در بخش دوم مطلب“مديريت ريسک در چاپخانه“ برخي آموزش‌هاي اختصاصي و عمومي لازم براي کنترل خطرات همراه با کار در محيط چاپخانه عرضه مي‌شوند. ارزش اين مطلب که اختصاصا براي ماهنامه صنعت چاپ ترجمه شده است در تجربه‌هاي ريزي است که کارشناسان شرکت بيمه انگليسي تراولرز با بررسي کار در چاپخانه‌ها و ترکيب آن با توصيه‌هاي عمومي کنترل ريسک در صنايع گرد آورده‌اند.
نگهداري خوب
نگهداري ضعيف از به هم ريختگي و شلوغي و خرده‌ريز‌هاي روي زمين گرفته تا تجهيزات و فن اگزوز‌هايي که هميشه تميز نمي‌شوندو … ممکن است موجب آتش‌سوزي شوند. محصولات خشکي که پي‌درپي در حرکتند مي‌تواند موجب ايجاد الکتريسيته ساکن کرده و باعث اشتعال کاغذ يا گرد و خاک شود. همچنين گرد وخاک قابليت انفجار دارد.
نکات مربوط به کنترل خسارت شامل موارد زير مي‌شود اما محدود به اين موارد نمي‌شود.
- تمامي رول‌ها و برگه‌هاي کاغذ را روي سطوح چوبي يا بر روي زمين نگهداري کنيد.
- رول‌هاي بزرگ کاغذ، پلاستيک‌ها و پارچه‌ها را با فاصله مناسب و در توده‌هاي کم ارتفاع به صورت افقي قرار دهيد تا گسترش آتش کاهش يابد.
- رول‌هاي کاغذ را در فاصله ۲۴ اينچي (تقريبا ۶۱ سانتي‌متر) از ديوار قرار دهيد؛ رول‌هاي خيس مي‌توانند منبسط شده و به ديوار فشار آورند.
- رول‌هاي کاغذ را خيلي روي هم انباشته نکنيد به ويژه بر روي نيم طبقه‌ها؛ براي جلوگيري از سقوط طبقه.
- جعبه‌ها و کاغذ‌هاي بي‌فايده باقي مانده را در طول روز به بيرون بياندازيد.
- پارچه‌هاي خاکي کثيف و کدر را در محفظه‌هاي مقاوم در برابر آتش نگهداري کنيد.
- براي ماشين‌هايي که تعداد زيادي مواد زايد توليد مي‌کنند از سيستم‌هاي پاک‌کننده خودکار استفاده کنيد.
- در هر شيفت کاري يک بار کل محيط کار را تميز کنيد.
سلامت و امنيت کارکنان
در چاپخانه‌ها از ماشين چاپ گرفته تا سالن محموله‌هاي پست و انتشار تا مرکز توزيع و بارگيري و تحويل، از جهات مختلف تهديد‌هايي براي سلامت و امنيت کارکنان ايجاد مي‌شود. صداي ماشين‌هاي در حال کار؛ خم کردن، بلندکردن، پايين آوردن، کشش، چرخيدن، پيچيدن و حرکات تکراري؛ راه‌اندازي و تميز کردن ماشين‌ها و تجهيزات داراي نقاط نوک تيز و قطعات متحرک؛ قرار گرفتن در معرض ابزار تيز، مواد شيميايي، غبار، گردوخاک، مراحل و تجهيزات داغ، همه و همه به نوعي تهديد به شمار مي‌روند. اطلاعات مربوط به بيماري‌هاي مرتبط با صنعت چاپ، نشانگر اين هستند که کارکنان از، مشکلات پوستي، از دست دادن شنوايي و اختلالات تنفسي رنج مي‌برند. داده‌هاي مربوط به صدمات ناشي از مشاغل نشان مي‌دهند که عمده صدمات مربوط به، رگ به رگ شدن، پيچ خوردن و در رفتگي هستند؛ سر خوردن و افتادن‌ها، بريدگي‌ها، کبودي‌ها و سوراخ‌ها، اثرات سوء مواد شيميايي، سوختگي، ضربه خوردن و گير کردن، قطع عضو و حوادث مربوط به ماشين‌ها، نيز ديگر موارد قابل اشاره هستند.
برنامه‌هاي مديريت امنيت
براي کاهش صدمات و تهديد‌هاي سلامتي و امنيتي، شرکت‌ها بايد تمرين‌هايي در راستاي برنامه‌هاي امنيتي نوشته شده خود انجام دهند. اين برنامه‌ها بايد شامل مشارکت و بازخورد کارکنان و همينطور تعهد و مسئوليت‌پذيري مديريتي باشد.
