و زيان‌آور خارج کرد.
ـ ايجاد فرهنگ پيشگيري به جاي تعمير. با نصب کارت سرويس و چک ليست‌هاي روزانه، هفتگي و ماهانه يا ساليانه براي هر ماشين چاپ مي‌توان از بسياري از خرابي‌ها جلوگيري کرد.
ـ رعايـت بهـداشت، سلامتـي و ايـمـنـي كاركنان. با توجه به استفاده مواد شيميايي مثل محلول شيميايي شست‌وشو و مواد پاک‌کننده، الکل، نفت، بنزين، تينر، و غيره را بايد با آزمايش دوره‌اي ساليانه پيشگيري کرد.
ـ كاهش خستگي و آزردگي‌هاي ناشي از كار در محيط شلوغ، نامطبوع و حادثه‌ساز.با ايجاد امکانات رفاهي، تفريحي و ورزشي در ساعت‌هاي غير کاري براي پرسنل مي‌تواند نشاط را به محيط کار آورد.
ـ انجام خانه‌تكاني‌هاي روزانه، هفتگي، فصلي و سالانه توسط كاركنان به منظور مشاركت عمومي در آراستگي.
ـ آمادگي مستمر و لحظه‌اي محيط كار براي بازديدهاي غير‌مترقبه، وزارت‌خانه‌هاي مرتبط، سازمان‌هاي ذي‌ربط، مشتري و هر بازديد‌كننده مهم ديگر از محيط كار.

عوامل موفقيت اجراي نظام ۵S
برخي از عوامل موثر در اجرا و پياده‌سازي موفق نظام آراستگي ۵S عبارتند از:
ـ حمايت و پشتيباني کامل و قاطع مديريت ارشد و تاکيد بر آگاهي کامل آنها از نظام آراستگي۵S.
ـ بسترسازي، زمينه‌سازي و فرهنگ‌سازي مناسب در اين زمينه.
ـ آموزش مستمر در کليه سطوح (مديران ارشد، مياني و کليه کارکنان) جهت توجيه اهداف، منافع و استاندارد‌ها و مکانيزم عملکرد در نظام۵S.
ـ انتخاب افراد آگاه و دلسوز، علاقه‌مند و پيگير براي مسئوليت‌هاي اجرايي نظام ۵S.
ـ مستمر بودن و تداوم اجراي نظام ۵S.
ـ تهيه دستورالعمل‌هاي اجرايي، چک ليست‌هاي ارزيابي و مميزي و انجام ارزيابي‌هاي دوره‌اي براي بهبود روش‌هاي پياده‌سازي و افزايش اثر بخش نظام آراستگي ۵S
ـ تهيه و اجراي روش‌هاي تشويقي و تنبيهي مناسب در جهت اجراي موفق‌تر نظام آراستگي ۵S
ـ تعهد مشارکت مداوم مدير ارشد و حمايت کامل مديريت ارشد.

اقدامات لازم براي پياده سازي ۵S
گام اول تعريف مسوليت‌ها :
در گام اول پياده‌سازي ۵S تعيين مي‌شود که هر يک از مسئوليت‌ها بر عهده کدام يک از بخش‌هاي کارکنان چاپخانه است.
گام دوم؛ تشکيل کميته ۵S:
اعضاي کميته ۵S به‌اين‌صورت انتخاب مي‌شوند که : از هر بخش يک نفر مسئول اجراي مصوبات کميته در بخش محل فعاليت خود مي‌شود و در ضمن يک نفر به‌عنوان دبير کميته مسئول انجام کارهاي اداري مي‌شود.
گام سوم، اجرا :
اين گام معمولا شامل پنج فاز است.

پنج اصل آراستگي
۵S خلاصه عبارات Seiri سازماندهي Seition نــظــم و تــرتـيـب Shitsuke انضباط Seiso پاكيزه‌سازي و Seiketus استانداردسازي است.
۱- سازماندهي ( Seiri )
اين اصل يكي از مهم‌ترين و بنيادي‌ترين اصول ساماندهي است. در اين مرحله بايد وسايل غيرضروري هر قسمت تعيين و آنها را از وسايل موردنياز و ضروري جدا ساخت.
