هر کارگاهي که در آن کار گروهي صورت مي‌گيرد، مثلاً چاپخانه‌ها، داراي يک يا چند نفر به‌عنوان سرپرست است. در کارگاه‌ها و چاپخانه‌ها و صحافي‌هاي کوچک، سرپرست معمولاً همان مالک است که هم مدير است و هم استاد کار و ديگران را اداره مي‌کند. در چاپخانه‌هاي بزرگ تقسيم کار زيادي صورت مي‌گيرد و مدير ارشد توانايي اداره همه پرسنل را در همه حوزه‌ها ندارد. در اين نوع کارگاه‌ها رده‌هاي مديريتي مختلفي پديد مي‌آيند که سرپرستان بخشي از اين رده هستند. اين يک رده شغلي مهم است که حلقه واسط ميان مديريت ارشد و کارگران و کارکنان است. بايد با نقش سرپرست و وظايف او به‌خوبي آشنا باشيم.
مفهوم سرپرست
رده‌هاي مختلف مديريت در هر سازمان به نوعي سرپرستي عده‌اي را برعهده دارند. به‌معنايي ديگر تمام افرادي که اقتدار دارند و کار ديگران را کنترل مي‌کنند، بدون توجه به بالا و پايين بودن موقعيت آنها در سلسله مراتب قدرت در سازمان، سرپرست شناخته مي‌شود و رسماً بر کار ديگران نظارت مي‌کنند.
براي ارائه تعريف سرپرست و تعيين جايگاه او، ابتدا مي‌بايد رده‌هاي مختلف مديريت در سازمان را مورد بررسي قرار دهيم تا موقعيت سرپرستان در سازمان روشن شود. در يک سازمان به‌طور کلي سه رده (سطح) مديريتي وجود دارد.
۱.رده مديران عملياتي: اين مديران به‌طور مستقيم با کار و عمليات اصلي که هدف سازمان است درگيرند، اين گروه از مديران، سرپرست ناميده مي‌شوند. واژه سرپرست در برابر واژه لاتين سوپروايزر (Supervisor) به‌کار گرفته شده است.
۲.رده مديران مياني: اين گروه برنامه‌ها و سياست‌هاي کلي سازمان را از گروه مديران بالاتر از خود دريافت و پس از تبديل به برنامه‌هاي اجرايي در اختيار سرپرستان قرار مي‌دهند.
۳.رده مديران عالي (ارشد) سازمان: گروه مديران عالي کار سياست‌گذاري، تعيين خط‌مشي و ساير موارد کلان مربوط به سازمان را برعهده دارند.
از ميان مديران سازمان، سرپرستان هستند که به‌طور مستقيم با کارکنان اجرايي و عملياتي در ارتباطند و به‌همين علت سرپرستان را مديران خط مقدم جبهه کار ناميده‌اند.
هرم مديريت در سازمان
بنابراين سرپرست يک مدير اجرايي يا عملياتي است که هدايت و رهبري مستقيم عده‌اي از کارکنان را بر عهده دارد.
در تمامي فعاليت‌هاي صنعتي، توليدي و خدماتي جايگاه و نقش سرپرستان از اهميت خاصي برخوردار است، زيرا اين گروه از مديران علاوه بر اينکه حلقه ارتباطي موثري ميان کارکنان و مديران هستند، مي‌توانند فعاليت‌هاي کارکنان را در جهت هدف‌هاي سازمان نيز رهبري کنند و با استفاده صحيح و مفيد از امکانات و منابع موجود موجب هماهنگي ميان واحدهاي سازماني شوند و نهايتاً به‌وسيله دستور موثر، تقسيم کار، راهنمايي، ارزشيابي و نظارت، نيروي انساني زير نظر خود را به‌نحو مطلوبي هدايت کنند.
براي رسيدن به توان بالا جهت اجراي وظايف مورد اشاره و قرار گرفتن سرپرست در جايگاه واقعي خود، مي‌بايد از برنامه‌هاي آموزشي لازم همچون کلاس مديريت و سرپرستي آموزش‌هاي سمعي و بصري، کتاب و … بهره برد، زيرا آموزش موجب رفع نيازهاي علمي و فني سرپرستان مي‌شود و موقعيت آنها را در سازمان تحکيم مي‌بخشد. بنابراين آنها با افزايش دانش و آگاهي قادر خواهند بود تا جوابگوي پرسش‌هاي کارکنان خود باشند. آموزش سرپرستان به‌علت اهميت رده شغلي، تنوع مشاغل و شرايط فردي متفاوت، از ويژگي خاصي برخوردار است.