ملاحظات لازم براي کنترل خسارت شامل موارد زير است:
- براي کارکنان جديد آموزش‌هاي مقدماتي ارايه کنيد. همينطور براي کارکنان تمام وقت، پاره وقت و موقت، تمرينات بازيابي تدارک ببينيد. براي مثال: موضوعات کلي مثل تخليه اورژانسي، نگهداري خوب، تجهيزات مراقبت از خود، ملزومات ارگونوميک به همراه ديگر مسايل.
- کارکنان را در تمرينات مربوط به تهديد‌ها و امنيت کار در حوزه کاري خودشان شرکت دهيد. تمرين‌ها بايد تعاملي و فعال باشد، نه فقط خواندن و علامت زدن.
- از کارکنان موقت تنها در جاهايي که برايش آموزش ديده‌اند استفاده کنيد.
- براي خدمات در محل با پيمانکاران توافق کاري امن داشته باشيد، که بايد شامل استفاده از مجوز براي کار باشد.
- آموزش‌هاي مربوط به رويارويي با خطر را رهبري کنيد و SDSها را در دسترس قرار دهيد.
- يک پروسه بازرسي تصادفي داشته باشيد که شامل برنامه‌هاي عملياتي براي اصلاح باشد.
ارتباط خطر و مواد شيميايي
چاپگرها ممکن است از انواع مواد شيميايي خطرناک استفاده کنند، که مي‌تواند موجب به خطر افتادن سلامتي شوند مثل، اختلالات پوستي و تنفسي. گردوخاک حاصل از کاغذ، ذرات جوهر و نشاسته ممکن است موجب ناراحتي و مشکلات تنفسي شوند.
يک آيين‌نامه بي‌خطر نوشته شده بايد شامل موارد زير باشد:
- ليست محصولات شيميايي به روز شده مطابق نياز.
- تهيه نسخه مکتوب ارزيابي خطر” کنترل مواد خطرناک براي سلامتي” (COSHH).
- تمرين و تهيه مستندات از تمرينات کارکنان شامل
“استفاده بي‌خطراز مواد شيميايي، خواندن و پيروي از اخطار‌ها و دستورالعمل‌هاي روي ليبل‌هاي ظروف مواد شيميايي، سهولت دسترسي به SDSها، جايگزيني مواد شيميايي کمتر سمي و يا غير سمي تا حد امکان. آب و محصولات گياهي و طبيعي مانند جوهر‌هاي گرفته شده از سويا که نسبت به جوهر‌هاي نفتي، کمتر سمي‌اند، نظارت بر هواي داخل و ميزان قرار‌گيري در معرض مواد شيميايي، براي جلوگيري از تجاوز از حد مجاز، قرار دادن خروجي هوا و تهويه هواي تازه براي کاهش ورود گردوخاک، غبار و مواد سبک به داخل فضاي کار، بکارگيري PPEهاي مناسب (دستکش‌هاي مقاوم دربرابر مواد شيميايي، دستکش‌هاي بلند و پيشبند) براي کارکناني که با مواد شيميايي خطرناک کار مي‌کنند.”
حفاظت از ماشين
نقاله‌ها و ماشين‌هاي داراي بخش‌هاي متحرک و نقاط تيز مانند ماشين‌هاي چاپ غلتکي، پردازنده صفحه‌اي ، لفاف صحافي، پشته‌ساز پستي و حمل‌هاي جيبي، مي‌توانند کارکنان را در خطر صدمات متعددي قرار دهند؛ بريدگي و سوراخ شدن بدن و يا قطع عضو.
براي کنترل خسارت حاصل از ماشين‌ها رعايت موارد زير الزامي است:
- آموزش کارکنان و اجبار به استفاده از محافظ ماشين مثل محافظت دربرابر دستگاه‌هاي داراي نقاط تيز.
– نگهداري مناسب از محافظ‌ها
- نصب سيستم قفل‌گزاري درون ماشين‌ها به منظور جلوگيري از کار کردن ماشين در هنگام عدم وجود محافظ.
- مشخص کردن ماشين‌هاي خارج از دسترس توسط برچسب‌گذاري، مانند ماشين‌هايي که به علت تميزکاري و يا تعمير فوري از دسترس خارجند با برچسب‌هايي مثل “کارکنان ممکن است در خطر قطعات نوک‌تيز و يا متحرک قرار گيرند.”
– به اپراتورها درمورد مکان تمامي سوييچ‌هاي خاموش اضطراري آموزش دهيد.
– کارکنان را در زمينه عملکرد مناسب نقاله‌ها آموزش دهيد.
- پوشيدن لباس‌هاي گشاد، جواهرات و موهاي بلند بسته نشده را در هنگام کار با ماشين‌ها و نقاله‌ها ممنوع کنيد.
