چهار شرط اساسی در تغییر سازمان
رهبران بزرگ چطور در کسبوکار خود تغییر ایجاد می‌کنند؟
باب کرونین (Bob Cronin)
مشاور ارشد مدیریت سازمان با تمرکز تخصصی بر مشاغل صنعت چاپ
هر کسب‌وکاری نیاز به اصلاح و تغییر دارد و بهترین کسب‌وکارها این کار را به‌طور مداوم انجام می‌دهند. در این مقاله، باب کرونین از موسسه مشاور چاپ Open Approach درس‌هایی درباره نحوه اعمال تغییرات در سازمان به ما می‌آموزد.
تغییر در هر صنعت و برای هر سازمانی فرآیند سخت و زمان‌بری است. اما واقعیت این است که تغییر، به تنهایی مهم‌ترین فاکتور موفقیت در هر کسب‌وکاری به شمار می‌رود. هر تغییر و اصلاحی در شیوه رسیدن به هدف، مدل کسبوکار، فرهنگ سازمان یا اداره یک سازمان واقعاً می‌تواند ترسناک و چالش‌برانگیز باشد.
از رهبران کسبوکار انتظار می‌رود که بهترین مسیر و نقشه راه را برای پیشبرد اهداف سازمان تبیین کنند و این یعنی، مسئولیت شناسایی ضرورت هرگونه تغییر و اصلاح در کسبوکار هم بر عهده رهبران سازمان است. پس اگر یک مدیرعامل از پس تغییر و اصلاح سازمان خود برنیاید و یا آن را به درستی و به موقع شناسایی نکند، این اتفاق می‌تواند حتی به نابودی سازمان منجر شود. به کسب‌وکارهایی که در یک بازه زمانی بسیار موفق بوده‌اند، مانند کمپانی Eastman، BlackBerry یا Sears Corporation فکر کنید. رهبران این کسب‌وکارها گمان نمی‌کردند که کسبوکار پررونق و بزرگشان هرگز به هیچ تغییر یا اصلاحی هم نیاز داشته باشد، برای همین بود که این کمپانی‌ها با وجود استعداد و توانایی بالا و دسترسی عالی به منابع، بازهم از قافله پیشرفت بازماندند. آن‌ها زمانی به فکر تغییر و اصلاح کسبوکار خود افتادند که دیگر دیر شده بود.
بیاید مطمئن شویم که کسبوکار شما به سرنوشت نمونه‌های بالا دچار نخواهد شد. برای ایجاد اصلاح و تغییرات اساسی در سازمان خود، نیاز دارید که چهار فاکتور اصلی را همیشه مدنظر داشته باشید.
معنی تغییر را به همه کارکنان خود بفهمانید
اولین گام در جهت ایجاد یک تغییر مثبت و تأثیرگذار این است که همه با آن همراه شوند، و این مستلزم این است که همه افراد فعال در کسبوکار شما در ابتدا ایده تغییر را کاملاً متوجه شوند. واقعیت این است که افراد کمی هستند که از تغییر خوششان می‌آید و تعداد افرادی که حاضر به تغییر هستند از آن‌هم کمتر است.
وقتی کارکنان اولین‌بار درباره ایده تغییر در سازمان خود می‌شنوند، به اولین چیزی که فکر می‌کنند این است که این تغییر چه تأثیر مشخصی بر نحوه کار و شرایط شغلی آن‌ها می‌گذارد. کارکنان طبیعتاً از تغییراتی استقبال می‌کنند که در وهله اول برای خودشان نفع شخصی داشته باشد، بعد برای سازمان. همه انسان‌ها از ناشناخته‌ها می‌ترسند و این یک واکنش طبیعی است. وظیفه رهبران خوب این است که به کارکنان خود کمک کنند که ایده تغییر را به‌عنوان یک اقدام مثبت درک کنند، بپذیرند و از آن هراس نداشته باشند. یک رهبر خوب باید بتواند تغییرات سازمانی را از چشم‌اندازهای متفاوتی که کارمندان در سطوح مختلف شاهد آن هستند، ببیند، چالش‌های آن را درک کند و برای کارمند خود توضیح دهد. فقط به این شکل است که ایجاد تغییر می‌تواند فرصت‌های شگفت‌انگیزی را هم برای سازمان و هم برای کارکنانش فراهم بیاورد.