اگر به اطراف خود نگاه كنيد به وسايلي بر مي‌خوريد كه مدت‌هاست مورد استفاده قرار نگرفته‌اند و مشخص هم نيست كه در آينده مورد استفاده قرار بگيرند. لوازمي مانند الكتروموتور معيوب يا چرخ‌دنده‌اي كه شكسته و مورد استفاده نيست، زينک‌هاي باطله، بشکه وگالن‌هاي خالي، قطعات فلزي، وسايل بي‌مصرف ساختماني، لاستيک چاپ کار کرده، نورد مرکب و نورد آب بلااستفاده و نقشه‌هايي كه ديگر به كار ما نمي‌آيند و ماشين چاپي كه مدتي است خراب است يا سي‌دي‌هايي كه ديگر نيازي به آنها نداريم و داخل كشو يا روي ميز رها شده‌اند.
بايد با آموزش صحيح به كاركنان شركت از انباشته شدن وسايل غيرضروري در كارگاهها و دفاتر، كشوي ميزها، كمدها و زوايـاي مخفي ماشين‌آلات جلوگيري كرد. با توجه به اينكه تصميم گيري براي غيرضروري بودن برخي وسايل، ممكن است در حيطه اختيار مديريت ارشد سازمان و يا مديران رده بالاتر باشد، مي‌توان فهرست‌هايي از اين وسايل تهيه و پس از تكميل، آنها را براي تصميم‌گيري نهايي براي مدير ارسال و سپس اقدامات لازم را دنبال كرد.
برخي از سازمان‌ها روش خوبي براي مشخص كردن وسايل غيرضروري دارند. اين سازمان‌ها در ابتداي هر ماه، برچسب قرمز رنگي
(Red Tag) روي وسايلي كه غيرضروي به نظر مي‌رسند مي‌زنند و در‌صورت استفاده در طي ماه آن را بر مي‌دارند. در پايان ماه اگر وسايلي باشند كه برچسب آنها برداشته نشده باشد آن وسايل را به‌عنوان لوازم غيرضروري از لوازم ضروري جدا مي‌كنند.
جالب است بدانيد امروزه در دنيا موضوعي به نام فنگ‌شويي (Feng Shui) مطرح شده است كه قدمت بسيار زياد و ريشه در فرهنگ كشور چين دارد. طبق اصول اين روش، آثار و انرژي‌هاي حاصل از ايجاد انباشتگي‌ها و بي‌نظمي‌ها در محيط مورد بررسي قرار مي‌گيرد. بر اساس اصول فنگ شويي انسداد انرژي در هر محيط ناشي از سه عامل آلودگي فيزيكي، انرژي ساكنان قبلي و انباشتگي و درهم ريختگي است كه اين موانع طبق اصول خاص خود قابل رفع شدن است.
سازماندهي در عام‌ترين مفهوم آن عبارت است از نظم دادن به كليه اجزاي يك سازمان جهت نيل به اهداف. از ديدگاه ۵S سازماندهي به معناي تشخيص ضرور از غير ضرور، اتخاذ تصميمات قاطع و اعمال مديريت اولويت‌ها براي رهايي از غير ضروري‌هاست. نمونه‌هايي از اجراي S اول را مي‌توان به‌صورت زير فهرست کرد:
ـ دور ريختن اشيايي كه به آنها نياز نداريد (جمع‌آوري و بايگاني مناسب روزنامه‌ها و صورتجلسات).
ـ رفع عيوب و خرابي‌ها (تعمير ملزومات اداري، تجهيزات فني، ماشين‌آلات چاپ، پيش از چاپ و پس از چاپ قبل از خراب شدن و از کار افتادن آنها، لوازم جانبي چاپ و خودروهاي مورد استفاده و…)
ـ مبارزه با علل آلودگي‌ها (استفاده از دستگاه‌هاي تهويه مطبوع وهواکش صنعتي کم‌دور به تعداد زياد، ممنوع كردن كشيدن سيگار در محل كار، حمل و نقل مناسب غذا، استفاده بهداشتي از ذخيره آب).
ـ بازبيني پوشش‌ها و محفظه‌ها به منظور پيشگيري از علل آلودگي (بسته‌بندي مناسب قطعات در انبار، استفاده از درزگير در پنجره‌ها و درپوش براي فاضلاب‌ها و شست‌وشوي…)
ـ تميز كردن محل كار ( شست‌وشوي مرتب با مواد ضدعفوني‌كننده، نظافت در انبار، جمع‌آوري روغن‌هاي نشت شده و لوازم مستعمل و بلااستفاده.) جلوگيري از آلودگي‌هاي كف سالن‌ها (شست‌وشوي منظم سالن‌ها، مشبك‌کردن جايگاه‌هايي كه آلوده‌کننده هستند.)