– ماشين‌ها به صورت منظم و مکرر توسط تکنسين‌هاي واجد شرايط بازرسي شوند.
طراحي محيط کار در جابه‌جايي
دستي مواد
صدمات و مصدوميت‌ها‌ي ناحيه کمر و پشت کارگر در صنعت چاپ رايج و عادي است. براي مثال در انبار‌ها و باراندازها مشخصا در اثر بلند کردن‌هاي نامناسب رگ‌به‌رگ شدن، پيچ‌خوردگي و کشيدگي رخ مي‌دهد.
- به کارکنان تکنيک‌هاي مناسب بلند کردن اجسام به ويژه جعبه‌هاي کاغذ را آموزش دهيد.
- براي بلند کردن محصولات سنگين به صورت تيمي عمل کنيد، مثل بلند کردن غلتک‌هاي کاغذ.
براي حمل بارهاي سنگين با تقسيم محموله يا بار را آن را کوچک و يا سبک‌تر کنيد تا بلند کردن آن ساده‌تر شود
– محموله‌هاي بزرگ را به بارهاي قابل‌حمل تقسيم کنيد.
- ابزارآلات مناسب براي بلندکردن تهيه کنيد، مثل تخته بالابر، چرخ‌دستي و پالت تراک.
- دستگاه‌هاي خارج از دسترس بايد علامت‌گذاري شده، تعمير و يا جايگزين شوند.
- به کارکنان نحوه استفاده صحيح و ايمن از ابزار جابه‌جايي دستي را آموزش دهيد. براي مثال در انبار، سالن پست و عمليات بارگيري و توزيع. کار کردن با ليفتراک‌ها نيازمند آموزش‌هاي ويژه است.
طراحي محيط کار ديگر مسئوليت‌هاي شغلي
براي کارکناني که در سالن پست بخش طراحي پيش از چاپ و بخش راه‌اندازي و مديريت عمليات کار مي‌کنند، طراحي محيط کاري مناسب براي کاهش ناراحتي و اختلالات ناشي از موقعيت‌هاي بدني هر روزه (کشش، خم‌شدن، پيچش و تايپ کردن) بسيار مهم است. کارکنان بايد در زمينه تکنيک‌هاي مناسب براي کاهش پيچ‌خوردگي و کشيدگي دست، شانه و مچ آموزش ببينند. کارگاه‌ها، صندلي‌ها و مانيتور‌ها بايد در ارتفاع مناسب تنظيم شوند تا کشيدگي و خستگي و ناراحتي‌ها کاهش يابند.
حفاظت از شنوايي و حفاظت در مقابل آسيب‌هاي اصوات مربوط به شغل
انجام چند چاپ به طور همزمان، دستگاه‌هاي برش و ديگر ماشين‌ها، حجم زيادي از صدا توليد مي‌کنند. بلندي صدا در اين وضعيت مي‌تواند از ميزان صداي عادي بي ضرر بالاتر برود که در اين صورت يک برنامه حفاظت از شنوايي مورد نياز است. کنترل‌هاي مهندسي بايد پياده‌سازي شوند تا ميزان صداي توليد شده را تا حد امکان کاهش دهند. سطح صداي رايج در وسايل چاپ بين ۹۰ تا ۱۱۵ دسي‌بل است که از سطح قابل قبول بالاتر است. موارد کنترل خسارت شامل موارد زير است:
- انجام شنوايي سنجي براي تمامي کارکناني که به صورت روزانه يا هفتگي در معرض صداهاي ۸۵ دسي‌بلي يا بالاتر قراردارند.
- براي کارکنان جديدي که در معرض صداهاي ۸۵ دسي‌بل و يا بالاتر قرار خواهند گرفت، تست اوليه شنوايي سنجي انجام دهيد.
- هنگامي که اقدام به خريد تجهيزات جديد مي‌کنيد به نوع صداي توليدي آنها نيز کنيد.
- براي کارکناني که به صورت روزانه و هفتگي در معرض صداهاي ۸۵ دسي‌بلي و يا بالاتر قرار دارند، ابزارهاي حفاظت شنوايي تهيه کنيد.
- در محيط کار اگر سطح صدا از سطح مجاز بالاتر است، به کارکنان وقت استراحت دهيد.
امنيت ماشين‌هاي صنعتي و لودرها
همه ساله تعداد زيادي از کارکنان در اثر عمليات و پياده‌سازي‌هاي نامناسب آسيب مي‌بينند، از جمله واژگون شدن لودرها و يا افتادن بار از روي بارانداز. مشکل اصلي عدم آموزش درست و کافي است.