نقش و جايگاه
براي سرپرستي تنها دانش کار کافي نيست، آشنايي نظري با کار و دانش مهارت فني شرط لازم براي سرپرستي است. سرپرست بايد ضمن داشتن تسلط بر کار، طرز کار ماشين‌ها و ابزار و وسايل را بشناسد، انتظارات زيردستان و مديران را بداند و ميزان اختيارات و مسووليت‌هاي خويش را تشخيص دهد، اما مهم‌ترين انتظار از وي اين است که موجب برانگيختن افراد شود. اما چگونه مي‌توان افراد را برانگيخت؟
لازمه اين کار وجود سرپرستي است که خود انگيزه‌هاي دروني داشته باشد تا بتواند موجب برانگيختن ديگران شود. اگر سرپرست از ديد کارکنان يک مدير هدف‌دار و باانگيزه به‌حساب آيد و خود نيز اين امر را باور کند، انگيزش ديگران امکان‌پذير مي‌شود. سرپرستان اگر در موقعيت مطلوبي در سازمان قرار گيرند و به‌وظايف خود درست عمل کنند تحقق آرمان‌ها، سياست‌ها و برنامه‌ها امکان‌پذير مي‌شوند؛ زيرا آنها انتقال‌دهنده افکار و هدف‌هاي سازمان به کارکنان هستند. به بياني ديگر سرپرست‌ها منعکس‌کننده اهداف عالي سازمان هستند. امروزه سرپرستان کليد بهبود کيفيت و بهره‌وري سازمان به‌حساب مي‌آيند، زيرا تمامي راه‌هاي بهبود با آنها شروع مي‌شود و با آنها ادامه پيدا کرده و به‌سرانجام مي‌رسد.
اختيارات و مسووليت‌ها
براي آشنايي بيشتر ابتدا اختيار و مسووليت را تعريف کرده و سپس اختيارات و مسووليت‌هاي سرپرست را مورد بررسي قرار مي‌دهيم.
اختيار عبارت از اجازه، قدرت و يا حق قانوني است که مديريت سازمان به فرد مي‌دهد تا از عهده کارهايي که به او واگذار شده برآيد و اما مسووليت يعني مورد سوال و بازخواست قرار گرفتن در مقابل اختياراتي که به فرد واگذار شده است. مسووليت جنبه‌هاي مختلفي دارد مانند مسووليت کاري، مسووليت اخلاقي و مسووليت اجتماعي و …
بنابراين مسووليت کاري عبارت از مورد سوال و بازخواست قرار گرفتن در مورد کاري است که فرد برعهده دارد.
اختيارت سرپرست
به‌طور کلي سرپرست در برابر بالادستان، زيردستان، ساير سرپرست‌ها، کار و محيط کار مسووليت‌هاي متعددي دارد.
- مسووليت در برابر افراد زير دست ـ آموزش، حفاظت در برابر خطرات، هدايت و راهنمايي افراد، ايجاد نظم و هماهنگي، رهبري کار گروهي، ايجاد انگيزه تغيير و تحول و …
- مسووليت در برابر بالادستان ـ ارائه گزارش کار به مديران مافوق، ايجاد هماهنگي، پيشبرد کار و …
- مسووليت در برابر ساير سرپرستان ـ ايجاد ارتباط و هماهنگي
- مسووليت در برابر کار ـ کميت (مقدار) کار، کيفيت (مرغوبيت) کار و رعايت استانداردهاي زماني کار.
- مسووليت در برابر محيط کار ـ ايجاد نظم و ترتيب، نگهداري و کاربرد صحيح ماشين‌آلات، نظافت محل کار و …
بنابراين در يک دسته‌بندي کلي مي‌توانيم مسووليت‌هاي سرپرست را به‌صورت زير برشمريم:
-برنامه‌ريزي اجرايي کار
-تهيه گزارش‌هاي کار (روزانه، هفتگي و ماهانه)
-تعيين نياز و برنامه‌ريزي آموزشي کارکنان
-رسيدگي به مشکلات کارکنان
-تعيين ميزان اختيار و مسووليت هر يک از کارکنان
-تقسيم کار بين افراد
-تفهيم قوانين، مقررات و هدف‌هاي سازمان براي کارکنان
-بهبود روش کار
-اعمال اصول ايمني و بهداشت در محيط کار و نظارت بر اجراي آن
-آگاهي از استانداردهاي عملياتي کار
ويژگي‌هاي کار سرپرست
کار سرپرست کاري جمعي است و گروهي و با کار فردي کارکنان متفاوت است. براي شناخت ويژگي‌هاي کار سرپرست مي‌توان کار فردي ديگران را با کار سرپرست مقايسه کرد.