ـ حذف آلودگي‌هاي گرد و غبار (استفاده از تهويه مطلوب در انبار و سالن، استغاده از فيلترهاي صافي هوا).
ـ سازماندهي انبارها ( استفاده از سيستم‌هاي نوين انبارداري).
۲- نظم و ترتيب ( Seiton )
اصل دوم از مجموعه پنجگانه ساماندهي محيط كار Setion به‌معني مرتب كردن است كه بايد بلافاصله بعد از اجراي اصل اول به اجرا درآيد. در اين مرحله با وسايل باقيمانده بايد به‌گونه‌اي در محيط كار قرار گيرد كه به راحتي در دسترس قرار گيرند و داراي ظاهري آراسته باشند.
نظم و ترتيب به‌معني قرار‌دادن اشيا در مكان‌هاي مناسب و مرتب به نحوي كه بتوان از آنها به بهترين وجه استفاده كرد. نظم و ترتيب راهي است براي يافتن و به‌كار بردن اشياي مورد نياز، بدون انجام جست‌وجوي‌هاي بيهوده. هنگامي كه هر چيز با توجه به كاركرد و در نظر گرفتن كيفيت و ايمني كار، در جاي مناسب و مشخص قرار داشته باشد، محل كار همواره منظم و مرتب خواهد بود. بدين‌منظور بايد همه وسايل موردنياز را دقيقاً شناسايي كرده و كاركرد هريك از آنها را نيز مشخص کنيم. نمونه‌هايي از اجراي اين S را مي‌توان به‌صورت زير فهرست کرد:
ـ اشيايي را كه غالباً استفاده مي‌كنيم، در محل كار قرارداده يا با خود حمل كنيم. (نصب ابزارآلات بر روي تخته‌هاي مخصوص، تجهيز ميزهاي افراد به ملزومات اداري).
ـ اشيايي را كه به ندرت استفاده مي‌كنيم، در جايي دور از دسترس قرار دهيم. (استفاده از سيستم بايگاني مناسب به‌طوري كه سوابق كاري سالهاي گذشته در جاهاي دورتري قرار گيرد).
ـ اشيايي را كه استفاده نمي‌كنيم دور بريزيم (دور ريختن برگ‌هاي زائد).
ـ استقرار هر چيز در جاي مشخص و مخصوص به خود ( استفاده از فايل‌ها و قرار دادن ملزومات اداري در جاي خود، استقرار ابزارآلات و تجهيزات در جاي مناسب پس از استفاده).
ـ آوردن و بازگرداندن هرچيزدرحداقل زمان (يافتن سوابق از بايگاني، سهولت دسترسي به ابزار)
ـ علامت‌گذاري محدوده‌ها و محل استقرار اشيا (نشانه‌ها و علائم مربوط به تعميرات در زمان تعمير، مشخص شدن محل استقرار خودروهاي شركت در محل مشخص خود).
ـ نظم و ترتيب در تابلوي اعلانات (نصب پلاكاردهاي تبليغاتي شركت در جاهاي مناسب.)
ـ طراحي اعلانات به نحوي كه خواندن آنها آسان باشد (استقرار مناسب مانند در معرض ديد بودن، طراحي زيبا و خوانا بودن.)
ـ استقرار كاركردي مواد، قطعات در قفسه‌ها و نظم بخشي به ابزارها و تجهيزات.)
جدا نمودن قطعات معيوب از بقيه در انبارها، چيدن قطعه‌ها در پالت‌هاي انبار مطابق با اصول انبارداري، با استفاده از سيستم fifo،خروج به ترتيب ورود (FIFO يا First In, First Out) يکي از روش‌هاي سازماندهي کنترل با توجه به زمان و اولويت‌بندي است. اصل تکنيک پردازش صف يا برآوردن تقاضاي عرضه شده به وسيله راهکار «اولين ورودي، اولين دريافت کننده خدمات» (FCFS) را توصيف مي‌کند.
۳- پاكيزه‌سازي ( Seiso )
پس از اينكه وسايل غيرضروري پاكسازي و وسايل ضروري به شكل مناسبي شناسه‌گذاري و منظم شدند بايد با پياده‌سازي اين اصل محيط كار پاكيزه و چشم نواز شود.