ماشين‌هاي صنعتي دو دسته‌اند: الکتريکي يا باتري و موتورهاي بنزين سوزي موتور احتراقي. هر يک داراي تنظيمات و تعلقات متفاوت هستند.کارکنان بسته به ماشين صنعتي که با آن کار مي‌کنند بايد حتما در زمينه ايمني کار با آن ماشين تحت آموزش قرار گيرند. اين آموزش‌ها شامل: شيوه رانندگي، بارزني، پارک کردن، پياده شدن، بنزين زدن و بازرسي ماشين‌ها است.
نکات مهمي که در بالا بردن ميزان امنيت در کار با ماشين‌ها بايد به آن توجه کرد:
- به افراد زير ۱۸ سال اجازه کار با لودرها را ندهيد.
- تنها از اپراتورهاي تعليم ديده و واجد شرايط استفاده کنيد.
- اپراتورها قبل از کار با تجهيزات بايد بازرسي‌هاي روزانه را انجام دهند. چک ليست‌هاي روزانه بايد توسط سازنده ماشين تهيه شده باشد.
- اپراتورها بايد بدانند که چه موقع به ماشين‌ها برچسب خارج از دسترس بزنند.
- از يک مکانيک واجد شرايط بخواهيد تا سرويس‌کاري‌ها را انجام داده و مشکلات را برطرف کند.
- حتما به موارد ذکر شده در کتابچه راهنماي کاربر توجه کنيد، مثلا در مورد ظرفيت بار.
- حتما در محيطي با تهويه مناسب کار کنيد. به طور منظم موتورهاي بنزين سوز را چک و تعمير کنيد تا ميزان انتشار بنزين را کاهش دهيد.
تجهيزات حفاظت شخصي
بسياري از تهديد‌ها - از اجسام تيز گرفته تا پروسه‌هاي داغ، گردوخاک، جوهر‌ها و ديگر مواد شيميايي- مي‌توانند موجب آسيب ديدگي‌هاي مختلف از جمله ناراحتي‌هاي ناشي از شغل، بيماري و اختلالات پوستي و تنفسي شوند. اولين استراتژي کنترل بايد محدود کردن منبع خطر تا حد امکان باشد. با اين حال استفاده از تجهيزات حفاظت شخصي و تمرينات کار ايمن مي‌تواند بسياري از خطرات را کاهش دهد.
نکات مربوط به کنترل زيان شامل موارد زير مي‌شود:
- کارکنان را در زمينه استفاده از تجهيزات حفاظت شخصي آموزش دهيد از جمله دستکش‌هاي محافظ، عينک‌هاي ايمني، محافظ‌هاي صورت و ابزارهاي محافظت از شنوايي و تنفس.
- براي کارکناني که در نزديکي دستگاه‌هاي چاپ و يا با آنها کار مي‌کنند، محافظ صورت و چشم تهيه کنيد؛ چرا که اين دستگاه‌ها ممکن است از جوهر‌ها و مواد شيميايي قطرات و گرد‌هاي ريز به بيرون پرتاب کنند.
- در کنار تجهيزاتي که ممکن است مواد شيميايي به بيرون پخش کنند جايگاه‌هايي براي شست‌وشوي چشم آماده کنيد.
- در جاهايي که کارکنان در معرض گردوخاک، ذرات معلق و بخار حلال‌ها هستند؛ محافظ تنفسي برايشان تهيه کنيد.
- در جاهايي که خرده‌هاي کاغذ و ذرات جوهر مي‌توانند باعث ناراحتي شوند، ماسک‌هاي تاييد شده محافظ در برابر ذرات و گردوخاک تهيه کنيد.
- در بعضي موارد استفاده از محافظ تنفسي اجباري است.
- به طور منظم ترک‌ها و شکاف‌ها و ناکارآمدي‌ها و… در تجهيزات حفاظت شخصي را چک کنيد و در صورت مشاهده کاهش حفاظت معمولِ تجهيزات، يک مورد مناسب را جايگزين کنيد.
- کارکنان را در زمينه ايمني پروسه‌هاي داغ آموزش دهيد. - در فضاهايي که پروسه‌هاي داغ در حال انجام هستند جعبه کمک‌هاي اوليه براي سوختگي قرار دهيد. کارکنان را در زمينه ايمني و شيوه استفاده از کمک‌هاي اوليه براي کنترل سوختگي و موارد ديگر آموزش دهيد.
ايمني و سلامت کارکنان و خطرات عمومي
برخي خطرات مثل سر خوردن و افتادن، فضاهاي کم‌نور، آتش‌گرفتگي و يا اعمال خشن مي‌توانند در مکان‌ها و محوطه‌ها کارکنان و ديگر افراد را به خطر بياندازند. استراتژي‌هاي کنترل خسارت سلامت کارکنان و خطرات عمومي شامل موارد زير مي‌شود اما به اين موارد محدود نمي‌شود:
حفاظت از جان
- يک برنامه اورژانسي مکتوب و رسمي تهيه کنيد
- برنامه را در اختيار تمامي کارکنان، تهيه‌کنندگان و بازديدکنندگان قرار دهيد. در طول سال تمرينات مختلفي را در اين زمينه اجرا کنيد.