| کارمند (کارگر) | سرپرست |
| ۱. با ابزار، لوازم و مواد سر و کار دارد | ۱. با افراد، طرح‌ها و برنامه‌ها سروکار دارد. |
| ۲. توليد مي‌کند و يا خدمات خاصي را ارائه مي‌دهد. | ۲. رهبري مي‌کند، هدايت مي‌نمايد، نظارت مي‌کند، به‌وسيله ديگران کارش را انجام مي‌دهد. |
| ۳. براساس دستور کار روشن و واضح و ساده کار را انجام مي‌دهد. | ۳. کارهاي گوناگون و متفاوت انجام مي‌دهد. |
| ۴. دستور مربوط به کار خود را دنبال مي‌کند. طبق دستور عمل مي‌کند، بدون هيچ تغيير | ۴. طرح و برنامه کار جمعي کارکنان را تهيه مي‌کند. |
| ۵. فقط در برابر کار خويش مسووليت دارد (مسووليت فردي) | ۵. در برابر کار خود و زيردستان مسووليت دارد. |
| ۶. کاري عادي و ثابت دارد. | ۶. کار تغييرپذير دارد. |
| ۷. وظايفش محدود و مشخص است. | ۷. وظايف زياد و متغيري دارد. |
| ۸. هدف، انجام کار خوب و خدمت قابل‌قبول است. | ۸. هدف، پرورش کارکنان، ايجاد رابطه خوب و محصول مطلوب است. |
| ۹. کار را طبق برنامه انجام مي‌دهد. | ۹. برنامه کار را تدوين و اجرا مي‌کند. |
| ۱۰. برانگيخته مي‌شود تا کار انجام دهد. | ۱۰. موجب انگيزش خود و ديگران مي‌شود. |
ويژگي‌هاي ارتباطي
۱.همکاران خود را خوب مي‌شناسد و به‌تفاوت‌هاي آنها توجه مي‌کند.
۲.ارتباط ميان افراد گروه همکاران را درک کرده، تحليل مي‌کند و به انگيزه رفتارهاي فردي، گروهي و اجتماعي مي‌پردازد.
۳.ابعاد کار را به‌روشني مي‌شناسد و در تقسيم کار با توجه به خصوصيات فردي کارکنان عمل مي‌کند.
۴.هدف‌ها، امکانات و روش‌ها را به‌خوبي مي‌شناسد.
۵.از حس تعلق سازماني برخوردار است و در ارتباط با سازمان‌هاي ديگر خود را نماينده سازمان خويش مي‌داند.
۶.اصل تغيير و تحول در محيط پيرامون خود و افراد را به‌عنوان واقعيتي انکارناپذير مي‌داند.
۷.کار خود را دوست دارد و از انجام آن لذت مي‌برد.
وظايف سرپرست
وظايف سرپرست با توجه به نوع کار او در سازمان‌هاي گوناگون متفاوت است، ولي برخي از وظايف در کار همه سرپرستان مشترک است، در اينجا به بعضي از وظايف سرپرست اشاره مي‌شود:
-سرپرست در محدوده اختيارات و مسووليت‌هايش عمل مي‌کند نه فراتر از آن.
-سرپرست لازم است هدف‌هاي سازمان را بشناسد و نقش خود را در راهيابي به هدف‌ها بيابد. تدوين برنامه اجرايي براي رسيدن به اهداف سازمان از جمله وظايف سرپرست است که بهتر است با همکاري کارکنان تهيه شود. درک درست برنامه به‌وسيله کارکنان به اجراي بهتر آن کمک مي‌کند.
-ايجاد هماهنگي ميان واحد خود و ساير واحدها از وظايف سرپرست است.
-سرپرست بايد توانايي بهبود روش و تغييرپذيري در قسمت خود را داشته باشد.
-تأمين و تدارک ابزار کار و آماده‌سازي محيط کار براي کارکنان وظيفه سرپرست است.
-ارزيابي عملکرد کارکنان يکي از وظايف مهم سرپرست است. معيارهاي ارزيابي بايد براي سرپرست و کارکنان روشن و قابل‌قبول باشد.
-محدوده عملکرد افراد بايد روشن و مشخص باشد.
-زمان‌بندي کارها و تعيين اهداف جزئي براي هر فرد از وظايف سرپرست است.
-تهيه برنامه آموزشي براساس نيازهاي افراد و اجراي آن از وظايف سرپرست است.
-نظارت و مراقبت مستمر و غيرمستقيم از جمله وظايف مديريت است. نظارت بهتر است به‌گونه‌اي باشد که روحيه خود بازرسي را در افراد تقويت کند.
-سرپرست بايد معيارهاي مناسبي براي تشويق، پاداش، جايزه، جريمه و تنبيه داشته باشد.
-واگذاري بخشي از اختيارات به افرادي که آمادگي و شايستگي پذيرش آن را دارند، يکي از وظايف سرپرست است.
-ايجاد ارتباط مناسب با کارکنان از وظايف سرپرست است.
-سرپرست الگوي رفتاري مطلوب براي کارکنان ارائه مي‌دهد.