در بسياري از شركت‌ها ۵‌دقيقه اول شروع كار و در برخي از شرکت‌ها زماني در پايان كار براي اين‌منظور اختصاص يافته است و هر فرد وظيفه دارد در مدت۵ دقيقه ميز و محيط كار خود را تميز و مرتب كند. در بعضي از شرکت‌ها اين كار توسط كارگران بخش خدمات انجام مي‌شود كه البته حالت مطلوب اين است كه كارگران خدماتي فقط مناطق عمومي را نظافت كنند و محيط كار و دستگاه‌هاي مربوط به هر نفر توسط خودش نظافت شود.
در ديدگاه ۵S پاكيزه‌سازي عبارت از دور ريختن زوائد و پاكيزه كردن اشياء از آلودگي‌ها و مواد خارجي است. به عبارت ديگر پاكيزه‌سازي نوعي بازرسي است بازبيني و پاكيزگي محيط كار براي حذف آلودگي مورد تاكيد در اين بخش از نظام ۵S قرار دارد. برخي از لوازم، تجهيزات و مكان‌ها، لزوماً بايد بسيار پاكيزه و عاري از هر نوع آلودگي نگهداري شوند، بنابراين لازم است كه آنها را دقيقاً شناسايي نموده و بر اين باور بود كه پاكيزه‌سازي تنها تميز كردن محل كار و لوازم موجود در آن نيست، بلكه در پاكيزه‌سازي امكان انجام بازرسي و بازبيني را نيز بايستي فراهم آورد. نمونه‌هايي از اجراي S سوم را مي‌توان به‌صورت زير فهرست کرد:
ـ آسان‌سازي و پاكيزه‌سازي و بازبيني (بازرسي و بازديد مديريت‌ها از مجموعه تحت پوشش خود).
ـ مسئوليت‌هاي تمامي افراد براي پاكيزگي محل كار (حفظ نظافت و پاكيزگي محيط كار هر يك از پرسنل).
ـ انجام بازبيني و پاكيزه‌سازي مستمر جهت رفع مشكلات جزئي.
ـ پاكيزه كردن محل‌هايي كه از چشم افراد به دور است (زير ميزها، گوشه‌هاي اتاق، زير ملزومات اداري و تجهيزات فني).
ـ فعاليت‌هاي لازم توام با مسابقاتي براي تميز كردن هرچه بهتر(درنظر گرفتن يك معيار در ارزيابي و تعيين واحد نمونه در شركت و اختصاص يكي از پارامترهاي ارزيابي ماهيانه پرسنل به امر پاكيزگي محل كار).
۴- استانداردسازي ( Seiketus )
اين اصل شامل استاندارد‌سازي و تهيه استانداردهاي لازم در هر شركت يا سازمان است. هدف اين اصل اجراي برنامه‌هايي به‌منظور حفظ و نگهداري نتايجي است كه از پياده‌سازي اصول اول تا سوم به‌دست آمده است.
در اجراي اين اصل، اصول مهندسي و رعايت برخي استانداردها مفيد خواهد بود. اين اصل در نگهداري و تعمير ماشين‌آلات كارخانه اثر فوق‌العاده‌اي دارد و باعث افزايش بهره‌وري مي‌شود. براي پياده‌سازي اين اصل بايد علائمي را مانند علائم راهنمايي‌و‌رانندگي وضع و اجرا كنيد. اين علائم بايد براي همه كاركنان به سادگي قابل درك و فهم بوده و گيج‌کننده نباشد.
چـنـد اقـدام مناسـب بـراي اجـراي استاندارد‌سازي عبارتند از:
۱- برچسب گذاري Lable:
مثلاً برچسب‌هايي براي نام و وضعيت دستگاه‌ها، كاليبراسيون، روغن‌كاري، درجه حرارت، برچسب‌هاي حساس به حرارت و…
۲- مشخص كردن محدوديت‌ها
Limit Indicatos : مشخص كردن محدوديت‌ها به گونه‌اي كه به راحتي قابل درك باشند مثل علامتگذاري نقاط عادي و خطر روي درجه‌ها و يا مشخص كردن محل قرار دادن هر وسيله در جاي خود با علامت خاص.
۳- افزايش ميدان ديد
Increased Visibility: استفاده از پوشش‌هاي شفاف، طلق ويا شيشه براي مشاهده عملكرد و يا حركات ماشين‌هاي صنعتي مثل ليفتراک.