- تمرينات را مورد بررسي قرار دهيد تا مطمين شويد که کارکنان از اينکه در مواقع اورژانسي چه کاري بايد انجام دهند آگاه باشند، از مانند تخليه مکان در مواقع مورد نياز. و کاستي‌ها را شناسايي کنيد.
- طرح اورژانسي را در اختيار تمامي اشخاص ثالث در محوطه‌کاري قرار دهيد.
- به تعداد کافي راه‌هاي خروج ايجاد کنيد.
- هميشه مواد، فهرست کالاها و پسماندها را دور از راه‌هاي خروج و خارج از راهروها قرار دهيد.
- براي خروجي‌ها به تعداد کافي نور و علامت بگذاريد.
- در خارج از ساختمان و با فاصله از آن يک مکان ملاقات عمومي داشته باشيد تا در آن حضور يابيد.
سرخوردن، لغزش و افتادن
سرخوردن و افتادن و صدمات ناشي از آنها در محيط‌کاري مي‌تواند موجب شود که کارکنان يا اشخاص ثالث شما را مقصر اين صدمات بدانند.
- سطوح راه رفتن را در شرايط خوب و هموار نگهداريد.
- کف‌پوشها و نوع آنها که در جاي درستشان قرار ندارند را تعويض کنيد.
- زمين را خشک و عاري از هرگونه آب، روغن و گريس نگهداريد.
- از نشانه “زمين خيس است” استفاده کنيد و فورا زمين را پاک کنيد.
- پارکينگ‌ها را از برف و يخ پاک نگهداريد.
- از انجام هرگونه انتقال ناهموار بر روي سطوح راه رفتن جلوگيري کنيد.
- حفاظت و نگهداري را خوب و مناسب اجرا کنيد.
- از به هم ريختگي راهروها و مسيرهاي عبور جلوگيري کنيد.
- کابل‌هاي برق را دور از راهروها، مسيرها و به ويژه دور از محل عبور اپراتورها در اطراف تجهيزات نگهداريد.
- راه‌پله‌ها را به نرده و پاگرد‌هاي ضد لغزش مجهز کنيد، روشنايي کافي ايجاد کنيد و تميز نگهداريد.
- سطح باراندازها و کفي آنها را در شرايط مناسب نگهداريد.
- در درون و خارج از ساختمان روشنايي مناسب ايجاد کنيد در مکان باراندازها و فضاي پارکينگ.
- استفاده امن از نردبان‌ها را آموزش دهيد.
امنيت محل
يک برنامه امنيت محلي مي‌تواند در حفاظت از افراد و دارايي‌ها کمک کند، براي مثال جلوگيري از دسترسي غير مجاز به مکان‌هايي که موارد و اشياي با ارزش نگهداري مي‌شوند، مثلا ، نمونه‌ها و ديگر دارايي‌هاي مشتريان.
- براي کارکنان يک ورودي امن داشته باشيد.
- براي بازديدکنندگان و مشتريان و فروشندگان شيوه ورود منحصر به فرد ايجاد کنيد٬ مثلا راهنما و همراه براي بازديدکنندگان.
- جلسات با اشخاص ثالث را در فضايي جدا از فضاي توليد برگزار کنيد.
- يکي از کارکنان را براي همراهي تور بازديدکنندگان تعيين کنيد.
- براي بازديد‌کنندگاني که وارد فضاي توليد مي‌شوند تجهيزات حفاظت شخصي مناسب تهيه کنيد. در غير اين صورت دسترسي به فضاي توليد تنها براي کارکنان مقدور باشد.
- در صورت بروز خشونت اطلاع رساني و رسيدگي اورژانسي داشته باشيد.
- فضاهاي مختلف از جمله انبار را خارج از ساختمان قرار دهيد.
- بوته‌ها و بريده‌هاي چمن را از روي پنجره‌ها و جلوي درب‌ها پاک کنيد.
- باراندازها و ريل‌هاي آهني بايد گارد‌کشي شوند. در صورت نياز علايم هشدار قرار دهيد.
- دوربين‌هاي امنيتي نصب کنيد.
- وسايل مختلف را در زمان تعطيلي کار قفل‌گذاري کنيد، تا از دزدي کامپيوترها و وسايل با ارزش جلوگيري شود.
