اين مقاله، به شرح مراحل کليدي ايجاد قابليت براي يک تحول موفق در سيستم‌هاي گردش کار حال حاضر چاپخانه‌ها و آماده‌سازي آنها در برابر چالش‌هاي پيش‌رو مي‌پردازد و با توجه به تحول و اتوماسيون فرايندها، مراتب ضروري موفقيت را بررسي مي‌کند. اگرچه توجه به مقصود نهايي حائز اهميت است، اما بدون طرح بهترين مسير براي رسيدن به آن، مشکلات پيش‌بيني نشده زيادي پيش خواهند آمد. ديويد زوانگ نويسنده مقاله از کارشناسان برجسته صنعت چاپ است.
تغييرات ناشي از پيشرفت تکنولوژي در زمينه‌هاي ارتباطات و نحوه توزيع بازار، تقاضاهاي جديدي بر دوش ارائه‌دهندگان خدمات چـــاپ و نشـــر نهاده است. اين تقاضاها موجب افزايش هزينه و زمان انجام سفارشات، شرايط ادغام عمودي و ايجاد بستري براي ارائه خدمات جديد مي‌شوند. با وجود اين‌که بازار و برخي ابزارهاي نوين مورد نياز در وضعيت نسبتا متعادلي قرار دارند، عمده ارائه‌دهندگان خدمات، تغييرات ضروري را براي تطبيق با شرايط، درون سيستم خود پياده‌سازي نکرده‌اند. کساني که اين تغييرات را اعمال کرده‌اند موفق خواهند شد و کساني که هنوز در اين مسير گام نگذاشته‌اند همچنان با مشکل مواجه خواهند بود.
موفقيت شرکت شما در ارائه خدمات هر روزه با معيارهاي بسياري اندازه‌گيري مي‌شود. هرچند قضاوت نهايي درباره شرکت، ناشي از توانايي شما در برآورده کردن مجموعه‌اي از انتظارات مشتريان خواهد بود. گاهـــي اين به معناي انجام دادن هر کاري براي برآورده ساختن اين نيازهاست. همان‌طور که مي‌دانيد ممکن است حتي ظاهر خوشايندي نداشته باشد؛ اما اگر بتوانيد همه اين نيازها را برطرف سازيد، بدون اين‌که مشتري از مسير شما در پشت پرده توليد مطلع باشد، همه‌چيز روبه‌راه خواهد شد. البته اين راهکار يک چاره موقت است که اغلب منجر به تضعيف دائمي و مرگ تدريجي شرکت‌هايي مي‌شود که آن را به عنوان مسير خود انتخاب کنند.
اين راهکار همچنين براي ايجاد تحول در شرکت نيز مناسب نيست. برخي شرکت‌ها گمان مي‌کنند پر کردن حفره‌هاي ايجاد شده در روندکاري شرکت با خريد سريع نرم‌افزار و سخت‌افزارهـاي جديـــد يا انـــداختن مسئوليت آنها بر گردن کارمندان، راه‌حل مناسبي بوده و حتي روندي تحول‌گرايانه است. مسلما اين ساده‌ترين راه‌حل تلقي مي‌شود و همچنين خريد ابزارهاي جديد نيز در صورتي که توانايي مالي آن را داشته باشيد، ممکن است خوشحال‌کننده باشد. در حالي که اين روش‌ها ممکن است در کوتاه‌مدت مفيد باشد، اما اغلب بهترين استراتژي بلندمدت محسوب نمي‌شوند. به ويژه با پيشرفت رسانه‌هاي ارتباطي بي‌سيم و سيستم چاپ بي‌واسطه توسط سفارش‌دهنده، زمان آن رسيده است که قدمي به عقب برداشته و دارايي‌ها و هدف خود را مجددا بررسي کنيد. زمان آن رسيده که تضعيف را متوقف کرده و از مزاياي يک گردش کار کاملا خودکار بهره‌مند شويد.
پس گام‌هاي ضروري براي آغاز روند تحول در شرکت چيست؟ در عين حال که در اين مقاله نگاهي به عملکرد فرايندها به طور مجزا، ملزومات برخي راهکارها و گزارش شيوه‌هاي موفقيت‌آميز خواهيم داشت، ابتدا لازم است پيش از ورود به روند تحول به اندکي پرسش‌هاي کليدي پاسخ دهيد.