استانداردسازي عبارت است از كنترل و اصلاح دائمي، سازماندهي، نظم، ترتيب و پاكيزگي. تاكيد اصلي در استانداردسازي متوجه مديريت است كه با استفاده از چك ليست‌هاي مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوري و خلاقيت، محيط كار را به نحوي استاندارد و كنترل کند كه همواره همه عوامل با سرعت و دقت لازم مورد استفاده قرار گيرند. نمونه‌هايي از اجراي S چهارم را مي‌توان به‌صورت زير فهرست کرد:
ـ استفاده از علائم و نشانه‌ها (در سالن‌ها، انبار و دفاتر اداري).
ـ علامت‌گذاري محدوده‌هاي خطر ويا مراقبت خاص ( در انبار مواد شيميايي، تجهيزات با فشار كاركرد با لا).
ـ علائم نشان‌دهنده جهت و راهنما (جهت حركت خودروها و استفاده از تابلوي راهنماي واحدهاي طبقات در معابر ورودي ساختمان‌ها).
ـ برچسب‌هاي نشان‌دهنده قطعات اصلي(استفاده از برچسب‌هاي ويـژه شـركـت از قبـيـل هولوگرام، بارکد).
ـ رنگ‌هاي هشدار‌دهنده.
ـ علايم مربوط به تجهيزات خاموش‌کننده (علائم مربوط به زنگ خطر و وسايل ايمني و راهنماي سيستم اطفاي حريق)
ـ تمهيدات پيشگيري از خطا و اشتباه (آموزش پرسنل درخصوص بروز خطر، تدوين دستورالعمل‌هاي كاري براي استفاده از ابزارآلات و تجهيزات ويژه).
ـ برچسب مواد حساس.
ـ برچسب‌هاي نشان‌دهنده ميزان دقت ابزار(نصب ميزان دقت تجهيزات وتاريخ اعتبار وكنترل براي آنها).
ـ استقرار اشياء به‌نحوي كه بتوان از آنها سريعاً استفاده نمود و آنها را كنترل كرد.
۵- انضباط ( Shitsuke )
تاكيد خاص در اجراي اين اصل روي بازدهي و عمل به قوانين موجود است.
Shitsuke يا انضباط در واقع محور عمده، سنگ زيربنا و چرخ‌دنده اصلي حركت برنامه ۵S است. در اين قسمت بايد براي انتقال عقايد و افكارمان به ديگران روش مناسبي انتخاب كنيم. در اين بخش از برنامه ساماندهي بايد با طراحي برگه‌ها وچك ليست‌هاي مناسب در قالب يك سيستم منسجم و پويا براي كنترل و انجام بازديد‌هايي به منظور كسب اطمينان از انجام صحيح امور استفاده كنيم. نكته مهم در اين بخش اين است كه اجراي صحيح و كامل برنامه ۵S كاركنان مي‌بايست از شروع كار آموزش‌هاي لازم را ببينند.
انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانايي‌هايي جهت انجام يك وظيفه خاص. نكته اصلي در اينجا ايجاد عادات درست به جاي عادات نادرست است. اين كار را بايد از طريق آموزش شيوه‌هاي درست انجام كار به افراد و تمرين دادن آنان در اين زمينه، آغاز کرد. همچنين اين تمرين‌ها از طريق وضع مقررات و پيروي جدي از آنها تحقق مي‌پذيرد. به عبارت ديگر انضباط فرآيندي، تكرار و تمرين انجام يك كار است. مثلاً كاملاً ضروري است كه رعايت مقررات ايمني براي افراد به صورت يك عادت درست درآيد و به اين نكته تاكيد شود كه : انضباط اصلي جدايي‌ناپذير از ايمني صنعتي است. نمونه‌هايي از اجراي اين S را مي‌توان به‌صورت زير فهرست کرد:
ـ تمرين نظم و ترتيب (آموزش، نظارت مستمر، ارزيابي و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)تمرين وقت شناسي (آموزش، استفاده بهينه از زمان، به‌خصوص در بخش تعميرات در سالن‌ها و برقراري جلسات).
ـ پوشيدن كفش ايمني.
ـ تمرين اقدامات ضروري (استفاده از تجهيزات ايمني).
ـ توجه به زيبايي‌ها و رعايت ظواهر (استفاده از لباس‌هاي كار مناسب در سالن‌ها وشركت)
ـ نگرش مديريت به فضاهاي عمومي (ايجاد فضاهاي سبز و يا امكانات رفاهي در محل كار…)