از یک تیم مدیریت تغییر بهره بگیرید
فرآیند ایجاد تغییر و ارزیابی آن در سازمان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. به‌عنوان رهبر سازمان، باید تصمیم بگیرید که چه کسانی باید در تبیین تصمیمات و مباحث مربوط به این تغییرات حضور داشته و اثرگذار باشند. اگر تیم مدیریتی سازمان شما در اجرای این تغییرات نقش اساسی دارند، پس باید در جلسات مربوط به اتخاذ تصمیمات مربوط به آن‌هم حضور داشته باشند و در تصمیم‌گیری‌ها مشارکت کنند. این کار مخصوصاً در مورد تغییرات مهمی مانند خریدوفروش سهام شرکت، ادغام یا فروش شرکت یا تغییر صاحبان سازمان بسیار مهم است. بسیاری از صاحبان کسبوکار، تصمیمات مربوط به این قبیل تغییرات را به‌تنهایی می‌گیرند و بعد از آن، تیم مدیریتی در حین فرآیند اجرای این تغییرات از آن‌ها آگاه می‌شوند. این روش باعث ایجاد تفرقه و از بین‌رفتن اعتماد و صمیمیت بین افراد سطوح بالای مدیریتی و اجرایی می‌شود و نتیجه این است که ممکن است به خاطر این کار، برخی از بهترین نیروهای خود را از دست بدهید.
شفاف باشید
مهم است که همه افراد وابسته به کسبوکار شما از ایده تغییر موردنظرتان خبردار باشند، و این شامل تیم مدیریت، کارکنان سطوح مختلف، تیم فروش و مشتریانتان می‌شود. به‌عبارت‌دیگر، هرکسی که در موفقیت کسبوکار شما کوچک‌ترین سهمی دارد، باید در جریان تغییرات سازمان قرار بگیرد. همچنین باید دلایل ایجاد تغییر، روند اجرای تغییر و مزیت‌های تغییر را به شکل شفاف با همه در میان گذارید. پذیرای نظر و پیشنهاد‌های افراد باشید و کانال‌های ارتباطی خود را با همه افراد در موقعیت‌های مختلف همواره باز نگه‌دارید. به یاد داشته باشید که گاهی نقطه نظرات افرادی که شاید در سازمان جایگاه بالایی ندارند، می‌تواند چشم‌انداز تازه‌ای به شما بدهد که تا قبل از آن نداشته‌اید.
همین‌طور، اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان شرکت به‌طور هم‌زمان از خبر تغییرات آگاه می‌شوند، چون اگر بعضی از کارکنان زودتر از دیگران خبر را بشنوند، این اتفاق باعث بروز شک و ترس در بین کارکنان می‌شود و اعتماد بین افراد را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
نکته بعدی این است که باید درباره تأثیرات منفی احتمالی این تغییرات هم اطلاع‌رسانی کنید. تغییرات می‌توانند جایگاه افراد یا تعریفات شغلی را تغییر دهند، در مقدار حقوق تغییر ایجاد کنند و یا به‌طور موقتی حجم کار را زیاد و کم کنند. باید مطمئن شوید که همه کارکنان در جریان این تغییرات قرار بگیرند.
کسبوکار خود را به شکل مداوم در جریان تغییر و اصلاح قرار دهید
اگر به موفق‌ترین کسب‌وکارهای زمینه کاری خود نگاه کنید، می‌بینید که تمامی آن‌ها از دسته سازمان‌هایی هستند که به شکل مداوم فرآیندهای کاری خود را اصلاح می‌کنند. یادتان می‌آید که زمانی یک کتاب‌فروشی آنلاین کوچکی به اسم آمازون وجود داشت؟ از سرنوشت آمازون می‌توان درس گرفت که هر کسب‌وکاری در جهت توسعه و پیشرفت خود، باید تغییر و اصلاح را سرلوحه کار خود قرار دهد.
دو نوع تصمیم سازمانی وجود دارد: تصمیمات آسان و تصمیمات سخت. هردوی این تصمیمات اگر اتخاذ شوند، می‌توانند برای همیشه سرنوشت کسبوکار شما را به سمت موفقیت و پیشرفت هدایت کنند. رهبری صحیح یک کسبوکار نیازمند تفکر درست و مؤثر، شناسایی کامل مشکلات و محدودیت‌ها، منطق درست، هدف‌گذاری و تبیین استراتژی برای رسیدن به اهداف است. هر کسب‌وکاری نیاز به تغییر و اصلاح دارد و بهترین کسب‌وکارها تحول را به‌طور مداوم انجام می‌دهند. درست است که نوسازی مداوم یک سازمان اصلاً کار ساده‌ای نیست، ولی مطمئن باشید که مسیر مقابل آن، راه بسیار دشوارتری است.