موقعيت حال حاضر شما چيست؟
اين گام بسيار مهم است؛ زيرا هدف شما از روند تحول ايجاد راهکاري براي مشخص کردن هدف و نحوه رسيدن به آن است و براي اين کار شما بايد راه را از وضعيت کنوني خود آغاز کنيد. بسيار مهم است که پيش از آغاز هر روندي از وضعيت شرکت خود و ابزار و مهارت‌هايي که در اختيار داريد کاملاً آگاه باشيد.
روند را با نقشه‌اي از فرايندها آغاز کنيد. تمامي عملکردها را از پروسه ارتباط با مشتريان و ثبت سفارش گرفته تا تحويل و صدور صورت‌حساب، بررسي کنيد. بهتر است اين تحليل‌ها را تا توسعه بازرگاني نيز بسط دهيد. معمولاً بهترين راه، ايجاد دو نقشه براي گردش کار است؛ که اولي جريان توليد را نشان داده و نقشه دوم تراکنش بازرگاني شرکت را مشخص مي‌کند. در شرايط ايده‌آل نقاط مشترک زيادي بين اين دو نقشه وجود دارد، اما ساده‌تر خواهد بود اگر آنها را به صورت جداگانه ترسيم کرده و سپس نقاط اشتراک آنها را پيدا کنيد.
در ادامه نمونه‌اي از يک جريان کار پايه که شامل هر دو بخش توليد و تراکنش بازرگاني است، نشان داده شده است (شکل۱). با وجود ساده بودن اين دياگرام براي هر بخش آن مي‌توان جريان کار اختصاصي تعريف کرد که خود مي‌بايست با جزييات بررسي شود. بنابراين بهتر است هميشه کار را به سادگي آغاز کرده و سپس وارد جزييات شويد و فراموش نکنيد که جزييات هميشه از مهمترين عوامل در کل فرايند هستند.
وقتي بزرگ شديد مي‌خواهيد چه‌کاره شويد؟
قدم بعدي اين است که وضعيت شرکت خود را در حال حاضر بررسي کرده و مشخص کنيد که مي‌خواهيد در ۵ يا ۱۰ سال آينده به کجا برسيد. ارائه خدمات جديد علاوه بر اين‌که براي پشتيباني از مشتريان کنوني شما بسيار مفيد است، مي‌تواند درآمد شما را از جانب اين مشتريان افزايش دهد و همچنين با ورود به بازارهاي جديد باعث جذب مشتريان جديد شود. لازم به ذکر است که برخي از اين خدمات جديد مي‌توانند توسط تيم کنوني کارکنان شما ارائه شوند. برخي شرکت‌ها گمان مي‌کنند صرف زمان براي بررسي آينده شرکت يک کار لوکس و غيرضروري است، اما در واقع اين کار براي تضمين آينده و رشد بلندمدت شرکت بسيار حائز اهميت است. صرف زمان براي انجام چنين تحقيقاتي مي‌تواند در روند تحول شرکت و توسعه بازرگاني بسيار مفيد باشد. دليل ديگر اهميت اين گام تاثيرات کوتاه‌مدت و بلندمدتي است که بر طراحي نهايي گردش‌کار و تصميمات آتي شما دارد. ديگر منفعت کوتاه‌مدت اين تحقيقات شناسايي بخش‌هاي ناکارآمد است که تنها با تغييراتي در فرايند برطرف مي‌شود و البته همين موارد اغلب تأثير به‌سزايي در ماحصل کار خواهند داشت.
توجه داشته باشيد که تکامل گردش کار در بسياري از سيستم‌هاي تجاري، به‌صورت تصادفي و به مرور زمان رخ داده است. به اين گونه که مشکلي پيش آمده و براي حل آن تغييري در فرايند ايجاد کرده‌اند. اين راهکار به مرور زمان باعث پيچيده شدن فرايندها و بروز روندهاي غيرضروري در کار مي‌شود که تأثيري منفي هم بر تجارت و هم بر ذهنيت مشتريان خواهد داشت.