ملاحظات مربوط به اشخاص ثالث
پيمانکاران، تامين‌کنندگان مواد خام، اپراتورهاي پسماندهاي خطرناک، لابراتوارهاي کنترل کيفيت و ديگر اشخاص ثالثي که با آنها کار مي‌کنيد مي‌توانند براي شما نوعي مسئوليت به شمار آيند. نکات مربوط به کنترل خسارت شامل موارد زير است:
- برنامه‌هاي خطر انتقال، از جمله گواهينامه‌هاي بيمه و حفظ امنيت توافقات قراردادي با محدوديت‌هاي مناسب بيمه‌اي.
- اشخاص ثالث ممکن است شامل آژانس‌هاي استخدام موقت نيز باشند،اين در صورتي است که شما از اين آژانش‌ها براي استخدام کارکنان موقت در محل کارتان استفاده کنيد. - براي خدمات در محل با پيمان کاران توافق کار امن داشته باشيد، از جمله اجازه نامه کارهاي داغ.
رانندگي مربوط به شغل
بسياري از شرکت‌هاي چاپي کارکناني مخصوص فروش و تحويل کالا دارند. که با وسايل نقليه مرتبط با زمينه کاريشان کار مي‌کنند. صدمات ناشي از وسايل نقليه موتوري مي‌تواند هم به کارکنان شما و هم به مردم عادي آسيب بزند. در صورت وقوع اين گونه تصادفات ممکن است به تعدادي بيشتر از وسايل نقليه شما خسارت وارد شود، بعلاوه کارکناني که از وسايل نقليه خودشان در اين زمينه استفاده مي‌کنند مي‌توانند ريسک‌هاي اقتصادي ديگري نيز داشته است. استراتژي‌هاي کنترل خسارت شامل موارد زير است:
- براي استخدام رانندگان آنها را گزينش کنيد.
- گواهينامه رانندگي و ارزيابي شايستگي رانندگان را بررسي کنيد.
- برنامه امنيت ناوگان پياده‌سازي کنيد که شامل رانندگي تدافعي، جلوگيري از تصادف، بازرسي وسايل نقليه و نگهداري آنها باشد تمامي تمرينات رانندگان را به شکل مستند نگهداري کنيد.
- برنامه‌اي براي بازرسي وسايل نقليه به شکل منظم داشته باشيد اين برنامه شامل ماشين‌هايي که چاپخانه مالک آنها نيست نيز مي‌شود.
- پيش از اين که از وسيله نقليه‌اي براي انجام کارهاي چاپخانه استفاده کنيد تمامي کارکنان را در زمينه رانندگي تدافعي آموزش دهيد.
- رانندگان کاميون‌ها را در زمينه تمرينات امنيتي آموزش دهيد. براي مثال دنده عقب گرفتن برروي بارانداز.
- در زمينه رسيدگي به ترافيک افراد پياده در فضاهاي بارگيري و بار زني شيوه‌هاي کار ايمن را پياده‌سازي کنيد براي مثال جداسازي فيزيکي.
- براي استفاده از تلفن همراه خط مشي تعيين کنيد. استفاده از تلفن همراه در زمان رانندگي با وسايل نقليه را ممنوع کنيد. کارکنان براي دريافت پيغام يا پاسخ به تماس بايد به کنار زده و در مکاني امن بايستند.
- يک پروسه بررسي و گزارش تصادف داشته باشيد.جعبه داشبورد را به يک فرم تصادف به منظور ثبت وقايع مربوط به تصادف تجهيز کنيد که با عنوان “در زمان خطر” کامل شده باشد .
- از رانندگاني که تصادفات قابل پيشگيري دارند در خواست آموزش اصلاحي کنيد که تحت شيوه‌اي انضباطي بوده باشد.
- از رانندگان وسايل نقليه‌اي که تحت مالکيت چاپخانه نيستند بخواهيد تا مدارک مربوط به بيمه وسيله نقليه، که شامل بيمه استفاده تجاري از آن وسيله و محدوديت مناسب براي خسارت است، را ارايه دهند.
- اگر شما از سرويس‌هاي حمل‌کننده و يا نيروي استخدامي براي رساندن محصولات استفاده مي‌کنيد، از آنها بخواهيد تا گواهي و بيمه خود را ارايه دهند. با کارگزار خود در مورد محدوديت‌هاي لازم مشورت کنيد.