بالاخره پس از تکميل دو مرحله ابتدايي مي‌توانيد تهيه نقشه مديريتي را آغاز کنيد.
تکه‌هاي گم‌شده کدامند؟
با پاسخ‌گويي به دو پرسش اول امکان شناسايي تکه‌هاي گم‌شده‌ي پازل را براي رسيدن به چشم‌انداز نهايي و بررسي راهکارهاي ممکن خواهيد داشت. اين تکه‌ها مي‌توانند شامل مجموعه مهارت‌ها، زيرساخت‌هاي مورد نياز، ابزارهاي نرم‌افزاري و سخت‌افزاري، فرآيندها و غيره باشند. در انجام اين مرحله نبايد شتاب کرد. بسياري از مواقع فروشندگان، صاحبان شرکت‌ها را متقاعد مي‌کنند که راه‌حلي نهايي براي حل تمامي مشکلات حال و آينده آن شرکت در اختيار دارند. هرچند واقعيت اين است که هر راه‌حلي را مي‌توان تحت فشار به صورت کارآمد درآورد، اما اين روش، انعطاف‌پذيري درازمدتي را که براي فرايندهاي آتي يا تغييرات بازرگاني به آن احتياج خواهند داشت از اين شرکت‌ها سلب مي‌کند و تنها موجب انباشته شدن مشکلات مي‌شود. صرف زمان کافي براي تحقيق و مشورت با کارمندان، شرکاي تجاري، مشتريان و منابع مشاوره‌اي خارج از سازمان به شما کمک خواهد کرد تا تصميمات درستي را اتخاذ کنيد. بررسي دقيق شرکت ارائه‌دهنده راهکارها هم در اين بين اهميت زيادي دارد؛ آيا اين شرکت به لحاظ مالي و اقتصادي باثبات است؟ آيا برنامه‌هايي براي توسعه فعاليت خود نيز دارند و آيا نيازهاي شما در اين برنامه مطرح خواهد شد؟ آيا سابقه نوآوري در راه‌حل‌هاي ارائه‌شده خود دارد و آنها را به روز کرده و همواره از آنها پشتيباني مناسبي مي‌کند؟ آيا براي همکاري بلندمدت و حضور در زمان بروز مشکلات احتمالي قابل اعتماد است يا تنها براي مدتي کوتاه مفيد خواهد بود؟
چگونه مي‌توانيد متحول شويد و در عين حال انعطاف خود را براي مقابله با غيرمنتظره‌ها حفظ کنيد؟
پيش از هر چيز بايد توجه کنيد که لازم نيست به يک‌باره همه تغييرات را اعمال کنيد. به همين دليل طراحي نقشه گردش کار نهايي نيز مانند نقشه گردش کار حال حاضر چاپخانه اهميت فراواني دارد. فرايند تهيه نقشه آينده گردش کار به شما در شناخت مزايا، درک عملکردهاي آتي، ارزيابي ميزان پيشرفت، شناسايي نقاط اصلي براي تغيير و چگونگي تغيير آنها کمک مي‌کند. در حين تحقيقات بدون شک به مواردي از فعاليت‌ها برخواهيد خورد که مي‌توانند به سهولت و با صرف هزينه اندک بهبود يابند. بايد آنها را به سرعت شناسايي کرده و در دستور کار قرار دهيد. اين تغييرات کوچک حتي اگر در برنامه تحول نهايي شما نيز نقشي نداشته باشند، منافع کوتاه‌مدت قابل توجهي براي شما خواهند داشت يا حداقل باعث مي‌شوند کارمندان احساس کنند شما در تحول شرکت کاملا جدي هستيد. نصب تکنولوژي و اعمال راهکارهاي جديد مراحل ساده، اعمال هر تغييري در محيط‌هاي کاري است و همواره متقاعد ساختن کارمندان با اين تغييرات و همراه کردن آنها با روند تحول‌بخش دشوار جريان محسوب مي‌شود. به اين ترتيب پايه‌گذاري دستور کار از رده مديريتي به پايين‌تر از ابتداي جريان، يکي ديگر از کليدهاي تحول موفقيت‌آميز است.
اهميت کليدي يک زيرساخت مناسب
شما هم‌اکنون وضعيت خود را بررسي کرده و آينده‌اي را که براي آن در نظر داريد براساس جهت‌گيري کمپاني خود مشخص کرده‌ايد. اما مشخص است که بسياري از مسائل از ديد شما پنهان مانده و برخي از طرح‌ها ممکن است در جهت اهداف واقعي شما نباشند. اما اين مساله نبايد مانع آماده‌سازي زيرساخت‌هاي مورد نيازتان شود، چراکه وجود زيرساخت مناسب موجب انعطاف‌پذيري بيشتر در انطباق با همه تغييرات خواهد شد.
شکل (۲) نشان‌دهنده نگاهي کلي به ضروريات در روند تحول شرکت براي تأمين تقاضاهاي واقعيت کنوني بازار است. مسلم است که اهميت اصلي در جزييات است، اما اين دياگرام نيز تصوير خوبي از احتمالات به شما نشان مي‌دهد.
با وجود اين‌که اين دياگرام مدل ايده‌آلي را ارائه مي‌کند، ممکن است براي بسياري از ارائه‌دهندگان خدمات به ويژه در اين مرحله از ايجاد تحول در آنها، مناسب نباشد. اما بايد توجه داشت سه عنصر اصلي مديريت بازرگاني و اطلاعات، مديريت فرآيند و توليد و همچنين هسته اصلي، ملزومات هر شرکت خدماتي هستند.
زيرساخت مديريت بازرگاني و اطلاعات سيستم‌هاي ERP
در قلب زيرساخت بازرگاني هر شرکتي يک سيستم ERP (يا معادل آن: MIS) خوب وجود دارد. اين سيستم از ضروريات هر چاپخانه‌اي با بيش از ۲۵ تا ۵۰ کارمند است. با وجود اين‌که استفاده از دفاتر گزارش کار و برنامه‌هايي مانند اکسل در شرکت‌هاي کوچکتر کارآمد است، اما زماني مي‌رسد که اداره يک شرکت با استفاده از اين ابزارها بسيار دشوار خواهد شد و تلاش براي اتوماتيک کردن اين فعاليت‌ها در برنامه اکسل نيز کاملا بيهوده خواهد بود.
سيستم‌هاي ERP با محوريت چاپ معمولا ماژول‌هـــاي مختلـــفي دارند که در تعامل با يکديگر و همزمان با پردازش داده‌ها و آناليزها، اطلاعات و ارتباط لازم را براي تسهيل مديريت و امکان رشد شرکت فراهم مي‌کنند. در بسياري از موارد انتخاب ماژول‌هاي مورد نياز اختياري بوده و در صورت لزوم مي‌توان بقيه آنها را اضافه کرد. اگرچه اضافه کردن ماژول‌هاي ERP شرکت‌هاي جانبي که عملکردي مشابه ماژول‌هاي سيستم يکپارچه اصلي دارند مي‌تواند مشکل‌ساز شود. اين نکته حائز اهميت است که هرچه بخش‌هاي نرم‌افزاري را که در سيستم يکپارچه و کامل ERP نيز موجود هستند، بيشتر به صورت مجزا پياده کنيد، خطر بروز مشکل در عملکرد کلي سيستم را افزايش خواهيد داد. اين سيستم‌ها اغلب از ساختارهاي اختصاصي خود پيروي مي‌کنند، حتي اگر از يک پايگاه مرکزي استانداردشده داده‌ها استفاده کنند.
با اين وجود بايد توجه داشت که اين سيستم‌ها معمولاً سطوح متنوعي از امکانات يکپارچه‌سازي با سيستم‌هاي خارج برنامه و ديگر اجزاي توليد را هم ارائه مي‌دهند. عمده سيستم‌هاي ERP از JDF يا JMF براي هماهنگي با سيستم‌هاي از پيش تعريف شده استفاده مي‌کنند. اين سيستم در اکثر مواقع به خوبي کار کرده و داده‌هاي توليد به صورت مداوم بين سيستم‌ها منتقل مي‌شود. در ذيل نمونه‌هايي از ماژول‌هاي استاندارد آورده شده، گرچه مجموعه آن ممکن است بسته به سيستم متفاوت باشد.