مسئوليت‌هاي حرفه‌اي
خدمات چاپ تنها نبايد سر وقت باشد بلکه آنها بايد در توليد و چاپ کلمات و مکاتبه‌ها دقت کافي را نيز داشته باشند. هرگونه اشتباه در چاپ، حذف شدن، رنگ نادرست و کيفيت پايين چاپ و يا سر وقت نبودن در رساندن محصول مي‌تواند موجب خسارات مالي به شما و به مشتري‌تان شود.غلط‌ها و حذفي‌ها مي‌توانند موجب مشکلات بزرگتري شوند مثلا تار شدن حروف در يک صفحه، اشتباه چاپي در ليبل‌هاي اخطار محصولات و داروها، بليط‌ها، چک‌ها، نقشه‌هاي معماري، راهنما‌هاي دستي، تبليغات و همچنين جا افتادن يک صفحه در يک انتشار. دير رساندن محصول در مواقعي که زمان رساندن مهم است مانند تبليغات؛ همچنين ممکن است مشتريان از پرداخت دستمزد شما خودداري کرده و ديگر به شما اعتماد نکنند. به علاوه شما بايد در امر رسيدن به تفاهم در معاملات تجاري با تمامي اشخاص ثالث از جمله مشتريان، تهيه‌کنندگان و پيمانکاران کوشا باشيد.
استراتژي‌هاي کنترل خسارت شامل موارد زير است:
- از مشتري‌ها بخواهيد تا مشخصات سفارش خود را صورت مکتوب به شما تحويل دهند.
- در صورتي که مشتريان طراحي مخصوص خود را به شما مي‌دهند توافقنامه‌اي تهيه کنيد.
- از مشتري‌ها بخواهيد تا قبل از شروع کار رنگ جوهر‌ها را تاييد کنند اين موضوع زماني که لوگو و برند کمپاني‌ها را چاپ مي‌کنيد حايز اهميت است.
- بازرسي‌هاي مربوط به تضمين کيفيت را براي راه‌اندازي و توليد انجام دهيد.
- قبل از ارايه نمونه براي تاييد مشتري بازرسي‌هاي تضمين کيفيت را انجام دهيد.
- امضا و تاييد مشتري را بر روي همه جوانب بخواهيد از جمله رنگ و تصحيحات صورت گرفته.
- تمامي تاييد‌ها را به شکل مستند درخواست کنيد چه به صورت کتبي و چه به شکل ايميل.
- تمامي سند‌ها را مطابق با شيوه نگهداري سند آرشيو کنيد.
- سيستمي داشته باشيد که در آن يک کپي از مشخصات هر کار همراه پروژه و در همه مراحل وجود داشته باشد تا تمامي افراد از نيازها و وظايف باخبر باشند.
- قوانيني براي چاپ مجدد و فراخواني داشته باشيد.
- برنامه رسيدگي به شکايات داشته باشيد.
- اگر در توليد با پيمانکاران همکاري داريد برنامه‌اي مربوط به خطرات انتقالات داشته باشيد از مانند درخواست گواهي بيمه.
- بهترين تمرين‌ها و آموزش‌هاي فدراسيون صنايع چاپ بريتانيا را دنبال کنيد.
دارايي مشتري
از دارايي‌هاي مشتري حفاظت کنيد و محصولات توليد شده را تحت نظارت خودتان نگهداريد تا زماني که تحويل داده شوند. اين موارد شامل قالب‌ها ،کليشه‌ها ، صفحاتي که براي آنها هزينه کرده‌اند ، همينطور لوگوها، پرينتها و الگوها است.
موارد کنترل زيان شامل موارد زير است:
- در نگهداري از دارايي‌هاي مشتريان( لوگوها، کارهاي هنري، الگوها پرينتها، قالب‌ها، نسخه‌هاي خطي و کليشه‌ها) توجه ويژه‌اي کنيد تا از خرابي، آسيب و شکستگي جلوگيري شود.
- در توافقات خريد صاحب قالب‌ها و کليشه‌ها بايد مشخص باشد.
- از قالب‌ها و کليشه‌ها طوري نگهداري کنيد که در صورت امکان در سالن‌هاي جدا استفاده نشوند براي مثال سالن‌هايي که امکان آتش‌سوزي وجود دارد.
- پس از اتمام کار الگوها و پرينتها را به مشتريان بازگردانيد و يا آنها و ديگر دارايي‌هاي مهم را در مکان‌هاي امن و مقاوم در برابر آتش و يا گاو صندوق‌ها نگهداري کنيد. بعضي از چاپ‌کار‌ها از مشتريان مي‌خواهند تا از کارها کپي داشته باشند.
امنيت داده‌ها و اطلاعات
بسياري از دفاتر چاپي مشخصات، تاييديه‌ها، مدارک و ديگر تعاملات تجاري را به صورت الکترونيکي توسط ايميل يا وب‌سايت به اشتراک مي‌گذارند. بسياري از اين فايل‌ها و مدارک چاپي حاوي اطلاعات مديريتي و امنيتي خاص و مهمي هستند.
مواردکنترل زيان شامل موارد زير است:
- از داده‌ها و شبکه‌هاي کامپيوتري خود محافظت کنيد، مانند انتقال داده‌هاي مشتريان؛ اين کار را توسط فايروال‌ها و نرمافزارهاي حفاظت در برابر ويروس و اسپم انجام دهيد.
- از داده‌هاي کامپيوتر هرشب فايل پشتيبان گرفته و در جايي ديگر ذخيره کنيد.
- اسناد و مدارک با ارزش را در گاو صندوق‌هاي ضد حريق و استاندارد کنيد.
- نسخه‌هاي اصلي که قابل کپي شدن نيستند را در مخازن و مکان‌هاي امن نگهداري کنيد.
- به شکل منظم کامپيوترها را بازرسي، تعمير و سرويس کنيد.
- تمام کامپيوترها را با شماره شناسايي مختص خودشان مشخص کنيد تا در صورت دزدي قابل پيگيري باشد.
- با سرويسي قرارداد ببنديد که به شما اجازه دهد که در صورت از دست رفتن داده‌هاي عملياتي تجهيزاتتان، بتوانيد عمليات بازگشت اطلاعات و داده‌هاي کامپيوتري را انجام دهيد.
- يک سرويس هات‌سايت (hot site) اين اجازه را به شما مي‌دهد که عمليات خود را به يک موقعيت مکاني ديگر انتقال دهيد.مثلا فضاي دفتر، مبلمان، تلفن و تجهيزات کامپيوتري.
- يک سرويس کلد‌سايت (cold site) براي شما فضاي دفتري تهيه مي‌کند، که به شما اجازه مي‌دهد تمام تجهيزات و نرمافزارهاي مورد نيازتان را در آنجا نصب کنيد.
برنامه تداوم احتمالي تجارت
مشتريان به خدمات چاپي اعتماد مي‌کنند تا محصولي با کيفيت بالا و به موقع به آنها تحويل داده شود. جدول زماني موردي است که دارا بودن آن بسيار مهم است. خوب بودن شرايط اقتصادي در صنعت چاپ به شدت دربرابر قطع توليد روزانه آسيب‌پذير است. اين موضوع ممکن است ناشي از آتش‌سوزي، خرابي تجهيزات، عملکرد نادرست و ديگر آسيب‌ها باشد. بسياري از دستگاه‌هاي چاپ و ديگر تجهيزات مهم از کشورهاي خارجي وارد مي‌شوند، بنابراين جايگزين کردن هر کدام از آنها مي تواند ماه‌ها طول بکشد. چاپخانه‌ها قادر نيستند تا با آسيب‌ديدگي ماشين‌ها و يا خرابي قطعات روبه‌رو شوند. به علاوه عمليات چاپ وابسته به دسترسي آسان به کارهاي هنري، لوگوها نگاتيو‌ها، نسخه‌هاي دستي، قالب‌ها صفحات، کليشه‌ها، الگوها، مشخصات، دارايي‌هاي ديجيتالي و مديريت داده‌هاي مشتري است، تا کار، دقيق و به موقع تحويل داده شود. اما اگر اين موارد خراب يا ناقص باشند و يا گم شوند چه بايد کرد؟ اين موضوع خيلي مهم است که برنامه‌اي براي اطمينان از تداوم عمليات در تجارتتان داشته باشيد.
احتمال خرابي تجهيزات
ملاحظات مربوط به کنترل زيان با نوشتن يک برنامه تداوم تجارت شروع مي‌شود و شامل موارد زير است:
- با توجه به ليستي که توليد‌کنندگان از قطعات يدکي پيشنهادي، دردسترس و کاربردي ارايه مي‌دهند و همينطور با توجه به مطالبي که درمورد جايگزين کردن و به‌روزکردن سالانه‌ي قطعات و تجهيزات با گارانتي و زمان تحويل آنها نوشته‌اند. قطعات يدکي مهم و کاربردي را تهيه و نگهداري کنيد.
- يک تعميرکار شناخته شده يا از قبل تعيين‌شده داشته باشيد که در زمان خرابي‌ها و يا نياز به قطعات واجب سريعا حاضر شده تا تعميرات و يا جايگزيني‌ها را انجام دهد.
- يک برنامه جايگزين داشته باشيد که در صورت بروز مشکل در تجهيزات مهم، بتوانيد با يک خدمات چاپي ديگر و يا امکانات پشتيبان کارتان را ادامه دهيد.
يک توافق مکتوب از قبل تهيه شده با يک خدمات چاپي ديگر که تجهيزات مورد نياز را دارد داشته باشيد تا در صورت بروز مشکلات در تجهيزات و ناکارآمدي آنها بتوانيد پروسه چاپ خود و همينطور ارسال‌ها را انجام دهيد. اين توافق شامل گواهي بيمه و برنامه خطرات انتقال نيز است.