– برآورد / ثبت سفارش
– دستورالعمل‌هاي کاري
– برنامه‌ريزي/ زمان‌بندي
– گزارش منظم ماشين‌ها و تجهيزات/هزينه‌يابي توليد
– انبارداري/ خريد
– صورت حساب‌ها / امور مالي
– يکپارچه‌سازي کلي گردش داده‌ها
اجراي مناسب يک سيستم ERP نيازمند زمان و تجربه است. اين برنامه معمولاً بايد به صورت مرحله‌اي اجرا شود تا شرکت بتواند چگونگي جا افتادن آن درون ساختار سازمان را درک کند. پياده‌سازي اين برنامه نيازمند همکاري نزديک بين فروشنده آن و چاپخانه مورد نظر است. در بسياري موارد کمک گرفتن از يک منبع مشاوره‌اي باتجربه بسيار مفيد است. استفاده از زمان و تجربه کافي باعث اطمينان از اجراي موفق برنامه خواهد شد. همچنين مي‌توانيد اطمينان داشته باشيد که برخي از پيچيدگي‌ها خودبه‌خود با آغاز عملکرد سيستم و تست تنظيمات موجود بهبود مي‌يابند.
ERP جانشين
به عنوان يک مخالف بايد تأکيد کنم که به خريد و پياده‌سازي راهکارهاي موجود و استاندارد در هر زمان ممکن اعتقاد دارم. حتي اگر مجبور باشيد پس از خريد اين سيستم‌هاي آماده براي منطبق کردن آن با شرايط خود، برخي امکانات را به آن اضافه کنيد، اين گزينه همچنان بهتر از سفارش دادن يک سيستم اختصاصي و ساخت آن از ابتدا خواهد بود.
به خاطر داشته باشيد که برنامه‌نويسي و بهروزرساني نرم‌افزار در تخصص يک چاپخانه نيست و کار شما ارائه خدمات چاپ و گرافيک است. عمده برنامه‌هاي موجود، خدمات پشتيباني و بهروزرساني را نيز به طور مداوم به شما عرضه مي‌کنند و اين مورد در محيطي که همواره نيازها و ملزومات در حال تغيير هستند بسيار مهم است.
با اين وجود ممکن است شما پس از آگاهي از اين مقوله و بررسي تمامي سيستم‌هاي ERP ارائه‌شده، آنها را مناسب براي نيازهاي خود نبينيد، در اين‌صورت نيز همچنان بهتر است از مدل PRIMIR به عنوان يک هدف استفاده کنيد. اطمينان پيدا کنيد زيرساخت‌هاي خود را بر بستر مديريت بازرگاني و اطلاعات به‌گونه‌اي بنا نکرده باشيد که باعث محصور شدن شما در يک گره و جلوگيري از يکپارچه‌سازي فرايندها در آينده شود.
اولين قدم براي به حداقل رساندن اين مشکل انجام يک تحليل براي يافتن شکاف‌هايي است که در قابليت شما براي رسيدن به مدل دلخواهتان وجود دارد. پس از يافتن اين شکاف‌ها بايد آنها را از بين ببريد.
از آنجايي‌که برخي سيستم‌هاي ERP ماژول‌هاي مجزا نيز ارائه مي‌کنند، شايد نقطه مناسبي براي آغاز باشند. البته راهکارهاي بسياري به‌صورت بخش‌هاي مجزا در اين زمينه موجود هستند که به گونه‌اي طراحي شده‌اند که به راحتي در فرايندهاي مختلف، پياده‌سازي شوند. اين‌ها شامل راه‌حل‌هاي مشترک با راهکارهاي اينترنت چاپ (Web2Print)، برنامه‌هاي ثبت و گزارش داده‌هاي توليد و انبارداري و غيره مي‌شوند. برخي از اين برنامه‌ها با استفاده از يک سرور و برخي با استفاده از ابر الکترونيکي(Cloud) اجرا مي‌شوند. بنابراين گزينه‌هاي بسياري موجود است که مي‌توانيد در صورت عدم هماهنگي سيستم‌هاي ERP موجود با نيازهايتان از آنها استفاده کنيد.
